第 1 章 和 PPT 的初相识文稿的基础操作11 1 第 1章和 PPT 的初相识 文稿的基础操作PowerPoint 具有很强大的演示功能，在掌握这些强大的功能之前，首先需要了解有关演示文稿的基础操作技巧，包括启动 PowerPoint、新建演示文稿、另存为演示文稿、隐藏与显示功能区、移动拆分窗口以及自定义快速访问工具栏等。只有熟练应用这些技巧，才能为制作美观大方、吸引观众的演示文稿奠定牢固的基础。PPT 高效办公实战秘技分钟秘笈1 2当想通过 PowerPoint 创建演示文稿时，但却又不知道如何启动该软件，* 您能教教我如何快速启动吗？QA没问题，PowerPoint 的启动方法有很多种，您可以根据自己的工作习惯进行 选择。001招式快速启动 PowerPoint在系统桌面上，双击 PowerPoint 的快捷方式图标即可。A单 击“ 开 始” 按 钮， 展 开“ 开始” 菜 单，B选 择“ 所 有 程 序”|Microsoft Office 2013|PowerPoint 2013 命 令。 按 快 捷 键Ctrl N，即可快速创建空白文档。1 . 双击图标2 . “开始”菜单3 . 通过快捷键新建文档4 . 双击文件如果已经将 PowerPoint 命令锁定到任务栏中，单击任务栏中的 PowerPoint 图标即可。双击 PPT 文件，同时可以将 PowerPoint 软件和该文件都打开。双击单击双击21第 1 章 和 PPT 的初相识文稿的基础操作13 知识拓展如果在打开演示文稿时发现打开错误，则可以在打开的过程中取消。用户只要在 P o w e r P o i n t 的启动界面中单击右上角的“关闭”按钮即可。单击我是一个每天都需要使用演示文稿的用户，但每次开机时都需要重新启动PowerPoint，感觉很浪费时间，* 您能教教我如何开机自动启动吗？QA其实很简单，您只要将 PowerPoint 程序设置为开机自动启动，这样在每次打开时就会自动启动该程序。1 . 选择相应的选项2 . 打开选择文档A单击“开始”按钮，展开“开始”菜单， B打开所有的程序列表，选择 Microsoft Office 2013 选项。A在 展 开 的 程 序 列 表 中 选 择 Power - Point 2013命令， 按住左键的同时将其拖动至 “启动”选项中，B释放鼠标，即可设置开机自动启动。002招式开机自动启动 PowerPoint21PPT 高效办公实战秘技分钟秘笈1 4知识拓展如果用户不想进行开机自动启动 P o w e r P o i n t 软件，则可以将其从“启动”程序列表中删除。在“启动”程序列表中选择 P o w e r P o i n t 2 0 1 3 命令，右击，弹出快捷菜单，选择“删除”命令即可。3 . 快捷菜单在标题栏的空白处右击，弹出快捷菜单，选择“关闭”命令即可。单击当不想使用 PowerPoint 程序了，可是不知道怎样从该程序中退出，* 您能教教我如何快速退出吗？QA退出 PowerPoint 程序非常简单，您可以参考以下几种方法进行退出。003招式快速退出 PowerPoint1 . 单击“关闭”按钮2 . 应用程序按钮在 PowerPoint 的程序窗口中，单击右上角的“关闭”按钮即可。A单击程序窗口左上方的应用程序按钮， B在弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令即可。单击21选择第 1 章 和 PPT 的初相识文稿的基础操作15 知识拓展用户在进行 P o w e r P o i n t 程序的退出时，还可以使用“关闭”命令，只关闭演示文稿窗口，而不退出 P o w e r P o i n t 程序。在“文件”选项卡中单击“关闭”命令即可。单击PPT 中的主题可以快速改变幻灯片的字体、颜色、背景、图片和形状效果，能形成统一的 PPT 风格，因此在制作演示文稿时，想直接制作一个包含主题的演示文稿，* 您能教教我如何根据主题创建演示文稿吗？QA没问题，您只要在创建演示文稿时，选择“新建”列表中的“主题”即可。004招式根据主题创建演示文稿1 . 单击“离子”主题2 . 创建“离子”主题演示文稿A在“文件”选项卡中选择“新建”命令，B在右侧展开的 “新建” 列表中单击 “离子” 主题。A弹出创建对话框，单击“创建”按钮， B根据“离子”主题创建出演示文稿。21 21知识拓展在创建演示文稿时， 除了可以创建带有主题的演示文稿外，还可以创建出空白的演示文稿。 A在 “文件” 选项卡中选择 “新建” 命令， B在右侧展开的 “新建” 列表中单击 “空白演示文稿”模板即可。21PPT 高效办公实战秘技分钟秘笈1 6知识拓展在通过模板创建演示文稿时，除了使用自带的模板进行演示文稿创建外，还可以通过互联网下载自己喜欢的P P T模板进行创建。 A在 “文件” 选项卡中选择 “新建” 命令， B在右侧展开的 “新建” 列表中，在搜索文本框中输入“教育”，单击“搜索”按钮，C 即可显示出搜索结果，单击“蓝色书架演示文稿”模板，D 弹出创建对话框，单击“创建”按钮，即可下载并创建模板。1 . 单击“欢迎使用 P o w e r P o i n t ”模板2 . 创建出模板演示文稿A 在“文件”选项卡中选择“新建”命令，B 在右侧展开的“新建”列表中单击“欢迎使用 PowerPoint”模板。A 弹 出 创 建 对 话 框， 单 击“ 创 建” 按钮，B 根据模板创建出演示文稿，并查看 效果。在制作演示文稿时，想直接制作一个演示文稿的模板，以便快速制作出具有设计感的幻灯片，* 您能教教我如何根据模板创建演示文稿吗？QA没问题，您只要在创建演示文稿时，选择“新建”列表中的“模板”即可。在PowerPoint 中包含很多优秀的 PPT 模板供您选择。005招式根据模板创建演示文稿21212341第 1 章 和 PPT 的初相识文稿的基础操作17 1 . 选择“另存为”命令2 . 另存为演示文稿A 打开本书配备的“素材 第 1 章 招式 6 另保存装饰公司宣传演示文稿 .pptx”演示文稿，B 在“文件”选项卡中选择“另存为”命令。A 在右侧列表中，依次单击“计算机”选项和“浏览”按钮，B 弹出“另存为”对话框，修改文件名和保存路径， 单击 “保存” 按钮即可。在编辑演示文稿时，有时在制作过程中或制作完成后常常会因断电等原因，将演示文稿丢失，* 您能教教我如何避免吗？QA其实很简单，您可以使用“另存为”功能将编辑的演示文稿重新备份一份。006招式另保存装饰公司宣传演示文稿知识拓展在另存为演示文稿时，用户还可以将演示文稿保存为 P o w e r P o i n t 2 0 0 3 格式的演示文稿，以备在低版本的软件程序中使用。A 在“文件”选项卡中选择“另存为”命令，B 在右侧列表中单击“计算机”选项，C 展开列表，单击“浏览”按钮，D 弹出“另存为”对话框，单击“保存类型”右侧的下三角按钮，展开其下拉列表，选择“P o w e r P o i n t 9 7 - 2 0 0 3 演示文稿”选项即可。21212341PPT 高效办公实战秘技分钟秘笈1 8在打开两个或两个以上的演示文稿后，有时需要在这些演示文稿之间进行切换，但是每次都通过任务栏查找切换很麻烦，* 您能教教我如何快速切换吗？QA没问题，您可以通过“切换窗口”功能，在打开的演示文稿中选择需要查看的演示文稿选项，即可快速进行切换。007招式快速切换演示文稿窗口1 . 单击“切换窗口”下三角按钮2 . 切换演示文稿A 打开两个演示文稿，B 切换至“视图”选项卡，在“窗口”面板中单击“切换窗口”下拉三角按钮。A 在展开的下拉列表中选择合适的演示文稿，B 快速切换至选择的演示文稿，且该演示文稿会置于桌面的当前状态。知识拓展P o w e r P o i n t 中的“窗口”功能十分强大，使用该功能除了可以快速切换窗口外，还可以为当前状态的窗口重新创建一个副本窗口。在“视图”选项卡的“窗口”面板中单击“新建窗口”按钮即可。单击2211第 1 章 和 PPT 的初相识文稿的基础操作19 在编辑幻灯片时，总觉得幻灯片的编辑区域太小，造成内容显示不全或者视觉上显示太小的效果，* 您能教教我如何处理吗？QA其实很简单，您只要将功能区隐藏，则可以使幻灯片的编辑区扩大。如果不需要扩大幻灯片的编辑区，则可以将功能区显示。008招式隐藏与显示功能区1 . 隐藏功能区A 在功能区的右下角处单击“折叠功能区”按钮，B 即可隐藏功能区。2 . 显示功能区A 在功能区的选项卡上右击，弹出快捷菜单，选择“折叠功能区”命令，B 即可显示功能区。知识拓展在隐藏功能区后，还可以使用功能区中的相应命令。在隐藏功能区时，只显示选项卡的名称，单击选项卡名称，即可显示该选项卡的工具。单击需要的工具或命令后选项卡将自动隐藏起来。21功能区包含了 PowerPoint 程序中大部分的编辑命令，但是想根据自己的工作需要和使用习惯重新添加一些功能区中的命令，* 您能教教我如何添加吗？QA其实很简单，您只要使用“自定义功能区”功能即可实现。009招式自定义功能区21PPT 高效办公实战秘技分钟秘笈1 103 . 显示“图形形状”面板A 使用同样的方法，将椭圆、矩形形状添加至“图形形状”组中，在“PowerPoint 选项”对话框中单击“确定”按钮，B 即可在功能区的“开始”选项卡中显示“图形形状”面板。1 . 选择“不在功能区中的命令”选项A 在功能区右击，弹出快捷菜单，选择“自定义功能区”命令，B 弹出“PowerPoint 选项”对话框，在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“不在功能区中的命令”选项。2 . 添加形状A在对话框右侧列表中单击 “新建组” 按钮，新建一个组对象， 并将其重命名为 “图形形状” 。B 在左侧的“不在功能区中的命令”下拉列表中选择“五角星”形状，单击“添加”按钮，即可添加至“图形形状”组中。知识拓展在自定义功能区操作时，除了可以添加命令外，也可以删除命令。A 在“P o w e r P o i n t 选项”对话框中选择需要删除的命令，单击“删除”按钮，B 即可删除命令。21212121第 1 章 和 PPT 的初相识文稿的基础操作111 使用 PowerPoint 编辑或修改演示文稿时，有时会需要对两个演示文稿进行对比，一个个切换太麻烦了，* 您能教教我如何并排查看两个演示文稿吗？QA您可以使用“全部重排”功能，这个功能能够快速将两个或两个以上的演示文稿进行并排，这样就可以快速进行演示文稿对比了。010招式如何并排查看两个演示文稿的效果1 . 单击“全部重排”按钮2 . 并排查看演示文稿A 打开两个演示文稿，B 切换至“视图”选项卡，在“窗口”面板中单击“全部重排”按钮。即可将两个演示文稿进行并排查看。知识拓展除了对演示文稿进行并排查看外，还可以对多个演示文稿的大小不一样的窗口进行层叠操作，这样演示文稿的窗口就会变成统一大小，并一层一层地叠放在一起。A 在“视图”选项卡中单击“窗口”面板中的“层叠”按钮，B 即可层叠窗口。2121PPT 高效办公实战秘技分钟秘笈1 12在浏览演示文稿中的内容时，发现窗口中的内容显示过大或过小，以造成视觉效果不合适，* 您能教教我如何调整吗？QA其实很简单，您只要使用“适应窗口大小”功能即可将演示文稿中的内容根据窗口的大小进行最佳状态的显示。011招式快速适应知识讲座的窗口大小1 . 单击“适应窗口大小”按钮A 打开本书配备的“素材 第 1 章 招 式 11 快速适应知识讲座的窗口大小 .pptx”演示文稿，B 在“视图”选项卡的“显示比例”面板中单击“