首届“我与北京”外国人征文比赛首届“我与北京”外国人征文比赛 策策 划划 书书 MsyMsy 目 录 项目背景 . 3 项目利益相关方及各自需求 . 3 主办单位 . 3 承办单位 . 3 协办单位 . 3 项目内容 . 4 项目目标 . 4 实施周期 . 4 实施范围 . 4 预期结果/收益 . 5 工作任务分解结构 . 5 团队建设 . 7 机构设置 . 7 具体分工 . 7 工作进度计划 . 10 资金运作 . 11 风险预估 . 11 沟通/管理计划 . 13 项目背景项目背景 随着国力的增强，和世界范围内影响力的日益加大。中国这片诞生了华夏五千年文明的沃土吸引了越来越多的外国人。 作为首善之区的古都北京在国际舞台上则拥有了更高的关注度。北京的外国朋友，或在这里工作、学习，或在这里生活、 生根， 也许仅仅在一次短暂的旅途中留下自己对这座城市挥之不去的美好印象。 此次活动旨在给身处北京以及对北京有特殊情结的外国友人用中文表达自己对这座城市浓浓情思的机会。 项目项目利益相关方及各自需求利益相关方及各自需求 主办单位主办单位 北京市人民政府新闻办公室、北京市人民政府外事办公室、北京电视台 需求： 在国际舞台上宣传北京风貌，树立“新世纪、新北京”形象 推广汉语在国际上的影响力 弘扬中国文化，并加强北京同世界文化交流 承办单位承办单位 北京歌华文化发展集团 需求：宣传自身、扩大自身的国内、国际影响 紧跟政府政策导向 经济收益 协办单位协办单位 1、各北京市媒体 需求：紧跟政府导向 紧紧抓住新闻热点、吸引市场关注度 2、中国和平出版社 需求：紧跟政府政策导向 市场前景广阔 项目内容项目内容 项目目标项目目标 1、在国际舞台上宣传北京风貌，树立“新世纪、新北京”形象 2、推广汉语在国际上的影响力；给学习汉语的外国人提供展示自我、抒发对北京深情的机遇，同时提升他们的汉语水平 3、弘扬中国文化，并加强北京同世界文化交流 实施周期实施周期 1、项目策划与准备时期：2002 年 2 月 28 日前 2、比赛周期：征稿日期：2002 年 2 月 28 日-2002 年 4 月 20 日 评稿日期：2002 年 4 月 21 日-2002 年 5 月 15 日 演讲比赛日期：2002 年 6 月 22 日-2002 年 6 月 28 日 3、后续工作时期：2002 年 7 月-2003 年 8 月 实施范围实施范围 1、项目组织者：各主办、承办与协办单位 2、 活动对象:在北京工作学习生活或旅游过的外国人;从未来过北京但与北京有特殊情缘的外国人 预期结果预期结果/ /收益收益 发行 10000 册图书，发行 1000 册纪念册 达到宣传汉语宣传中华文化的效果。 在社会上引起广泛影响 工作任务分解结构工作任务分解结构 1.项目策划与准备 1.1 准备征稿启示 1.1.1 拟写征稿启示 1.1.2 审议征稿启示 1.1.3 翻译征稿启示英文本 1.2 发布征稿与项目启动信息 1.2.1 确定、联系相关发布平台 1.2.2 发布征稿信息 1.2.3 发布项目启动信息到各相关单位、媒体平台 1.3 建立热线电话 1.3.1 申请建立热线 1.3.2 派遣接线专员 1.3.3 发布热线电话信息 1.4 邀请评委 1.4.1 分比赛类型确定评委名单、人数，准备好备选名单 1.4.2 邀请评委 1.4.3 邀请各语种翻译专家 1.4.4 建立评审委员会 1.5 赞助运作 1.5.1 联系赞助单位及其他支持单位 1.5.2 召开会议商讨赞助事宜 1.5.3 款项的收集与整理 2. 稿件征集与评审 2.1 稿件征集 2.1.1 作品收集 2.1.2 作品整理（按稿件题材、体裁进行分类） 2.1.3 翻译专家对照中文和参赛者母语进行规范化翻译 2.2 稿件评审 2.2.1 评委会审议 2.2.2 评审阶段 3. 演讲比赛 3.1 录音征集 3.1.1 录音征集 3.1.2 录音整理 3.2 确定入围者 3.2.1 确定入围者 3.2.2 通知入围者参加决赛 3.3 演讲比赛 3.3.1 准备预赛、决赛前期工作 3.3.2 确定赛制、流程 3.3.3 准备好选手在京的行程安排 3.3.4 通知入围选手 3.3.5 撰写及发布比赛启示 3.3.6 邀请出席嘉宾 4.后续工作 4.1 奖项与证书颁发 4.1.1 设置奖项 4.1.2 奖杯、证书及相关奖品的落实 4.1.3 奖杯、证书及相关奖品的保存、现场交接工作安排 4.1.4 确定并联系颁奖嘉宾，向其通报相关事宜 4.2 优秀作品集结出版 4.2.1 资料收集 4.2.2 接洽出版社 4.2.3 制作论文集 4.3 制作活动纪念册 4.3.1 资料收集 4.3.2 制作活动纪念册 4.3.3 发放纪念册 团队建设团队建设 机构设置机构设置 征文比赛工作办公室：负责统筹整场比赛的统筹协调工作 征文组：负责稿件的收集、整理、翻译工作 新闻中心：宣传部：负责比赛所有宣传工作，包括海报制作、启示撰写投放等 新闻部：负责统筹赛程期间所有的新闻工作 公关平台：联络部：负责联络嘉宾、评委等外部人员；负责热线电话的管理 公关部：负责接待嘉宾及参赛选手 文艺晚会组：专门负责演讲比赛文艺晚会工作的安排。可向其他部门调人 赛程组委会：安排统筹赛制 应急机动组：负责处理赛程中间出现的突发事件。 具体分工具体分工 部门名称 人员名称 人员性质 工作安排 原属单位 “我与北京”首届外国人征A-委员长 兼职 负责统筹大赛的统筹协调工作 北京市政府新闻办公室或北京市政府文大赛组委会 外事办公室 B 专职 主要负责征文组工作的审查 歌华文化发展集团 C 专职 主要负责新闻中心工作的审查、部署 北京电视台 D 专职 主要负责公关平台的建立、及工作的部署 、协调 歌华文化发展集团 E 专职 主要负责文艺晚会组工作的统筹协调 歌华文化发展集团 F 专职 负责赛程的组织安排工作，及应急工作组工作的部署 歌华文化发展集团 G 专职 负责后续工作的开展 歌华文化发展集团 征文组 H 专职 负责稿件的收集、整理 歌华文化发展集团 I 兼职 负责稿件的排版 协办媒体 J 兼职 负责联系翻译专员进行稿件的翻译工作 歌华文化发展集团 新闻中心 K 专职 专门负责稿件的撰写与投放。 歌华文化发展集团 新闻部 M 专职 负责向各协办媒体平台发布大赛信息； 歌华文化发展集团 宣传部 N 专职 负责宣传信息的撰写、海报及宣传片制作等工作 歌华文化发展集团 文艺晚会组 O 专职 统筹协调文艺晚会相关工作，可向其他部门调遣人员 北京电视台 公关平台 联络部 P 专职 负责联络嘉宾、评委等外部人员； 歌华文化发展集团 Q 专职 负责热线电话的管理 歌华文化发展集团 R 兼职 负责热线电话管理 歌华文化发展集团 公关部 S 专职 负责接待嘉宾及参赛选手 歌华文化发展集团 T 兼职 负责接待嘉宾及参赛选手 歌华文化发展集团 U 兼职 负责接待嘉宾及参赛选手 歌华文化发展集团 应急机动组 V 专职 调遣人员支持其他部门应急工作 歌华文化发展集团 W 兼职 处理应急突发事件 歌华文化发展集团 X 兼职 处理应急突发事件 歌华文化发展集团 赛程组委会 Y 专职 负责赛程的组织工作。 歌华文化发展集团 工作进度计划工作进度计划 一级任务 二级任务 完成标准/成果 开始时间 结束时间 承接工作关系 1 项目策划 与准备 1.1 准备征 稿启示 完成征稿启示 及翻译英文本 的工作 2001.10 2001.10 1.2 发布征 稿与项目启 动信息 在相关平台发 布征稿信息 2001.10 2001.11 1.1 1.3 建立热 线电话 建立热线电话， 并投入试用 2001.12 2002.1 1.1 1.4 邀请评 委 建立完成评审 委员会 2002.2 2002.2 2 稿件征集 与评审 2.1 稿件征 集 完成稿件的征 集和整理、 翻译 工作 2002.2.29 2002.4.30 1.2 2.2 稿件评 审 评选出四十篇 获奖文章，和 100 个纪念奖 2002.4.21 2002.5.15 1.4 2.1 3 演讲 比赛 3.1 录音带 征集 完成录音带的 征集与整理工 作 2002.2.29 2002.4.30 1.2 3.2 确定入 围者 确定四十名入 围决赛的选手 和 100 名纪念 奖 2002.4.21 2002.5.15 1.4 3.1 3.3 演讲比 赛 顺利完成演讲 比赛相关流程 2002.2.29 2002.6.28 3.2 4.后续 工作 4.1 奖项与 证书颁发 设计制作完成 证书； 颁发证书 2001.12 2002.7 3.3 4.2 优秀作 品集结出版 2002.6.28 2003.8 2.2 3.2 4.3 制作活 动纪念册 设计制作完成 活动纪念册 2002.6.28 2002.12 3.3 资金运作资金运作 编号 工作名称 预算资金 活动开始时间 资金到位时间 1 稿件征集与评审 5 万元 2002.2.29 2002.2.10 2 热线电话建立 2 千元 2002.2.29 2002.2.10 3 评委、 入围决赛选手食宿交通费用 4 万元 2002.4.21 2002.2.29 4 证书、奖品制作 5 千元 2002.6.28 2002.2.29 5 决赛演出当晚会场支出 （易拉宝、海报等） 5 万元 2002.6.28 2002.5.28 6 活动纪念册制作 4 万元 2002.6.28 2002.6.18 风险预估风险预估 编号 风险项描述 可能性 影响程度 风险管理措施 1 作品数量少，比赛通知传达不到位 大 高 与在京各大高校留学生管理部门当面沟通，充分发动 在北京市内外国人较多的区域发布宣传信息 发送征文启事到各国驻华使馆教育处 2 入围决赛选手出席率低，无法确保演讲比赛的正常进行 大 高 演讲比赛入围名单及时公布，提早通知相应参赛者 及时安排决赛选手来京签证或在京行程的