李大志海纳百川,取则行远Professional Training Professional Training 一、现代企业中行政管理的定位1、企业生存的三度空间机会化生存 机会速度化生存 竞争模式化阶段 超越3年21年123企业的三度生存空间 深圳中商国际管理研究院对2530家中外企业进行分析,发现了企业生存的三 度空间:23%8%69%69%7年重新定义自己！重新定义自己！2、优秀行政管理工作的核心要素发现机会整合资源大胆果断艰苦创业快速学习沟通协调建立规则激励团队高效学习创新模式铸造团队挑战未来行政管理团队是企业的核心竞争力之一 行政管理团队的成功要素因时而变 不能自我淘汰者，必将为企业淘汰绩效 =价值 资源管理200%规划400%执行100%3、行政管理工作的绩效价值赢利 模式流程 制度市场 定位团队 规划运行 管理业务 计划营销 组织团队 建设岗位 目标质量 效率能力 素质客户 满意3.财务2.运营 4.客户1.员工规划 管理 执行办公成本 控制会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容基于以上标准，行政管理工作具有 以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强4、行政部门范围与特点领导领导公关公关研发研发作业作业4 4、行政管理人员的素质特点、行政管理人员的素质特点情 商操作力思辨力感召力专注力智 商类类型型优优秀秀5 5良好良好4 4一般一般3 3一般一般 3 3 领导领导思辨力思辨力感召力感召力专专注力注力操作力操作力 公关公关感召力感召力操作力操作力思辨力思辨力专专注力注力作作业业操作力操作力专专注注 力力感召力感召力思辨力思辨力研研发发专专注力注力思辨力思辨力操作力操作力感召力感召力没有完美个人 可塑完美团队供 应 商 管 理提供优质服务实施科学管理 行政管理制度 秘书管理 办公室 办公设备 电话 采购 车辆管理 卫生 安全 保险 办公室搬迁 员工宿舍 固定资产员 工 管 理社 区 关 系场 址 布 局 邮局 电话局 选址 搬家 维修商 装饰店 装修扩建 建筑商 装修队 消防局 公安局 饭店 餐饮 旅游公司 印刷公司5、行政管理制度的框架结构6. 秘书工作职能与素质要求(1) 职业概述：n 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及 日常事务，为领导决策及其实施服务的人员n 适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中n 等级：初、中、高级n 职业环境：办公室n 职业能力里倾向：具备较强的书面与口头语言表达能 力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。(2)应处理好的几个关系：n工作的被动性与主动性的关系n工作的经常性与突击性的关系n工作的平凡性与重要性的关系n工作的原则性与灵活性的关系(3)秘书工作职责n接待工作日常、专门、团组n收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件n文书写作使用电脑写各类文件及制作文件n时间管理自己、上司n会议组织会前、会中、会后n信息管理存、管、取n旅行安排吃、住、行n对外公关联络（外事）、参与活动n商务活动营销、市场、税务、法律-n指派工作上司安排(4)职业道德：n爱本职爱岗敬业，归属服从，从点 滴作 起n要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研 业务n多动脑主动思考，机智敏锐，有商 业意识n守纪律遵纪守法，格守信用，严保 秘密(5)工作作风：n热情真心诚意，笑脸迎送， 谦和友善n扎实做事不飘，跟进落实， 检查确认n细致准确不粗，认真不草， 稳重不浮n敏捷干练守时，讲究效率， 商如战场(6)秘书的业务素质n秘书的知识、智力和能力是相互 联系、相互制约、相得益彰的整 体n知识是基础；n智力是知识的结晶；n能力是知识和智力的最终体现和 归宿。行政文秘人员需具备的能力（一）办事能力 设备操作能力 文书写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力（一）沟通 能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力(7)秘书的权限原则n一不能代表上司作决策，否则就是越权n二不能代表上司发号施令，否则会遭同事 反感n三不能代上司放松对自己的约束，否则会 让上司讨厌(8) 个性要求n专业E:音乐课堂音乐广告专业.wmvn机智E:音乐课堂音乐幽默搞笑 疯狂的老太 太搞笑 (1).mpegn谨慎E:音乐课堂音乐广告千万不要在上班 的时候回家(爆笑).mpgn服从E:音乐课堂音乐广告广告 酒吧dj幕后 的真实生活.rmn自制 E:音乐课堂音乐广告微软广告简直太 有创意了_微软广告简直太有创意了.mpegn自信E:音乐课堂音乐小品自信.wmvn热情 E:音乐课堂音乐小品勇气.wmvn执着E:音乐课堂音乐小品执着.wmv (9)品质要求 礼貌而不居高临下诚实而不弄虚作假参谋而不越权行事谦虚而不傲上凌下谨慎而不唯唯诺诺公正而不见风使舵敬业而不妄自尊大敬重而不阿谀奉承慎言而不论是道非本分而不炫耀示人21世纪的企业秘书全美秘书学会像心理学家一样善于观察和理解 他人像政治家一样有灵敏的头脑像外交官一样有潇洒的风度有处理各种棘手问题的丰富经验有良好的写作能力和文字功夫熟练运用各种办公自动化设备熟识商务往来的法律、金融和税 务知识迅速对文件、信息归类、整理和 查询(10) 秘书组织n一国际行政专业协会 n二亚洲行政专业协会（）n三欧洲专业秘书协会（）n四国际专业秘书协会（） 年成立于美国， 年创建国际秘书节周 （每年月的最后一个星期的星期三） 专业秘书授证考试 秘书刊物秘书授证n一证书-国际通用n二国家劳动与社会保障部-职业 资格证书n三国家教育部-英国剑桥秘书证 书n四国家国家人事部-英国伦敦工 商会秘书证书二、行政主管的自我管理 现代行政主管胜任度测评行 为 表 现偶 尔经 常总 是 你的团队让 你感到满意 1 2 3 4 5 6 7 8 你的部下钦佩你的学识 1 2 3 4 5 6 7 8 你喜欢挑战高难度的工作 1 2 3 4 5 6 7 8 你的意见得到领导的支持 1 2 3 4 5 6 7 8 你能够很快找到解决问题的办法 1 2 3 4 5 6 7 8 你选人注重情商与智商的均衡 1 2 3 4 5 6 7 8 你的部下把工作当成乐趣 1 2 3 4 5 6 7 8 你对部下教育多于管理 1 2 3 4 5 6 7 8 你的部下都有学习的榜样 1 2 3 4 5 6 7 8 你能在一分钟内说清你的职责目标 1 2 3 4 5 6 7 8 你的影响力大于你的权力 1 2 3 4 5 6 7 8 你的团队能够改造不良行为 1 2 3 4 5 6 7 8盖洛普 测试题1完成角色转换经营范围岗位组织 业绩标准个人团队 核心能力专业用人 工作方式努力借力从业务精英到行政主管荀子：“君子生非异也，善假于物也”郑周永-郑梦九业务领导2、如何获取快速成长的能量2：裂变式：学习，实践，反思能力能量获得模式1：累加式：学习，学习，学习职位能量能力能量能量来源802050502080一般 优秀 卓越释放3、行政管理工作的均衡法则部门全局失衡 = 失败任何一个系统，为了自己的存在，都要保持平衡，无论 自然现象还是人自身，一旦失衡，后果都将是灾难性的。方向感 分寸感 角色感4、行政工作百日成就计划法最终实现 的 绩绩效402010顺序发生 的 事件30158至关重要的 资资源30158合计： 分洞悉评估标准清楚因果关系保持顶级优势摆脱人际陷井断掉自己退路行政管理五项要领5科学的工作方法(1)6W3H公式法nWHATnWHENnWHEREnWHOnWHYnWHICHnHOWnHOW MANYnHOW MUCH(2)PDCA循环法P D C A它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。PDCA循环工作步骤图A PC D修正后再执行对检查结果 做出修正设定 目标搜索 信息拟定方案制作计划工作表检查执行情况按计划工作表 执行工作(3)VSAFE快速决策法价值（Valuable） 考察方案对目标的贡献合适（Suitable） 考察方案是否与策略吻合认可（Acceptable） 考察方案是否确实可接受可行（Feasible） 考察方案是否成功持久（Eternal） 考察方案是否符合长期利益(4)头脑风暴法v“Brain Storming”。韦氏国际 大字典定义：一组人员通过 开会方式就某一特定问题出 谋献策，群策群力，解决问 题。v它利用一种思想产生过程， 鼓励提出任何种类的方案设 计思想，同时禁止对各种方 案的任何批评。Hot!简介(5)平行思维 六顶思考帽子v平行思维是一个管理我们思维本身 的一种方法。它将我们的思维从不 同侧面和角度进行分解，分别进行 考虑，而不是同时考虑很多因素。同一个时间同时从 一个角度和侧面进 行思考(6)甘特图简介甘特图(Gantt chart)是本世纪初由亨利甘特开发的,内在思想 简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动( 项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情 况.它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展 与计划要求的对比.管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下 哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常 进行.是一种理想的控制工具.(7)鱼骨分析法问题因素4因素2因素3因素1(8)评估工具Q12n我知道对我的工作要求吗n我有工作必备的材料和设备吗n再工作中我有机会每天做我最擅长的事吗n在上周我因为工作出色受到表扬吗n我觉得我的主管或同事关心我的个人情况n工作单位有人鼓励我的发展吗n在工作中,我觉得我的意见受到重视吗n公司的使命和目标是否使我觉得工作重要n我的同事是否致力于高质量的工作n工作单位是否有个我最要好的朋友n在过去的六个月中,单位有人和我谈及我的进 步吗n在过去的一年里,我在工作中有机会学习和成 长吗(9) 自我SWOTn对内部状况而言,我的优势是?n对内部状况而言,我的劣势是?n对外部情况而言,我的机遇是?n对外部情况而言,我的威胁是?(10) ABC图尝试每天完成 几个AB占你工作的 大部分有时间再做C一个 工作日三、行政部门的内部管理行政工作主要管理对象行政主管文员、秘书行政职员工勤人员行政工作团队一、精简原则二、优化组合原则1、找准管理模