公司电子公文管理办法公司电子公文管理办法（新保办200633 号）第一章第一章 总总 则则第一条 为加强知识管理系统上线后电子公文的管理，进一步规范电子公文的操作流程，切实提高电子公文的流转效率，特制定本办法。第二条 电子公文管理的内容主要包括管理体制、文件管理员、电子公文办理、电子签章管理、委托授权、效率监督、评价机制等方面。第三条 电子公文管理的基本原则是合理科学、讲求效率。第四条 本管理办法是主要依据新华人寿保险股份有限公司公文管理办法（新保办200280 号）、 公司签报管理暂行办法（新保办200558 号）文件精神，特别针对知识管理系统上线后的电子公文管理需要制定的。第五条 本办法适用于公司内部所有在知识管理系统上进行流转审批的各类电子公文。 第二章第二章 管理体制管理体制第六条 总公司办公室是全系统电子公文的归口管理部门，负责牵头做好全系统电子公文管理平台的规划与建设，2制定相关管理制度，开展培训、检查、指导、评价和督促。第七条 各级机构行的政管理部门是本单位电子公文的管理部门，负责本级单位电子公文的实际运转，指导、培训、评价其下级单位的电子公文管理，收集并逐级向上反馈本单位电子公文的实际需求。第八条 公司信息技术部门负责电子公文管理平台的运营保障。总公司信息管理中心负责电子公文平台的研究与开发，各级信息技术部门负责做好日常技术支持、后台维护和安全保密。第九条 全系统各单位应提高对电子公文管理工作的认识，创造有利于电子公文管理工作开展的环境，定期检查本单位及所辖单位电子公文管理的情况，并给予恰当地指导。第三章第三章 文件管理文件管理员员第十条 为了确保公司电子公文的协调高效运转，总公司各部门、各分公司、分公司各部门、各中心支公司应明确一名兼职或专职人员作为本单位的文件管理员，负责具体承担本单位的电子公文管理工作。第十一条 各级文件管理员应具备的基本条件是：（一）入司半年以上的公司正式员工；（二）热爱公文管理工作，有较强的责任心和职业操守；（三）熟练掌握公司公文管理的各项规章制度、公文管理流程和基本处理要求； （四）熟悉本单位行政运转情况； （五）具有较强的安全和保密意识； 3（六）具有较强的综合协调能力和良好的沟通能力；（七）经上级单位考核合格并取得相应上岗资格。第十二条 各级文件管理员的基本职责是：（一）执行上级单位的各项公文管理制度，制定完善本单位公文管理制度并督促执行；（二）及时协调处理本单位的各类电子公文，不积压、不误事，不断提高办文效率；（三）组织所辖单位员工开展相关培训，不断提高全员办文水平；（四）接受上级单位电子公文检查；（五）指导检查下级单位电子公文管理工作；（六）维护管理本单位文档中心、电子签章。第十三条 各级文件管理员的基本权利是：（一）有权了解本单位内部各类电子公文的内容和流转情况；（二）质询下级单位电子公文管理的薄弱环节并要求改进；（三）向上级单位提出改进电子公文管理的意见和建议；（四）参加上级单位组织的相关培训。第十四条 各级文件管理员一经确定，不得随意频繁变动。第十五条 文件管理员如发生变动，必须及时补充，确保做好必要的衔接培训，并严格办理工作交接手续（文件管理员工作交接清单样本详见附件 11）。第十六条 各单位拟新任文件管理员必须及时报告上级单位,经由其上级单位考核合格、颁发上岗证书后方可正式4上岗。上一级单位应及时调整文件管理员权限。第四章第四章 电电子公文子公文办办理理第十七条 公文并行。各单位有关涉及到公司商业活动中权利义务、费用核算等问题需要进行电子与纸制公文双向流转。主要包括：涉及付款的合同；涉及付款的签报；各类激励方案；年度预算文件及调整签报；涉及合同、授权以及与第三方合作时或公司在商务活动中的承诺、声明、明确权利义务的法律文件等。第十八条 意见签署。各单位出具公文办理意见时，应以本单位主要负责同志的意见为主，必须同时以本人签字（有电子签名的应使用电子签名）或加盖本单位的电子印章为准。主要负责人应在稿纸上明确填写意见，不得含糊其词，不得仅以签字代替。如意见较多，可以另行上传意见。第十九条 发文核稿。总公司、各分公司及各中心支公司要明确一名核稿人员，核稿人应由本单位文秘人员承担，没有专职文秘人员的应由其主管文秘的经理人员或室主任担任。第二十条 发文校对。校对人员应尽最大义务对文稿的准确性负责。一旦完成校对后，不得再对文件内容进行任何修改；如确实需要修改，应由该文件的主办单位提出申请后，方可在文档中心明显之处登载勘误信息。第二十一条 文件分发。文件管理员应严格按照发文范围和层级设置文档中心的阅览权限，不得遗漏、不得随意扩大。5各级单位对外行文时必须在知识管理系统内进行电子流转，制作完毕后打印纸质文件报出。第二十二条 文件签收。各单位在签收各类文件时，应查看文件内容和发送范围，如发现文件内容存在严重错误或发送范围有误的，在与主办单位沟通后可以拒签。第二十三条 关联文件。为保证知识管理系统中电子公文在办理过程中的完整性、全面性和延续性的需要，各单位在拟办发文、签报、签收收文时，应对与其相关的收文、发文、签报等文件进行必要的关联。所有的文件只能在结束流转后方可以被关联。如，拟写批复类文件时必须关联其相应的请示等文件；拟写已经领导签报同意后下达的激励政策文件，应关联领导已签批的相关签报。第五章第五章 电电子子签签章管理章管理第二十四条 电子签章的效力。电子签章包括电子签名和电子印章。在使用电子签章时，必须要与本人的账号、密码绑定在一起方可有效。在电子公文运转中，它与实物签章具有同等效力。第二十五条 电子签章的申请。各单位如新增机构、人员等需申请新的电子签章时，应及时以签报形式向总公司办公室提出申请，由总公司办公室牵头制作下发新的电子签章。第二十六条 电子签章的保管和使用。各级管理人员需6要妥善保存好本人电子签章及密码，防止丢失或他人盗用。因个人原因致使电子签章丢失或被盗用，由本人承担相应责任。第二十七条 电子签章的维护。各级管理人员应注意爱护并正常使用电子签章，一旦发生损坏、密码锁定、使用人员变更、修改印模等情况时，应及时与总公司信息管理中心联系，由总公司信息管理中心进行必要维护。第二十八条 电子签章的发放与退缴。电子签章是公司为各级单位和人员配备的办公设备，由各单位行政管理部门统一负责发放、退缴与监督管理。当电子签章使用或保管人员岗位变动或离职后，本级行政管理部门应收回电子签章并报告总公司办公室，协同本单位人力资源部门及时注销其帐号，确保电子签章管理的安全。第六章第六章 委托授委托授权权制度制度第二十九条 为确保公司行政管理正常运转，不断提高电子公文的流转效率，各级管理人员凡是公出、休假、会议半天以上者必须要履行委托授权制度。第三十条 委托人应选择具有相应管理级别或具有相应处理能力的人进行授权，填写工作职责委托授权申请表（详见附件 12），提出委托期限和拟授权事项，并报经上级领导批准后方可委托授权给代理人。委托授权申请一经上级领导审批同意后，委托人应在知识管理系统内进行相应的转授权设置。第三十一条 代理人应对代理工作高度负责。代理人在7代理工作期间应全面履行相应的工作职责，不得超越权限处理。因越权而造成不良影响的，由代理人承担责任。对于无法处理的问题，及时请示上级领导或与授权人进行必要的沟通，不得积压文件而影响工作。由于未及时沟通而造成工作积压，一经核实后，追究其相应的代理职责。第三十二条 授权期满后，代理人应及时向委托人报告其代理期间的相关工作情况，做好必要的交接。授权人应及时查看并了解委托期间代理人代理工作的情况。若事后发现委托代理事项在授权范围内处理不当的，双方应立即采取补救措施，否则由此造成不良影响的，委托人与代理人共同承担责任。第三十三条 由于未按要求进行委托授权而造成工作延误的，由本人承担相应责任。第七章第七章 效率效率监监督督第三十四条 为切实提高电子公文的运转效率，各级公文管理单位都应建立相应的效率监督机制。第三十五条 限时办理。员工应及时办理文件。原则上，个人处理单个文件不得超过半个工作日，单个受理部门处理单个文件各受理环节累计不得超过一个工作日。特殊情况下，需要较长时间协调研究而无法在限定时间内处理完毕的，应及时向文件主办部门说明情况。对于有明确办理时限要求的文件，必须在要求的时间内完成，由此造成工作延误的，特别是没有按时完成上级机关8工作任务的，行政管理部门应查实主要责任人并可依据本制度对其进行相应评价。第三十六条 投诉。凡是出现违反公文管理相关规定或影响运转效率的情况时，任何人均有权利向本级行政管理部门投诉。各级行政管理部门应公布公文办理投诉电话，并对投诉进行调查核实和督促推动。第三十七条 问询。各级行政管理部门应定期检查本单位及所辖机构的电子公文运转情况，可以对非正常情况进行质询，并有权要求其说明情况，明确改进措施。第八章第八章 评评价机制价机制第三十八条 为确保电子公文管理各项要求的贯彻落实，促进各单位提高电子公文管理的水平，各级单位应建立评价机制。第三十九条 日常通报。各单位可针对辖内单位日常运转情况，在一定范围内予以通报表扬或批评。第四十条 即时考核。各级行政管理部门可对公文办理过程中问题较多或改进不力的单位或个人予以即时考核扣分。对于高效办理文件的单位或个人予以即时考核加分。第四十一条 年度组织绩效评价。各单位年内的综合运转情况，应作为上级单位考核其年度组织绩效评价影响因素，予以一定的加分或减分。9第九章第九章 附附 则则第四十二条 各分公司应结合实际制定本单位的电子公文管理细则。第四十三条 本办法由总公司办公室制定、解释和修订。本办法自下发之日起执行。附件:11.文件管理员工作交接清单（样本）12.工作职责委托授权申请表附件 11：文件管理员工作交接清单（样本）文件管理员工作交接清单（样本）10交接事由：XXX一、知一、知识识管理系管理系统电统电子公文操作培子公文操作培训训1.发文管理流程的操作应用：2.签报管理流程的操作应用：3.收文管理流程的操作应用：4.系统管理基础设置的操作应用：5.文档中心的维护应用：以上内容是否全面教授并掌握。是（以上内容是否全面教授并掌握。是（ ） ） 否（否（ ） ）二、知二、知识识管理系管理系统统公文交接公文交接1.已办理完毕的：2.正在办理中的：3.其他需要说明的知识管理系统内文档问题：以上内容是否全部梳理清楚并做好以上内容是否全部梳理清楚并做好衔衔接接处处理。是（理。是（ ） ） 否否（ （ ） ）三、公文管理三、公文管理规规章制度章制度1.新华人寿保险股份有限公司公文管理办法（新保办200280 号）：2.公司签报管理暂行办法（新保办200558 号）：3.本单位其他公文管理细则：以上填写具体制度名称，是否以上填写具体制度名称，是否讲讲授并掌握其要点，是否授并掌握其要点，是否了解制度文本的存放地。是（了解制度文本的存放地。是（ ） ） 否（否（ ） ）四、四、电电子子签签章章1.XXX2.XXX以上填写文管管理以上填写文管管理职责职责内的各内的各类电类电子子签签名和印章名称，名和印章名称，是否是否讲讲授并掌握其使用、保管要求。是（授并掌握其使用、保管要求。是（ ） ） 否（否（ ） ）11五、沟通五、沟通报报告告1.是否已向本级人力部门办理 SAP 调入调出手续：是（）否（）2.是否向上级机关报告文管交接情况：是（）否（）工作移交人：工作接受人：工作监交人：交接时间：XXXX附件 12：工作职责委托授权申请表工作职责委托授权申请表12委托人代理人委托人职务 及所在单位代理人职务 及所在单位委托人 联系方式代理人 联系方式委托期间公出（休假） 地点委托事由委托授权事项 （须详细一一列明）审批人意见