办公室实务DateDate1 1u这是一个变幻难测的世 纪，这是一个催人奋进 的时代，科学技术飞速 发展，知识更替日新月 异。希望、困惑、机遇 、挑战，随时随地都有 可能出现在每一个社会 成员的生活之中。抓住 机遇，寻求发展，迎接 挑战，适应变化的制胜 法宝就是学习依靠 自己学习，终生学习。DateDate2 2主 要 内 容n第一讲：办公室与文员实务概 述n第二讲：办公室的布置与管理n第三讲：电话与电子通讯n第四讲：邮件收发n第五讲：接待实务n第六讲：信访实务n第七讲：会议与会谈实务n第八讲：关于日程安排n第九讲：差旅事宜n第十讲：照料上司身边琐事n第十一讲：交际与礼仪n第十二讲：办公室用语n第十三讲：印信与值班工作n第十四讲：文书与档案实务DateDate3 3第一讲：办公室与文员实务概述u一、关于“实务”u二、办公室实务概述、办公室的含义和职能、办公室实务的范围和 内容u三、文员实务概述、文员的工作顺序、文员管理时间、费用 的方法、文员的工作方法DateDate4 4一、关于“实务”n实务：实际事务，要务。现代汉语 大辞典n近年来，“实务”一词被广泛使用，如商 贸实务、会计实务、律师实务 、秘书实务等。n所谓实务：即实际从事的业务。其中的“业 务”意指个人或某个机构的专业工作。n所以办公室实务就是指办公室的专业工作 ，文员实务就是指文员的专业工作。DateDate5 5、办公室的含义和职能n1、办公室的 含义n2、办公室的 职能n3、办公室事 务管理工作的 特征DateDate6 61、办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种 含义： 第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教 室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等 . 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办 事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等 . 第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室等。DateDate7 72、办公室的职能办公室的职能办公室的职能政务(或业务)服务事 务 管 理事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务 服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作 体系中不可缺少的重要组成部分。主要是中高级文 秘人员的工作.DateDate8 83、办公室事务管理工作的特征办公室事办公室事 务管理工务管理工 作的特征作的特征服务性分散性专业性主动性繁杂性为上司 服务工作 分散涉及 面广为组织 服务为公众 服务人员 分散独立性 专业性DateDate9 9、办公室实务的范围和内容办公室实务就是指 办 公室的工作事务和操作 实 务.主要工作人员是秘书 人员和文员.1、我国办公室实务的主 要内容 2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内 容 3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内 容DateDate10101、我国办公室实务的主要内容u文书撰写（会议记录等） u文书制作（打字、复印等 ） u文书处理（收发、传递等 ） u档案管理（归档、管理等 ） u会议组织（准备、善后等 ） u调查研究（计划、实施等 ） u信息资料（收集、整理等 ） u信访工作（来访、投诉等 ）u接待工作（各种来访 的接待） u 协调工作（政策等） u 督察工作（决议的实施） u 日程安排（各种日程） u 日常事务（通讯值班） u 办公室管理（环境等） u 其它临时交办的事项以上除 项外，其余工作文员都会涉及到。项外，其余工作文员都会涉及到。DateDate11112、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容n速记上司交代事项；n执行录音吩咐；n档案管理；n阅读并分类信件；n以电话维持公共关系 ；n替上司定约会并记录 ；n按上司指示完成信函 ；n在权限内自发信函；n接待来访宾客；n替上司接洽外界人士 ；n自动处理例行的事务 ；n为上司安排旅行或考察；n替公司宾客订房间机票等 ；n准备好公司要公开的资料 ；n替上司收集演讲等的资料 ；n协助上司准备财务等报告 ；n整理并组织好粗略的资料 ；n替上司保管各种记录；n协助上司搞好交税等事务 ；n督导一般职员或速记员；n21、搞好会务工作n22、复印资料DateDate12123、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容n、办公室环境的布置和整理；n、通讯事务、电话、信函和邮件处理；n、执行上司交办事项；n、照料上司身边的琐事；n、接待宾客和员工的来访；n、记录上司指令及会谈、会议内容；n、打印文告及表格；n、收集及整理各种信息；n、保管办公室设备及用品；n、外出办事，如银行、邮局、税务所等。DateDate1313、文员的工作顺序第一、确定文员工作的指导思想第二、按照“优先顺序”处理工作第一： 第二： 第三：先计划，再执行！DateDate1414第一、确定文员工作的指导思想文员在工作时， 首 先要仔细制定计划。然 后 根据计划去实施，并严 格 检查其结果，使得这个 结 果对下一次的计划有所 帮 助和启示。只要能按照 制 定计划、实施、检查这 三 个步骤进行，文员工作 就 能科学、高效地完成。计 划实 施检 查充分了解工作内容排 定 优 先 顺 序 选 择 工 作 方 法 分析实绩与计划的 差异，并与以前的 工作进行比较。依计划、按上司的 要求进行。DateDate1515第二、按照“优先顺序”处理工作u如何决定工作的优先顺序呢？文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十 分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理.第一阶段：第一阶段：以工作的重以工作的重 要程度为标准分解工作要程度为标准分解工作. .第二阶段：以工作的紧 要程度为标准分解工作分解工作. .第三阶段:同时考虑上司和本身实际情况,对于现 在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序.请 示 A、是否应该做的事？B、是否做或不做都无所谓的事？C、是否不可以做的事？应该做的事， 集中精力做。A、重要且紧急的事；B、紧急但不重要的事；C、重要但不紧的事；有价值，但不紧急，也不重要；DateDate1616、文员管理时间、费用的方法1、管理好文员自己的时间 成功管理好自己的时 间 会使文员的工作更顺利、 生 活更愉快！ 2、文员要学会节约开支 文员要有主人翁意识 ， 仔细管理钱财和物品，学 会 节约开支，避免浪费应成 为 每一个文员都要追求的目 标.厉行节约!时间就是生命,就是效益!DateDate1717、文员的工作方法n请示方法与报告方法n计划方法和总结方法n受意方法n传达方法n进言方法n变通方法和挡驾方法n分工方法和合作方法良好的工作方法 是一门艺术！DateDate1818请示方法与报告方法请示：是指文员工作上有 疑难，无法处理时，向上 司请求指示，或无权处理 时，向上司请求批准。 上司必须答复或批复 、请示的内容 、请示的形式 、请示应注意的问题：n请示要对口n请示要单一报告：是指文员向上司反 映情况，提出建议，或应 上司要求作出汇报。 上司不一定答复或批示 、报告内容：n定期工作情况报告n重大问题报告n合理化建议n应要求报告 、报告方式 、注意：要简明扼要条理清楚DateDate1919受意方法n受意：是指文员接受 和领会上司意图。 一种：直接受意 另一种：间接受意 文员在受意过程中应 注意的事项： 用心倾听、认真记 录、弄清意图、及时实 施。注意听好！DateDate2020传达方法n传达：是指文员将上司 或上级机关的文件精神 、指示、情况等传递给 下级机关或员工、群众 。n一种是正式传达：即由 文员在正式场合上宣读 文件或口授上司指示。n另一种的非正式传达： 有意识的吹风n传达原意n传达原件n注意传达技 巧n注意保密n重要指示重 点对待注意！DateDate2121进言方法n进言:是指文员主 动 对上司提出意见、 建 议、批评或规劝。 p 进言的意义和作 用： 、参谋作用 、补缺作用 、增进关系作用p进言的方法和要求 ：、适事、适时、适地、适度进言是一把双刃剑，要把握进言 的分寸，学会进言的艺术！DateDate2222o9*QCn9&QBm8%PAm7%Ozl6$Nzk6!Myj5#Mxj4ZLwi3ZKvh2YJvg2XIuf1WItf0VHse+VGsd-UFrc-TEqb)SEpb(RDoa*RCo9&QBn8&PBm7%OAl7$Nzk6!Nyk5#Mxj4#Lxi3ZKwh3YKvg2XJug1WItf0WHte+VGsd+UGrc-TFqc)TEpb(SDpa(RCo9*QCn8&PBm8%PAl7$Ozl6$Nyk5!Myj5#Lxi4ZLwh3YKvh2YJug1XIuf1WHte0VHse+UGrd-UFqc)TEqb)SDpa(RDoa*QCn9&QBn8%PAm7%Ozl6$Nzk6!Myj5#Mxj4ZLwi3ZKwh2YJvg2XIuf1WItf0VHse+VGsd-UFrc-TFqb)SEpb(SDoa*RCo9&QBn8&PBm7%OAl7$Ozk6!Nyk5!Mxj4#Lxi3ZKwh3YKvg2UGrc- TFqc)TEpb(SDpa(RCo9*QCn8&PBm8%PAl7$Ozl6$Nyk5!Myj5#Lxi4ZLwh3YKvh2YJug1XIuf1WHte0VHse+UGrd-UFqc)TEqb)SDpa(RDoa*QCn9&QBn8%PAm7%OAl6$Nzk6!Myj5#Mxj4ZLwi3ZKwh2YJvg2XJuf1WItf0VHse+VGsd-UFrc-TFqb)SEpb(SDoa*RCo9&QBn8&PBm7%OAl7$Ozk6!Nyk5!Mxj4#Lxi3ZKwh3YKvg2XJug1XItf0WHte0VGsd+UGrd-TFqc)TEpb(SDpa(RCo9*QCn9&PBm8%PAm7$Ozl6$Nyk5!Myj5#Lxi4ZLwi3YKvh2YJvg1XIuf1WHte0VHse+UGrd- UFrc)TEqb)SEpa(RDoa*QCn9&QBn8%PAm7%OAl6$Nzk6!Nyj5#Mxj4#Lwi3ZKwh2YJvg2XJuf1WItf0WHse+VGsd+UFrc-TFqb)SEpb(SDoa*RCo9*QBn8&PBm8%OAl7$Ozk6!Nyk5!Mxj4#Lxi4ZKwh3YKvh2XJug1XItf0WHte0VGsd+UGrd-TFqc)TEqb(SDpa(RCo9*QCn9&PBm8%PAm7$Ozl6$Nzk5!Myj5#Mxi4ZLwi3YKvh2YJvg1XIuf1WIte0VHse+VGrd-UFrc)TEqb)SEpa(RDoa*RCn9&QBn8&PAm7%OAl6$Nzk6!Nyj5#Mxj4#Lwi3ZKwh3YJvg2XJuf1WItf0WHse+VGsd+UFrc- TFqc)SEpb(SDpa*RCo9*QBn8&PBm8%OAl7$Ozl6!Nyk5!Myj4#Lxi4ZKwh3YKvh2XJug1XIuf0WHte0VHsd+UGrd-TFqc)TEqb(SDpa(RDo9*QCn9&QBm8%PAm7$Ozl6$Nzk5!Myj5#Mxi4ZLwi3ZKvh2YJvg2XIuf1WIte0VHse+VGrd-UFrc-TEqb)SEpb(RDoa*RCn9&QBn8&PAm7%OAl7$Nzk6!Nyk5#Mxj4#Lwi3ZKwh3YJvg2XJug1WItf0WHte+VGsd+UFrc-TFqc)SEpb(SDpa*RCo9*QCn8&PBm8%PAl7$Ozl6!Nyk5!Myj4#Lxi4ZLwh3