第七章 采购 171 第七章第七章 采购采购 采购模块是金算盘购销链中的一个重要部分其主要的功能有采购业务管理及采购核算本模块适用于商业企业的商品采购管理和核算也适用于工业企业的材料采购管理和核算 在进行采购管理时 用户可在经营计划中拟订采购计划 并在经营过程中合理配置采购资金和人力资源实时监控计划的执行情况同时用户可对供应渠道商品质量价格优惠条件进行管理选择优秀的合作伙伴提高商品采购的性价比当然用户也可对业务部门及业务人员进行业绩考评 采购管理本质上是为了合理地利用资金和人力资源 采购优质价廉的商品减少库存资金提高企业效益 采购核算是本模块的基础也是系统最重要的功能之一因此我们将尽可能详细地描述它的作用以及使用方法 第一节 业务流程第一节 业务流程 在导航图中选择采购模块出现商品采购处理的业务流程图 采购核算主要处理商品或材料等的购进业务以及在采购过程中发生的各种费用的分摊系统通过采购单据来记载采购的过程并根据这些采购单据形成对供应商的应付账款同时172 第七章 采购 可对受托代销商品进行管理和核算 针对直运销售业务专门提供直运采购的核算 以及生成采购记账凭证查询及打印各种账表 一旦输入单据用户就可以通过快捷账表查询相关的账表 本系统允许用户通过编码栏上的命令按钮对系统进行设置也可在系统运行时动态设置 第二节 采购订单第二节 采购订单 一一关于采购订单的应用关于采购订单的应用 采购订单主要反映业务部门与供应商签定的采购和受托代销合同 它是统计采购合同执行情况的依据可生成采购单和受托入库单监督到货情况随时了解订单的执行情况 何时使用采购订单 当您需要记录购货合同或订单或需要查询订单明细及到货信息时需要使用采购订单 采购订单登记的账册 由于采购订单反映的是一种合同因此采购订单不记任何库存账系统提供订单汇总及明细表供查询同时可查询订单的执行情况即商品的到货信息 与采购订单相关的功能 通过采购订单可制作采购单及受托代销入库单当然采购单和受托入库单也可不通过采购订单而直接填制 二二关于采购订单的操作关于采购订单的操作 1单击导航图中的采购订单或选择购销菜单中的采购订单出现采购订单窗口 第七章 采购 173 2选择单位 所选单位必须具有供应商供销或其它等单位性质且必须指定应付账款科目若为新单位可在此动态增加 3选择模板 系统自动默认为采购订单模板您可根据需要选择自己设计的模板单据的显示及打印格式随模板设计的不同而有所不同如何设计模板请参阅单据设计及账册查询一章的有关内容 4填制单据头 根据需要选择采购部门及业务员业务员信息是在职员设置中具有采购业务范围的职员这些信息是可以动态增加的 输入日期单据号 日期单据号均可由系统自动生成 也可根据需要进行修改特别地单据号可根据分类的需要加前缀数字或字符单据号总长十位前缀为六位 选择收发地址若在单位信息中没有定义收发地址可在此动态增加 选择付款条件 系统根据付款条件中的优惠日和折扣率自动计算折扣金额 并根据付款条件和开票日期自动计算后填列到期日 5填制单据体 选择商品劳务计量单位对于新商品劳务和计量单位可进行动态增加 174 第七章 采购 输入订货数量单价金额其中只需输入任意两项可自动计算出另一项 需要提醒的是 商品如果采用了多种计量单位 且各计量单位之间的是非十进制的换算关系如1 箱=24 瓶在输入数量时系统有提示信息自动将十进制转换成为实际单位进制只需输入十进制的数量如输入 100.25 箱系统将自动把 24 进制的数量计算出来10 箱 6 瓶免去了人为计算的繁琐如下图 注意这种转换关系适用于所有单据只要商品设置了多计量单位且各计量单位之间是非十进制的换算关系 输入备注信息对该张采购订单进行说明或详细注释 注意已到数量指采购订单中该商品实际到货数量当采购单根据采购订单生成时该栏目由系统通过采购单自动产生且不允许修改 6关闭 关闭分为两种情况一种是关闭订单所谓关闭订单是指暂时不使用该订单一种是关闭订单中的某一具体商品即该种商品在订单中暂时不执行 注意若采购单由订单生成当商品的入库数量与订单中的商品数量相等时系统会自动关闭该商品当采购单的入库数量与订单中的数量相等时系统会自动关闭该张订单 7单击确认按钮完成并存盘退出订单 第七章 采购 175 三三采购订单的相关操作采购订单的相关操作 1 订单执行情况订单执行情况 对已经执行的订单可查询其执行情况即该订单涉及到哪些采购单具体的货物数量是多少 单击执行情况按钮出现订单执行情况窗口 在此可查询订单具体的执行情况单击关联可查询对应的采购单据 2 自动生成采购订单自动生成采购订单 采购订单除了可手工直接录入外 还可由系统自动生成 单击 自动生成 按钮 出现 自动生成采购订单窗口 176 第七章 采购 需要注意的是 采购订单若系统自动生成 在商品劳务设置中需要设置该商品的主要供应商否则在该窗口中将没有信息显示 输入日期指定计算周期销售数量参考周期 日期系统默认为注册日期可根据需要修改系统将该日期作为单据中的日期 设置计算周期销售数量参考周期系统提供年季月周天等五种周期供选选择了某一周期并指定了销售数量参考周期后单击计算按钮系统将自动计算该周期的平均销售量根据最大最小库存及现有库存计算该周期的建议采购数量以及建议本次采购数量然后将需要生成订单的商品作上选择标志输入约定到货日期系统默认与上述日期相同 可根据需要修改 该日期将填列在采购订单中的 到货日期 栏 单击 确定按钮即可自动生成一张商品采购订单 销售数量参考周期参考数据是指定日期之前含当天的数据如最近 12 周是指从指定日期算起向前 12 周的销售数据作为参考数据 当前现有库存到指定日期为止的库存数量 预计到货量 将指定日期的下一个周期作为预计期间 预计到货量等于预计到货日期在该期间内的采购订单数量 + 预计到货日期为空且单据日期在预计期间的采购订单数量 第七章 采购 177 第三节 商品采购第三节 商品采购 一一关于商品采购单的应用关于商品采购单的应用 商品采购单主要记载购货过程中发生的经济业务是产生库存账现金/银行账和应付账款的依据 何时使用商品采购单 当您收到一批货物时无论发票是否随货同行都要填制采购单进行入库处理若为钱货两清可在采购单中直接进行发票填制及付款操作 票货同到即采购发票与货物同时到达在填制采购单的同时作上开票标志然后在现金结算中付款 票到货未到即发票先到而货物未到时可直接填制采购发票系统自动记入单到货未到报表当商品到达时再填制采购单入库此时系统自动记入货到单未到报表然后单击选择发票按钮进行采购单和采购发票的核销需要提醒的是只要商品单价一致可以一张多张采购单核销一张多张采购发票 货到票未到即货物先到而采购发票未到可以采用估价入库的方式根据与供应商约定的价格填制采购单待发票到后首先根据收到的发票填制采购发票单据然后在发票录入窗口中使用 选择单据 功能 以便确定本张发票所对应的入库单据 如果两种单据的数量金额都一致 可以立即核销货到票未到商品 如果商品价格不一致 无论数量是否全部到齐可以采取两种方式进行处理 1采购入库单据已经生成凭证为了保证财务数据与业务数据的一致性此时不能修改暂估入库的采购单据 可以根据收到的实际发票直接填制采购发票单据 然后单击 选择单据按钮进入入库单据核销窗口系统自动在本次开票数量和本次开票金额栏目内填入当前发票的数量和含税金额注意如果该采购单据没有生成凭证就不能在填制采购发票时选择采购单 178 第七章 采购 在采购发票自动生成凭证时对于出现的暂估差异系统提供两种处理方式 在生成凭证时可以选择红冲调整即冲销原入库单据后再重新填制一张正确单价的入库单据也可以选择差额调整即仅仅补充一笔没有数量只有差异金额的商品入库单据这样系统在自动生成发票对应的凭证时也根据所选择的差额调整方式自动生成了相关的入库调整单据 2采购入库单据没有生成凭证如果在当前会计期间收到发票可以根据发票直接修改暂估入库单据如果当前期间已经结账可以根据最终的采购单据与发票单据的差异首先全额冲销暂估入库单据 然后填制一张与采购发票一致的入库单据 并重新进入采购发票单据中通过选择单据进行核销此时核销窗口中有三张该商品的入库单据即暂估入库冲销暂估的红字入库与发票一致的入库单据在核销与发票一致的入库单据的同时还需要在核销窗口中将其他两种入库单据打上关闭标志 以避免在货到票未到报表中反映这两笔相互冲销的数据 注意 无论发票数量是否已经等于暂估入库数量即无论是否多次开票只要单价有差异系统就会自动进行冲销但仅仅冲销发票上对应数量所带来的差异不需要发票数量与入库第七章 采购 179 单据数量完全一致后才进行冲销 上述自动调整的功能需要将暂估入库单据生成凭证后才能有效否则在结账后由于不能再修改已结账期间的单据只能以手工方式来进行差额调整并且只能进行全额回冲否则无法进行核销 直运采购 主要为直运销售而设置 在发票到达后即可录入直运采购单 不需要指定货位直运采购不影响实际库存只是为直运销售提供成本价 采购退货业务 可直接录入红字采购单 对于退货业务的红字单据和冲销业务的红字单据可通过单据编号中的前缀加以区别 商品采购单登记的账册 商品采购单保存后系统自动登记商品库存账货位账对供应商的应付账款付款后会登记付款汇总及明细表如果采用现结即现金结算方式则直接登记库存账和现金/银行账不再登记应付账款 票货未同到时系统自动登记货到票未到票到货未到报表两者核销后将自动清除 在导航图中系统提供商品采购汇总表供查询同时还提供采购明细表单到货未到及货到单未到各种账表供查 与商品采购单相关的功能 商品采购单可通过采购订单自动生成 也可选择采购订单中的内容进行填制 还可不通过采购订单直接填制该张采购单生成凭证后在商品采购单中可直接关联凭证如果在商品采购单中作上开票标志填制采购单的同时也进行了开票业务的处理如单货同到时若业务为票先到货后到的情况当货物到后填制商品采购单时可直接核销对应的采购发票 对于付款来说可分为两种情况 第一是钱货两清即现结采购时属于此种情况时首先需要在开票标志栏作上选择标志然后单击现金结算复选框进入现金结算窗口直接付款或在标有现金结算的采购单中单击付款资料按钮在付款资料中付款系统同样会进入现金结算窗口输入付款信息即可相比较而言前面一种方法更为简捷采用现结方式付款时系统直接登记现金/银行账不再登记应付账也无需进行应付款的核销 180 第七章 采购 第二是挂账即先款后货或先货后款此种情况即使在开票标志处作上了选择标志只要不选择现金结算系统都将作为挂账处理单击付款资料按钮可查询商品的付款情况若需要付款 可单击 付款按钮填制采购付款单在付款单中可对应付账款进行核销如果在填制采购单之前已经在填制了采购付款单 即货到之前已经付了款 那么在商品采购单中可直接进行应付账款的核销还可在现金银行模块中填制采购付款单 由此可以看出在付款资料中单击付款后出现的窗口将根据是否选择了现金结算而有所不同选择了现金结算时将进入现款结算窗口进行付款没有选择现金结算时将进入采购付款单中进行付款 二二关于商品采购单的操作关于商品采购单的操作 1单击导航图中的商品采购或选择购销菜单中的商品采购出现商品采购单据窗口 2选择单位 所选单位必须具有供应商供销或其它等单位性质且必须指定应付账款科目若为新