付先华面向21世纪高校图书馆 管理及其发展研究摘 要 21世纪,高校图书馆的机构设置必须面向现代信息技术系统的要求,按作业需求而设,按管理目标而定。比如图书馆可设文献信息整理部、 文献信息服务部、 信息技术部。文献资源建设布局也应与数字图书馆建设一并考虑。参考文献10。关键词 高等院校图书馆 发展战略 管理模式 数字化图书馆 分类号 G251ABSTRACT In this paper , the author thinks that operation systems of university libraries in thetwenty2first century should meet the needs of modern IT systems. For example , university librariescan have departments of document information arrangement , department of document informationservices and department of IT. The development of document resources can be considered togetherwith the development of digital libraries. 10 refs.KEY WORDS University library. Development strategy. Management pattern. Digital library.CLASS NUMBER G251学校 “211工程” 建设中,高校图书馆如何变革现有的管理模式,走出一条面向21世纪的发展道路,是值得我们研究的一个课题。1 高校图书馆现状111 办馆条件明显改善80年代前,高校馆舍面积小,外观亦单调,1980年高校图书馆总的建筑面积只有132133万m2,相当多的图书馆没有独立的馆舍。1990年以后,高校图书馆进入一个空前发展的新时期,国家投入的文献购置费逐年增长。据 中国图书馆年鉴1999年 统计:1997年,高校图书馆文献购置费已达41615亿元,是1980年的8倍多;馆舍面积已达627181万m2,是1980年的4175倍;藏书总量达4168亿册,是1980年的214倍;工作人员增到4113万人,是1980年的2139倍。高校图书馆办馆条件明显改善。112 文献信息资源保障体系逐步完善1994年,中国教育科研网开通,有682所高校图书馆使用计算机,约200所高校图书馆组建局域网,建立自动化管理系统。1998年3月,高等教育文献保障系统(Calis)网络正式启动。现已建立了一个全国文献信息中心和7个地区文献信息中心,依托现代化的设施,已连通61所高等学校,使CERNET网上文献信息资源可共知共享。同时,围绕 “211工程” 重点学科建设的需要,有针对性地引进了一批文献数据库,建立了一批具有中国学校特点的文献与专业数据库。重点建设的学科中文文献保障率达到95 % ,外文文献保障率提高到80 %。113 高校图书馆自动化步伐加快,进展显著进入90年代,图书馆的自动化管理系统,由研制开发进入实际应用阶段。国内开发的一些管理系统软件实现了商品化。例如,深圳图书馆的ILAS系统,北京息洋电子信息研究所的息洋图书馆集成系统,国家图书馆的 “文津图书馆管理系统”,深圳大学图书馆的微机局域网系统,大连的博菲特系统,江苏的汇文系统等。清华大学图书馆、 北京大学图书馆、 上海交大图书馆则引进了国外的先进软件,经汉化改造后使用。全国一大批高校图书馆实行了自动化管理。近几年,各种局域网、 校园网、 地区网等图书馆网络建设方兴未艾。如北大、 清华、 中科院等三家图书馆共建的中国教育与科研示范网、 国家教委的中国教育科研计算机网,已有100所高校入网。相当多高校图书馆组建各种类型、功能的网络,使图书馆藏书结构、 文献加工、 管理与读者服务工作面貌为之一新。数据库建设成绩显著。高校图书馆除引进一批数据库外,还自建书目、 期刊目录、 文摘、 全文数据库等,其中以书目数据库为最多,全国已有200所高校图书馆建立了250个数据库。清华大学1996年12月出版 中国学术期刊(光盘版),它是我国第一部大规模集成化学术期刊全文电子检索系统,入编期刊已达3000多种。不少高校设立了中国学术期刊文献检索咨询站,加入全国性的学术期刊文献检索服务网络。09中国图书馆学报(双月刊)2001年第4期 ZHONGGUO TUSHUGUANXUEBAO114 服务方式多样,服务内容深化随着社会主义市场经济体制的确立和精神文明建设的发展,高校图书馆的服务方式有了许多发展与改进,主要是变封闭为开放,变被动为主动,变集中为分散,变浅层为深层,变单一为多样,变静态为动态,变单层为多层,变单功能为全功能等等,对一些重大科研项目,采取跟踪和一条龙服务,跟踪到取得经济效益为止。图书馆的服务内容也不断深化,特别是随着图书馆自动化的发展,图书馆的参考咨询、 信息服务将逐渐以整本书刊为单元的服务转向以专题、知识单元为基础的服务,将以馆藏为基础的服务转向以获取的资源为基础的服务。2 高校图书馆存在的问题211 经费投入相对不足,信息资源质量明显下降高校图书馆的经费来源主要是国家和地方政府的财政收入。因各种原因,近几年财政对绝大多数图书馆的经费投入年增长率只在2 %5 % ,有的甚至是零,大大低于同期约10 %年均经济增长率。80年代中后期以来,书价每年以20 %50 %的幅度上涨,在全国14大类商品中,涨幅仅次于食品,居第2位,使原本对图书馆投入经费不足的问题更加突出。许多图书馆已买不起书,只能望 “书” 兴叹。这种状况制约着图书馆规模与发展。212 缺乏产业化的观念根据社会产业的划分,图书馆应属于第三产业,但人们往往只把它看作是传播文化的意识形态部门,而忽视了它的第三产业的属性。长期以来,由于其服务是无偿的,在经济上不仅依靠国家包办,而且在意识上也是缺乏产业化的观念,以致对图书馆的信息服务业缺乏足够的重视和必要的投入。各高校网上可利用的资源匮乏,网上自己拥有产权的、 利用价值较高的信息数据库少,校园网上往往E2MALL和BBS利用率居前。对现有信息资源的开发和利用不够,许多文献资源被长期闲置。迄今为止,我国高等院校还没有一个具有一定规模、 成功地进行商业运作的信息服务企业或机构,这不能不说是一个很大的缺陷。213 图书馆馆员还不具备作为信息员的素质信息资源的开发建设离不开人,而人又是关键中的关键。但是现在的许多图书馆中,人员的知识层次和职称结构很不合理,还不具备作为信息服务人员所需的素质。高学历、 高技能、 高职称者少,不能充当网络环境下为读者服务的信息员职责。214 自动化建设各自为政,调控不力目前,高校图书馆自动化建设进程日益呈现混乱状态。从宏观上看,整体的规划与协调不能有效落实,图书馆各自为政、 孤立发展的状况依然如故。各馆引进的计算机硬件和机型繁多杂乱,不利于移植。管理软件种类多样,从运行环境、 设计模块到系统功能、 操作指令都不尽相同,通用性不强,各系统间低水平重复开发,重复建库现象时有发生。所有这些,不仅造成人、 财、 物的浪费,也为相互间的合作和联网制造了障碍。从微观上看,各馆的建设工作多是考虑眼前利益、 近期功效,而放松长远发展需要,推行标准化不足;或者为了抢时间、 争速度而不顾工作质量的监督和管理;或者贪图方便省事,而将著录标准或项目内容任意简化、 改造,甚至有的一直将错就错,沿用非标准格式。所以现行的自动化集成系统,其数据准确性、 标准化根本难以保证。这种局面亟待改变。3 面向21世纪高校图书馆管理模式与发展 方向311 重组新的机构模式传统的高校图书馆组织机构一般是以文献管理为中心,按文献类别或工序而设置。通常设有采编部、 流通部、阅览部、 期刊部、 技术部、 参考咨询部等,它适应了手工作业方式。早期的计算机管理系统也是以这种模式为基础,所实现的计算机管理仅仅是对手工处理的模仿和翻版。在面向信息高度集成管理系统和网络环境下,这种模式不但难以运作,而且成了现代信息技术在图书馆中应用和发展的障碍。把不同类型文献的采购、 加工、 整理及服务相分离,彼此缺乏联系,既不利于资源的合理配置,又不利于文献整理的标准化、 规范化;部门划分过细,机构臃肿,效率低,且相同部门功能重叠,遏制或削弱了同种功能的整体发挥。高校图书馆的机构设置必须面向现代信息技术系统的要求,按作业需求而设,依管理目标而定,而不是将计算机系统简单地贴到原来的机构模式上。在新的环境下,必须审视图书馆机构设置的出发点,采取简单灵活的粗放模式,重建有机的组织机构。就国外的发展趋势看,主要采用两分法、 三分法及图书馆与计算机中心合并的方式。两分法是指将图书馆的业务分成两块,即成立信息存取部和信息传递部;三分法是指图书馆组织机构由3个全新的部门组成,即信息资源与服务部、 知识管理中心和互动式学习实验室。还有的正在尝试专门委员会管理、 项目管理等新的组织管理形式。在网络环境下,高校图书馆应机构重组,理想模式有以下两种:第一种是功能式部门分工。它是集咨询功能、 信息检索功能和文献功能为一体,用户只需坐在自己计算机终端前,就可直接下载或通过在线订购,获得自己所需要的期刊文献或其他文献。(1)将中、 外文书刊的采访、 编目、 交换、 典藏调配等工作合在一起,组建文献信息整理部。(2)将书刊的流通、 阅览与参考咨询等工作合在一起,成立文献信息服务部。信息服务部是将原来流通部、 阅览部、 期刊部所属的阅览室、 参考咨询部等合并而成。该部在接待读者阅览的同时,适当集中人力资源,利用现代化技术手段开发馆藏信息资源及网上信息资源,为读者提供信息19付先华:面向21世纪高校图书馆管理及其发展研究Fu Xianhua :Management and Development of University Libraries Facing the 21st Century服务。在布局上可采取业务工作相对集中的方式,如将文科文献集中在一层楼上,将理工科文献集中在一层楼上,采取开放式管理,能打通的阅览室都打通。(3)融合图书馆系统维护、 软件开发与硬件维护等功能为一体,成立信息技术部。该部门包括计算机网络维护人员、 计算机软硬件的维护人员,还包括多媒体阅览室和电子检索室的管理人员。该部门的职责是:保障计算机网络的顺利运行,保障计算机各种应用系统的正常使用;根据读者需要,及时调整多媒体阅览室和电子检索室的软件;提高全馆专业人员计算机操作能力和检索系统的应用能力。第二种是矩阵式组织。它是在传统功能性分工的阶层式组织基础上,加上学科等专项管理小组,以发挥利于协调的优点。这样,原组织与专项小组成行列交叉方式,形成矩阵式组织结构。首先将图书馆的采访、 编目、 流通、 阅览、 期刊、 咨询等程序整合为一体,设置若干个工作流程组,如采编组、 信息服务组、 系统处理和数据库管理组等,再根据学校情况依某个学科或几个学科的文献建设成立若干个 “专项管理小组” 。每一个 “专项管理小组” 设置专业馆员一职。专业馆员必须具备有关的专业学位和文献信息管理的专业学位,负责联系相关的学科或学院,购置相关学科文献(包括购书费预算、 选订图书、 对所购图书的使用情况进行调研等工作) ,承担咨询和指导阅读、 辅导学生进行联机检索和利用各种数据库的任务及负责文献的馆际互借等工作。专业馆员的下面设置业务人员职位。业务人员在专业馆员指导下,从事文献管理、 分编和区分学术文献的借阅期限等工作。每一组再配备一些从事文献整理和看管的服务人员。图书馆还可以根据需要组建临时性的工作小组去完成临时的特定的工作任务。312 实施先进的人力资源管理现代化管理思想的核心是突出了人的管理,充分认识人是管理中最活跃、 最具创造性的因素。