关于我国档案信息化标准体系框架的思考 的论文 档案信息化建设必须遵循一定的标准,标准建设无疑将作为档案信息 化建设的重要内容,成为其高效、有序进行并最终完成的基础。需要 特别指出的是,档案信息化标准建设不仅应关注标准的数量,更应关注 标准的内容与结构;在一定标准框架指导下,建立与完善档案信息化标 准体系才应该是档案信息化标准建设的导向与目标。 一、 档案信息化标准体系环境 档案信息化是社会信息化的一 部分,档案信息化处在社会信息化的大环境中,必然会与作为其环境因 素的社会信息化其他部分相交互,同样,档案信息化标准建设也是处在 社会信息化标准的大环境中,必然会受到电子政务、电子商务、信息 技术等其他领域标准化的影响,如图 1 所示。 之所以存在图 1 所示关系,主要是因为档案信息化是档案管理与信息技术的结合,而档 案管理不仅存在于综合性档案馆内,还存于各行各业内。由于不同行 业对档案管理的要求不尽相同,档案管理信息化的行业特色部分也就 成为行业信息化的一部分。 二、档案信息化标准体系的 三维框架模型 根据印度魏尔曼最早提出的标准体系表三 维结构思想,结合上述档案信息化特点,并广泛参照国内其他领域现有 标准体系框架研究成果,提出以下档案信息化标准体系模型: 对 上述框架模型的具体解释如下: 1、信息技术维 信息技术涉 及范围很广,从数据编码到文件格式,从数据库到应用系统,从网络设 施到操作系统,十分庞杂。因此,在信息技术维,不能对信息技术进行 简单罗列,而应着眼其在档案管理中的应用,分成简明的几个层次。 全国档案信息化建设实施纲要中,将档案信息化建设分为档案信 息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、 档案信息化标准规范建设、档案信息安全保障体系建设、档案信息 化人才队伍建设六个方面,其中档案信息资源建设、档案管理应用系 统建设、档案信息化基础设施建设和档案信息安全保障体系建设四 个方面与信息技术和标准应用联系密切。由此,根据与档案资源内容 结合的紧密程度,可以把信息技术由内向外,分为信息资源、软件应用 系统、信息安全、基础设施等方面。 2、档案管理维 档案 管理维的细分,就是要根据一定标准,将档案管理分成若干方面。与图 书馆领域相比,档案资源的凭证作用,在于档案管理机构的可信性,而 归根结底,在于档案管理流程的可信性,因此,档案管理的流程与环节 具有更为重要的意义。另外,由于档案管理流程也是基于对文件运动 规律(文件连续体理论、文件生命周期理论等)的认识,而我国现有档 案管理流程是与文件生命周期理论相一致的,故对档案管理的细分,无论是基于信息化环境下的档案管理业务流程,还是基于文件生命周期, 从本质上说都是一致的。故在档案管理维,总体上适合按档案管理流 程进行细分。 显然,这里所指的档案管理是指信息化环境下的 档案管理,而非传统的档案管理。基于全程控制的思想,信息化环境下 的档案管理不是始自档案交接,而是必须延伸到档案前身文件的 生成。我国传统档案管理的业务流程包括著录、分类(标引)、保管、 检索利用、归档、鉴定销毁等环节,其业务起点是档案接收,这显然已 不适应信息化环境下电子文件和电子档案管理的要求。而我国电 子文件归档与管理规范中,则基于全程管理的思想,将整体业务流程 分为收集和积累(收集积累、登记)、归档(鉴定、检测、归档)、整理 (整理、著录)、移交接收保管(移交接收、保管、利用、鉴定销毁、 统计)等部分。另外,文件管理国际标准 iso15489 中所列的文件管理 全过程包括确定文件系统需捕获的文件、确定文件保存时间、捕获、 登记、分类(数字及编码配置、词汇控制)、存储和保管、利用、跟 踪、实施处置、记录文件管理过程等部分,其与我国档案管理业务活 动的关联关系如表 1 所示。 由于 iso15489 文件管理标准形成于 21 世纪初,其中已较为充 分地考虑了电子文件管理的要求,故其完全适用于信息化环境下的文 件管理。基于此标准所规定的管理流程,结合我国的档案管理实际情 况,从档案信息化标准建设的角度出发,可将档案管理维细分为管理规 划与前端控制、归档、整理、存储和保管、利用、处置、过程记录 与统计分析。 3、层次领域维 任何领域的标准都有层次之 分,档案领域也不例外。信息化环境下,档案标准与其他领域标准存在 更多的互操作,领域差异造成的档案管理差异要求在关注基础标准、 通用标准建设的同时,也要更加关注专业标准。基础标准、通用标准 和专业标准由内向外,构成层次领域维。 在层次领域维,基础标 准元素与信息技术维和档案管理维的整体相结合,构成基础标准面,基 础标准面作为一个整体沿层次领域维向外辐射,作用于通用标准面和 所有的专业标准面。类似基础标准,通用标准也作为层次领域维的一 个元素,与信息技术维和档案管理维构成一个面,不过,在该面上的具 体标准可由信息技术维和档案管理维上的具体元素来确定。通用标 准面沿层次领域维向外辐射,作用于所有专业标准面。专业标准在层 次领域维上体现为若干呈并列关系的点,每一个点又与信息技术维和 档案管理维确立一个专业标准面,若干平行面共同构成档案信息化专 业标准的集合。 4、在上述框架模型中,档案信息化标准的范围 是由三维确定的立体空间。但需要特别说明的是,三维模型只是用来 协助描述档案信息化标准内容范围,并不是直接用来确定档案信息化 所应制定的具体标准。尤其是不能认为,三维中各取一点所确立的立体空间的一个具体点就必须对应一个具体标准。实际上,欲制定的具 体标准在三维空间中对应的可以是一个点,也可能是一条线段,甚至一 个平面区域。另外,实际中不同具体标准在空间上还可能会有交叉,但 这种交叉并非模型的致命缺陷,恰恰相反,若交叉不可避免,那么,当交 叉情况通过模型得以清晰反映后,就可以尽量保持交叉部分的一致,从 而保持档案信息化标准体系的整体协调性。 5、三维框架模型 中,尽管各维度都有逻辑方向,但逻辑方向并不一定代表标准制定的时 间顺序。三维中,信息技术维的方向体现了信息技术与档案管理内容 结合的紧密程度,信息资源在最内层,表明信息资源相关的信息技术, 如数字档案信息资源编码、格式、元数据等,与档案管理的核心结合 最紧密,在档案信息化标准体系建设中的地位也最重要。而位于外层 的网络、操作系统等相关的基础设施则距离档案管理的核心最远,与 档案管理的结合最为松散,故其相关标准虽为档案信息化不可或缺,但 就档案信息化标准建设而言,此方面主要是现有标准的采用,尤其是核 心技术标准和基础标准方面。需要档案领域制定的只是少数近似管 理标准的应用层次的标准,主要着眼于设施的适用够用。可见,信息技 术维的方向在某种程度上表示了标准在体系建设中的地位和优先级, 但并不一定与标准制定的时间顺序一致。在档案管理维,维度方向只 是代表档案业务的一般流程,不代表档案管理业务的重要程度,更无从 体现标准制定的时间顺序。在层次领域维,尽管按从基础到通用再到 专业的先后顺序制定标准可以更好地保证标准的协调一致性,但这只 能是一种理想状况。现实中,由于基础标准、通用标准要有足够的概 括性,需要在对各个具体专业领域的个性充分认识把握后加以概括,因 此,并非所有基础标准和通用标准都能先于专业标准制定出来。例如, 在我国,cad 电子文件归档与管理规范是专业标准,但其制定却明 显早于通用标准电子文件归档与管理规范,另外,电子文件名词 术语作为一项基础标准,2002 年才立项,至今尚未完成。 三、三维框架模型向二维框架的转化 如上所述,三维框架 模型只是标准体系的内容描述框架,不能直接用于具体标准制定,能直 接用于制定具体标准的是标准体系表。标准体系表是二维层次结构, 最低层为具体标准名称。因此,有必要将三维模型转化为二维框架,以 便进一步制定标准体系表。总体上以上述三维框架模型的信息技术 维为主维,并加以补充修正,可以得到以下档案信息化标准体系框架: 上图所示体系框架主要组成部分的含义如下表所示: