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BUBI报销制度 Start Here 运营管理部 王梦蕊 线上报销线上报销 属地原则、必须挂靠项目、 审批链接 线下报销线下报销 供应商采购付款、无法线 上填报单据 制度分享 之二 报销类型报销类型 差旅报销、通讯费报销、 交通费报销等 BUBI报销制度 1 线下报销 供应商采购付款-包括租房、履约保证金、投标保证金 【1】付给第三方供应商的借款申请及审批: 【2】付给第三方供应商的借款:收款人只能是对应的供应商。 【3】项目组借款,由项目经理统一借支。 【4】项目组租房可由各平台行政管理部出面签约、付款。 报销单据日期早于报销人入职日期,无法在ERP上填报的单据。 提交付款申领单 主管经理、总监、SVP及 Stanley zhou审批 办理款项借支 2 线上报销 总体原则 【1】遵守属地原则,不得异地借款、报销; 【2】所有费用须挂靠项目; 售前支持费用统一归并售前项目,挂靠不同的任务,使用范围为销售人员及售前支持人员。 行政管理费用挂靠”BUBI行政管理”项目(项目ID:40004837),费用承担部门为个人 归属部门。包括:额度内交通费、通讯费、部门管理及活动费用。 交付类实施项目的费用:归并各自项目费用中,费用承担部门为对应项目的归属部门, 而非费用填报人员的归属部门。 该项费用报销应确保有项目预算且预算尚有余额可用,方能流转审批。 一份报销中的所有费用应归属同一项目;不同项目的费用报销需要分别创建不同的费用报告。 【4】报销费用明细粒度:一笔费用对应一条明细 单笔超过¥1000 以上的报销单,除交通限额费用外,其他均需要先征得 直属领导和总监以上级别人员同意后,才能提交报销。 BUBI报销制度 【3】费用归集到项目: 3 线上报销 ERP线上报销审批链: BUBI报销制度 项目助理 超过5000元 项目经理 员工归属 主管 项目归属 部门经理 项目归属 部门总监 BUBI VP 集团CAO 4 差旅报销 通讯费报销 项目组费用 报销 交通费报销 招待费报销 报销类型报销类型 报销类型 BUBI报销制度 差旅报销 通讯费报销 交通费报销 招待费报销 项目组费 用报销 差旅报销 通讯费报销 项目组费用 报销 交通费报销 招待费报销 报销类型报销类型 BUBI报销制度 报销类型 5 招待费报销 交通费报销 通讯费报销 项目组费用 报销 通讯费报销 交通费报销 招待费报销 项目组费用 报销 差旅报销 BUBI报销制度 注意事项: 【1】“先申请,审批通过后方可出差”,不允许后补出差申请。 【2】“先预算,后支出”:所报销费用应确保存在差旅预算中,才能进行差旅报销。 【3】报销时需要的凭证: 每月提交出差补贴报销时需提供: 【4】 涉及到“跨月”的差旅,可以按月提交出差补贴。 差旅审批授权、差旅凭证(火车票、登机牌等)、 住宿清单、相应的发票。 财务会根据往返的差旅凭证原件核对该次差旅所产生的出差补贴。 去程差旅凭证;(第一次为原件,后续为复印件) 差旅授权凭证; 回程差旅凭证原件。 差旅结束后注明: “此次差旅结束” 报销类型 5 招待费报销 交通费报销 通讯费报销 项目组费用 报销 通讯费报销 交通费报销 招待费报销 项目组费用 报销 差旅报销 BUBI报销制度 交通工具的选择: 单程在12 小时以内(含)能够到达目的地的,应乘坐火车硬卧; 【注:特殊情况须乘坐飞机,需要总监及以上领导特批】 需要在出差申请时特别说明; 乘坐火车: 乘坐飞机: 火车单程超过12 小时才能到达目的地的出差; 自驾出差: 可报销费用包括出差过程中因处理公事所产生的路桥费、汽油费、停车费。 其中: 停车费需要注明停车费产生原因。 汽油费=汽车行驶里程(公里数)/100*11(每100公里油耗)*8元/ 升(其中包含车损补偿); 报销类型 6 招待费报销 交通费报销 通讯费报销 项目组费用 报销 通讯费报销 交通费报销 招待费报销 项目组费用 报销 差旅报销 BUBI报销制度 住宿准则: 【1】优先选择协议酒店:推荐等级依次为: 超出住宿标准部分员工自理; 同性出差,两人应住一间; 酒店开具住宿发票、住宿清单。 【2】如无协议酒店,则参考住宿标准为: 注意事项: 报销类型 7 招待费报销 交通费报销 通讯费报销 项目组费用 报销 通讯费报销 交通费报销 招待费报销 项目组费用 报销 差旅报销 BUBI报销制度 出差补贴: 上述补贴中包含了伙食、交通(除往返交通站点的费用)和通讯补贴; 实习生出差享受同等差补。 往返交通站点的交通费: 可报销的限额为150 元/人,应与车船机票同天的交通票据,实报实销; 一次前往多地,每增加一个出差地点,报销限额增加50 元/人。 总监及以上人员出差的住宿费、交通费、伙食费采取实报实销的方 式,不再享有出差补贴。 每人每天80 元: 北京、上海、广州、深圳四个城市; 每人每天70 元: 每人每天50 元: 除上述四个城市外的其它城市; 选择自驾出行。 报销类型 8 9 通讯费报销 差旅报销 差旅报销 招待费报销 交通费报销 项目组费用 报销 BUBI报销制度 额度内报销 【1】员工身兼多职者,从高适用限额,不得重复使用限额; 【2】按月提交,并且最迟在次月末提交报销,逾期作废。 【3】额度标准如下: 通讯费报销说明: 【1】只能报销登记在BUBI通讯录上的移动型电话号码; 【2】双线控制:职级限额内实际发生金额70%报销,超出自理; 【3】报销票据应为移动电话的月结话费发票; 如:使用充值卡发票,需要打印话费清单作为报销附件。 【4】ERP报销时需要注明明细。 如: 2011年12月手机通讯费额度内报销:200*0.7 =140元 报销类型 10 通讯费报销 差旅报销 通讯费报销 招待费报销 项目组费用 报销 交通费报销 BUBI报销制度 限额内报销说明: 【1】可报销的交通费票据范围: 【2】限额交通费发票要求: 【3】如有多种发票混报,费用类型为【市内交通费-其他】, 明细里注明:20*年*月交通限额报销,发票张数。 按照当月实际发生的在部门预算或项目预算内实报实销(的士票,公交票,地铁 票),说明因公乘坐出租车的时间,事由,起点,终点等信息供审批人查阅。 一次出租车费用一条费用明细,该次行程中所发生的过桥过路费、燃油费等都 可以放在一起。描述中注明:起点、终点、事由、发票张数。 上海交通充值定额发票下方因注明了“仅限个人使用”的字样,故财务不接受此类发票。 包括出租车票、地铁票、公交车票、公交IC 卡充值发票、 油费、加油卡充值费、停车费及过路过桥费;其他车辆 费用如维修费等不得报销。 必须为当月的市内交通费(发票日期在本月内的交通费), 不得使用其他月份的交通费报销限额替报。 无报销限额说明: 报销类型 交通费报销 招待费报销 交通费报销 通讯费报销 差旅报销 项目组费用 报销 BUBI报销制度 业务招待费: 限额说明: 【1】餐饮娱乐及旅游类接待不得超过人民币1,800.00 元/人次; 【2】馈赠礼品的单价不得超过人民币1,800.00 元; 【4】如赠送多人,应分别按照单张金额小于人民币1,800.00 元的金额开具发票。 招待费明细里必须说明:招待时间、对象、人数、事由等。 定义 是指对外的各类接待,包括餐饮娱乐、礼品馈赠及出访、旅游等。 【3】每人次馈赠的总额不得超过人民币1,800.00 元; 报销类型 11 仅销售人员和技术总监以上级别可报销招待费用。 招待费报销 项目组费用 报销 交通费报销 招待费报销 通讯费报销 差旅报销 BUBI报销制度 项目组成员享受以下福利: 项目活动费 项目餐费 额度:为项目成员每人月150 元; 管理人:由项目经理统一管理支配。 【1】客户处开发才享受本福利,每工作人天有20 元的工作餐补助; 【2】根据项目经理每周上报工时计算,按自然月以工资异动的形式发放; 【3】出差人员不再享受餐补。 仅为项目实施阶段享受本福利; 在预算额度内发生的费用统一由项目经理凭票实报实销; 报销发票必须是实施阶段的发票; 不足1人月的,按实际折算的人月预算。 报销类型 12 招待费报销 项目组费用 报销 交通费报销 通讯费报销 差旅报销 BUBI报销制度 租房费用报销 要求:出差超过3个月(含3个月)的项目应租房; 租房费用包括: 【1】租房租金、取暖费和物业管理费上限指导如下: 【2】租房水电费、网络宽带费用(含初装费)费用上限指导如下: 【3】如需采购物品,则仅限于被单被套等床上用品费用上限指导为400 元/床 租房租金、取暖费、物业管理费、水电费、网络宽带费、 购置床上用品费用,不报销出租房内的固定电话费。 费用指导: 报销类型 13 BUBI报销制度 答疑汇总 15 1、ERP线上报销的地址是多少? https:/psftfin91.vanceinfo.com/psp/fms91prd/?cmd=login&languageCd=ZHS& 2、ERP的用户ID与密码是什么? 用户用户ID为文思邮箱前缀,密码为邮箱密码。为文思邮箱前缀,密码为邮箱密码。 3、为什么第一次上ERP,显示不了报销相关字段? 首次登陆首次登陆ERP后,系统不能检索个人信息,需要先进行个人信息维护,如后,系统不能检索个人信息,需要先进行个人信息维护,如 下图所示。信息维护后,系统才会建立此账户,次日登陆时会正常显示。下图所示。信息维护后,系统才会建立此账户,次日登陆时会正常显示。 4、交财务的报告单与发票怎么贴? 第一张:费用报告单;第一张:费用报告单; 第二张:差旅授权单(没有差旅报销者此张省略);第二张:差旅授权单(没有差旅报销者此张省略); 第三张:第三张:A4白纸贴发票。白纸贴发票。 BUBI报销制度 答疑汇总(续) 16 5、怎么查询已经提交的报销单? 差旅和费用中心差旅和费用中心 费用报告费用报告 其他其他2项项 查看(然后直接搜索即可)。查看(然后直接搜索即可)。 6、报销单被退回时需要在哪里更改? 差旅和费用中心差旅和费用中心费用报告费用报告修改(然后直接搜索即可)。修改(然后直接搜索即可)。 7、报销单审批结束后有邮件通知吗? 没有,需要自己上没有,需要自己上ERP查看查看 8、为什么报告中审批链中的人都已经审批通过,此张报告单还显示正在流程中呢? 财务审核单据后整个报销流程才会结束。财务审核单据后整个报销流程才会结束。 9、审批结束后,应该在哪打印报告单? 差旅和费用中心差旅和费用中心 费用报告费用报告 打印(直接搜索)打印(直接搜索) 可以搜索到的可以搜索到的 报告就证明审批链上的流程已结束,可以打印后交财务了。报告就证明审批链上的流程已结束,可以打印后交财务了。 Thank You! BUBI报销制度 运营管理部 王梦蕊 线上报销线上报销 属地原则、必须挂靠项目、 审批链接 线下报销线下报销 供应商采购付款、无法线 上填报单据 报销类型报销类型 差旅报销、通讯费报销、 交通费报销等
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