广州卡尼博服饰设计有限公司GUANGZHOU.KANIBO.FASHION.DESGIN.CO.LTD 管理类第 1 页 共 8 页广州卡尼博广州卡尼博服饰设计有限公司服饰设计有限公司文件控制程序文件控制程序一、目的对与质量体系运行有关的所有文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本，防止误用失效的文件。二、适应范围适用于与公司质量管理体系运行有关的所有文件控制。三、职责3.1 总经理负责审批质量手册；管理者代表负责审批程序文件。3.2 质量办公室负责公司质量管理体系质量手册和程序文件的修订、更换、发放和保管归档工作；办公室负责外来文件的管理，各部门负责其业务范围内的文件归档。3.3 各职能部门负责其业务范围内的文件的编制、发放、更改控制和管理，负责适用的外来文件的识别和分发的控制，其分管副总负责文件的审批。四、工作程序4.1 文件的分类4.1.1 管理类文件：公司质量手册,程序文件，作业文件。4.1.2 技术类文件：产品图纸，工艺文件，产品验收标准。4.1.3 各种记录的表格4.1.4 外来文件即：有关的法律法规和国家、行业、顾客的各种与质量有关的标准、规范等。4.2 文件的编号4.2.1 质量手册 TMJ/QM0311 发布年月质量手册代号企业代号第 2 页 共 8 页4.2.2 程序文件 TMJ/QP8.2.201文件序号标准条款号程序文件代号企业代号4.2.3 作业文件 RL/QC001文件序号作业文件代号部门代号Rl03 4.2.4 质量记录 TMJ/QR8.2.201001记录序号程序(作业)文件号质量记录代号企业代号4.2.5 公司各部门代号行政人事部 XR 财务部 CW营销中心 YX 物流部 WL采购部 CG 质量部 ZL 设计部 SJ 生产中心 SC 4.2.6 技术文件编号技术文件编号按技术文件管理办法执行。4.3 文件标识4.3.1 本公司文件分为受控文件和非受控文件。4.3.2 受控文件包括管理类文件(质量手册、程序文件、作业文件)、技术类文件、记录表格、内部标准、采购资料等。非受控文件指按合同要求传递给外单位（如认证公司、顾客等）的文件。第 3 页 共 8 页4.3.3 质量办公室应配有“受控” 、 “非受控”印章， “受控” 、 “非受控”文件均应由质量办公室按照其相应状态进行标识。4.3.4 凡属管理类受控文件加盖“受控”印章并编写受控号；技术类受控文件、各种记录表格、内部标准、采购资料等以其完善的编、审、批签名和批准日期为受控标识；非受控文件只加盖“非受控”印章。4.4 文件的编写、审核、批准4.4.1 质量手册由质量办公室负责编写，管理者代表审核，总经理批准发布。4.4.2 程序文件（含对应的质量记录）由各职能部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准。4.4.3 公司其它文件（含对应的质量记录）按质量管理体系职能分配由相关部门组织编制由部门负责人审核，分管副总批准。4.4.4 当文件涉及批准人个人利益时，由其直接上级作批准签字，或按相应的会议决议履行签批手续。4.5 文件的发放4.5.1 对于质量管理体系运行适用的各个场所、岗位，由质量办公室负责及时发放到位，保证有关人员使用现行有效的文件。4.5.2 管理类文件由质量办公室按“管理类文件目录”发放，发放时填写“文件发放（回收）登记表” 。4.5.3 其他文件由各部门按要求进行发放并填写“文件发放（回收）登记表” 。4.5.4 外来文件，由办公室负责识别、确定其适用性及发放范围，发放时填写“文件发放（回收）登记表” 。4.5.5 各部门编制本部门的“受控文件清单” ，清单中表明文件的名称、版本号或生效时间、编号等信息。4.6 文件的更改4.6.1 管理者代表应组织相关部门对管理类文件进行定期评审（文件发布后 6 个月），确认其有效性和适宜性，对不适宜部分及时修改并按 4.4、4.5、4.6 重新审核、批准和标识。4.6.2 当质量体系发生变动、组织机构调整等情况发生时，为确保文件的有效性和适宜性，文件必须更改。4.6.3 文件的更改，必须由原编制部门提出更改申请，填写“文件更改申请表”更改程序仍按本程序 4.4 文件的编写、审核、批准进行。质量办公室应保留文件更改内第 4 页 共 8 页容的记录。4.6.4 文件更改批准后，由质量办公室填写“文件更改通知单” ，按发放范围分发。文件持有人在“文件更改记录表”上作好记录，确保现行修订状态得到识别。4.6.5 文件更改后由管理者代表对文件更改后的执行情况进行跟踪验证，评价更改的实际效果，并报告总经理。4.7 文件的换版与作废4.7.1 发生下列情况之一，应视该文件为作废：有时效性，且已自然失去使用价值的；同一个文件换版后的旧版文件；原文件的部分内容发生更改，原文件被更改部分为作废。4.7.2 文件在下列情况下应予换版：文件的某一章节更改已达 5 次；文件内容修改幅度超过 40时；公司管理体制变革时；文件所依据的标准换版时。4.7.3 文件的作废和销毁处理所有失效或作废文件由质量办公室及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；对要销毁的作废文件，经管理者代表批准后，填写“文件销毁（留用）申请单” ，由质量办公室负责销毁。4.8 文件的复制、借阅和管理4.8.1 借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写“文件借阅/复制记录” ，由部门负责人按规定审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。4.8.2 文件和资料的持有者应妥善保管各类文件和资料，不得遗失、损毁，确保文件和资料的完整性。4.8.3 文件和资料的持有部门或持有人在机构变动或工作调动时，应向接收部门和接任人办理移交手续。4.9 外来文件的控制4.9.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并按 4.5 条控制分发以确保其有效。第 5 页 共 8 页4.9.2 办公室负责收集相关国家、行业标准和相关法律法规的最新版本，分发到相关部门使用，并把旧文件收回。4.9.3 办公室负责对外来文件定期检索，及时更换有效版本。五、相关文件5.1技术文件管理办法六、附表6.1 管理类文件目录6.2 文件发放（回收）登记表6.3 文件更改申请表6.4 文件更改通知单6.5 文件更改记录表6.6 文件归档登记表6.7 文件销毁（留用）申请单6.8 文件借阅/复制记录6.9 受控文件清单广州卡尼博服饰设计有限公司 管理类文件目录文件类别序号文件编号文件名称归口管理部门发放范围备注广州卡尼博服饰设计有限公司 文件发放(回收)登记表序号文件编号文 件 名 称发放（回收） 范围签收/日期备 注第 6 页 共 8 页广州卡尼博服饰设计有限公司 文件更改申请表文件编号 更改文件名称申请更改部门申请更改原因：申请人： 日期：更 改 前 内 容更 改 后 内 容（可另附页）更改人： 日期：更改审查意见：审查人： 日期： 批准：批准人： 日期：广州卡尼博服饰设计有限公司 文件更改通知单文件编号 更改文件名称文 件 编 号申请更改部门更改前内容：更改前内容：文件修改人： 日期： 更改页码更改条款更改状态 文件更改记录通知发往部门文件（页次）收发记录文件使用人文件管理人日 期第 7 页 共 8 页广州卡尼博服饰设计有限公司 文件更改记录单文件编号 文件名称申请人： 日期： 页行更改前更改后审核意见：审核人:年 月 日批准意见批准人:年 月 日广州卡尼博服饰设计有限公司 文件归档登记表归档文件名称文 件 编 号文件总页数归 档 编 号归档存放处保 密 等 级保 管 期 限备 注：归档时间送 交 人接 收 人修改变更记录修改日期更改单号送 交 人接 收 人存档变更记录第 8 页 共 8 页广州卡尼博服饰设计有限公司 文件销毁（留用）申请表文件名称文件编号文件编制部门销毁（留用）原因：批准人/日期申请人/日期广州卡尼博服饰设计有限公司 文件借阅/复制记录表文件名称文件编号文件编制部门借阅/复制原因：批准人/日期申请人/日期广州卡尼博服饰设计有限公司 受控文件清单序号文件编号文件名称版本号或生效时间备注