生涯發展輔導室第一期 職場 6 大基本功 成功是成功是故意故意的的 不要輕易相信我也不知怎麼就成功了之類的故事。 因為成功不僅不會是偶然發生，而且大多還是成功者處心積慮故意讓它發生的。 不管你的成功定義是什麼，如果你想成功， 本文的職場 6 大基本功，就是你開始故意的第一步。 第 11招 增加組織與個人的價值 增加組織與個人的價值 協助組織賺取比目前更多的利潤，就是增加組織的價值。如果你能增加組織 的價值，你對企業就更重要，也就等於增加了個人的價值。 了解所屬產業了解所屬產業 具體的作法包括：閱讀產業新聞與報導，留意影響所屬產業的經濟趨勢。別 忽略全球趨勢，它一樣會影響你的公司。閱讀同業期刊，即使必須向上司借閱。 跟客戶及供應商交談時，仔細傾聽他們想要表達的內容。如果看到同事可能感興 趣的文章，就標記相關資訊並傳給同事，並註明資料可能的用處，尤其是把資訊 傳給上司或客戶時。 如此不僅可以協助他人，也可以讓周圍的人知道你對產業的了解，進而對你 另眼看待，更加看重你，也有助於你在工作上的決策。 培養財務智商培養財務智商 了解財務用語，有助於加強個人績效和信心，展開事業前景。培養的具體作 法包括：在組織中能找出能協助你蒐集並解讀財務資訊的財務指導人士。確定能 看懂資產負債表，並了解其中的意涵。不懂的事絕不裝懂，請對方說明、尋求協 助是自信，而不是無知。 生涯發展輔導室第一期 停止財物損失停止財物損失 學會找出財務損失之處，並能動手解決，就是展現了經營 才能。如果你是一名主管，員工流動率就是典型的例子。 每當有人辭職，企業平均要花費這名員工兩倍的年薪，才 能彌補這個空缺。平均來說，新人到職後必須留任 18 個月， 才能彌補雇用成本。而且這只是直接成本，尚不包刮對顧客忠 誠度與生產力的影響。因此，降低員工流動率，其實是展現你 的管理能力。 有備而來有備而來 有太多人在開會或拜訪客戶前毫無準備或計畫 ，常常拖到最後一刻才開 始計畫。 隨機應變，並無法取代已有清楚重點的溝通，這不是考試而是現實生活，千 萬不要臨時抱佛腳。 具體作法包括：界定個人目標與其他人的目標。如果有疑問，打電話或用 email 詢問，確定自己知道對方目標。仔細思考關鍵何在。例如能產生多少業務 收入？了解這點，有助於你決定事先要花多少時間準備。 預先準備。如果是準備簡報，仔細想想報告重點。如果是團隊會議，事先看 過會議資料並加上註記。如果要跟有希望成交的客戶碰面，先了解對方的企業背 景。預先設想問題並擬定答案，多做幾次練習，有助於掌握重點保持思路清晰。 準備清單。列出該帶的東西，離開前檢查一次。 投資自己投資自己 明確定下 6 六個月內的學習目標。別只注意改善缺點，也要注意強化個人優 點。 列出把現有工作做好所需的技能，接下來檢視你的目標。如果想升遷，心目 中的職務須具備哪些新技能？然後把它列出來。並且寫下未來 6 個月內的 3 項改 善目標，其中兩項以改善現有職務的績效為主，另一項則以有助於升遷為目標。 在這 3 項中，至少有 1 項是針對個人優勢來發揮。 生涯發展輔導室第一期 第 第 22招 招 全方位溝通全方位溝通 上司會注意到傑出的溝通者。溝通是廣受所有組織看重的技能，也是讓你受到 注意的一項技能。 切入重點切入重點 想要被人注意，你的訊息必須簡單扼要。想想看以下事項：通常商情報導只有 1 頁內容；許多執行長在安排行程時，以 15 分鐘為一單位；過去 20 年來，廣告重點已經從 43 秒改為 9 秒。 因此，不要惹惱你的聽眾，把聽眾必須了解的重要訊息列山來，並列清楚，讓 人一目了然。通常，如果對方需要猜測你的意思，就表示大部份溝通的時間都不 會花在你想要得到的資訊上。 重要的事就再說一次重要的事就再說一次 手術室裡，醫師要護士拿 O 型陰性血液給他，護士回答： 我備妥 O 型陰性血 液了。而不是只說： 是的，這就是。 因此，處在溝通不良的高風險中時，重要的事再說一次。尤其是冗長的談話結 束後，補上備忘錄，並要求對方確認回覆。 生涯發展輔導室第一期 挑選想要的戰役挑選想要的戰役 別想在每次爭執中取勝，除非這件事很重要，否則會被認為愛找碴，不如省下 精力去做真正重要的事。 當你決定為某個構想奮鬥時，會發現因為你只針對你堅信的戰役力爭，反而更 易獲得他人的援助。 24 小時內回覆小時內回覆 盡可能在 24 小時內回覆對方問題，讓這件事變成個人習慣，可以顯示責任感。 迅速回應，可以讓人知道你能妥善管理時間，也表示你尊重對方的時間。 第 第 33招 招 了解如何產生成效 了解如何產生成效 10 幾年前，許多媽媽會把義大利麵丟到牆上，如果黏在牆上，就代表麵條煮 好了，但這麼做會浪費許多麵條，企業當然負擔不起這種做法。所以找對 方法 完成任務，自然會有助於你在公司的升遷。 生涯發展輔導室第一期 別把義大利麵丟到牆上別把義大利麵丟到牆上 現在有許多專案規劃的軟體，有助於工作的計劃與溝通，如果無法取得這類軟 體，就使用工作計劃表。 向上司確認目標，以確定你了解任務。列出評估達成目標的方法，有關時間、 預算和品質等評量標準，必須具體明確，並跟上司討論。確定團隊成員與會受專 案影響的人士，不會對你的計劃感到不安，如此才對獲得最佳成效並且免除障 礙。列出做出明智決定前的所需資訊，有助於更客觀的討論，也讓你更有信心。 信心，能讓你承擔風險與勇於創新。事前妥善溝通，以確定專案進展沒有偏確 常軌。安排一次規劃會議，跟團隊共同討論、決定如何完成任務，並記錄下這些 決定。 別把這項練習弄得太複雜，對小型專案而言，利用工作計劃表大約只需要花 10 分鐘。 制止搗亂大王制止搗亂大王 每個組織總會有人利用製造混亂，抗拒工作中的改變，團隊領導人如何避免這 種人危害你的工作成效？ 搗亂大王從錯誤訊息中得勢，利用頻繁的溝通傳遞正確訊息，讓團隊不誤信謠 傳，恰可抑制搗亂大王得逞。 給搗亂大王提出意見的機會，但別讓他主導內容。 此外，建立責任義務。唱反調的人為了證明提案有缺點，常會故意犯錯，務必 讓這些人為自已的失職負責。 生涯發展輔導室第一期 第 第 44招 招 講究誠信 講究誠信 對你的事業生涯來說，誠信是絕對必要的準則。不論你的職務為何，別人必須 能信任你這個品牌。個人品牌可讓你在可能一夕身敗名裂的商場競爭中屹立 不搖，為你帶來更多生意以及獲得上司提拔。沒有個人品牌，你將一事無成。 自重自重 心臟會先把含氧的新鮮血液送達到哪裡？腦部嗎？不是，而是先供應給自 已。原因無它，心臟必須先照顧好自已，否則就無法供血給其他部位。 這個道理在職場中也適用，除非照顧好自已，否則就沒辦法服務人。以清楚明 白的措詞讓對方知道，你不會容忍對方的不敬。 敬重他人敬重他人 如果以彈指作響來引起餐廳服務生的注意，這種人會獲得比較好 或比較差的 服務？當然是比較差的服務，在業界也是如此。尊重身邊的人，你會完成更多事 情，而且得到更好的績效。 以下是職場中表示尊重的幾種方法：準時、不插嘴、不浪費別人時間；有人跟 你講話時，不要一邊看電子郵件或接電話、交談時看對方眼睛、遇到人時要點頭 打招呼，被指派做報告時準備充分。 與道德人士為伍與道德人士為伍 如果被指派與自已道德標準不符的同事合作，除了必要的工作時間外，盡量避 免跟他們在一起。他們會損害你的生產力和升遷機會。專心做好手邊的工作，千 萬別降低自已的標準。 如果他們做出什麼違法的事，跟上司討論。如果這種狀況持續太久，考慮加入 新團隊或跳槽。 生涯發展輔導室第一期 第 第 55招 招 建立人脈建立人脈 穩固的關係是企業和人生的基礎，不跟別人打交道，可能會減弱你的人際網 絡，讓事業發展停滯不前。花時間建立人脈，就像投資金錢，你會從投資中獲得 報酬。 制定關係雷達螢幕制定關係雷達螢幕 這個螢幕可以讓你清楚掌握自已的人際關係。每當遇到可能讓你進一步達成目 標或能教導你某件事的人，取得他們的聯絡資訊並存檔，然後努力和他們建立關 係。除非你不喜歡或不尊敬對方。 一般的雷達每 10 秒鐘就會做 360 度掃描，同樣的道理，你必須定期關照你的 人際關係，不管是打電話或發電子郵件，有時間就盡量安排見面。 如果碰巧看到對朋友有利的資訊，就轉寄給朋友，並附上簡短問候： 我想你 可能會對這份訊息感興趣，希望你一切都好。 留意能幫助別人達成目標的機會， 往往更容易建立起有互動的人脈關係。 種瓜得瓜種瓜得瓜 如果在關係中慷慨付出，就會創造出讓好事降臨的能量。學習重點包括： 別只顧自已。別光想著要解決自已的問題，例如如果有人在開發客戶或轉換工 作時，就是你先伸出援手的好機會。 注意細節。例如記住別人的生日、 興趣、眷屬或小孩的名字等。可在適當節 日以郵件向對方祝賀。把這些資訊存在電腦或 PDA 裡，每個月初檢視一下。 加深印象。進一步做些讓人加深印象的事。例如有重要客戶要帶太太去一家特生涯發展輔導室第一期 別的餐廳用餐，想辦法找出是哪家餐廳，由你招待讓服務生提供他們免費的飲料 或特別服務。花費不多，卻相當能打動人心。 貼心的舉動。在適當情況下做出真誠的舉動。例如對方喜歡球賽(或電影、音 樂會等)，而你剛好有門票，就可以把票送給對方，並告訴對方如何到達。這樣 貼心的舉動絕對令人難忘。 親自出面的重要親自出面的重要 尤其你要成為成功的團隊領導人時，千萬別低估親自接洽的重要。 每年 12 月，一家500 大企業的執行長都會走遍公司，親自向 2000 名員工祝賀佳節愉快。 他知道未來一年，都必須透過電子郵件，尋求整個團隊的協助，如果他跟大家 碰過面，就能讓事情更順利的進行。 每天花點時間，親自跟團隊成員聯繫，能夠強化重要關係並建立忠誠。 想當超級明星，先學會收斂鋒芒想當超級明星，先學會收斂鋒芒 籃球比賽時，你的球隊與對手的比數為 80：84，這 80 分都是你拿下的，但你 的球隊還是輸了。因為你的隊友士氣低落，沒有興趣再幫你得分。 真正的超級明星懂得不時與隊友相互支援，沒有機會投籃時會把球傳給隊友， 並幫忙防守。當聚光燈上身，也讓隊友一起受注目。 大家都想在事業上升遷。但是，如果你的目標太以自我為中心，絕對無法如願 以償取得所需援助。 尋找活力創造者尋找活力創造者 聰明、奮發向上、有生產力的人，就像一股電流，能讓你向前 邁進，想表現更好。負面思考又愛批評的人，卻會耗損大家的精 力。跟這種人開會，會讓自已陷入困境，既疲憊又無趣。 盡可能與活力創造者為伍，減少與耗費精力者相處的 時間。這是自重的最高表現，不管你能對自已做出什麼改變，只 靠與活力創造者為伍，就能大大改善你的工作生涯。 生涯發展輔導室第一期 第 第 66招 招 掌握全盤觀點掌握全盤觀點 職場上的壓力是個大問題。有時候必須站在高處，才能看清楚。但想要掌握全 盤觀點，需要努力付出，它不會自然而然的發生。 知道自已要什麼知道自已要什麼 透過以下方法，可以弄清自已的事業規劃。 拿一疊紙卡，在每張紙卡上寫下未來 5 年內你想要的一樣東西。如果你已婚， 可以跟配偶一起做這個練習。 接下來在每張紙卡的右上角標上它的重要性，1 代表最不重要，6 代表最重要。 然後，把數字為 5 和 6 的挑出來，並念一遍。現在，挑出其中最重要的 3 張紙 卡，然後再從中挑出一張。紙卡上記載的事項必須是毫無商議餘地、讓你願意放 棄一切去選擇的東西。把這張紙卡擺在最上頭。 在最重要的 3 張紙卡正面各寫下一句話，描述達成目標時的景況，並在背面寫 下今年為了邁向成功願景，必須採取的 4 個步驟。 這些目標與步驟，就成為你行動計劃的基礎。把這些內容彙整在一張紙上，擺 在身邊，每年檢視、調整一次。隨時掌握，按部就班地邁向目標。 不懂也沒關係不懂也沒關係 企業環境總是不斷出現新狀況，這種不確定感可能會讓你發瘋。此外，世事除 了是非黑白，還有很多灰色地帶，灰色地帶的事情