清华大学图书馆清华大学图书馆 实现总管与分管的有序管控实现总管与分管的有序管控 应用特点： 清华大学图书馆利用金和软件系统，将现有的6 个专业图书馆有效结合起来，将图书的信息等纳入系统进行统计分析，很好的将分管信息与总管信息集中起来进行统一管理，再配以公文管理模块实现馆内行政管理的无纸化办公，在提升管理效率、把控流程的同时还节约了人力、物力成本。 清华大学图书馆系统由校图书馆及人文、经管、法律、建筑、美术和医学等六个专业图书馆组成。自20 世纪90 年代以来，图书馆确立了建设研究型、数字化、开放式的世界一流大学图书馆的奋斗目标，经过 “211”、“985” 等项目的建设，图书馆在文献资源、基础设施建设方面跨上了新的台阶，实现了基于网络计算机环境的新型服务模式，为学校的人才培养和科学研究作出了重要贡献，成为清华大学建设世界一流大学的一个重要支撑平台。 图书光馆舍总面积达27820 平方米，包括阅览室16 个，阅览座位2800 余席，并先后引进ILIS、INNOPAC 图书馆集成管理系统， 还建立了光盘网络查询系统； 馆藏总量已经超过300 万册 （件） ，中、外文学术性全文电子期刊逾25000 种。随着图书馆规模不断地扩大，对信息化建设的需要也更加迫切。 清华大学图书馆作为早期选择金和协同办公平台标准版IOAS 的老用户，在产品使用过程中不断地完善系统建设，提出自己个性的需求和宝贵的建议，在了解到金和C6 的价值之后，决定启动新系统进一步提升内部管理效率，双方的合作进入新阶段。 应用需求应用需求 Application requirementsApplication requirements 随着清华大学建设世界一流大学步伐不断前进和在国际地位的不断上升， 广大师生对图书馆文献信息资源服务的期待也越来越高。 一直很重视信息化建设的图书馆馆长薛芳渝教授提出：清华要建成世界一流大学，图书馆也必须建成世界一流大学图书馆，这是所有馆员的奋斗目标。作为非营利单位的图书馆，采用层层授权的金字塔式的管理模式， 从控制论的角度看， 这种模式的好处是容易控制全局， 但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不通畅， 高层了解底层的信息除了通过直接下属（中层管理者）外，就是亲自了解，这个过程往往很累，而且效果不好，效率不高，成本也高。 应用价值应用价值 Application valueApplication value 实现内部系统用户的统一认证 金和软件为清华大学图书馆提供的协同办公系统中内嵌多个原有的小型信息化子系统，如短信发送系统等。 在双方的第二阶段合作下，通过制定并引入单一用户登录的解决方案，实现多个系统的一个平台登录工作、一个平台共享知识、一个平台查阅信息，从而极大减少了系统管理员和维护人管理系统的工作量。 首先，是“大而全”、“小而全”的特点。这种建设思想导致各图书馆数据库互相攀比，造成重复建设等等，在管理中“固步自封”、“孤芳自赏”。 其次， 层次管理递减。 在管理过程中， 由于图书馆的管理模式采取的是层级型的，虽然图书馆的管理战略没有象企业那样要求那么即时、迅速，但是由于层级的管理往往会使上级管理者的信息在不断传递的过程中信息不断筛减。 另外，原先图书馆的很多工作还是沿袭传统的电话、传真、邮件等，效率较低，加之图书馆的分馆的区域分布， 分支繁杂，人员庞大，缺乏实时统一的管理。多层分支机构造成文件收发过程冗繁，审批复杂，常常是文件到了执行部门，时间已经拖延了好几天，延误的事务的处理；数据分散，无统一的信息标准，为信息的整合共享带来很大的障碍，尤其对于图书馆这个特殊行业来说，图书的存储信息、浏览信息都将影响着下一步的资金投入；流程不够规范，职责不够明晰，同时各部门之间的衔接紧密度不够高，造成协同能力差。 解决之道解决之道 WorkaroundWorkaround 数字化是未来图书馆的发展方向，网络产品与技术、存储产品与技术是推进图书馆数字化进程的主要IT 动因。 OA 的目的就是让数据资源共享，让图书馆的整体管理“更规范，更契合”。清华大学此次与金和软件携手，实施“图书馆信息共享与图书馆办公网络协同化”的协同管理项目，迈出了向国际先进图书馆跃进的重要步 伐。 在项目的具体实施中，清华大学图书馆馆长薛芳渝教授首先成立技术专家小组根据该校信息化建设状况，规划设计系统规划蓝图，多次召开观内全员会议，提出此次信息化建设的重要性。因为图书馆的信息化不是单纯的计算机项目，在本质上就是对过去工作管理变革的过程，它不仅是工作行为的改变，更是一种思想管理的改变。 信息门户实现团委、工会网站的整合 图书馆管理中的信息传递由阶层型变为任意型， 原来起上传下达作用的中层组织逐渐削弱或消失。 图书馆馆长现在可以可通过网络寻呼直接与基层进行多向联系。网络寻呼是非常方便的内部即时沟通工具，它集成了QQ、MSN、邮件、短信等优点，使沟通更加方便快捷。组织架构的表现形式，更清晰地了解馆内内部伙伴信息，例如：部门、职务、电话、个性签名等。这种实时的信息流，让以前通过开会、 找员工谈话这种漫长而费周折的方式逐渐成为历史， 在建立党委门户基础上，通过于团委、公会网站的整合则进一步提升了组织凝聚力，新进的年轻馆员可以在很短的时间内认识其他的工作人员，并且每当一个新人上岗的时候，馆长和其他工作工作人员都会在第一时间内送上问候， 这已经成为清华图书馆特有的馆文化， 同时， 通过日常值班管理等模块的使用， 馆长的管理工作变得轻松简单明了，将以前用于日常琐碎管理的时间，有效地投入到了各种学术交流、图书管理管理的研讨会议中。 应用点评应用点评 Application ReviewApplication Review 对于清华大学这样大规模的图书馆管理工作， 图书档案管理是最核心的业务工作，但是要更有效地解决核心业务管理，则需要实现图书馆工作人员的有效管理，通过协同办公系统实施，提升了图书馆的运营管理，规范内部流程，将核心流程应用贯彻到了实际业务中，不仅如此，还实现了利用信息化手段管理采购询价、业务单执行、文档管理，从而分清职责，优化流程处理环节，最终实现提高办公效率， 规范管理的效果，而金和协同办公系统与专业的图书管理业务系统互补的存在， 填补了清华大学图书馆原有业务审批的局限性， 保障审批过程清晰有序可查。