程 序 文 件 程 序 文 件 文件和资料控制程序 文件和资料控制程序 文件编号：MP-01 文件编号：MP-01 文件版次：2011/A 文件版次：2011/A 制定部门：品质管理部 制定部门：品质管理部 制定日期：2011-6-20 制定日期：2011-6-20 江 苏 稳 润 光 电 有 限 公 司江 苏 稳 润 光 电 有 限 公 司 受受 控控 文件编号：MP-01 文件编号：MP-01 江苏稳润光电有限公司江苏稳润光电有限公司 版次：2011/A版次：2011/A 文件名称文件和资料控制程序文件名称文件和资料控制程序 页数：1/6 页数：1/6 1目的 1目的 本程序在于阐明本公司管理体系文件的制订、审批、发放、更改、作废、回收及标识等具体办法， 确保有效文件的统一管理，防止无效文件的混用。 2 .适用范围 2 .适用范围 本程序适用于本公司各部门有关管理体系的文件。 3. 职责和权限 3. 职责和权限 3.1 本程序由品质管理部拟制，管理者代表批准后有效，修改亦同。 3.2 品质管理部负责管理手册，程序文件及第三层次文件的统一受控管理，包括编号，下发，使用管 控以及回收和销毁工作。 3.3 新产品和外来技术文件，资料由技术部编号、管控。 3.4 行政公文由总经办归档与管理，具体参见行政公文管理细则。 4.工作程序 4.工作程序 4.1 文件及资料的分类 4.1 文件及资料的分类 4.1.1 第一层：管理手册 管理手册是阐述管理方针、提出管理目标指标，进行管理体系运作的纲领性文件，是管理体系运行 中应长期遵循的文件。 4.1.2 第二层:管理体系程序文件 程序文件是管理手册的支持性文件，它对管理活动的目标，接口和工作管理作出规定，通过这些文 件可以对所有影响管理的活动、过程进行恰当而连续的监控，预防或避免管理问题的发展，一经发现 问题能及时作出反应并加以纠正。 4.1.3 第三层: 其它管理第三层次文件 第三层次管理文件是详细的工作文件，是指导操作和证实产品管理达到规定要求以及管理体系有效 运行的证据，其中包括设计和工艺文件、作业指导书、检验和试验规程、管理记录和报告等。 4.1.4 文件和资料分为受控文件和非受控文件。受控的管理手册、程序文件和作业规范 等加盖“受控”印章并注分发号。受控文件列入受控文件清单，受控文件清单中应注明各受 控文件的最新有效版次(修改状态)和生效日期。非受控的管理手册和程序文件加盖“非受控” 印章并编号，其它非受控内部文件只进行编号。 4.2 文件和资料的编号 4.2 文件和资料的编号 4.2.1管理体系文件及管理记录由品质管理部按本程序统一编号、 排序， 外来技术资料由技术部按原有 文件或编号管理。其他外来资料由信息收集部门编号管理。 4.2.2.电子档的文件在文件版次号后面添加“DZ”字样，如某文件版次号为2011/A如是电子档文件则 未“2011/ADZ”。 4.2.3 文件进行修改， 需以版次号予以体现， 版次号以 “年份/修改次数” 编定， 年份就是文件发放 （或 修改发放）时所在的年份，如2011年；修改次数则以大写英文字母表述，顺序为A,B,C. 如2011/B，则表示某份文件是在2011年编制（修改）下发的，并且表示该文件内容是该年度第2版的内 容。 文件编号：MP-01 文件编号：MP-01 江苏稳润有限公司江苏稳润有限公司 版次：2011/A 版次：2011/A 文件名称文件和资料控制程序文件名称文件和资料控制程序 页数：2/6 页数：2/6 4.2.4管理体系文件编号规定如下: a、管理手册 M-XX 顺序号 管理手册代号 b、程序文件 MP-XX 顺序号 程序文件代号 c、第三层次文件 MD-XXX （.XXX） 顺序号（.子文件顺序） 第三层次文件代号 d、记录 MR-XX（或XXX）-XXX 顺序号 对应程序（或第三层次文件）文件顺序号 记录代号 e、 行政公文 参见行政公文管理细则编号 f、物料明细表文件号即按 BOM 编号命名。 4.3 文件的编写 4.3 文件的编写 4.3.1 管理者代表组织有关部门和人员开展管理手册和程序文件的编写工作及实施后需要时的修改、 改编和换版工作； 4.3.2 技术部门负责编写公司新产品的标准和产品物料 BOM 清单， 负责编制产品的中试至批产所需要 的相关工艺文件。 4.3.3 品质管理部门负责公司各类产品的检验指导文件的编写和审批。 4.3.4 技术部门负责负责现场标准化作业指导书的制定，以及各工序工艺文件的整理、修订与报批； 4.3.5 行政文书由总经办负责组织编写，其它文件由相关职能部门负责组织编写。 4.3.6 关于试行文件必须有试行起止时间，否则按文件批准发放日期往后顺延3个月为有效试行文件 4.4 文件的审批 4.4 文件的审批 4.4.1 管理手册由管理者代表审核，总经理批准发布； 4.4.2 程序文件由相关部门拟制，各分管副总经理审核、管理者代表批准发布； 4.4.3 第三层次管理文件由各部门拟制，审核，分管副总批准发布，其中需横向协调、 联络的文件 应经发文部门分管副总批准后发布，且使其处于受控状态。 4.4.4 文件的制定，修订及废止的审核及批准按以上文件类别划分审批。 4.5 文件的发放 4.5 文件的发放 文件编号：MP-01 文件编号：MP-01 江苏稳润有限公司江苏稳润有限公司 版次：2011/A 版次：2011/A 文件名称文件和资料控制程序文件名称文件和资料控制程序 页数：3/6 页数：3/6 4.5.1 受控文件的发放由文件制订人员填写文件制定/修订/废止记录表，经核准后，交由品质 管理部统一按其发放范围发放文件。 4.5.2 文件领用人在文件发放/回收记录上签名领取注有分发号和加盖“受控”印章的文件。 每份文件应有不同分发号，以便于追溯。 4.5.3 当有新增文件使用需求时，使用文件的人员不得随意借用其他人的文件复印，应由文件编制 部门对文件的文件制定/修订/废止记录表进行分发要求的更改申请及审批，由品质管理部按新 的发放范围要求进行文件增补发放。 4.5.4 当文件破损严重，影响使用时，文件使用人应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件， 补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理员将破损文件销毁。 4.5.5 当文件使用人将文件丢失后，应填写文件补领申请表，说明原因，经部门主管审核及 品质管理部主管批准后办理申请领用手续。 文件管理员在补发文件时应给予新的分发号， 并注明丢失 文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。 4.5.6 行政公文按行政公文管理细则发放。 4.5.7 电子档的文件发放同纸质档的文件发放流程， 电子档文件应有经分管副总的批准手续。 品质管 理部文控同样需保留好发放，收回，销毁记录 4.5.8 电子档文件必须以 PDF 档(加密)的格式发放。 4.5.9 各部门收到文件后由部门文控人员负责分类管理，并将该文件以文件传阅处理单通知部门 主管组织相关人员学习和培训，以及执行。 4.6 文件的更改 4.6 文件的更改 4.6.1 文件需更改时，应由文件更改申请人填写文件制定/修订/废止记录表并进行审批，对重要 的更改(如技术参数)还应附有充分的证据； 4.6.2 品质管理部文件管理员依据审批后的文件制定/修订/废止记录表进行文件的更改工作，并 按 4.5 条款进行文件更换下发。 4.6.3 文件为表明文件更改频次、主要更改内容等状态，需在文件发放时附加文件履历表。 4.6.4 电子档文件的更改同纸质档的文件更改流程， 更改的电子档由品质管理部以电子方式发送更改 内容，原文件发放各部门自行修改，品质管理部负责文件更改过程的监督与确认，并需做好文件更改 记录。 4.7 文件的作废 4.7 文件的作废 4.7.1 文件的作废，由文件制定部门将相应作废信息填写于文件制定/修订/废止记录表上，并负 责审核及报批。 4.7.2 品质管理部文件管理员依据文件制定/修订/废止记录表的作废申请内容，按文件发放记录 收回文件。 4.7.3 对于收回的待作废文件，文件管理员需填写文件销毁申请单，经品质管理部主管批准后统 一销毁。 4.7.4 作废形式可直接销毁或留做再次利用的资源，但需有明显“作废”标记。 4.7.5 需作资料保存换版前或作废文件，申请人填写文件留用申请单，经品质管理部主管批准， 文件管理员加盖“保留资料”签章方可留用。 4.7.6 电子档的文件换版与作废同纸质档的流程， 需换版或作废的电子档由品质管理部以电子方式发 送具体内容信息，原文件发放由各部门自行更换，删除电子档文件。品质管理部负责文件更改过程的 监督与确认，并需做好文件换版与销毁过程与结果的监督与确认记录。 文件编号：MP-01 文件编号：MP-01 江苏稳润有限公司江苏稳润有限公司 版次：2011/A 版次：2011/A 文件名称文件和资料控制程序文件名称文件和资料控制程序 页数：4/6 页数：4/6 4.8 文件的管理 4.8 文件的管理 4.8.1 品质管理部负责对公司的受控文件和资料编制受控文件清单，保证文件使用的的受控性 及有效性,同时负责对文件原稿的初步归档,按公司要求定期将归档文件提交公司档案管理,行政公 文由总经办负责对文件的归档与管理。 4.8.2 需临时借阅文件的人员，填写文件借阅申请单，经文件品质部门主管批准后方可借阅文 件，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由文件管理员收回。原版文件一律不外借，防止文 件丢失或损坏。 4.8.3 品质管理部及各文件使用部门应使文件保持清晰，易于识别并应及时核查所用文件的现行有 效性，对使用不恰当文件造成的后果负责。 4.8.4 记录是一种特殊的文件。对于用于记录的各类表单，如需批量外购使用，则采购部必须向品 质管理部确认版本状态后进行批量印刷采购，以保证委外制作的表单状态有效。 4.9 外部文件的控制 4.9 外部文件的控制 4.9.1 销售部门负责客户资料，档案等外来文件的识别与确认，采购部门负责供方资料等外来文件 的识别确认，技术部门负责技术标准等外来文件、标准的识别确认，行政部负责环境法律法规的识 别确认，品质管理部负责质量、有毒有害物质控制等方面法律法规的外来文件的识别确认，具体控 制与管理按管理体系档案管理规定执行。 4.9.2 技术部负责到有关部门核查所使用的国家标准等外部文件是否为有效版本， 及时更换过期文 件并做好记录。 4.9.3 外来文件由各搜集部门负责搜集与管理，并将搜集到的外来文件记录在外来文件清单上 面。 5 相关文件 5 相关文件 行政公文管理细则 6 相关记录 6 相关记录 6.1 文件补领申请表 6.2 文件发放/回收记录 6.3 文件制定/修订/废止记录表 6.4 文件销毁申请单 6.5 文件留用申请单 6.6 文件借阅申请单 6.7 受控文件清单 6.8 外来文件清单 7.附录 7.附录 附录 A 文件批准，发布，控制流程 文件编号：MP-01 文件编号：MP-01 江苏稳润有限公司江苏稳润有限公司 版次