费用开支管理制度费用开支管理制度第二版第二版 VersionVersion 2.02.0二二四年四月四年四月Confidential Fee-V-2.0 第 1 页第一章第一章 总总 则则第一条 为适应广州市 XXX 资讯科技有限公司经营业务发展的需要，加强财务管理，保证会计核算的及时性、准确性，达到既合理控制费用开支、又提高公司员工工作积极性的目的，特制定本管理制度。第二条 本制度适用于本公司及所有下属机构。本制度第一版已于二三年四月一日起实施，本次修订后，作为第二版，自二四年五月一日起执行。第二章第二章 费用管理原则及费用预支、报销程序费用管理原则及费用预支、报销程序第三条 费用开支管理原则及审批程序公司各项费用开支管理是本着“保证必要、合理控制、节约有奖”的原则，各项费用开支的审批原则为“两级审批（部门经理/项目经理，总经理） ，一级复核（财务部门） ” 。受总经理委托，由公司副总经理、总经理助理、市场总监、技术总监、财务总监、项目经理、部门经理具体审批主管部门、项目的费用开支。公司各部门、各项目费用开支实行单独核算，严格控制在预算范围内。各部门可根据本部门实际具体落实本规定，公司对管理较好部门及个人进行奖励。第四条 费用预支程序员工借款执行“前帐不清，后帐不借”的原则。无特殊情况，对实际占用时间超过两个月的员工借款，公司将从借款人税后工资中予以扣回。员工出差借款应填写员工出差审批表 ，交部门经理或项目经理审批、财务审核，总经理或其授权人审批，会计编制凭证、出纳办理付款。第五条费用报销程序 费用报销按下列程序进行：经办人填单 部门经理/项目经理审核 财务审核 总经理或其授权人审批 财务核准报销Confidential Fee-V-2.0 第 2 页费用报销时，经办人需持有效的原始单据，经分项整理粘贴整齐，填写费用报销单，并列明费用所属的项目编号。第六条 每月 15 日前，财务部须将上月各部门及各项目组的费用开支明细表送交各部门、各项目组确认，各部门、各项目组应认真审阅本部门费用开支明细。第三章第三章 备用金管理制度备用金管理制度第七条 本制度备用金分项目（含筹建项目）备用金和个人借款备用金两部分，符合下列情形者，均可依照本办法之规定向公司申请借支。1、项目（含筹建项目）需要。2、个人因公需经常支付的。3、其他临时紧急需要。第八条 具体管理办法：1、项目（含筹建项目）备用金：1)项目备用金由项目经理或公司指定项目责任人负责，并进行统一管理，保证专款专用，定期核查。2)项目备用金借支由项目经理或公司指定项目责任人负责借支或书面授权项目成员代借，要求借款原因注明“*项目备用金”字样，并由项目经理统一负责还款（冲帐） 。3)项目备用金额度由项目经理或公司指定项目责任人、财务部负责人、相关部门负责人根据项目预算，协商后书面报总经理批准确认。4)财务部门根据项目预算、项目备用金额度、项目期限、项目进度制定具体项目备用金领取办法，同时报总经理核准。5)项目借支入帐时财务处理：借：其他应收款*项目备用金项目负责人。2、个人备用金：1)个人因公需经常支付的，由公司核实备用金金额，一般原则备用金额度如下：公司总经理的备用金最高额 1 万元。副总经理备用金金额为 8000 元。总经理助理、市场总监、技术总监、项目经理及区域销售经理备用金金额为 5000 元。Confidential Fee-V-2.0 第 3 页部门经理（含副经理）备用金最高限额 3000 元。一般员工确需备用金的，不超过 1000 元者，需经书面申请，分管领导同意，并报财务备案核准后予以执行。若个人借款金额超过人民币 1000 元，必须经总经理核准后方予以借支。2)个人借款原则上必须由本人借支，如需由他人代借的，必须由本人书面授权并将授权单据附借支单后，财务凭授权单及代填借支单予以办理。3)借支金额超过备用金额度的，公司一律从借款人税后工资中予以扣回。4)因私借款经分管领导同意，总经理批准，可预支其应付工资的 1/2。公司在次月工资发放时予以扣回，借款单上必须注明还款计划，财务部依报批还款计划于其工资中扣款。第九条 个人借款应于该公务处理完毕后一星期内，附相关凭证及正式发票到财务部办理冲销，并将余款全数归还。逾期不办理冲帐者，公司将从借款人税后工资中予以扣回。第四章第四章 差旅费开支管理制度差旅费开支管理制度第十条 出差审批权限员工出差审批权限如下：1、部门经理以上级别人员出差必须经总经理批准。2、员工两天内出差由部门经理或项目经理审批，三天以上出差必须经总经理批准。第十一条 出差费用管理员工出差前应填制员工出差审批表一式两份，报部门经理、项目经理、总经理审批，一份报人事行政部门作为考勤依据，一份报送财务部，并按照第四条办理借款手续。员工出差后的一周内应将出差报告报部门经理或项目经理审批，签署返回时间并凭以报销费用；出差员工应在一周内到财务部办理报销手续，结清借支，逾期不报者，财务部将及时清理。出差期间所发生费用不得分次报销。第十二条 国内差旅费开支标准一览表Confidential Fee-V-2.0 第 4 页交通工具差旅费标准员工类别 汽车火车轮船飞机一般地区住宿费标准特殊地区住宿费标准出差补助外派人员补助标准总经理、副总经理卧硬卧软卧二等舱普通舱450 元/日550 元/日100 元/日80 元/日总经理助理、市场/技术/财务总监卧硬卧 二等舱普通舱350 元/日450 元/日80 元/日60 元/日部门经理、部门副经理、项目经理、区域经理、高级工程师卧硬卧 三等舱普通舱250 元/日350 元/日60 元/日40 元/日其他人员卧硬卧 三等舱普通舱200 元/日250 元/日50 元/日30 元/日说明：1、特殊地区是指北京、上海、深圳、珠海、厦门、汕头、海南等地。2、搭乘交通工具的费用按票面价格予以报销。住宿费在不超过标准限额的情况下实报实销，超过限额部分自付。3、搭乘火车 6 个小时以上方可享受火车硬卧待遇。可以享受硬卧待遇而未享受的，依硬座票面价格的 50%予以补助。Confidential Fee-V-2.0 第 5 页4、部门经理及以下级别的出差人员以乘坐火车、汽车、轮船为原则，符合以下条件之一，可选择乘坐飞机交通工具，财务部对实际机票票面金额、机场建设费、人身保险费（1 份） ，行李托运费凭有效单据予以报销。（1）确因业务需要，并经总经理同意批准。（2）始发地至到达地距离遥远（乘坐火车需 15 小时以上）的。（3）机票实际价格不高于硬卧票面价格 80 元以上的。5、多人到同一地出差，原则上应每两人合住一个标准间，按级别较高人员的住宿费标准核定报销。6、 出差由对方单位提供住宿，不能报销住宿费。7、 出差期间员工自行解决住宿，可按住宿费标准的 50%予以补助。员工到父母或子女户口所在地出差，自行解决住宿，可按住宿费标准的 30%予以补助。8、被派往外地工作的员工，其补助标准参见国内差旅费开支标准一览表中的外派人员补助标准。9、 出差及外派期间，仍可享受公司的工作午餐补贴。第十三条 出差人员因不可抗力因素在预定期限内不能返回，由出差人员申请，调查情况属实，可报销超期差旅费；员工出差期间就近回家探亲或其他私事须延长出差期，以总经理核准后，其延长的出差期不得报销差旅费，未经领导批准的按旷工论处。第十四条 到公司设有办事处的地点出差，原则上由所在办事处解决往宿，不再报销住宿费。第十五条 出差期间因公支出的相关费用，依以下规定办理：1、 电话费以电信局收据或长途电话流水单为准，据实报销。2、 邮费以邮局证明为准，据实报销。3、 携带行李的托运费，以正式发票（收据）为准，据实报销。4、 因公宴客、招待客户居住等业务招待费用，以发票或贴有印花的正式收据为准，经部门经理或项目经理在预算范围内批准后，据实报销。第五章第五章 交际应酬费用管理交际应酬费用管理Confidential Fee-V-2.0 第 6 页第十六条 公司交际应酬费用的管理应本着“必要、合理、节约”的原则。从严掌握，各部门交际应酬费用的年度额度由公司财务部核定，实行预算控制。各部门要按照“量力而行”的原则，瞻前顾后，统筹全年使用。第十七条 招待费1、 员工需要宴请客户的，必须事先请示部门经理或项目经理，部门经理或项目经理在授权范围内严格审批，超过授权范围的需请示公司分管领导。2、 严禁部门间互相宴请，也不得将招待费用于部门内聚餐。3、 违反上述两条。乱支招待费者，取消部门经理或项目经理审批招待费的授权。4、 销售部门采取实报实销的方法，在项目预算内经项目经理批准报销。第十八条 礼品的购置及领用1、 公司备送礼品统一由行政部购置、登记入库；各部门领用时，按规定审批权限，办理领用登记手续，费用由领用部门负担。2、 公司驻外地机构原则上不得自行购置礼品，如有特殊需要，须经公司分管领导审批并将购置及领用情况报公司行政部备案。3、 出差在外需临时购置礼品，无论金额大小均须请示公司分管领导，事后补办有关手续。报帐时，由公司分管领导加签审批。4、 销售部门在项目预算内实报实销，经公司分管领导批准后报销。第六章第六章 手机通讯费手机通讯费第十九条 手机通讯费用报销标准员工类别费用标准总经理、副总经理、市场总监实报实销总经理助理、技术总监、财务总监400 元/月销售项目经理、各级销售人员300 元/月部门经理、非销售类项目经理、部门副经250 元/月Confidential Fee-V-2.0 第 7 页理技术人员、外联人员200 元/月其他人员150 元/月手机通讯费用的报销，按照员工所使用手机的收费清单，在上述标准内据实报销。超过上述标准的手机费用，原则上应自付，特殊情况需经总经理同意后方可报销。 第七章第七章 其他费用其他费用第二十条 市内交通费1、因公在市内办事，可乘坐公交车、地铁，据实报销。因业务接待需要、时间紧急、携带大额现金公款（1 万元以上）等特殊情况，经报请部门经理或项目经理后，可乘坐出租车。2、 报销市内交通费，报销者需列明事由、时间、起止地点，经部门经理或项目经理签字后报销。第二十一条 办公用品费办公用品费按部门归口管理，实行预算总量目标控制，办公用品由行政部统一购买、登记，财务部根据发票、领用单核销及转帐。除部门特别需要的用品外，其他部门一律不得自行购买办公用品。第二十二条 公司活动经费凡公司有关活动需要开支的，按以下程序办理：1、公司行政部门提出书面申请。2、总经理审批3、经办人按规定办理费用预支及核销手续。第二十三条 书籍资料费各部门应严格控制书籍资料费的使用，报销时应填制“外购书籍资料