第六讲：信息技术基础能力系列3 Excel在学习中的应用图书馆参考咨询部2008年10月7日问题导入1基本知识2更多技巧43案例制作与分析本讲提纲问题导入n在你的学习中，你使用Excel做过什么？q调查问卷录入分析、成绩管理、考勤、通讯录、统计图表等。1问题列表你使用过过Excel提供的模板吗吗？你能说出常用的统计函数吗？你知道“自动筛选动筛选 ”和“高级筛选级筛选 ”的区别吗别吗 ？你会对对数据进进行“排序”与“筛筛选选”操作么？你知道“相对对引用”、“绝对绝对 引用”和“混合引用”的区别别么？你知道“xy函数图图表”与“统计图统计图 表”的主要区别别么？你能生成相应应的图图表么？你知道数据透视吗视吗 ？2.1 简介 2.2 界面2.3 窗口环境的特点2基本知识nExcel能够干些什么？qExcel是目前使用最广泛的专业电子表格软件，可以对数据进行处理、统计分析与计算，简单的数据库管理，能绘制图表，并能与Internet网络共享资源。2.1简介2.2界面菜单栏工具栏工作区单元格工作表名称n与其他Office软件（例如Word、PowerPoint）的区别？q工具区的特点：多了与表格制作编辑、修饰相关的工具栏，如“编辑”栏、“名称”栏、行标与列标等q制表工作区的特点：只提供制作网格，表格的排版应通过预览查看q视图特点：n“普通”视图，用于制作表格n“分页浏览”视图，用于整体查看表格内容与页面的关系2.3窗口环境的特点窗口环境的特点n窗口界面的主要部分n工作簿工作表单元格q工作簿操作：新建、打开、保存q工作表操作：插入、删除、重命名、移动或复制、选定全部工作表、工作表 标签颜色q单元格n功能：存储器、计算器和显示器n名称：根据他们所在的行和列命名，例如A1，A2，B1，B2n个数：每层工作表Sheet含25665536个单元格n格式：右键，设置单元格格式。q坐标n行坐标：行标记（165536），查看（ Ctrl+ ， Ctrl+ ）n列坐标：列标记（AIZ），查看（ Ctrl+ ， Ctrl+ ）2.33.1 创建规范的数据表格3.2 分析数据表格3.1.1设计表格3.1.2输入数据3.1.3修饰表格3.1.4保存并打印数据3案例制作与分析3案例制作与分析n案例目标：建立一张某一班学生档案和考试成绩的统计表，并对成绩 进行各种统计，进行名次的排定，绘制相应的图表进行成绩分析。3.1创建规范的数据表格n3.1.1设计表格n3.1.2输入数据n3.1.3修饰表格n3.1.4保存并打印数据实例：学生档案3.1.1设计表格设计表格流程准确描述管理目标确定管理项目名称建立表格结构n例如建立一个学生档案，目标中应包含如下关键词：学号、姓名、 性别、出生日期、邮政编码、家庭住址、联系电话等内容。简简简简明清晰明清晰 目目标标标标中中应应应应含有一些关含有一些关键词键词键词键词 用关用关键词键词键词键词 确定管理确定管理项项项项目名称目名称原原则则则则：待管理的：待管理的项项项项目目应应应应独立成列独立成列必必须须须须先建立表先建立表头头头头框架框架表表头头头头内容必内容必须为须为须为须为 文本文本值值值值表表头头头头内容避免空内容避免空项项项项3.1.1设计表格表体结构组成表体结构表体结构抬头区抬头区正文区正文区落款区落款区标题标题建表日期建表日期表头区表头区数据区数据区上表头上表头左表头左表头原始数据，手工输入原始数据，手工输入加工数据，如公式加工数据，如公式制表人等信息制表人等信息演示：设计表格结构输入数据n3.1.2.1数据类型q 数值型数据n包括数字和结果为数字的公式，其在单元格中默认的显示位置为“右对齐”；n数值型数据可以有“常规”、“数值”、“货币”、“会计专用”、“科学记数”、“百分比”“分数” 等多种显示格式；n对于位数教多的身份证号，有两种表示方法，其一是采用由字符串引导符“”引导的数字 ，其二是采用“文本”显示格式的“数字”。q 字符串型数据n包括汉字、英文字母、空格等，其在单元格中默认的显示位置为“左对齐”。例如学号。q 日期型数据n包括日期（时间）和结果为日期（时间）的公式，其在单元格中默认的显示位置为“右对 齐”；n输入日期时需要用“-”号或“/”号隔开，如“2008-3-21”；输入时间时，时、分、秒之间用冒 号隔开。q 逻辑型数据n包括TRUE和FALSE和结果为逻辑值的公式，其在单元格中默认的显示位置为“居中”。3.1.23.1.2输入数据n3.1.2.2数据的准确控制n原始数据的准确性控制q数据管理过程中最基础的数据，或者必须用手工输入的数据，称为“原始数 据”。q控制方法：n调用法。打开相关文件，平铺两个窗口，用“=”号调用。n数据有效性。例如，用序列选择；在输入成绩时超过100分时提示错误信 息（示范+练习）。n加工数据的准确性控制q凡可以通过计算获得的数据，则称为“加工数据”。此类数据的监控重点在于 公式。q控制方法：公式。确定计算结果位置，再按下“=”号，用格地址建立公式。3.1.2输入数据n3.1.2.3输入时常见的操作：自定义格式、自动填充、内容编辑n1.自定义格式q类型：常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、文本等。q例如，学号为0710023011，输入时就变成了710023011，应将格式设置为“ 文本”；或者由字符串引导符“”引导的数字。3.1.2输入数据n输入时常见的操作：自定义格式、自动填充n2.自动填充q可自动填充的序列n时间：包括指定增量的日、星期和月，或诸如星期、月份和季度的重复序列。n等差：通过步长值决定数值的升序或降序n等比：数值乘以常数因子初始选项扩展序列9:00 10:00；11:00；12:00星期一星期二，星期三、星期四一月二月，三月，四月第一季第二季，第三季，第四季 1，23，4，51，35，7，92（步长值为 2）4，8，162（步长值为 3）6，18，543.1.2输入数据n输入时常见的操作：自定义格式、自动填充n2.自动填充q自动填充方式n鼠标拖曳方式：最简单方便，可完成大部分自动填充的工作。q鼠标左键拖动方式：先键入预填充的前两、三个辞条，并 选中，当鼠标指针变成黑十字形时，按下鼠标左键拖曳。q鼠标右键拖动方式：先键入预填充的前两、三个辞条，并 选中，当鼠标指针变成黑十字形时，按下鼠标右键拖曳， 松开右键时弹出快捷菜单（见右图），进行选择即可。n菜单方式：较复杂的自动填充一般采用菜单方式。q在起始单元格键入数据，并选中该单元格；q执行“编辑填充序列”命令，在弹出的对话框中，再进 行设置。3.1.2输入数据n输入时常见的操作：自定义格式、自动填充n3.内容编辑q操作对象q常规编辑q特殊编辑对象 如何选择 选中状态 单元格 用 光标 单击 单元格光标 列 用 光标 单击 整列反白 行 用 光标 单击 整行反白 工作表 用 光标 单击 标签反白 表格区 用 光标 拖拉 区域反白 表文件 用 光标 单击 标题栏反白 移移动动 复制复制 清除清除删删除除 行列操作行列操作 工作表操作工作表操作插入插入 行高行高/ /列宽列宽 等高等高/ /等宽等宽 隐藏隐藏/ /显示显示插入插入/ /删除；移动删除；移动/ /复制；命名复制；命名小技巧：输入文本时需要 换段落时怎么办？3.1.3修饰表格n1.对齐方式q作用：保证数据的可视性。q类型：水平对齐、垂直对齐、文本控制、从右到左。q例如，表格标题使用“合并居中”；表头文字加粗“居中”；文字居左、数字居右等。n2.格线和填充格式q作业：用表头、数据和统计区分割方式显示表格数据，增加可读性。q个性化修饰：用颜色、线型等。q套用格式：可快速规范表格结构修饰。n3.保护表格q作用：控制表格数据使用过程 的安全性。q类型：锁定和隐藏n锁定：作用（避免手工输入导致计算错误）n隐藏：作用（保护重要的算法）n方法：第一步，执行“单元格格式”命令，在“保护”页面中设置，第二步，执行“工 具保护保护工作表”。通过新建/本机上的模板 /Balance Sheet介绍如何 修饰3.1.4保存并打印数据n保存数据q保存（常规）q另存为q保存工作区q其他保存n打印数据q预览表格、简单调整版面位置、打印输出新文档，命名保存（注意名称新文档，命名保存（注意名称规则规则规则规则 ） 旧文档，覆盖保存旧文档，覆盖保存定位保存定位保存 更名保存更名保存改改变变文档文档类类型型加密保存加密保存用于更用于更换换名称的保存名称的保存 制作模板制作模板选择选择选择选择 “ “模板模板” ”类类类类型型 传递传递传递传递 障碍障碍时时时时存存“ “文本文本” ”类类类类型型用于安全性用于安全性较较强强的保存的保存 用用“ “另存另存为为” ”对话对话 框的框的“ “工具工具” ”按按钮处钮处 理理作用：作用：记忆记忆 当前工作状当前工作状态态，以便快速恢复，以便快速恢复 特点：只存在若干待特点：只存在若干待办办文件的路径文件的路径 注意：命名含日期信息，以便完成后注意：命名含日期信息，以便完成后删删除除加密保存加密保存 保存保存为为WebWeb页页 权权限限举例：创建学生档案n建立步骤q 打开Excel软件；q 重命名工作表名：将鼠标移到sheet1工作表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜 单上单击“重命名”命令，输入“学生档案”；q 输入标题、制表日期 、制表人、上表头、左表头； q 自定义格式：学号、家庭电话、手机号码格式为“文本”。q 输入数据：“编号”用自动填充，“性别”用数据有效性，其他均需准确输入；q 数据表格美化：对齐方式（左对齐、居中）合并单元格、填充、边框线。q 保存。练习n作业名称：请使用Excel软件设计一份调查问卷（问卷内容见Word文 档“大学生心理健康状况调查问卷.doc”）。n设计要求q利用数据有效性，设计下拉式问卷选项。q只允许用户在选择题项处可操作，其他均受保护。q问卷形式美观。3.2分析数据表格n3.2.1运用公式和函数处理数据分析n3.2.2运用图表处理数据分析n3.2.3运用数据库统计功能3.2.1运用公式和函数处理数据分析n公式q结构组成：由“=”引导的由数据、含有数据的单元格或区域坐标、运算符组成的表达式，Excel的单元 格中保存用户输入的公式，通过即时计算，按用户给定的显示格式显示其结果。例如，=x+1； =A1+B1等。q公式复制过程中的3种引用关系：相对引用、绝对引用、混合引用。n相对引用：公式拖拉复制过程引用原始单元格取值位置的相对关系。针对有规律的公式使用此方 法。q例如，如果将单元格 B2 中的相对引用复制到单元格 B3，将自动从 =A1 调整到 =A2。 n绝对引用：某算术式中存在多个算术项。但是在拖拉复制该公式时，其中某一算术项必须取值于 固定的单元格位置。该位置也称“绝对引用”点。绝对引用符“$”，例如例如 $F$6。q例如，例如，如果将单元格 B2 中的绝对引用复制到单元格 B3，则在两个单元格中一样，都 是 $F$6。n混合引用：某算术式中存在多个算术项。但是在拖拉复制该公式时，绝对引用位置分别在不同的 算术项中。针对公式取值固定位置设置$符号。举例：以“练习材料”作为素材3.2.1运用公式和函数处理数据分析n函数q类型函数分类名用途 常用此区存放常用（或近期使用过）的函数 财务专门用于财务数据的统计与分析 日期与时间计算与日期、时间相关的数值（包括年龄） 数学与三角函数用于数学计算与三角函数计算统计与统计相关的计算（包括离散值等）查找和引用与查询、引用数据相关的计算数据库与筛选、排序和统计相关的计算文本与文本编辑相关的计算逻辑在计算过程中设置逻辑关系信息提供显示与提示信息3.2.1运用公式和函数处理