第四单元：工作沟通赵海吉个人博客：http:/www.cy52.cn/zshp1赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp一天里大多数时间你在和人打交道：你需要解决 各种各样的问题，需要在纷繁复杂、纠缠交错的琐 事中理清头绪，需要凭借三寸不烂之舌争取客户， 需要倚仗伶牙俐齿获得项目。但是，可能很多时候你觉得自己已经竭尽全力了 ，结果却总是不尽人意。2赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp分粥的故事：有七个和尚曾经住在一起，每天分一大桶粥。要 命的是 ，粥每天都是不够的。一开始，他们抓阄决定 谁来分粥，每天轮一个，于是每周下来，他们只有一 天是饱的，就是自己分粥的那一天。后来他们推选一个德高望重的人来分粥，强权就 会产生腐败，大家开始挖空心思去讨好他，贿赂他， 搞得整个小团体乌烟瘴气。然后大家开始组成3人的分粥委员会及4人的评选 会，互相扯皮下来，粥吃到嘴里都是凉的。直到现在 ，那七个和尚还在为吃粥而痛苦不已，大家有什么办 法吗？3赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp领导的工作时间分为三部分：n 1/3的时间是在想问题或解决问题；n 1/3的时间是开会；n 1/3的时间是在应酬。4赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp第十二章：会议沟通一、会议沟通五要素（如何准备一个会议？）n目的意图n沟通对象n信息内容n方式方法n时间安排5赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp1、开会目的意图交流信息 通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管 理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。 给与指导 企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的 技能。使他们更好地适合工作环境。 解决问题 会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决 问题。 作出决策 会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机 会，最终作出良好的决策。6赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp思考：不开会的原则如果已经有每周的例会如果会议的成本过高如果还有比开会更好的方法 如果没什么特别重要的事如果你是唯一能做决策且知道该怎样正 确处理的人7赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshpn如果必须把信息同是传达给很多人n如果需要当众表扬或批评一些人n如果要让多些人参与决策的问题n如果需要听取部门汇报工作n如果要给小组委派任务开会的原则8赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp会议的议程：n会议的议题与先后顺序n每个议题的负责人及资料文件n每个议题的预期结果n每个议题预计用时会前必做的几件事：n将会议议题表格化n各分议题必须先做好方案，否则不予讨论2、沟通对象 3、信息内容9赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp4、方式方法 几种不同会议方式的对比 怎样选择合适的会议形式？5、时间安排繁忙的周一或周五下午 会议时间冲突 已经有约在先 准备不充分或根本来不及准备10赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型11赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp课堂式V型12赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp1、主持会议n主持人素质二、会议控制思维清晰敏锐 善于言词表达 良好的沟通能力 积极倾听的能力 较强应变能力 很好的分析能力 公正公开 幽默13赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshpn会议主持人的任务： 做好会前的准备 宣布会议准时开始 提出会议的议题 控制会议进程 总结会议 追踪会议的结果14赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp2、会议协调n会议各个阶段的协调n促进议题讨论的方法 3、解决困难局面的方法 （1）偏离正题 （2）独霸会场 （3）哑场或闷会 （4）私下开小会 （5）争论（良性争论、攻击性争论） （6）私自插入消息和话题15赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp我们可以运用 FAST法来解决这个问题。这一谈话技巧可以 训练一个习惯性跑题者采取一些更富有建设性的行动： F，面对造成问题的人； A，感谢或肯定这个人以及他/她的良好意图； S，建议一种新的行为方式； T，多做几次尝试，可以逐步改变或者提高你的要求： 例如，假设小王总是在开会的时候讲很多的笑话。他是个很风 趣的人，但是他总是会让会议跑题。为了管住他： F，注视他，说:“小王，我有个建议” A，“首先，你的笑话都棒极了” S，“但是我仍然不清楚你那聪明的脑袋对这个问题真正是怎 么看的?说真的，你是否能够告诉我们你的建议?” T，如果他还是没有改变，或者你可以更加严厉一些：“别这 样了。我们已经乐过了，但是现在的要点究竟是什么呢?” 如果这些公开的干预仍然不能够见效，你可以问小王是否可 以在休息的时候和他单独谈一谈。私下里告诉他：你看到了他做 的那些事情，你如何评价他的这些做法，你的感受和你希望他做 些什么。这样的谈话可以比公开场合中的语气更为坚定和严厉。 16赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshpn【训练】请你根据左栏的问题，从右栏挑出相应的对策，将问 题和相应的对策用直线连接起来。通过该练习学习如何更 好地控制会议。问 题 对策 你想令讨论热烈。 A.请每个与会者总结其他人的发言。 你想打断某项讨论。 B.问小组一个开放式的问题。 几个与会者在开小会。 C.询问小组的反馈意见。 两名与会者就一个观点争执。 D.问小组一个具体的问题。 与会者问了你一个难以回答的问题。 E.把问题转回给小组。 你想调查对一个观点的支持程度。 F.问与会者一个具体的问题。 你想知道自己是否是个成功的会议主持人。G.请某个与会者总结讨论答案：1B 2G 3F 4A 5E 6D 7C17赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp1、会议备忘录（会议纪要）What-who-when案例：三、会后工作18赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshpn会议纪要的结构 ： 分标题、正文、落款三部分。 （1）标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。 （2）正文。包括前言、主体、结尾三项内容。 前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会 期、形式等组织情况， 说明主要议题，然后用“现将这次会议讨 论的主要问题综述如下：”。 主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。 写作时要注意紧紧围 绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会 议形成的决定、决议，准确地概述清楚。 结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求 ，有的会议纪要没有 结尾部分，主体内容写完，全文就结束。 （3）落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会 议纪要，署上召开会议 的领导机关的全称，下面写上成文的年、 月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名， 只写成文时间，加 盖公章。19赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp关于撰写会议纪要的几点经验 ：一、吃透精神，领会实质，把握基调 二、删繁就简三、讲究语言技巧 1、切忌对语言不加整理，说什么记什么。 、对于难于集中在同一段或同一个标题下体现 的意见观点可以以“会议指出”、“会议认为”等为 导语引出。 四、做好“三勤” 1、勤思考 、勤动口 、勤动手 20赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp2、执行会议决议监督、检查、落实 21赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp会议感悟会议感悟 ：感悟之一：越重要的会议参加的人越少，用时也越短；越 不重要会议参加人数越多，开会的时间也越长。会议能效度=会议理想落实效果/（参会人数*会议时 间）22赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp感悟之二：一间管理规范的企业，是不会有大大小小开不完的会议 的，而且这样的企业也必是按部就班、风平浪静的企业，甚 至是“单调乏味”的。因为凡是可能发生的事情早已预见，而 且已经将解决的办法变成例行工作了。“所谓会议，顾名思义，是靠集会来商议，是组织缺陷的 一种补救措施。我们开会时就不能工作，工作时就不能开会 ，谁也不能同时又开会又工作。一个结构设计臻于理想的组 织，应该没有任何会议。”“一位管理者花费在会议上的时间如果过多，便是组织 不健全的表现。每一次会议都会衍生出许多别的会议，有的 是正式的，有的是非正式的会议应该是不得已的例外， 不能视为常规。” -著名管理学家彼得德鲁克 23赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp感悟之三（会议发言格式）： 同志们：今天，我们在这里召开的xxx会议，我认为是十分必要的，这对于 xxx工作的开展，具有十分重要的指导意义。对于刚才某某同志，以及 某某同志的讲话，我认为，讲的非常好，非常深刻。希望在座的同志， 认真领会，深刻理解。回去后，要传达某某同志及某某同志的讲话精神 ，并认真落实、真抓实干，推动xxx工作的顺利开展，努力开创xxx工作 新局面。对于xxx工作，我提几点补充意见：一、对于xxx工作，我们要从思想上提高认识，充分领会xxx工作的 重要性和必要性。目前，xxx工作已经开创了很大的局面，获得了很大的成绩，这是 有目共睹的。但是，还是要从深度和广度上更加推进xxx工作。我看， 最重要的一点是：提高认识！各级领导要充分领会xxx工作的重要性和 必要性，各级党组织要加强关于xxx工作的宣传力度，形成上下“齐抓共 管”的局面，只有这样，xxx工作才能更上层楼。24赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp二、 对于xxx工作，要加强落实，要把工作落到实处。目前，有个别同志、个别部门，存在一个很不好的现象，就是：热中于搞形 式注意，热中于开大会，传达文件。当然，开大会是必要的，上传下达也是必须的。但是，光是讲空话、打官腔 ，是远远不够的。对xxx工作，要真抓实干，加强落实。各级领导要把xxx工作 ，列入日常议事日程，要具体部署，认真执行。各级领导要为xxx工作，创造必 要的物质条件和舆论环境，扎扎实实推动xxx工作的开展。要抓出实效，抓出成 绩。三、 要加强协调工作历史证明：钢铁一样的团结，是我党消除一切困难的有力武器。关于xxx工 作也一样，各级领导要加强协调工作，要把上下、左右、各方面、各环节有机结 合起来，步调一致地推进xxx工作的开展。目前，有些部门，遇事推委、互相扯 皮，这种官僚作风，十分要不得！这种作风，轻则导致工作效率降低，重则影响 党和政府的威信。我们要坚决铲除这种官僚作风。四、参与xxx工作的同志，要有自豪感和责任感。同志们，对于xxx工作，政府是非常重视的；各级组织也投入大量的人力、 物力、财力来推进xxx工作。同志们，你们承担的xxx工作，是肩负了各级组织 对你们的殷切希望的，希望你们要脚踏实地、同心同德、努力工作，在各自的岗 位上为社会主义建设，为改革开放，添砖加瓦！以上四点，供各位同志参考。总之，大家要振奋精神，多干实事，少说空话 ，开拓进取，努力开创xxx工作的新局面。谢谢各位。 25赵海吉博客：http:/www.cy52.cn/zshp感悟之四（板块式例会）：将教师例会分为五个板块：艺术鉴赏板块（欣赏名曲、 名画、名著）、道德建设板块（用翔实感人的一件事表彰人 ）、教育论坛板块（教育观念更新）、时政学