东莞培训网Http：/www.bz01.com E-MAIL：bz01bz01.com课堂要求欢迎阁下参加本次课程，本课程将为您打下一个良好的基础，提高您的能力和水平。 请注意以下的几点：1、手机 请将您的手机开为振动或关闭。 2、吸烟 在课堂内请不要吸烟。 3、其它 课期间请不要大声喧哗,举手提问；不要随意走动。电子档电子档AccessAccess仓库仓库 管理管理2.1 “货架”认识“表”的结构如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓库 中的单个货架。货架上按照物品特性和仓储空间，有规 律的码垛着各种货物。字段字段属性2.2 存储数据的架构创建表 2.2.1 输入数据直接创建表 123双击直接输入单击单击456单击输入 2.2.2 使用“表模板”创建表 选择1单击23设置“表”字段 2.2.3 通过“表设计器”创建表1单击“表设计”按钮 2单击“创建”标签34输入字段名称选择数据类型在此可设 置字段参 数右击 “ID”5选择“主键 ”6新建“部 门”字段7单击8单击9输入单击1011创建的“ 部门表” 2.2.4 边学边练：“计件工资管理系统”的表对于一个中小规模的加工厂来说，工人工资多采 用底薪加计件工资制，使用此种方法的优点是可 以有效的激发员工的积极性，缺点是工资不易管 理，容易出现错误，因此建立一个简单灵巧的工 资管理系统，是很多企业所关注的。 本书将自始至终、贯穿全文，在“边学边练”中以实 例的形式讲述计件工资管理系统的创建。下边我 们首先来了解一下在计件工资管理系统中需要创 建的表格。 2单击“创建 ” 设置主键1单击“表设计 ”按要求输入相应的“字 段名称” ，并设置字 段的”数据类型“34选中“性 别”字段 5在“有效性规则” 属性中输入：“男 “Or “女”7设置字段大 小为2 6创建了“人事表”后， 按照相同的操作步 骤，创建其他表 按照相同的步骤设置其 它字段的“常规”属性。 设置完毕后将此对话框 关闭，并选择保存为“ 人事表”后，即可完成 此表的创建 82.3 规划“容器”“表”中“字段”的设置 2.3.1 Access 2007中的字段类型 在Access 2007数据库中共有11种可用的数据类型 ：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编 号、是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询， 它们的作用如表所示。 某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我 们主要需要考虑如下几个方面的内容。 1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可 以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字 段里。2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的 大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需 要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储 65535个字符）型字段。 3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行 何种计算。Access 2007可以对数字型、货币型 数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则 不能求和。 4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型 及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外 文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行 排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21 ，210。 5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备 注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分 组。 2.3.2 Access 2007的“字段”属性 在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才 能更准确地确定数据在表中的存储格式。 右击“人事表”，选择“ 设计视图”命令 1 2选中“姓名” 字段 文本型字段 的15个属性 “字段大小”属性的意义为： “字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字 型数据的类型。文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存 的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。 文本型数据的大小范围为0255个字节。数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类型 ，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。至于其它字段，这里不再详细叙述。 2.3.3 设置“字段”的显示和打印格式 1文字型数据“格式”的设置方法我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型数据 “格式”的设置方法。我们先来看一下设置前和设置 后的效果。 设置前 设置后 选中此数 据类型12在格式栏中输入：“所在部 门是：&蓝色 ”通过这些设置 就会实现上边 的效果了右击我们前 边创建的“ 部门表”， 选择“设计 视图”命令 ，打开此表 的设计视图 窗口2数字与货币型数据“格式”的设置方法 右击“部门 表”，选择“ 设计视图” 命令打开 此表的设 计视图窗 口添加此字段，并 将数据类型设置 为“数字” 12单击格式旁的下 拉箭头，可以选 择所要设置的货 币格式 这样即设置 了货币型数 据类型3日期型数据“格式”的设置方法右击“部门表 ”，选择“设 计视图”命令 打开此表的 设计视图窗 口添加此字段，并 将数据类型设置 为“日期/时间 ” 12单击格式旁的下 拉箭头，选择所 要设置的“日期 /时间”格式 这样即设置 了日期数据 类型 2.3.4 设置字段的输入格式 用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可 能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输 入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且位数 不能输入错误。为了实现这些功能，我们需要设置字段的“输入掩 码”属性。字段的“输入掩码”属性用来要求用户必 须按照特定的格式来输入数据。1使用向导设置“输入掩码” 右击“部门表 ”，选择“设 计视图”命令 打开此表的 设计视图窗 口新建“部门电话” 字段，并将数据类 型设置为“文本” 13选中“输入掩码 ”文本框 单击打开对话 框 按钮继续 24单击输入56单击8单击3次“下一步 ”按钮 7单击“完成”按钮 产品表的数 据输入窗口 点中此处将 会见到输入 掩码，并可 按要求输入 数据 2通过直接输入格式符号设置输入掩码使用格式符号自定义“输入掩码”可以更灵活、方便 的定义所输入的格式。比如我们可以在“输入掩码”对话框中输入 “Password”，这样，用户输入的所有字符就可以 被“*”所掩盖。 2.3.5 设置字段的默认值 如果某个值在某个字段中出现的几率特别高，那么 您最好将此数据值设置为此字段的默认值，操作步 骤如下。 右击“部门表”，选择“设 计视图”命令，打开此表 的设计视图窗口选中“录入时间” 字段 1输入“Now()”字符 2自动填充的当前 日期和时间 2.3.6 设置字段输入的有效性规则 如果我们的表中有一个字段为“性别”，那么在这 个字段中，就应当只能输入“男”或“女”，而不能 输入其它的字符，这时我们应该怎么设置呢？这时使用字段的“格式”属性已无法实现这个要求 了，而必须设置字段的“有效性规则”属性。有效 性规则的设置方法如下。选中“性别”字段1 右击“人事表”，选择“设计视图” 命令打开此表的设计视图窗口在有效性规则中 输入：“男” Or “ 女”2系统出现 的提示 在“性别”字 段输入了错 误的字符 2.3.7 使用“查阅向导”创建“下拉列表 ”使用查阅向导的最终结果就是在我们的输入表中产 生下拉选择列表（如下图所示）。下拉选择列表的 使用，可以节省录入数据的时间。表中字段的 下拉列表 按图中所示，建 立这样一个表， 表中数据为空 1选中“所在部门”的数 据类型，选择“查阅向 导”命令 2单击“下一 步”按钮 3选择“部门表” 45单击“下一步 ”按钮继续 选中 “部 门”项 69单击“选中”按钮 7单击“下一步” 按钮继续 8保持系统默认， 单击“下一步” 按钮继续 单击 “下一步 ”按钮继续 11用鼠标拖拽调整 列宽 10单击“完成”按钮 12 2.3.8 边学边练：为计件工资管理系统 添加下拉菜单选择此项后 ，按照2.3.7 节中的描述 进行操作就 可以了2.4 “归类”引用设置“表”的关系 我们可以使用数据表间的对应列将Access 2007中 的数据表关联起来。如下图所示两个表间的对应关 系，下边讲述一下表间关系的创建方法。 单击此按钮1 单击此按钮2选择表单击34拖动建立表关系 5这里可以对表间的关 系进行设置，然后单 击“确定”按钮即可62.5 “容器”包装设计“表”的外观 2.5.1 隐藏和冻结列数据表打开后，Access 2007会以默认的格式进行 显示，此时他所显示的字体大小，列宽和行宽、分 割线等并不一定符合我们的要求。为了方便我们的工作，我们不妨对他进行设置。首 先我们来看一下“隐藏”和“冻结列”的方法。 1隐藏列右击列标题，选择“ 隐藏列”命令，即可 将此列隐藏 首先打开 “人事表 ”如果要显示隐藏的列， 则右击鼠标，选择“取 消隐藏列”命令 1将要显示的列选 中，再将此窗口 关闭就可以了 22冻结列 如果要将某列冻结，那 么右击列标题，选择“ 冻结列”命令即可 如果要取消冻 结列，则选择 此“取消对所有 列的冻结”命令 即可 2.5.2 改变字体 切换至“开始”标签页1这里的表格是 未设置前的样 式，字体为“小 五”号、宋体显 示 设置字体2按需要设置“字 型”、“字号”和颜 色等3这是设置 后的效果 2.5.3 改变列宽和行高 要改变行高时，在这 里直接拖拽就可以了 改变行高 后的效果 选择【其他】 【列宽】命令1切换至“开始”标签 页2输入新列宽 单击“确定”按钮 342.6 典型实例：创建“考勤管理系统 ”的“表” 考勤中主要涉及的管理方面有：出勤管理、出差 管理、请假管理以及出勤统计管理。本书将设计一个“考勤管理系统”用来对员工的出 勤、出差以及请假情况进行统计和管理并将员工 出勤情况进行统计，方便企业领导了解员工的工 作情况。此实例将贯穿本书。下面我们对“考勤管理系统”数据库的表进行一下了 解，该数据库包括：“出差信息”、“出勤情况”、“员 工信息”、“请假信息”、“员工出勤”5个表，这5个 表之间的关系如下图所示。