哈尔滨工业大学仁通科技开 发有限责任公司-软件开发分 公司 新员工入职培训讲解版目录内容1总则2档案管理3会议管理4名片管理5印鉴管理6采购管理7办公用品管理8考勤管理9休假管理10差旅管理11附则 12Q&A第一章 总则第一条 为加强公司行政事务管理，理 顺公司内部关系，使各项管理标准化、 制度化，提高办事效率，特制定本规 定。 第二条 本规定所指行政事务包括档案 管理、会议管理、印鉴管理、名片管 理、采购管理、办公用品管理、考勤管 理及差旅管理。第二章 档案管理第一条 归档范围 档案管理范围包括公司的规划、年度计划、技术资 料、财务审计、劳动工资、人事档案、会议记录、决 议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、 通知等具有参考价值的文件材料。 第二条 档案保管 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料 及单据齐全完整。第二章 档案管理第三条 档案的借阅与索取 1.总经理借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续， 直接提档；公司其他人员需借阅档案时，要经总经理 批准，并办理借阅手续。 2.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全 和保密，严禁擅自翻印、转借、遗失，如确属工作需 要复制，必须由总经理批准方可复制。 第四条 档案的销毁 1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材 料。 2.若按规定需要销毁时，须经总经理批准后方可销毁。 3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制 销毁清单。第三章 会议管理第一条 会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的 正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期 会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议 记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效 率。第二条 会议分类 定期例会会议名称时间安排参加人员会议内容召集/主持人 员早会每工作日上午 9：00-9：45各部门门人员员日工作计计划及 上日工作问问 题题整理总结总结各个部门负门负 责责人月度总结总结 、 规规划会议议每月度第一周 工作日下午总经总经 理、各 部门负责门负责 人、工作人 员员。上月度工作总总 结结工作规规划 报报告及工作 总结总结 、问题问题 整理总经总经 理、各 部门负责门负责 人团队团队 学习习每周三、周五 下午15:30- 16:30各部门人员技术知识分享 或近期工作报 告总经总经 理、各 部门负责门负责 人2.非定期会议会议名称时间安排参加人员会议内容召集/主持人 员公司发展研 讨会不定时总经理、部 门经理、主 要 工作人员就市场拓 展、业务推 广、公司经 营等相关事 项的讨论总经理、部 门经理、主 要 工作人员临时会议不定时总经理、部 门经理、其 他有关人员特殊事宜总经理、部 门经理、主 要 工作人员第三条 会议安排1.公司内会议由行政部安排，部门内会议由各 部自行安排 2.行政部会前一天需向与会人员告知会议安 排、会议内容。 3.行政部负责会场安排与整理 4.开会期中，行政部负责记录；并于会后将会 议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及 总经理备案。第四章 名片管理第一条 公司名片版式统一，个人不得私自更改、增减格 式、字体、颜色及有关项目，不得私自印制。 第二条 公司名片印制应由行政部专门负责的人员与名片社 联系。其它人不得私自联络。 第三条 印制名片的个人应填写名片申请审批单。第一次印 制或版面有更改内容的需经部门经理、总经理审批。版面 无更改，可不再进行审批，直接将申请单填好后交行政部 专门负责人员。名片专门负责人有责任控制名片的印量。 第四条 名片交货时由印制名片的个人在名片申请审批单上 签收。 第五条 每月底行政部名片负责人员负责统计印制数量及各 部门用量，请款及与名片社结款。 第六条 员工因任何原因离开公司，必须即时交还剩余名 片。第五章 印鉴管理第一条 公司印鉴由行政部负责保管。 第二条 公司印鉴的使用一律由总经理签字许可 后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成 的后果由直接责任人员负责。 第三条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、合同、 协议及对外开出的任何公文，应统一编号登记 ，以备查询，存档。 第四条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明 如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必 须经总经理签字许可后方可开出，持空白介绍 信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用 途，未使用的必须交回。 第五条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。第六章 采购管理第一条 公司办公日用品和低耗品由行政部在为公司 节约总成本和控制办公费用总额度的基础上统一 购置。 第二条 办公设备维修、邮件投递等业务委托行政部 统一处理。 第三条 公司各业务部门将需要购置的固定资产以申 请单形式上报行政部，经批准后，由行政部对采 购物资的数量、质量、规格、供应商、价格进行 统计、分析、比较，做出清单，递交总经理批示 ，经批准后由行政部下达采购指令，予以履行同 供应商进行市场询价、报价、谈判及草拟合同条 款，最后确定采购价格及合同条款，委任采购人 员进行其它后续工作。第七章 办公用品管理第一条 每月月底前，各部门负责人将该部门所需要 的办公用品制定计划提交行政部。 第二条 行政部制定每月办公用品计划及预算，经 总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工 作需要有计划的分发给各个部门，由部门负责人 签字领回。 第三条 除正常配给的办公用品外，若还需用其它用 品的须经行政部批准方可领用。 第四条 公司新聘工作人员的办公用品，行政部根据 部门负责人提供的用品清单，负责为其配齐，以 保证新聘人员的正常工作。 第五条 行政部要做到办公用品齐全、量足质优、库 存合理、开支适当、保管得当。第八章 考勤管理第一条 公司实行严格的考勤制度，各种考勤与员工的总收 入挂钩。区别员工缺勤事由扣发相应的工资及补助。员工 请事假，按缺勤日扣发日总收入。 第二条 行政部负责公司员工的考勤，按照公司工作时间规 定，对员工逐日考勤记录，每月最后一天汇总，经总经理 审核签字，经核对无误后，报财务部作为发工资的依据。 第三条 员工正常工作时间为上午8：30至12：00，下午13： 00至5：30，每天上午8时30分为公司早会时间，因特殊情 况需调整工作时间的由行政部另行通知。 第四条 全体员工均享受国家规定的法定节假日的休假。 第五条 全体员工应严格遵守工作时间，上下班执行考勤指 纹认证制度。所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出 办理各项业务。特殊情况须经部门经理批准，未经批准的 ，按迟到或旷工处理。第八章 考勤管理第六条 上班时间开始后5分钟至60分钟内到班者，按迟到论处， 超过60分钟以上者，按旷工半日论处。提前60分钟以内下班者 按早退论处，超过60分钟者按旷工半日论处。 第七条 员工外出办理业务前须向本部门负责人(或其授权人)说明 外出原因及返回公司时间。 第八条 公司设全勤奖。员工不得迟到、早退。每月迟到或早退累 计三次以上者，无全勤奖。员工一个月内迟到、早退累计达到 五次以上者由部门经理提出处理意见，报总经理批准，对其给 予相应处分。 第九条 对无故旷工者，应向部门经理、总经理提交书面说明，当 月无全勤奖。无故旷工3天及以上者由部门经理提出处理意见， 报总经理批准。连续旷工15天，或一年内累计旷工超过30天，或 旷工虽未达到上述天数，但次数较多，情节严重的报总经理办 公会讨论并做出处理意见。第十条 休假制度1.事假1.1员工因个人事务，必须亲自处理的， 根据工作安排以及本人的实际需要酌情 核给。 1.2 一般员工请假3天内，由部门经理批 准；4天以上总经理审批。部门经理请 假由总经理批准。请事假员工当月无全 勤奖。2.病假2.1 员工因病或非因公受伤，须提供医 院病休证明，经部门经理批准，方可休 假。 2.2 病假员工当月无全勤奖。3工伤、婚假、丧假、产假、计划生 育假等按国家有关规定执行，试用期员 工除外。4.公司对所有职工给予年度休 假。具体办法如下： 4.1员工在完成任务后，可以休假，视为出 勤。 4.2部门每年给假 天，需公司总经理批准， 并报行政部备案。 4.3员工每年给假 天，需公司总经理签署意 见，报行政部审核、批准、备案。 4.4假期年内有效，过期作废，不允许作为 存休、倒休用。第十一条 经批准每周占用不超过八小时（含八 小时）工作时间参加业余学习培训的视为出 勤。第九章 差旅管理第一条 为了配合公司业务需要，以达成公司经营目标，公 司需要调派员工出差。 第二条 员工出差依以下程序办理： 1.员工因公出差前应填具出差申请单，出差期限由派 遣主管视情况需要，事先予以确定。 2.出差期限在三个工作日以上者，可以凭核准的出差申 请单向财务部暂支相当数额的旅费，但需于返差后一周 内填具差旅费报销单并结清暂付款，如果没有在一周 内报销者，财务部应于当月薪水中先予扣除，等报支后再 进行核付。 3.出差期限在三个工作日以内者，需于返差后一周内填具 差旅费报销单，向财务部报销差旅费用。第九章 差旅管理第三条 出差的批准权限规定如下： 1.省内出差三日以内以内，由部门经理批准；出差时间在三天以 上由总经理批准。 2.省外出差一个工作日以上（不含一日），一律由总经理批准。 第四条 出差期间因公支出的下列费用，准予按实报销，并按以 下规定办理： 1.乘坐公交车、计程车原则上应取得汽车公司开具的统一发票， 无法取得者由出差人员出具凭单为证。 2.电话费用应取得电信局的收据为凭。 3.邮费应取得邮局的证明为凭。 4.因公宴客的费用，应以统一发票或贴足印花的正式收据为凭。 5.因公携带的行李运费，应以正式的运费收据为凭。第九章 差旅管理第五条 出差中途因病或以外灾害或因实际需要由主管 指示延时外，不得因私事或借故延长差期，否则除不 予报销差旅费外，并依情节轻重论处。 第六条 差旅费分为交通费、住宿费、餐费、通讯费以 及其它费用（因公需要的邮电、交际费等）所有费用 都按实支进行报销，但依照职等职位不同而不同。第九章 差旅管理第九章 差旅管理第七条 低层人员陪同高层人员同行出差时，其餐、宿 费可和高层人员的差旅费相同。 第八条 时间急迫或合理成本考虑而需搭乘飞机时，应 经过总经理批准，否则以火车及客运车为交通工具。第十章 附则第一条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条 款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交行政 部并提请总经理批复。 第二条 本规定解释权归行政部。 十二、Q&A集Q：我们什么时间可以发薪水？ 答：每月8日发放工资，劳务关系在外包公司的人员为15 日之前发放工资。 Q：我们什么时间可以报销？ Q: Q: Q: Q: Q: