上海德鑫建筑工程有限公司 1 / 4 第 1 页 共 4 页 会议管理制度 一、宗旨 为进一步加强公司各类会议及培训管理维护正常会议培训秩序规范公司各类会议培训的召开时间、会议培训的资料准备及会议程序特制订本管理制度。 二、会议分类共分为 4 类 1、总经理办公会。 2、经营管理会议。 3、部门协调会。 4、各部门每周的例会。 三、会议召开次数 1、总经理办公会每月 1 次。 2、经营管理会议每季度 1 次。 3、行政管理列会每周 1 次 4、部门例会每周 1 次。 注具体时间根据公司要求。 四、会议准备 1、所有参加各类会议的人员都必须做好相关的准备工作包括会议的议事日程、需要提交的提案、汇总总结的提纲、发言要点、工作计划草案、计划任务完成情况报表、决议及决定草案以及相关的纸张、电子、媒介文件文档、会议记录本等有关的提案必须有相应的纸质文件在会议开始前 10 分钟提交会议主持人。 2、参加每周部门协调会的各部门负责人必须在每周一中午 13 点前将本部门上周工作计划完成情况及本周工作安排表交至公司行政部经理处。 3、所有参加会议的人员都必须按照会议规定的开始时间提前 10 分钟入场并在会议签到薄上签名确认。 4、所有参加会议的人员都必须将手机设定为震动档或关闭手机。 上海德鑫建筑工程有限公司 2 / 4 第 2 页 共 4 页 5、所有参加会议的人员均不能缺席、迟到、早退如因特殊情况不能准时出席时必须提前 1 天向部门领导请假并报行政的人事部审核备案。因个别情况临时需要请假时也必须提前 1 小时。 五、会议准备注意事项 1、提交讨论的文件必须做到表格化、图形化、数字化、文字少。 2、各类会议都要有决议内容一般由会议主持人进行会议总结出席的最高公司领导进行必要的指示。 3、发言人的发言内容不允许偏离议题。 4、发言目的是站在公司角度而不是出于个人利益。 5、参会人员都要专心聆听发言并做好相应的记录。 6、发言时间不要过长做到言简意明。 六、会议要求 1开会前会议召集人需明确会议议题并将此议题通知会议人员。 2参会者提前拟好会议发言提纲发言时简洁明了严格遵守会议的限定时间。 3会议参加者在会上要畅所欲言各抒己见允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议无论个人同意与否都应认真贯彻执行。 4严守会议纪律保守会议秘密在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容影响决议实施。 5控制会议人数与会议内容无关者不必参加会议。 6控制会议时间公司会议时间为 23 小时部门一般会议时间为 3060 分钟。 7会议期间参会人员应关闭手机或调至震动档接听手机时应自觉离开会议室以免影响会议进程。 8参加会议人员不允许迟到迟到者按公司考勤制度予以处罚。确因急事不能参加者应在开会前 20 分钟内通知会议召集人。 9参加会议人员不允许无故缺席无故缺席者均按当天事假处理。如因特殊情况不能准时出席时参会人员必须提前 1 天向会议主持人请假或因个别情况临时需要请假时必须提前 1 个小时否则每次扣款 50 元。 10.员工出席会议的次数和会议秩序将于绩效考核工资挂钩违反一次绩效考核工资则相应扣除三上海德鑫建筑工程有限公司 3 / 4 第 3 页 共 4 页 分之一依次类推。 11、工程部例会、行政管理例会参加者必须准时到会。如却因有事无法参加的必须派本部门人员参加否则按部门旷会处理部门负责人以旷会或事假处理。 12、涉及到项目经理参加的例会如项目经理无法正常出席必须由项目工程师或施工员或预算员其中一人参加。公司本部必须由部门经理或主管参加 七、会议记录与纪要的形成和签发 1、各类例会的会议记录均由会议主持人指定专人负责现场记录并在会议结束后交所有参加会议人员签字确认。 2、各类例会的会议纪要均由会议主持人指定专人负责整理并在会议召开后的次日交会议主持人或部门负责人签字认可。 3、部门会议纪要发布前应填写会议纪要发布审批单审批单内容包括纪要编号、发布范围、主管领导审批意见。 4、会议纪要要有发文号发布时由接收人填写文件签收记录表确定接收。 5、各部门例会的会议记录和纪要在该文件产生的 7 个工作日内所有原件含纸张、电子档全部交由行政部档案管理员存档由档案管理员按重要程度确定保存期限、密级。 八、处罚标准 1、每周一次的部门协调会所有参会人员必须提前 10 分钟到场签名确认无任何请假手续而无故缺席均按事假处理并每次加扣款 50 元。 2、各类例会如因特殊情况不能准时出席时参会人员必须提前 1 天向会议主持人请假或因个别情况临时需要请假时必须提前 1 个小时否则每次扣款 50 元。 3、每周一次的部门协调会各部门负责人必须在每周五中午 15 点前将本部门上周工作计划完成情况及本周工作安排表交至公司行政部经理处到期不交汇报表按相关规定扣款过期不交而在参加会议时使用经会议主持人及总经理共同确认后禁止其在会场上的发言并按旷会处理同时每次扣款50 元。 4、所有各类例会的参会人员均不能早退如因特殊情况需离开必须征得会议主持人的同意后才可离开无任何理由或未向会议主持人请假而离开将按旷会处理同时每次扣款 50 元。 5、所有各类的例会参会人员必须在会议开始前在会议签到薄上签名未签到将按迟到处理每上海德鑫建筑工程有限公司 4 / 4 第 4 页 共 4 页 次扣款 50 元。 6、 各类会议的会议记录及纪要由专人编写并整理好后 交参会人员个人签字确认并接收如参会人员拒绝签收时每次扣款 50 元。 7、建筑事业部周例会所有参加会议的人员必须会前提交相应的工作计划完成报表报告 提前方式为会前或会议开始、汇报阶段过期不交汇报表每次扣款 50 元。 8、上述各项扣款将由公司行政部开出行政处罚单后由被扣款人签字确认后交行政部备案登记所有扣款金额月度汇总后由财务部从其本人当月工资中暂扣。 九、其它规定 本制度未尽事宜由公司行政部负责修改或补充。 本制度自公司总经理签字确认之日起实施。 关于公司培训的考勤以日常工作作息流程和考勤标准计。 上海德鑫建筑工程有限公司 2011 年 5 月 18 日