18、在实际应用中，工作表上的数据清单往往比较复杂，每条记录的字段有时一屏显示不完，查看不方便。而 excel 提供的记录清单功能可以方便快捷的对数据清单中的记录进行查看、修改、添加或删除等操作。单击选中数据清单中的单元格，excel 会自动选中该数据清单；执行数据记录单，打开记录单对话框，单击新建按钮，输入各个字段内容，按 enter 键确认；添加完记录后，单击关闭按钮结束。执行插入-名称- 定义，打开定义名称对话框，可以对数据清单进行命名。记录单删除记录是只能一条一条删除，切不可恢复；他只删除数据清单中该记录的所有单元格，数据清单外的单元格不受影响。19、数据排序：是指将数据清单中的记录根据某一字段的数据有小到大或由大到小进行排列。方法：a、常用工具栏的升序和降序按钮；只能按一个字段进行排序。b、选中数据清单，执行数据排序，打开排序对话框，指定排序的主要关键字和次要关键字，并设定按降序还是升序排列。若数据区有字段名，通常在“我的数据区域”栏中选中有标题行选项，表示第一行为标题，不参加排序。单击选项按钮，打开“排序选项”对话框，用户可以指定自定义的排列顺序。20、数据筛选：是指在工作表上只显示出数据清单中符合条件的记录，其他记录被暂时隐藏起来。a、自动筛选功能：数据筛选自动筛选；每个字段名右边有一个筛选箭头。B、高级筛选：在工作表上远离数据清单的位置上设定条件区域，至少为两行，第一行为字段名， ，第二行及以下各行为查找条件，两个字段下同一行输入条件，系统按与处理；不同行输入，按或处理。执行数据筛选高级筛选。区别：高级筛选不是通过单击字段名右边的筛选箭头来筛选条件，而是在工作表上的条件区域里设置条件，同时还可以设定较为复杂的筛选条件，并能够将符合条件的记录复制到另一个工作表或当前工作表的其他空白位置上。22、数据分类汇总：是将经过排序后已具有一定规律的数据进行汇总，生成各类汇总报表。步骤：首先对数据清单按照汇总类型进行排序，是同类型数据集中在一起；然后执行“数据分类汇总”命令进行汇总，在分类汇总对话框中进行设置即可。若想恢复到原来状态，单击全部删除按钮。23、合并运算：是对几个不同的工作表的数据进行统计，得到综合统计结果。四种方法：a、以三维引用进行合并运算；=sum（统计表.xls一月：六月！$A$10）表示对六张工作表的单元格 A10 进行求和运算。B、当源数据具有相同排列顺序和位置时 c、当源数据使用相同的标志时 d、通过生成数据透视表进行合并运算。 单击存放合并结果区域左上角的单元格，执行数据合并计算，打开合并计算对话框，函数、引用位置设定，单击添加按钮24、数据透视表：是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以设置不同的显示页面来筛选数据。集排序、筛选、分类汇总和合并计算功能于一体，用户只需对字段进行适当的拖放工作，就可以在数据清单中重新组织和统计数据了。A、创建：选中数据清单中的任一单元格，执行“数据数据透视表和数据透视图”命令，根据提示设置。页位置的字段：作为自动筛选的条件；行位置的字段：作为行标题；列位置的字段：作为列标题；数据位置的字段：作为分类汇总的项目。B、更改布局：鼠标直接拖动字段。更改汇总函数：选中字段，右键字段设置，打开数据透视表字段对话框，进行设置。七、数据库的应用Acess1、现实世界是客观存在的世界，事物及其联系就处在这个世界之中。信息世界是现实世界中的事物及其联系在人们头脑中的反映，经过人们头脑的分析、归纳、抽象形成信息，它是对现实世界的第一层抽象，建立的为信息模型或概念模型。数据世界是对信息世界中信息的数字化，即将信息用字符和数值表示，便于计算机识别和处理；在数据世界中用数据模型或逻辑模型来描述现实世界，它是对现实世界的第二次抽象。2、数据库（database，DB）：是指长期存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合。数据按一定的模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度、较高的数据独立性和可扩展性，并可为各种用户共享。数据库管理系统（DBMS）：是对数据库进行管理的系统软件，是用户访问数据的接口，它提供用户对数据进行定义和操作的各种命令，并能保证数据的安全性。完整性、多用户对数据的并发使用即发生故障后的系统恢复。数据库系统（DBS）：是指引入了数据库后的计算机应用系统，一般由数据库、数据库管理系统及其开发工具、应用系统、数据库管理员及用户等组成。数据库技术（DBT）：是指研究数据库结构、存储、设计和使用的一门软件学科，是在操作系统中的文件系统基础上发展起来的。5、概念设计是根据用户的需求设计数据库的概念结构，完成从现实世界到信息世界的过渡。常用的术语有：1. 实体 entity：客观存在并可相互区别的事物，例如一个学生、一门课程、学生与学校的关系等都是实体。2. 属性 attribute：实体所具有的某一特性；一个实体常具有多重属性。3. 实体标识符 identifier：能唯一标示实体的属性或属性集，也称为关键码、关键字，或简称码、键。例如学号是学生的实体的标识符。4. 域 domain：属性的取值范围成为该属性的域。5. 实体型 entity type：用实体名及其属性集合描述的同类实体；具有相同属性的实体，一定具有共同的特征和性质。例如，学生（学号，姓名，年龄，性别，专业）就是一个实体型。6. 实体集 entity set：同型实体的集合；例如，全班学生就是一个实体集。7. 联系 relationship：实体内部之间的联系和实体之间的联系；有一对一、一对多、多对多联系。逻辑设计中的数据描述：1. 字段 field：标记实体属性的命名单位；或称域、数据项等，字段名往往与属性同名。2. 记录 record：字段的有序集合；通常一个记录描述一个实体，由于一个实体常含有多个属性，故记录亦有多个字段或数据项组成。3. 文件 file：同一类记录的集合；文件时用来描述实体集的；例如，所有的课程记录组成了一个课程文件。4. 关键字 key：能唯一标示文件中的每个记录的字段或字段集，称为记录的关键字或键。5. 记录型 record type：相当于概念设计的实体型。表 7.术语对应关系数据库是数据文件的集合，数据文件时记录的集合，记录是字段的集合。当把它们存储到计算机的存储介质上时，就称为物理数据。3、数据模型是数据库的框架，描述了数据及其联系的组织方式、表达方式和存储路径。理想的数据模型应能满足三方面的要求：a.能比较真实的描述现实世界 b.容易被人理解 c.便于在计算机上实现。4、概念模型是一种面向客观世界、面向用户的模型，它不涉及数据在计算机中的表示，只是按用户的观点对数据和信息建模，用于数据库的逻辑设计。目前较流行的是实体模型，用实体联系图（E-R 图）来描述，E-R 方法也称为 E-R模型。在其中，事物用实体来表示，特征用属性表示，事物之间的联系用联系来表示；在 E-R 图中，实体型用矩形表示，属性用椭圆形，联系用菱形，在无向边上标上联系的类型。6、数据库有层次数据库、网状数据库和关系数据库。关系数据库的逻辑结构是一张二维表，在关系模型中，字段称为属性，字段值称为属性值，记录类型称为关系模式，记录称为元组，远足的集合称为关系或实例。每一个 access 数据库包括它所有的对象都存储在以 mdb 为扩展名的数据库文件中，打开一个数据库文件就意味着打开一个数据库。7、数据表的设计主要考虑两个方面：一是整个管理系统所有表中的数据要共享性高、冗余度低，占用尽可能小的存储空间；二是能方便维护表中的数据和快速地从表中获取数据。设计表的方法：1.进行系统分析，2.确定数据库中的表，数据表不应该包含重复的信息，每个数据表应该只包含一个实体的信息。3.确定数据表中的字段 4.确定主键，每个表都必须包含唯一标识每个记录的字段或字段集。在 access 中可定义 3 种主键：自动编号、单字段和多字段。5.确定表之间的关系 6.优化设计 7、输入数据并创建其他数据库对象。8、access 数据库对象包括：1.表 即数据表，是 access 数据库中唯一存储数据的对象；关系数据库中的关系既是一张二维表，存储到计算机中即形成数据库文件。数据库文件由记录和字段组成，每一行表示一条记录，每一列表示一个字段，字段用字段名来标识。2.查询：是检索数据的工具；查询结果相当于一张表，它也包括字段、记录。但数据实际上还是保存在原表中。在同一数据库中查询和表是不能同名的，它既可以建立在表上，也可以建立在其他查询的基础上。3.窗体：是用户和数据之间进行交互的对象；用户都是通过窗体对数据进行操作，而很少直接对表、查询进行操作，大多数窗体都与数据源绑定，窗体中的内容来自它的数据表，在窗体中的各种按钮、列表框、菜单等成为控件。4.报表：是指将数据库系统中的数据以一定的格式打印输出。报表只用于输出概念设计实体 实体集 实体型 属性 实体标识符逻辑设计记录 文件 记录型 字段（域、数据项） 关键字（键、码）数据，不能对数据做任何修改，这是和窗体的本质区别。5.宏、页和模块：宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能；它可以将数据库中各种对象连接起来，从而大大提高效率。 页是数据访问页，是链接到某个数据库的 web 页；在其中可以浏览、添加、编辑和操作存储在数据库中的数据。 模块是 access 利用 VBA 开发出来的程序段，在 access 中嵌入了数据库编程语言用以实现更复杂的功能以及操作等。总之表用来组织和存储数据，查询用来检索数据，窗体用来操作和维护数据，报表用来打印数据，宏用来提高工作效率。数据库对象之间通过关系、宏及模块联系起来，表间关系主要应用在查询中。表的两种视图方式：设计视图和数据表视图。设计视图允许用户以自定义的方式创建及修改表的结构；数据表视图显示数据表的内容，它允许用户添加、编辑、删除和浏览表中的数据。创建表成功后，单击数据库工具栏上设计和打开按钮可分别打开这两种视图。创建表的设计结构方法：使用设计器创建表；使用向导创建表；通过输入数据创建表。此处用设计器创建表，设置主键。-创建索引-设置表的属性。9、主键用来唯一标识每个记录的字段或字段集，它是连接数据库中各个表之间数据的关键。索引可以给出表中数据排列顺序的依据，加快对表中记录的查找和排序，一个表可以设置多个索引，但只能有一个主索引，主索引一定是无重复索引，其他索引一般都是有重复索引；索引的字段可以是单个字段也可以是多个字段；多字段索引通常是在搜索或排序两个或更多字段时建立。输入数据：在数据表视图中进行，添加、修改或删除的结果不需要保存，数据库会自动记录。表的主键一般不允许修改和删除。记录排序；数据的筛选（按选定内容筛选按钮和取消筛选按钮；记录-筛选-高级筛选/排序） ；数据的查找与替换：只能在指定的字段中进行，替换后不能恢复。11、记录排序：对表中数据以特定的方式查看。筛选：通过制定筛选条件隐藏无关记录，只查看部分记录。查找和替换：用于查询和更改数据。12、表间关系通过在不同表的相同字段之间建立起来，使多个有联系的表之间的操作更为方便快捷。Access 数据库有同时显示主表和子表中相关记录的功能。子数据表就是可以嵌套在其他数据表中显示的表，可将数据之间的层级关系一目了然的显示出来，还能随意的展开和折叠。插入-子数据表；格式-子数据表-删除/全部展开/全部折叠13、数据库中的查询实质上是按给定的条件从指定的数据源中查找，将符合条件的记录从指定的字段中提取出来，形成一个新的数据集合；数据源可以是表，也可以是其他查询。查询的分类：选择查询；操作查询；交叉表查询；参数查询和 SQL 查询。选择查询：就是按给定的要求从数据源中检索数据，它不改变表中的数据，查询结果是一个数据记录的动态集；可对数据进行分组，总计、计数、求平均以及其他类型的统计计算等。操作查询：操作查询能有效地对表中的记录做删除、更新、追加或通过查询生