项项目档案的管理 井亚莉2010.11 贵州华电桐梓发电公司一、项目档案的构成 二、项目档案的管理 三、项目档案的编制 四、项目档案中的质量通病 五、项目档案工作的重点 六、创优材料的申报什么是项目档案 项目文件：指建设项目在立项、 审批、招投标、勘察、设计、 施工、监理及竣工验收全过程 中形成的文字、图表、声像等 形式的全部文件材料。 项目档案：指项目文件经过鉴定 、整理、归档转化而来的。 五 归：归什么？（归档范围问题） 谁来归？（管理责任划分问题） 归给谁？（档案归属流向问题） 何时归？（归档时间问题） 怎么归？（整理方法问题） 三 要： 该有的要有（该归的，归的齐全， 不该归的不归） 有的要能快速找到（整理符合规律 ，索引清晰有序、操作熟练） 要符合要求（遵循国标、行标，要 经得起任何检查） 一、项目档案的构成按照项目全过程，可划分为四个阶段：前期、准备阶段、项目 建设阶段、竣工阶段、生产、科 研四个阶段。1、立项文件（项目核准、可行性研究、项目评估、投资等文件） 2、建设用地文件（选址、用地审批、征、拆迁等） 3、设计文件（设计基础、初设、施工图设计及变更等）项目档案的内容 4、招投标、合同文件（工程、设备 、材料等物资类招投标及建设工程 合同、设备合同、材料等物资购买 合同、技术服务、咨询合同等） 5、工程准备文件（“五通一平”、用 水审批、临建设施、项目开工审批 等）路、电、邮、通讯、水，也有 将邮政、电讯合一起称四通。 6、工程管理等文件（项目安全、质量管理、质量监督、资金管控、 财务及物资管理） 7、施工文件（基础、土建施工、安装与调试等） 8、监理文件（设计监理、施工监理、设备监造等）9、竣工图及设备文件（修改，审签后的竣工图纸，设备出厂及设备 竣工图等文件） 10、启动、竣工验收文件（验收启动、竣工交接、验收、总结与评 价，遗留、尾工，决算与审计、 达标、创优报批等）11、生产运行文件（生产准备、生产许可、安全评价、风险评估、 生产安全、规程、规范等）12、项目科研文件（专利、工法、 QC、四新、科技成果及应用） 十二项内容15项目前期、准备阶段6-9项目建设阶段；10-竣工及验收阶段；11-12生产、科研阶段 二、 项目档案的管理 管理原则（三制、三统一）：项目应实行项目档案法人负责制、项目档案管理领导负责制和监理审核制。实 行统一领导、统一制度、统一管理，分级 负责的原则。建设单位（项目法人）：应健全档案管理体制，负责对参建单位的档案工作进行业务指导；制定完整的 档案规章制度；组织、汇总、审核项目档 案的整理、移交、归档和专项验收等工作。 分 工勘察设计单位：在合同范围内，负责在项目勘察设计活动中，各个设计阶段形成的文件、图纸 及变更等文件材料，向建设单位移交。监理（监造）单位：应根据合同约定，对监理工作范围内形成的监理文件向建设单位移交。其 他应审核的文件材料、图纸、电子文件 等，签署审查意见。施工（调试）单位：根据合同对承包范围内形成的项 目文件材料，按质量验评标准分专业、 分系统（调试分阶段），以单位工程为 基本单元，进行收集、整理，向建设单 位移交。工程管理单位（受项目法人委托也 叫“委建单位” 或总承包单位）受法人委托和领导，代法人行驶项目建设管理工作，档案管理工作在法人的领 导下全权负责。三、项目档案的编制1、 编制原则：由形成单位负责整编（合同规定的除外）。归档项目文件应齐全、完整，签章 手续完备，分类科学，组卷、编目、装具 符合规范要求，便于查询 。三、项目档案的编制2、编制要求：围绕达标创优从宏观至微观“知行合一”遵循标准（国标、行业标准并重，有冲突时 以国家标准为准，未注日期的引用文件，应按其 最新版本应用）。电力工程达标投产档案管理考核标准2006版 中国电力优质工程奖评选办法（2010版） 重大建设项目档案验收办法（档发【2006】2GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 50328 建设工程文件归档整理规范GB/T 11821 照片档案管理规范GB/T 18894 电子文件归档与管理规范GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法GB 50319 工程建设监理规定DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理 规范DL/T 5229 电力工程竣工图文件编制规定 3、编制程序：收集、整理、分类、组卷、编目、排架。这是档案整理工作的六要素。档案工作 的六要素就是把排架归入编目中，再加保管 利用。收 集：项目文件形成于项目建设的全过程，项目文件应按形成的先后顺序或项目的 完成情况及时进行收集。收集的难点在于 ，职责不清，责任不明，没有收集范围或 收集范围不细。 收集范围根据：DA/T28-2002国家重大建设项目文件归 档要求与档案整理规范中的归档范围和 保管期限表，参考火电企业档案分类规 则6-9大类在中电建协新的规范出台前，仍执 行原国家电力公司（总文档200229号文件）建设单位需结合具体项目形成文件的情 况进行补充，制定切实可行的、具有操作 性的实施细则和具体规定。 整 理：按照一定的规则，把文件材料经过科学的分类，进行组合、排列，使其系统 化、有序化的一个过程，再通过编制方便 的检索工具，以达到方便的提供利用的目 的。GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求（2008版）归档要求： GB/T11822-20081. 归档文件，应为原件。文件材料归档后不得更改。2. 因故无原件的，可归具有凭证作用的文件材料。3. 非纸质文件，应与其文字说明一并归档。4. 永久、长期的电子文件：必须形成一份纸质文件归档。5. 文件载体、字迹，应符合耐久性要求。 6. 归档分数，一般一式一份。重要、利用频繁、有专门需要的适当增加份数。 7.两个以上单位合作完成的项目（留存要求）：主办单位存全套文件，协办单位存相关正本文件（若签订合同、协议的，应按规定执行）。8. 检查内容：（1）齐全、完整（真实、准确在各专业）（2）归档文件质量（参见陈秀菊电力企业档案管理规范操作指南（3）编写归档情况说明指南 P125（4）编制移交清册及交接手续 指南 P126音像等电子材料归档要求：逻辑归档适时进行（网上进行，存储格式和位置暂时不变），物理归档统一进行（定期完成，拷贝到耐久性的载体上，只读、一次写、不可擦写光盘，硬磁盘等）照片，六要素缺一不可（事由、时间、地点、人物或事件、背景、摄影者等）永久、长期保存的应洗出纸质照片保存。分 类：是整理的第一步，按照一定的规则，选定材料的属性（或特征）区分分类对象 ，将具有共同属性或特征和某种联系的分 类对象集合在一起的过程。 火电企业档案分类规则6-9大类 总文档200229号文件组 卷：将若干文件，按其形成规律和有机联系组合成一个单元，以盒或卷的形式 集合在一起，便于保护和存取。 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 （2008版）组卷应注意的问题： 1、案卷的厚度适宜 2、土建、设备安装按单位工程 3、按 “事由”组合 4、材料类目（材料证书），可按材料的种 类、型号等相对应的文件进行组卷。 5、设计变更,按专业单位工程组卷 6、文件“闭环”即关闭“事由”的参建单位进行 整理并归档。编 目：是将文件和案卷，按照一定的规则，进行档案著录，并将条目组成规 定格式的目录的过程。排 架：是将整理完毕，装入盒内的档案，按照分类的规则，进行有序上柜排列的过程。原则与目的：1、应与分类规则保持一致。2、升序排列。3、要方便调阅和归位。四、项目档案中的质量通病1、文件不全2、文件质量欠佳3、原件问题4、签字问题5、竣工图问题 6、闭环问题7、移交问题； 解决对策： 从源头抓，从初期抓。通过广泛宣传，让更多的人了解档案要求，让每一个 经手人明白自己的责任。从形成时抓起 ，在过程中监督，审核时把关。五、项目档案工作重点为项目建设、竣工投产、达标投产、创优质工程等应做的工作。 1、指导、收集、整编项目档案；2、组织项目档案的专项验收；3、按照项目达标投产考核表、创优检查表对档案进行适应性编目，为迅速调卷和方便检 查。建设项目达标投产档案索引工程建设项目创优档案索引 档案人员要对文件材料形成、积累、归档，进行全过程的监督指导，要坚持原则，严格把关，不放过因任何可能造成文件材料不齐全、质量不合格的点。从历次达标、专项验收的情况不难看出，档案人员业务能力、指导的深度与档案的齐全、质量好坏有很大的关系。业务指导要贯穿于项目管理全过程之中。电力书店有售六、创优“申报材料”中国电力优质工程奖（行优）一、申报材料要求（主申报单位完成）：1.齐全，填写完整、清晰，内容真实。签署意见 具体、准确，签名及印章齐全、有效。2.申报表（参见表）独立装订一册。3.申报材料装订成册并编制目录，且与页码相 对应。4.纸质材料1份、电子版1份（JPEG格式吋数 码彩照、附简要说明）；DVD光盘1张。申报材料独立装订成册包括以下内容（纸质）：工程质量创优简介（1500字以内；提供画册 ： 800字以内） 一、工程概况： （1）工程地理位置 （2）建设规模、投资规模 （3）工程建设的合法性文件（见下页） （4）开工时间、竣工时间。工程建设合法性证明文件（影印件）1. 项目核准、规划许可证2. 土地使用证3. 移交生产签证书4. 环保专项验收证书5. 建设期无较大安全事故证明6. 档案专项验收证书7. 消防专项验收证书8. 竣工财务决算审计报告（首页、结论页 、盖章页）9. 工程竣工验收签证书其他文件（例）：达标投产证书；工程投产后质量 监督评价意见。“行优”申报材料 二、工程质量管理符合性： 1.有效性、安全性、工程质量管理策划、措施等： （1）建筑（单位工程数量、质量优良的符合性） （2）安装（单位工程数量、质量优良的符合性）符合工程规范、标准；防止通病。符合性质量策划：差异性质量；工艺亮点；专业。差异性：全寿命周期的安全可靠；洁净性施工、实施 与管理；10大新技术的推广应用。 三、 性能、技术指标的先进性: 功能、性能 四 、“四新”应用、获奖情况（差异性）：技术进步、专 利、科技成果、工法（国内首创、省内首次） 五、 经济效益、社会效益：“行优”申报材料（照片） 吋数码彩照（12张）： 反映工程质量全貌、反映 工程亮点。“行优”申报材料（照片） 工程全貌（外景） 3张 工程结构、安全 3张主体设备安装 2张 工程独具特色部位 4张要求：1.粘贴在A4纸上（见照片粘贴页）；2.电子版（照片应有简明题名、说明。格式应 JPEG、3M及以上，不得用Word文档、PDF扫描件）。“行优”申报材料（ DVD光盘） 1. 内容通过画面和解说反映。参见 “工程 质量创优简介”：工程质量难点亮点，重点展 现：地基基础、主体结构、设备安装、推广应 用新技术等。2. 配有解说词（解说词语音铿锵清晰，语 速留下记忆、配乐轻盈）3播放时间5分钟。工程专项验收等其他基本条件不完全一致1、行业优质工程评审办法中：核查政府有关 部门，如环保、消防、劳动卫生、档案、审计等部 门出具的书面意见（或文件）。2、国家优质工程评审条件中：金质奖的项目 ，须获得国家级优秀设计金奖：评选国家国家优质 工程银质奖的项目，应获得省、部级以上优秀设计 奖(或同级别评奖部门开具的证明文书)。3、国家档案行业标准DA/T28国家重大建设 项目文件归档要求与档案整理规范中：环境保护 、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收 审批文件 国优（含金奖）申报材料 1. 申报的工程项目必须提供工程简介； 2. DVD光盘一张（一般815分钟）内容主要包括： （1）立项、合法性介绍、工程概况2分钟左右； （2）工程质量控制措施与方案（含组织方案、技术 方案等 2分钟左右）； （3）主要施工过程介绍（2分钟左右）；