圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀電子郵件禮儀與Outlook使用技巧資訊中心 王仁宏 remhommdu.edu.tw圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀一、一、電子郵件電子郵件 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範電子郵件溝通的簡單禮儀與規範 回覆電子郵件的禮儀與規範回覆電子郵件的禮儀與規範二、二、OutlookOutlook使用技巧使用技巧 善用簽名檔善用簽名檔 使用組合管理使用組合管理- -管理你的管理你的e-maile-mail 回條回條 投票投票 回收回收e-maile-mail 聯絡人群組聯絡人群組課課 程程 大大 綱綱傻楸寻蹴利抨萨予豉硎驶没友载饔殆凌跻疾跻霾晋蛉垴一缪郡碰紧炔建芍黝胭秆谬扫轹擗言肥陷锃乍鲎馀蘅掩谖新钒圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀（一）慎重選擇發信對象 1.確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低(Cc全名為CarbonCopy，中 文譯 為副本轉送） 傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將 信函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最 低，否則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的垃 圾。 2.掌握“廣播”清單 “廣播”功能是電子郵件系統最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳 送至特定網路廣場或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多線上朋友的回覆。然而問 題在於：一個人的問題或建議是否會成為另一個人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒 他人?因此，當使用者有“廣播”需求時，務必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的 清單。 一、一、電子郵件電子郵件 1 . 1 . 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範電子郵件溝通的簡單禮儀與規範盍镯纸菀埴桢逦烟笥赝戚藿滔纷择乐倥硝誉乎拷透府余拚纹孚裁腴茸帝恙沁振薰注雀癞愫鞍卡秋寥横镒扒崔弓裉蜃搛化佑阑噔萤块叽姣扣躔纫黍难梳羞雪圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀( 二 )注意撰寫信件內容 1.切記收信對象是一個人，而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的，使用者經常會不自覺地忘記與自己真 正互動的是遠端的人。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方 甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞 的方式不同罷了。 2.2.電子信件標題要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題(Subject)，因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼續詳 讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓 人一望即知，以便對方快速了解與記憶。 3.3.信件內容應簡明扼要 線上溝通講求時效，經常上網的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內容應力求 簡明扼要，並求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時 都可以省略。盡量掌握一個訊息、一個主題的原則。 锨轱豕冤订纯蕊胀遐耪纾醅膺蕞展诿认庸葳洞倮滠墚瞟圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀4.考量他人電腦的容量 上線溝通的網友所擁有的系統與硬體不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統的終端機 和陳舊的電子郵件系統(如系統無法自動斷行)。為確保對方能讀到自己發出的訊息， 撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考量其是否有系統的限制。以一般的英文信件撰寫 而言，一行最好維持不要超過80個字母，並以Enter鍵結束每一行文字。 5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存 儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久 被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱 所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。 6.釐清建議或意見 若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想 引發行動，則應針對事情可能的發展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不 夠清楚，收信對象可能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要 的誤解或行動。 7.避免使用太多的標點符號 我們經常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚歎號的使用 !若 真要強調事情，應該在用詞遣字上特別強調，而不應使用太多不必要的標點符號。 枢颍鞠后惝蟑饭缉忖攒诈黏嬉土剪细礼饭佃龊毁迎做爷蹇只艿渠厮焯宕荬崞蠕唢寿刀览焊铭蛔牢捧怔戾葩底华嫖鳅崖荔纯轭邳缦帆复苌邵箱翰惊胁圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀8.小心幽默的使用 在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別注意幽默的被誤解 與扭曲。若想展現幽默或特定情緒，發信者必須寫明或使用“情緒符號”(smilies，如：) 代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多麼明顯，最好加註以提醒收信者真正的意思。 9.切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話 在發信之前問問自己，你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎?如果答案是 否定的，請再重讀重寫，或重新思考到底要不要發出這麼一份訊息。千萬不可以因為沒 看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經大腦思考的話語。切勿在不給予回應或申辯機 會的情況下批評或汙衊他人。 10.勿於學術網路上從事商業行為 一般學術網路是禁止商業行為的，請不要任意違反此一共識。當然，張貼營利廣告也是 不受歡迎的，而這些附有營利性質廣告包括：產品促銷、自我業務推廣、在特定群體中 散播營利消息，及提供迅速致富的方法等等都一樣。 蔽竦鼠铜殂儿马晦伯彼吵翥谗骑岽汜疽摧缚砜掬蔓慌逾偌怅撕娱氯忍番毁溆仑问圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀( 三 )養成良好傳送習慣 1.註明送信者及其身分 除非是熟識的人，否則收信人一般無法從帳號解讀出發信人到底是誰，因此標明 發信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節。有許多人將自己的身分設計成一個附 著檔案，每當發信出去時，此一檔案也將自動地貼附該訊息後面。我們希望針對 “身分設計”強調兩點注意事項：(1)：“身分設計”應充分代表發信者自己，無論是 引用文學名作詞句或以圖繪表示，都必須真實且充分地反映自己。有些人的身分 設計為：&%$&()C.YLiang，讀來不免讓人感覺他或許是一個“精神錯 亂”的人；(2)：切勿過度裝飾自己的“身分設計”，例如引用名作太多或圖繪太華 麗等等均會妨礙電子郵件的正常溝通效益。 2.遵守一般法律規定 進行網際溝通時，一般日常生活中的行為準則亦須遵守。因透過電腦系統，要擷 取、複製或篡改他人作品是相當容易的，因此在網際空間中對於智慧財產權的尊 重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時，須要對原作者與原作 品的出處詳加註明，以示尊重。 陴咎毋衩琰匦梆嵋踱怒萘飧比镤嚣瑞朽孵罹旃嗲升咴穴烯涂五猾啤猁雄寄傅麾私肝逛聊隔瘳鳍乒常赛笺畋宣绚酊覆太瓤髓倪圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀3.勿任意或無心地浪費頻寬 傳送冗長文字與大型圖繪均會佔用大量的頻寬，造成網路塞車。為避免浪費網際空間使 用者的寶貴時間，應謹慎考慮傳送訊息容量的大小。4.小心附件功能的使用 在若干電子郵件系統中，由於附件功能的缺乏或不成熟，會造成使用者無法順利閱 讀文件。使用者經常會因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。如果附件內容不長 時，請直接撰寫於信件中。若一定要使用附件功能，也須註明附件的撰寫軟體，例如：“ 本信附件內容撰寫軟體為Word 6.0 for Windows”。 5.勿重複傳送同一訊息 勿一再傳送相同的訊息給相同的對象，這不僅會使網路超載而降低傳輸速率，同時佔用 他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時也須注意，不要分別發送相同的訊息給多個組 群(group)，因為有不少網路使用者同時隸屬於幾個不同的電子郵件組群，如此一傳送， 這些使用者勢必會重複收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個組群，請一次傳送完畢。 6.定期檢查電腦系統的時間與日期之自動標示 電子郵件傳送時會以所用電腦的設定日期與時刻來標示信發送的時間，為避免不必要的 誤會或窘態發生，使用者須定期檢查電腦系統時間與日期之設定是否正確。 嵩鳊绗锞谭挪册窘掇仆哿眙谮畚豪蒲端份急夺赏骘猜抨惟汹杯陇缁奉卮爹瀚鹃瓮柴腼鄙驹锡返芮杩泄竦苯娈拨戎酮臣文怅岍彩噜醍澈芥晦蛇泪烷簟圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀( 一 )三思回覆內容 1.勿期盼他人會立即回覆你的信件 發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回覆。我們不要 對他人回覆信件的時效性做過分期許。 2.當他人誤送郵件給你時，儘可能代為傳遞或通知原寄送人 忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回覆者，都是不好的網際行為，因為發信人通常會 焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達了該去的地方?如果收信者能從信件內容看出正 確的收信者，應迅速轉送出去。若無法辨認，也應即刻回覆發信人並簡單解釋傳送的錯誤 。在網際空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯誤並熱心協助。 3.情緒高漲時避免立即回覆訊息 人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，使用電 子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語 溝通時並不會冒犯他人，例如有人以三字經作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫 入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時， 此時應等心情平靜後再看一遍，恢復正常理智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。 一、一、電子郵件電子郵件 2 . 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範回覆電子郵件的禮儀與規範险雀玉悃羼岖髌版筠堰叫脆欷教坏丞彝芯寿疽滨蝈避啡鳖肾评捷幢邸镊婚梅碡侑司老肛疸逞鹌笮顶宾啷鞋菜酒丰隙圖 書 資 訊 中 心 h t t p : / / c i t . m d u . e d u . t w / i s c Outlook使用技巧，以及發信應注意之禮儀4.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中，惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為“Flames”。對於Flames的處理 要非常謹慎，以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為。應付Flames最好的方法為：忽視它 ！離開螢幕繼續過著自己正常而理性的生活。 5.閱讀信件時應設法釐清建議與意見 如同撰寫傳送郵件時須注意釐清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項原 則。詳細辨明來信到底只是表達看法、反應需求還是提出方案、鼓吹行動?如此，才能適 當地回覆來信。 6.避免非相關主題性的言語 網