GUANGXI DIANYEGUANGXI DIANYE2011.6 （总第 134 期 ）近年来， 我国通过承办各种大型国际盛会， 向全世界展现了中国高效的会务组织和会务服务能力，展示了不俗的国家形象。同样，一个企业的办公室也直接显现了企业的形象。对于办公室工作， 也有着各种不同的论调。有人说， 办公室工作难做， 领导难伺候， 伴君如伴虎。 部门难协调， 员工难组织。 事多而杂、 琐而细， 默默无闻， 几乎没有功绩， 不受批评就是最大的表扬。 甚至还有说， 办公室的事不是人做的，做好办公室工作的不是人。也有人说办公室好， 可以接触到很多人和事， 是锻炼人的好地方， 可以接近领导， 受重用了就可以平步青云， 是一条 “终南捷径” 这样的论调， 表明了中华文化有一种有容乃大、 和而不同的素养。 本文通过对办公室的精细化管理， 提出对于办公室工作的一些新思路， 希望起到抛砖引玉的作用。广西水利电业集团是广西重点大型国有企业， 拥有包括供电、发电、 酒店、 设备制造、 房地产等 100 家所属企业， 在辖区 40 个县市内， 2010 年完成供电量 136 亿千瓦时，完成销售收入 61.70 亿元，拥有水电资源218万千瓦， 资产近210亿， 系统员工29000多人。 广西水利电业集团的母公司广西水利电业集团有限公司的管理模式为总部部门直接对接所属企业的对口部门。 本文将从集团公司办公室管理工作的一些特色做法来论述来办公室工作的几个重要方面， 为其他行业广大的办公室工作人员提供一些借鉴和启发。办公室作为一个管理的中枢部门， 承上启下， 对公司的内外衔接和正常运转起着重要的作用。 如何优化办公环节， 如何提高会务水平， 提高整体服务能力， 如何进一步推动精细化管理， 这是一个重要的问题。在管理学界被誉为 “大师中的大师” 的彼得 德鲁克说，“管理是一种实践， 其本质并不在于知， 而在于行。其验证不在于逻辑， 而在于成果， 管理唯一的权威就是成就” 。 从经验管理到科学管理， 到绩效管理， 再到精细化管理， 追求的结果仍然是效果最优。效果的优劣也直接反映管理水平。同样， 对于办公室工作也是如此。彼得 德鲁克的著名观点： 企业的成长只能在企业家的思维空间之内， 一个企业的成长受其经营者所能达到思维空间所限制。用精细化管理创新办公室工作作， 就会获得一份自己喜欢的食物。这是训兽员训练动物的诀窍所在。人也一样， 如果员工完成某个目标而受到奖励，他在今后就会更加努力地重复这种行为。 这称为行为强化。 对于一名长期迟到 30 分钟以上的员工， 如果这次他只迟到了 20 分钟， 管理者就应当对此进行赞赏， 以强化他的进步行为。管理者应当想办法增加奖励的透明度。比如， 消除发薪水的秘密程度， 把员工每月的工资、 奖金等张榜公布； 或者对受嘉奖的员工进行公示。这种行为将在员工中产生激励作用。第四针对不同的员工进行不同的奖励。人的需求包括生理需求、 安全需求、 社会需求、 尊重需求和自我实现需求等若干层次。当一种需求得到满足之后， 员工就会转向其他需求。由于每个员工的需求各不相同， 对某个人有效的奖励措施可能对其他人就没有效果。管理者应当针对员工的差异对他们进行个别化的奖励。比如， 有的员工可能更希望得到更高的工资， 而另一些人也许并不在乎工资， 而希望有自由的休假时间。又比如， 对一些工资高的员工， 增加工资的吸引力可能不如授予他 “A 级别业务员” 的头衔的吸引力更大，因为这样可以使他觉得自己享有地位和受到尊重。第五奖励机制一定要公平。员工不是在真空中进行工作， 他们总是在不断进行比较。如果你大学毕业后就有单位提供给你一份月薪 4000 元的工作，你可能会感到很满意， 并且努力为组织工作。但是， 如果你一两个月之后发现另一个和你同时毕业、与你的年龄、 学历相当的同事的月薪是 4500 元的时候， 你有何反应？你可能会感到失望， 同时不再像以前那样努力工作。虽然对于一个大学毕业生来说， 4000 元的薪水已经很高了， 但这不是问题所在。问题的关键在于你觉得不公平。因此， 管理者在设计薪酬体系的时候， 员工的经验、 能力、 努力程度等应当在薪水中获得公平的评价。只有公平的奖励机制才能激发员工的工作热情。结语企业的激励是多种多样的， 并且会随着经济的发展滋生出新的问题。企业要想充分调动员工的积极性和创造性， 就必须建立科学有效的激励机制。而科学有效的激励机制的建立， 创新是极为重要的。与时俱进， 开拓创新， 创出一条符合中国国情的企业激励之路。（作者单位：广西水电工程局）企业管理纵横26GUANGXI DIANYEGUANGXI DIANYE2011.6 （总第 134 期 ）用精细化管理创新办公室工作这是著名的 “有限理性” 论点。办公室作为领导的 “身边人” ， 不仅要提升自身的业务水平和思想认识， 也承担着从自身的角度， 作出角色努力， 协助企业经营者拓宽思维空间的重任。广西水利电业集团公司办公室工作的精细化管理为：办公室作业指导书、 OA 办公自动化系统、车辆管理系统、 会务软件管理系统。下面进行分别阐述。一、制定作业指导书，推进规范化管理制度化、 规范化、 程序化和科学化建设是保证办公室日常工作快速高效运转的关键和前提。集团公司创新工作思路， 结合办公室工作实际， 制定 “三大” 作业指导书， 即会议纪要指导书、 公文审核指导书、 接待指导书。会议纪要指导书明确召开集团公司招投标领导小组会议、 办公会议、 班子会议的有关要求、 会议纪要如何拟写等。公文审核指导书从公文审核的基本原则、 审核要求、 注意事项、 常见病例等方面， 对办公室公文审核人员审核公文进行规范， 减少公文审核的差错， 提高办公工作和效率。接待指导书从接待标准， 工作职责，接待作业前、 中、 后， 接待时的预控措施等方面， 规范了集团公司和各所属企业会务接待工作相关流程。集团公司制定的三大作业指导书从办文、 办事、 办会等方面规范办公室工作， 做到了有章可循， 有规可依， 大大提高了办公室人员的公文写作与处理水平以及会务接待能力， 有效提升了办公室的工作效率。二、 实现OA办公自动化，大大提高工作效率集团公司自 2008 年在本部首先使用 OA 系统以来， 2009 年在全系统内全面启用 OA系统， OA系统的使用，实现了整个集团的无纸化办法， 并极大地提高了办公效率。目前， 集团公司本部及所属企业的 OA 自动化系统都已实现请示、 汇报、 审批等一系列办公环节的网上传递。而且通过系统的培训和制定规则， 让系统员工均能使用 OA 系统办公，并要求所属企业收文员每个工作日应刷新不少于三次的 OA 收文页面，以保证文件的及时收悉和办理。同时对全体OA 系统用户作出规定，文件处理的每一项流程，在本 OA 账户上的中转时间工作日原则上不得超过 24 时间，特殊情况的不得超过 48 小时。该集团公司要求所属企业的 OA 自动化系统要全面引入集团公司本部重大事项须经办公会、 招投标会、 班子会的做法， 全面实现重大事项集体决策的硬性要求， 以保证决策的合法性、 民主性和科学性。从会议议题的提交到会议精神的落实，整个环节均要实现 OA 系统的网上流转。其简易流程如下：会议议题的提交流程：各部门拟写好会议议题 （含所属机构的请示、汇报等） 部门领导审核提交分管领导审核总裁（总经理） 签署意见办公室汇总议题将议题 OA知会到各与会人员召开会议审议。会议流程：办公室以 OA 便签方式向各与会人员发送会议通知各部门准备好议题会议审议形成纪要 （办公室秘书拟写会议纪要部门领导审核发送各与会部门会签各与会副总审核总裁 （总经理） 签发办公室印发纪要）各有关部门按会议要求落实。通过会议和集体决策机制， 使得各项经营管理行为的民主性和科学性进一步得以体现。当然， 好的机制必定配套好的监督检查机制。目前， 集团公司已经形成了对 OA 系统管理的一整套较为完善的机制。就是通过办公室会同技术部门不定期对各所属企业 OA 系统的开通和使用情况，会议议题的提交流程， 会议纪要的审签流程等进行远程抽查， 有必要的将进行现场检查。对于存在问题或整改不力的所属企业， 将进行系统内通报批评， 情节严重的， 将追究有关人员责任。这样的做法无疑保证了“实现无纸化办公、 提高办公效率” 、“提高决策的民主性、 科学性” 的目的。三、完善车辆管理机制，不断创新取得实效集团公司及其所属企业的各种管理、 生产车辆数以千计， 这个庞大的系统如果高效的运转，发挥积极作用， 同时又要在实现安全行驶的基础上， 降低生产管理成本， 这是摆在广西水利电业人面前的一个重要问题。就是精细化管企业管理纵横朱翼27GUANGXI DIANYEGUANGXI DIANYE2011.6 （总第 134 期 ）理必须应对的一个重要方面。针对于此， 集团公司首先是完善修订各种管理办法， 有制度才能有执行力， 有执行力才能显现管理效果。其具体做法如下：1.制定车辆管理办法， 对本部及所属企业的车辆管理行为进行规范。一是用车申请。集团公司为国有企业， 其资产包含车辆亦属国家资产。对于国家资产的管理必须要有管理责任心， 就是信托责任。信托责任的管理又表现为有完善的管理制度并能真正的落实制度要求。集团公司首先是制定用车申请单， 一式三联， 一联出车人存， 一联出车部门存， 一联办公室存。申请单上除明确申请人、 申请事由、 申请时间、申请车辆、审批流程等基本情况外， 还增加一栏 “用车起止点” 、 ” 里程数 “。出车人填写里程起止点， 车队负责填写里程数， 用车人交回车辆后， 核对里程数是否在合理范围， 并检查用油情况。此举不仅能规范用车行为， 还能较为精准的计算司机的的安全行车里程数， 以便年终的统计并按相关规定发放安全行车奖。在审批环节， 各部门的用车首先由部门领导审批，再呈分管领导审批。这样的流程确保了用车的规范， 也在很大程度了保证了车辆管理的规范。2.制定专项应急预案， 预防和有效处理系统内交通事故。对于电力企业来说，各种管理车辆、 生产用车、 接送检修人员客车、 运送检修工器具及设备的大小货车， 以及相关工作所需的高空作业车、带电作业车， 以及在检修过程中还会动用到吊装设备的吊车、 大货车等， 均有可能因为司机连续工作、 疲劳驾驶车辆或者精力不集中及其他不可预见因素或冰天冻地、 雷雨大风、 阴霾大雾等恶劣天气及路况不好、 操作不当， 或者可能因为驾驶员驾车赶赴抢修现场时，情况紧急、车速过快， 易发生如碰撞、 侧翻等人员伤亡、重要设备损坏的重特大交通事故。集团公司对此坚持以人为本， 减少损失的原则。制定了专项应急预案。统一领导， 分级负责。协调有序地开展抢救、 事故处理和善后工作。集团公司道路交通安全工作应急反应机构分为常设机构和应急机构两类。常设机构为集团公司交通安全工作委员会暨集团公司重特大交通事故应急指挥部。当发生重大交通安全事故时， 集团公司重特大交通事故应急救援工作在集团公司应急总指挥部的统一领导下， 应急机构为集团公司交通安全工作委员会转为应急指挥部。下设各类工作小组， 分工明确， 职责明确。3.制定车辆隐患排查卡。集团公司本部为每辆车辆配备了车辆档案卡。档案卡中包含该车辆的购买时间， 上次检修时间， 上次换胎时间，上次换机油时间， 车辆累计行程、 上次更换部件等等， 把车辆全面而真实的信息提供给车辆驾驶员。让用车人对车辆有一个基本的了解， 有助于用车人更好的使用车辆。这是集团公司的一个特色做法， 也取得了很好的成效。按照该集团公司的部署， 2011 年将在全系统内全面推行该管理办法，对全系统的用车、车辆管理进行全面规范。此举对于进一步推动精细化管理有着重要的作用。四、开发会务软件，提升会务能力和水平会务水平是办公室工作的重要面。从大的方面来讲， 中共中央、 国务院办公厅的办公室工作， 世界一流。共同的工作性质面对着共同的工作问题， 执行起来却是千差万别。集团公司各个所属企业情况不一样。有些