展会现场工作与管理 一、会议现场管理 （一）布局二、选择会议场所的主要考虑因素 会议类型 考虑举办地的知名度 盈利性 大型会议重要会议活动 99“财富”全球论坛 朝鲜访华代表团 第35届亚洲发展银行年会 APEC第五次电信部长会议表彰大会三、选择会议室的影响因素 会议天数 会议类型 布置类型 对视听设备和讲台的要求 噪音影响 避开竞争性团体四、会议陈设物的设计艺术 家具 地毯 窗帘 照明灯具 植物 工艺品第三节 会场布置一、会场的布置形式布置参数椅子中间最小距离：91厘米；96厘米（带写字臂的扶手椅） 过道宽度：1.21.5米；1.8米（400人以上） 前排椅与主席台前沿距离：1.8米；3.7米（半圆形或V形） 每排座位：最好不要超过8个 大型会议厅应该有过道穿过2.2.教室形教室形教室型布局p适用于专业机构 举办的具有学术 性质的会议教室型布局p布置参数 课桌宽度：45.7厘米（单侧坐）；76厘米（双侧坐） 桌中央最小距离：1.2米（单侧坐）；1.5米（双侧坐） 过道宽度：1.21.5米；1.8米（400人以上） 前排椅与主席台前沿距离： 1.8米 大型会议厅应该有过道穿过 特点：会场气氛融洽，易于控制，便于沟 通交流 适用于小型会议、座谈性、协商类型会议第18次上海市市长国际企业家咨询会议 联合国会议室正方形和矩形布局p菱形布局p六边形布局pp三角形布局 特点：既突出主席台，又增加了融洽的气氛 适用于中小型工作会议pU型布局T型布局p P执导型布局倒V型布局pV型布局ppE型布局p开放式E型布局或辐射型布局 特点：每个会议桌形成一个谈话中心，与会 者根据一定的规则入座 适用中餐宴会、培训会议、大规模的联欢会 、茶会会胡锦涛的中非合伙论坛欢迎宴会 特点：与会双方成纵向并列或者横向并列的格 局 适用于谈判、领导人会晤等二、座位区的布置 （一）座位排列的作用维持秩序统计人数当场清退文件分发讨论、磋商(二）座区的划分和排列方法标准与会者资格按团组特邀、正式、列席、旁听分法横向排列法、纵向排列 法、左右排列法、纵横 排列法纵向排列法主席台美国中国英国法国俄罗斯美国中国英国法国俄罗斯横向排列法主席台美国美国美国美国美国英国英国英国英国英国法国法国法国法国法国左右排列法主席台第四组第一组第二组第三组第五组第四组第一组第二组第三组第五组（三）座位标志座位号团组标志指示牌桌次席卡座次图三、会场主席台的布置布置要求主题颜色人像、旗帜、徽铭、会标、标语等表现方式体现热烈、辉煌、兴奋的暖色系；体 现清爽、严肃、冷静的冷色系灯光效果颜色、角度等（一）主席台背景的布置（二）主席台座位的编排要点座位格局讲台一排或多排；前排通栏，后排可分栏细则设在中央，应低于主席台；或分设于两 侧揭幕架设在主席台左侧，与讲台对称座次突出主位； 中国政务礼仪左高右低，国际礼仪相反主席台前排主席台后排分栏主席台后排主席台前排（三）主席台常用花饰鉴赏 会议常用盆花或插花 红掌或花烛 一品红香 石 竹仙客来蝴蝶兰非洲菊花烛铁叶针尾葵鱼尾葵天门冬大叶黄杨肾蕨南洋杉金山棕四、会议场地的其他功能区域（一）会议报到处 （二）会间茶歇厅 （三）衣帽存放间 (四）视听设备控制室 （五）同步传译室 （六）嘉宾休息室会议报到处的要求专设柜台：登记付款者柜台、提前 登记未付款者柜台、现场报道柜台 布置要求： 标示明显，空间足够其他要求： 同伴与家属服务、休息室、新闻记 者服务、残障人士服务等服务要求： 专职服务人员与专职咨询人员一、会议登记准备（一）准备资料 会议登记表 会议入场证 票证 登记者名单 登记资料袋第四节 会展入场管理（二）特别登记处 专设柜台，有序进行（已登记付款者柜台 、提前登记未付款者柜台、现场登记柜台 ） 专业指导与咨询 标识明显，空间充足，准备充分作用提前掌握与会者信息；预先安排预先安排提前准备会议资料袋； 预先填写登记卡； 预先处理收费事宜； 预先排房； 提前做好服务准备二、预先登记三、现场登记态度认真，服务专业准备充分对待付费事宜高度警惕遵守服务礼仪、礼节机警应对突发事件第三节 与会者的接待与服务 一、 演讲者的服务与接待 与议题的相关性、知名度、 出场费选择邀请准备现场会后联络、演讲主题 给予演讲者相关信息 宣传、录音、讲稿复印件 设备、房间预订、车辆安排 安全措施等 指定接待人员、预演、付费、 其他活动媒体安排、与一般与会者见面、 送站服务、感谢信、征询意见二、一般与会者蝉型 鲨鱼型驴型 兔子型螃蟹型 讲故事、很久才入题、 内容抽象、没有内容语言与行为阻止 时间限制、总结攻击别人 总是给予消极否定技巧地打断、反问、 重申会议的规范防卫性强 不考虑别人的立场点名、重复问题 突出贡献挑战现有程序 提议不同的方法肯定他的贡献 重申试用现在的方法干别的事情、 小团体讨论、 总玩手机、打瞌睡强调时间压力、 重申会议规范、 短暂沉默三、行为障碍者的服务与接待 讨论会议承办者应该为他们提供哪些特殊服务？ 坡道 门宽 电梯按钮 特殊房间 公共场所 登记环节 青岛奥帆中心奥运分 村无障碍电梯里设置 有较低的楼层按键， 方便乘坐轮椅人士使 用 志愿者左伟（右）在青岛奥帆中心 奥运分村内体验残疾人入住办理两位工作人员在清理青岛奥帆中心奥运 分村内通往游泳池的无障碍坡道 工作人员向记者介绍青岛奥帆中心 奥运分村残疾人客房的无障碍卫生 间 青岛奥帆中心奥运分村无障碍电梯 的盲文按键 冈萨雷斯对北京残奥会无障碍设施 的评价 “首都机场航站楼的无障碍设施给我留下了十分深 刻的印象，那里的无障碍卫生间、无障碍电梯、 低位柜台、低位电话等，每一套设施的尺寸、高 度都经过了专家的严格检测，几乎达到了尽善尽 美的程度。残奥村的无障碍设施同样十分完备， 每个房间的门都很宽，轮椅能够在房间内轻松地 来回移动；地面很平，这样轮椅在移动时就不会 遇到障碍。从景观、道路到生活设施等人性化的 便利设计，将让各国运动员在这里度过一个美好 的赛期。” 第四节 会议现场服务 一、开幕式与闭幕式现场服务内容形式选择站立式或坐式签到 有关人员: 主持人、贵宾、有关与会者 涉及活动：奏国歌、嘉宾致词、文艺表演、剪 彩、揭幕仪式、交接仪式等（闭幕式）等二、颁授仪式现场服务内容形式选择站立式或坐式签到 有关人员: 主持人、贵宾、有关与会者 涉及活动：奏国歌、嘉宾致词、文艺表演、剪 彩、揭幕仪式、交接仪式等（闭幕式）等会展开幕方案1、会展现场布置 （1）展馆馆外会展开幕方案1、会展现场布置 （2）展馆馆序幕大厅厅 布置好展馆馆、展区和展位分布平面图图、各服务务 网点分布图图、各参展企业业及其展位号一览览表及 名录录牌、展会简简介牌、展区参观观路线线指示牌、 展会宣传传推广报报道牌、展会相关活动动告示牌等会展开幕方案1、会展现场布置 （3）各展馆馆 除参展商展位以外，还还需布置各展馆馆（展区）的 主要展览览内容揭示牌、参观观路线线指示牌、本展 区服务务网点揭示牌、至其他展馆馆（展区）的路 线线揭示牌、本展区参展企业业及其展位号一览览表 等会展开幕方案1、会展现场布置 （4）其他设设置会展开幕方案2、媒体接待与管理 （1）新闻发闻发 布会 （2）新闻闻中心会展开幕方案2、媒体接待与管理 （3）相关事项项 发发放统统一制作的“新闻闻袋”，包括会展开幕新闻闻通稿、 展会背景介绍绍、展会特点介绍绍、展会有关数据、展会相 关活动动安排计计划、展会会刊、展会参观观指南以及一些 小礼品等； 安排对对会展情况非常熟悉的人员负责员负责 新闻闻 记记者的接待和联络联络 工作； 有意识识地组织组织 、引导导和安排 各新闻闻媒体对对展会进进行新闻报闻报 道，根据专业专业 媒体或大 众媒体的不同需求提供不同的展会材料； 及时时收集整 理各种采访报访报 道。会展开幕方案3、会展开幕 （1）开幕时间时间 和地点会展开幕方案3、会展开幕 （2）出席开幕式的主要嘉宾宾行业主管部门官员、行业协会与商会的领导、外国驻华机构代 表及有关人员会展开幕方案3、会展开幕 （3）开幕式讲话讲话 稿和新闻闻通稿 开幕式讲话讲话 稿 新闻闻通稿会展开幕方案3、会展开幕 （4）开幕式的确定 方式 鸣鸣放礼炮 领导讲话领导讲话 嘉宾宾剪彩会展开幕方案3、会展开幕 （4）开幕式的确定 程序 引领领嘉宾宾就位 主持人主持展会开幕并介绍绍到会嘉宾宾 主持人请请有关领导讲话领导讲话 相关开幕表演开始 重要领导领导 人宣布展会正式开幕 主持人宣布开幕式结结束并请请嘉宾宾和观观众进场进场 参观观2009中国（江西）红色旅游博览会开幕式 1.时间时间 ：2009年11月13日上午8：30 2.地点：南昌八一广场场 3.内容：开幕式分为垫场为垫场 文艺艺演出“红红歌大合唱 ”及开幕仪仪式二个阶阶段，时间时间 控制在40分钟钟左右 。(一)2009中国(江西)红色旅游博览会开幕式 第一阶阶段：垫场垫场 文艺艺演出“红红歌大合唱”(8：309：00) 按江西五大红色旅游区组成八一起义方队、井冈山会师方队、中央苏 区方队、安源工人方队、赣东 北红军 方队，并组成导游员方队(每个 方队200人)，六大方队寓意欢庆 新中国成立60周年。由省电视 台选 调六位“红歌会”优秀歌手为六大方队领 唱红歌。大合唱开始前，由一 位优秀红歌手演唱红博会主题歌红色的美丽。之后，在省电视 台 节目主持人的调度下，六大方队之间进 行拉歌，每个方队分别合唱两 首红歌(一首江西经典红歌、一首为省外经典红歌)。拉歌结束后，六 大方阵与全场观 众齐声合唱歌唱祖国。在雄壮的歌声中，举行开 幕仪式。拉歌合唱表演力求有感染力、冲击力、震撼力，全面展示江 西人民弘扬井冈山精神、促进江西崛起的精神风貌。 第二阶阶段：开幕仪仪式(9：009：15) 拟邀请国家有关部委领导 、省四套班子领导 、兄弟省市有关领导 出席 。特邀嘉宾有国内主要红色旅游景区负责 人、部分全国百强旅行社负 责人、旅游商品供应商及采购商、国家级工艺美术大师及境外相关旅 游机构代表。开幕仪式由省领导 主持，组委会领导 致辞并宣布开幕。会展开幕方案4、开幕酒会 （1）作用 联络联络 感情，加强沟通 （2）操作 地点选择选择 时间选择时间选择 酒会方式：自助餐或围围餐，开始前的小酒会，致欢欢迎 词词，领导领导 的简简短讲话讲话 ，播放音乐乐或安排表演 出席人员员：全面兼顾顾，邀请请跟踪，完备计备计 划专业观专业观 众登记记方案 1、展会参观指南与观众登记表 （1）参观观指南 用来指引观观众参观观展会的一种册子，包括展会的基本 情况、展会的简简短介绍绍、展区和展位的划分、有关图图 表等内容。 （2）观观众登记记表 用来收集专业观专业观 众信息的一种问问卷调查调查 表，是进进入展 馆馆参观观的“专业观专业观 众证证” 包括问问卷调查问题调查问题 和联联系办办法，问题问题 涉及观观众所在 单单位的业务业务 性质质、观观众感兴兴趣的产产品、参会目的、在 产产品购买购买 中的角色、了解展会途径专业观专业观 众登记记方案 2、会展证件与门票 （1）参展商证证 展会期间间供参展商进进出展馆馆使用 （2）筹（撤）展证证 在展会布展撤展时时的相关工作人员员使用 （3）专业观专业观 众证证 填写“专业观专业观 众登记记表”后获获得专业观专业观 众登记记方案 2、会展证件与门票 （4）贵宾证贵宾证 （5）媒体证证 （6）工作人员证员证 （7）车证车证 （8）门门票专业观专业观 众登记记方案3、会刊的编印与发放 （1）会刊信息内容 单单位名称、地址、联联系人、联联系办办法、单单位及产产品简简 介、产产品面向市场场范围围