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国际学术会议的筹办及会场布置Conference会场包括举行会议的场所和场内设施 。从狭义上讲,会议会场仅指会议厅室。 但从广义上讲,它还包括会议厅室外办公 和活动区域。设计良好的会议会场是确保 会议达到良好效果的重要因素,除了可提 供参加会议人员舒适的开会环境外,更可 以提供较好的临场感,提供会议的效果。国际学术会议指的是在某一个人学术领域的一种 高水平的重要学术交流形式。学术会议会场布置作 为一种无声的语言,昭示着学术会议的交流氛围、 学术理念、学术精神和组织者的品位。学术会议会 场除须提供参加会议人员舒适的开会环境外,更重 要是逼真地反映学术会议本身的目的、学术主题、 交流形式,以及与会者特点和会议特质,使与会者 有一种临场感和体验感,以达到场景、视觉与语言 交换的良好效果。国际学术会议的准备过程国际学术会议的会场布置会前准备(Preparation)会议计划 1.拟定会议主题,地点,名称,规模 2.成立会务小组,明确会务分工(包括财务 ,接待,保安等人员) 3.确定会议日期及日程 4.做出会议经费预算和筹资日程会议宣传 1.初步通知(宣传) 2.正式通知及回执(会址,交通,住宿,会 议具体安排,会议多媒体等技术要求)会议材料 1.确定开幕式等公共重大日程发言稿 2.编印会议指南 3.准备会议纪要,讲座论文等的记录要求( 必要时应联系好出版商)会议标识 1.代表资格证 2.会标,海报,网宣,易拉宝 3.与会代表坐场标识会后生活 1.预定交通工具 2.安排住宿,餐饮等 3.联系安排参观,旅游,访问活动 4.娱乐活动会场布置 1.会场类型及作为排次 2.展台布置 3.多媒体及电动设备会场类型1.礼堂式(剧院式)礼堂式是在会议厅内面向讲台摆放一排 陪座椅,中间留有较宽的过道。其特点是 :在留有过道的情况下,最大程度的摆放 座椅,最大限度地将空间利用起来,在有 限的空间里可以最大限度的容纳人数;礼 堂式适合单位内部行政动员会议、工作部 署会议。2. 圆桌式这种方式是在房间内放置一些圆形或椭 圆形的桌子,椅子围绕着桌子摆放,以便 所有观众都面向前方。其特点是:不强调 主席的重要性,而强调平等,鼓励与会者 之间进行讨论。这种布局方式适合于各类 讨论会。国际会议常用圆桌方式布局。3.教室式这种方式是将桌椅按排端正摆放或呈 “V”形摆放。这种布置与学校教室一样, 在椅子前面有桌子,方便与会者作记录。 其特点是:按排布置时有一定的灵活性; 参加会议者可有放置资料及记笔记的桌子 ;可以最大限度地容纳人数。教室式布局 适合各类讲座。4.马蹄形(U形)将桌子连接摆放成长方形,在长方形的 前方开口,椅子摆放在桌子外围。通常开 口处摆放放置投影仪的桌子,中间会放置 植物以做装饰。这种布局方式的特点是: 不设主持会议人的回执,可以营造比较放 松的氛围;可摆放几个麦克风以便自由发 言。马蹄形布局适合展示、研讨等类型的 会议。5.中空方形式将会议室内摆放的桌子摆放成中空方形, 不留缺口,椅子摆在桌子外围,通常桌子都 会U围上围裙,中间通常会放置较矮的绿色 植物,放投影仪的专用小桌子放置在最前端 。中空方形式会场会安排主持人的位置,可 分别在不同位置上摆放麦克风,以便不同位 置的参会者发言。采用此种方式布局会场容 纳人数较少,对会议空间有一定的要求。中 空方形式会场常用于学术讨论会、座谈会等 类型的会议。会场布置(Venue Layout) Venue layout原则(Principle)1.切合会议主题2.追求整体协调。针对大型国际学术会议,我们参考哈佛大学 公开课Justice的讲堂布置。它基本上分为三个层次:主讲台,讨论坐席 ,看台坐席。首先是主讲台采用开放式主讲台,后面背景可以按照会议要求布置幕布, 会议标识,宣讲内容等等从另一个视角看,讲台上可以放置投影仪等多媒体设备, 丰富报告的形式讨论坐席有上下两层,呈环形分布,既保证了听讲效 果,方便讨论以及台上台下的互动,还在一定程度上,扩 大了听讲人数。讨论坐席分为上下两层,基本呈环形分布,既保证了听讲效 果,又方便讨论与台上台下的互动,还在一定程度上扩充了 与会人数讨论坐席扩展到了两翼,充分利用了空间最上面的是看台坐席,此处可以允许会外人员进入进行全程 听讲,相当于充分利用了空中空间。会议接待(Reception)1.安排住宿及通知有关事项 2.检查会议设备以及人员调动 3.会议记录 4.征求与会者对会议要求及相关建议会后安排(Post-Arrangement)1.安排与会人员返回 2.整理会议记录(分类,归档,出版等) 3.工作汇报 4.讲会议结果向媒体等发布大会报告、墙报、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多种学术会议形式为保证会议顺利而有趣地进行,讲采取 大会报告、辩论会、学术沙龙、设问和答 辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果 展示等多种学术会议形式谢谢!
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