教育电子公文与信息交换系统教育部教育管理信息中心 2008年7月用户培训2目录 1、概述 2、培训目标 3、培训对象 4、培训内容 5、技术支持3“教育电子公文与信息交换”系统是用电子 化手段代替传统的纸质信函、传真、电话等 介质，实现各级教育部门、学校等不同单位 之间的文件、新闻、简报等信息的下发与上 报，提高工作效率。 是教育部指定的公文与信息交换系统应 用平台。1、概述 教育部部属高校地方院校省、市教育厅地市县教育局 学校公文、信息、数据公文、信息、数据公文、信息、数据全国教育电子公文与信息交换体系1、概述 45熟练应用“教育电子公文与信息交换系统”完成文件的起草、审核、签章、发送、接收和管 理。 通过系统培训，各级单位可以通过电子公 文交换平台熟练的进行文件上报、下发、交换等 操作，实现信息共享和信息传递，进一步提高办 公效率，简化办事步骤，加快办文速度，最终实 现无纸化办公。2、培训目标 6各单位操作人员3、培训对象 74.1 客户端工具安装4.2 文件操作4.3 常见问题解答4、培训内容 84.1.1 安装MS office 2003/20074.1.2 安装育软电子公文插件4.1.3 IE浏览器设置4.1 客户端工具安装 9运行MS Office 2003 安装程序，根据安装程序默认安 装即可。* 注意：客户端必须安装office2003或2007。4.1.1 安装 MS Office 2003 4.1 客户端工具安装 10（1）、双击运行 安装“客户端-育软电 子公文插件”目录下“ 育软电子公文插件 .msi”文件，确定安装 后，根据提示默认点击 “下一步”操作，即可 完成安装，在安装之前 ，请先确定word文档都 已关闭。 点击“下一步”4.1.2 安装育软电子公文插件 4.1 客户端工具安装 11（2）、在弹 出提示框中按默 认选项执行“下 一步”：点击“下一步”4.1.2 安装育软电子公文插件 4.1 客户端工具安装 12（3）、在弹出 提示框中按默认 选项执行“下一 步”： 点击“下一步”4.1.2 安装育软电子公文插件 4.1 客户端工具安装 13（4）、安装 完成以后，在弹出 提示框中点击“关 闭”，育软电子公 文插件安装完毕。点击“关闭”4.1.2 安装育软电子公文插件 4.1 客户端工具安装 14（5）、用 户可以通过打 开新的word文 档来查看插件 是否安装成功 ：如正确安装成功在word菜单中将出现“育软电子公文”项如正确安装成功在word工具栏中将出现“保存提交到服务器”项4.1.2 安装育软电子公文插件 4.1 客户端工具安装 15（1）、用户在客户端登录电子公文交换系统，进入公文与信息交换 服务器控制台模板设置模块中或点击“起草文件”这时在IE地址栏会提示一条拦截信息，用户用鼠标点击拦截信息，如 下图：4.1.3 IE浏览器设置 鼠标点击此拦截信息4.1 客户端工具安装 16（2）、用户用鼠标点击拦截信息后会提示安装ActiveX控件，如下图：（3）、用户点击安装后会弹出提示对话框，如下图：点击此处安装ActiveX控件点击此处4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 17（4）、点击提示框中的“未知发行商”，系统会弹出数字签名详细信息 如下图：点击此处查看证书4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 18（5）、点击“查看证书”，系统会弹出证书信息如下图：点击“安装证书”4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 19（6）、点击“安装证书”，系统会弹出证书导入向导，如下图：点击“下一步”4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 20（7）、点击“下一步”，默认选项继续点击下一步进行证书导入，如下 图：4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 21（8）、点击“完成”，如下图：点击“完成”4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 22（9）、点击“完成”以后，系统会提示一个安全警告提示框，如下图：点击“是”4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 23（10)、点击“是”以后，系统会提示证书导入成功，如下图：点击“确定”4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 2411、点击“确定”，关掉IE浏览器，重新打开IE登录系统点击新建文件 或模板，系统会弹出如下提示框。点击“更多选项”4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 25(12)、点击“更多选项”以后,在列出的选项中选择总是安装来自“北京 网盟信息技术发展有限公司的软件”，然后点击安装，如下图：点击此项4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 26(13)、安装完毕以后在页面中将会看到“编辑word格式正文”按钮，截 止到这一步IE设置全部完成，如下图：正确设置完毕以后可以看到此按钮4.1.3 IE浏览器设置 4.1 客户端工具安装 274.2.1 登录系统4.2.2 发件箱4.2.3 收件箱4.2.4 统计文件4.2 文件操作 28打开IE浏览器， 在地址栏中输入 http:/222.82.219. 243:8888，输入用 户名、密码，进入 系统：4.2.1 登录系统：LOG显示区域标头显示区域状态栏快捷菜单栏菜单栏4.2 文件操作 29发文流程起草文件选择模版编辑文件要素 和正文文件送签发送文件进行文件审核或退回 操作4.2.2 发件箱 4.2 文件操作 30（1）在“文件收发”“起草文件”，选择相关模板，点击“下一步” 操作，进入文件编辑页面。选择发文单位，页面下方显示对应的模板4.2.2 发件箱文件起草选择模板 4.2 文件操作 31（2）填写“标题” 等相关信息，点击“ 保存”操作，点击“ 编辑word格式正文” 按钮开始起草Word正 文。 *注：要先进行保存， “编辑word格式正文 ”按钮才会显示。 4.2.2 发件箱文件起草编辑文件要素 勾选此项，必须要设置打印份数，否则用户在以后打印此文件时公章将显示为模糊章4.2 文件操作 32（3）打开word格式正文后 ，输入正文的内容后，点击 菜单栏中“Edoasoft工具” 下的“保存到服务器”项， 提示“提交完成”对话框， 说明内容成功保存至服务器 .提交完成以后用户关闭 word页面，在浏览器页面中 点击“保存 ”。*注：word窗口中红头 部分的标记框不要删除，用 户只能对其中文字部分进行 修改。4.2.2 发件箱文件起草编辑正文 4.2 文件操作 点击此处进行 文件提交33(4)正文保存提交完成以 后，用户还需要在编辑 文件要素页面点击保存 按钮，然后根据流程需 要，可以选择点击“送 审”按钮，将公文发送 至有审核权限的用户。*注：根据用户的权限不 同，在编辑文件要素页 面所见到的操作按钮也 不一样。4.2.2 发件箱文件审核 点击“保存”点击“送审”4.2 文件操作 34（5）有审核权限的用户，在“文件收发”“发件箱”“待 审核”中打开此文件，若公文审核通过，即可点击“审核通过”， 发送给有“签章”权限的用户；若需将公文退回，填写“审核意见 ”后，点击“退回”按钮。具有审核权限的用户 可在此模块中看 到送审的文件4.2.2 发件箱文件审核 4.2 文件操作 35（6）对文件进行 审核 审核人员在此处 填写审核意见如审核同过可点 击“送签”如未通过审核，可 点击退回起草人4.2.2 发件箱文件审核 4.2 文件操作 36当文件签章通过，用户将在“发件箱”“待发送”中接收 到此文件。在“发件箱”“待发送”模块中，打开文件后，点击“发 送”按钮，可将文件发送给接收单位。 4.2.2 发件箱文件发送 4.2 文件操作 37（1）在发送文件时，若在发送页面的右上角选中“发送短信”复选框 ，则可在发送文件的同时给接收人发送短信。注：此处接收短信的人员，是管理员在“本地单位”中设置的联系 人号码。 4.2.2 发件箱短信通知 勾选该复选框，可同步发送短信提醒用户接收文件4.2 文件操作 38（2）用户勾选发送的复选框点击发送按钮以后，系统会弹出短信内容编 辑框，用户可对发送的短信内容进行编辑，编辑完毕以后点击确定，文 件将发送给其他单位。用户可在此处对短信内容进行重新编辑4.2.2 发件箱短信通知 4.2 文件操作 39 文件发送完毕以后，用户进入“文件收发”“已发送文件”中 查看已发送文件的状态，已发送文件的状态分为“未送达”、“未阅读 ”、“已阅读”、“已回收”、“无法送达”五个状态，状态形式用数 字来表示，如未送达状态为0/1，则说明文件要发送单位数为一家，其 中送达单位数为一家，未送达单位数零家。 未送达：代表文件已经发出，但暂时未成功发送到目标单位服务器 。 未阅读：代表文件已经送达目标单位，但目标单位还未阅读该文件 。 已阅读：代表目标单位已经查阅该文件。 已回收：代表已经将该文件成功回收单位数。 无法送达：文件超出重发次数仍未送达目标服务器。4.2.2 发件箱文件状态查阅 4.2 文件操作 404.2.2 发件箱文件状态查阅 4.2 文件操作 41在“文件收发” “已发送文件”中， 打开已发送的文件，点击“回收文件”按 钮，选择要回收的单 位，可将发错的文件 收回。4.2.2 发件箱回收文件点击回收文件4.2 文件操作 42在“文件收发” “已发送文件”中， 打开已发送的文件， 点击“转发”按钮， 可将原文件作为附件 或正文转发给其他单 位。 4.2.2 发件箱转发公文信息点击按正文或附件转发4.2 文件操作 43（1）在“文件收发”“收件箱”“未阅读”，打开所有接收到的文件，点击查看文件，可自动跳转至“已阅读”状态。 4.2.3 收件箱接收文件点击收件箱点击未阅读4.2 文件操作 44（2）用户点击文件标题，