Development Planning & Management Dept时间管理的方法和技巧产品开发中心产品开发中心关于时间的统计 1.人生的时间统计 绝大多数人的一生在庸庸碌碌中度过，很大程度上是因为人们已经对 无处不在的时间产生了麻木与漠然。好多人都有对生命的困惑，都会 莫名地产生焦虑失望悲观情绪，这是对时间逝去所产生的不自觉的反 应。 下面的两个案例描述了人生在不知不觉中度过的一般情况： 【案例1】 人生的时间 据有关专家的统计，人的一生，如果按照目前的平均年龄80岁来计算 ，每一个人的一生有3万天左右的时间。在这3万天里，大约有30%的 睡眠时间，也就是20多年。剩下的50多年里，生病，发呆，上厕所等 占去了约4年的时间。 案例分析：人生有限的时间总是在不知不觉中消耗掉的。时间的无情 流逝，生命的不断衰老，往往会令人产生无奈的困惑：人生苦短，我 欲何求？产品开发中心产品开发中心【案例2】 人生时间的度过 一个人的一生，按照80岁来计算，7岁之前，是在一种混沌和无知的 状态下度过的。7岁到22岁在上学，在寒窗苦读。从22岁到40岁左右 在为自己的生活和事业奋斗。40岁以后到60岁则要稳定之前取得的成 果。60岁到70岁则不得不跟病魔苦斗。70岁到80岁，可能就是在跟死 神苦斗。正如俗语所说：40岁以前，用命在换钱；40岁以后，用钱去 换命。 案例分析：这样一个过程大家都会经历。如果要改变这种宿命，要让 这一过程变得充实而有意义，就要从不自觉状态上升为自觉状态，就 不能不对时间有所认识，不能不对生命中的时间有所规划。产品开发中心产品开发中心“明日歌” 明日复明日，明日何其多。 我生待明日，万事成蹉跎！ 世人若被明日累， 春去秋来老将至。 朝看水东流，幕看日西坠， 百年明日能几何？ 请君听我明日歌！产品开发中心产品开发中心“今日歌” 今日复今日， 今日何其少！ 今日又不为， 此事何时了。 人生百年几今日， 今日不为真可惜。 若言姑待明朝至， 明朝又有明朝事。 为君聊赋今日歌， 努力请从今日始。产品开发中心产品开发中心自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现 ；没有时间与家人多处一会儿；没有时间多读书；没有时间尝试新的事物；没有业余爱好的时间。总之，没有在有限的时间里做自己应该做的事情 ，每一天都忙却忙的不是地方。值得深思的问题在于，应该如何有效地利用时间 ，应该怎样对待自己的工作以及如何正确地面对人 生。 怎么样解决这些问题呢？就是要学 习时间管理。反思：我们为何忙乱产品开发中心产品开发中心8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源 规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一 直延续到10：00。10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪 资的问题，解释到10：20。10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工 作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00 。11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类 的报告、建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛 然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要 上交的，于是赶紧冲进办公室。 让我们来看看任经理一天的活动产品开发中心产品开发中心14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的 工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计 划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占 去时间2个小时。16：00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个 下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻 。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工 作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的 预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。17：00 下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完 成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子 今晚上又得加班到午夜了。产品开发中心产品开发中心 电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于 任经理的事，有薪酬主管吗？ 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有 实行有效控制。 上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性 。 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和 汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的 时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务 性的工作里。 凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间 。我们仔细分析一下，任经理的时间为什么 不够用呢产品开发中心产品开发中心 缺乏一份详尽的计划，工作没有目标、没有程序，所 以就没有自己主动的行动。 做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终 日埋头于无关重要的事务上。 只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个 多事的婆婆，结果下属没有事情可做。 不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的 召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费 在一些无关紧要和与己无关的事务上。 对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题 拖延进行，只有通过加班来完成。 不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要 死 。产品开发中心产品开发中心 障碍一：“我的习惯就这样，不好 改” 障碍二：“时间管理有什么用，计 划赶不上变化” 障碍三：“时间掌握在别人手中” 障碍四：“时间管理太麻烦”时间管理的障碍何在？产品开发中心产品开发中心对自己工作时间的分析自己时间哪里去了？产品开发中心产品开发中心8：30 部门例会9：00 看资料、文件9：15 接听和打回复几电话9：30 下属来请示工作9：45 与财务部经理讨论费用问 题10：20 替上司营销总监去开会10：55 给外地办事处打电话11：10与行政部经理聊天11：30 替下属修改销售分析报 告12：00 吃午饭13：00 接待一个客户13：30 备向营销总监汇报的资 料14：30 下属来谈他工作中的困 难和抱怨14：50 与人事经理谈某下属的 奖金问题15：20 接顾客投诉电话、很恼 火15：30 打电话询问投诉之事、 教训下属15：50 老总找去谈事16：20 下属又来请示工作16：30 撰写招聘计划17：00 下班时间到了，发现招聘 计划中有好几个问题得去找人事 经理协商18：00 有一个下属还想反映 一 下情况肖经理的一天产品开发中心产品开发中心请回忆记录自 己昨天一天的活动 ，包括所想所作的 事(从起床到晚安) 。产品开发中心产品开发中心时间管理的原则q80/20原则 q目标ABC原 则 q优先顺序 原则 q计划原则 q习惯原则产品开发中心产品开发中心q20%的工作占整个工作80% 的价值q集中的精力要做20%的工作q投入20%精力做另外80%的 工作80/20原则产品开发中心产品开发中心A=必须做的B=应该做的C=不值得做目标ABC原则产品开发中心产品开发中心第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧 急的工作要先做，对于不太紧急的工作后 做。紧急不紧急1.紧急处理客户投诉 2.意外事故的紧急排 除 3.客户拜访 4.确定明天的广告 5.接待质检人员1.工作总结 2.修改工作流程 3.处理同事的一些误解 4.辅导下属工作 5.安排下一步工作 6.与同级部门间的协调 7.销售政策的修改例：某销售经理某天工作 紧急程度划分优先顺序的原则产品开发中心产品开发中心第二类是工作可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费 较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必 去做或只花费很少时间去做。例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分重要工作不重要工作1.销售费用预算计划 2.部门招聘计划制定 3.重要客户拜访 4.工作报告总结 5.下达指示1.一些文件和资料的查询 2.文件归档 3.应付无关人员 4.领用物品 5.差旅费报销产品开发中心产品开发中心第四象限 不紧急 不重要第三象限 紧 急 不重要第二象限 不紧急 重 要 第一象限 紧急 重要 重要 不重要紧急 不紧急四象限分析法产品开发中心产品开发中心 忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动 造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 准备工作 预防措施、价值观的澄清 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 增进自己的能力 重要 紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作 重要 不重要紧急 不紧急四象限分析法产品开发中心产品开发中心重大项目的谈判 紧急问题的处理 重要会议或工作 陪女朋友逛大街 必须的！愿景价值观的澄清 计划、准备、预防 学习、培训、休闲 陪客户逛大街 战略的！重 要无谓的电话、信件、报告、会议、应酬符合别人期望的事打麻将三缺一陪岳母逛大街无奈的！不 重 要各种琐碎的闲杂事 无用的广告、函件 发呆、上网、闲聊 游荡、逃避性活动 陪老婆逛大街 多余的!笨死了！紧 急 不 紧 急四象限的区分（示例）产品开发中心产品开发中心请对你自己昨 天一天的活动进行四 象限法分析，并选一 人上台演示后进行分 析。产品开发中心产品开发中心 必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行、去实施 必须留出处理不可预计事务的时 间计划性的原则产品开发中心产品开发中心v 你要知道什么是好的时间管理习惯？v 对于职业管理人来说坏习惯是可以并且是必须要改变的。v 好的习惯是可以养成并且是必须要形 成的。v 良好的习惯可以在有意中形成 。习惯性原则产品开发中心产品开发中心q 工作效率低、办事拖拉 q 时间观念差，工作时磨磨蹭噌 q 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 q 经常被电话、不速之客干扰 q 上班时间不紧凑，晚上加班干 q 什么事情都愿意管，认为自己很忙才好 q 没有目标、没有计划、人云亦云 q 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间 q 没有时间安排表，由别人来安排 q 不会休息、不会娱乐、没有空闲你是否有这样的习惯产品开发中心产品开发中心每天要花10分钟作计划要有书面的待办单、日计划、周计划和月度 计划每周都将你的工作排出优先顺序能在高效的时间里做完你的重要工作 有明确的生活和工作目标必须养成习惯产品开发中心产品开发中心时间管理的改进途径产品开发中心产品开发中心q 建立包括目标、标准、最后期限、优 先顺序一套计划体系。 q 在刚开始时作计划。 q 严于律己，经常激励和要求别人监督 和检查。 q 把所有的工作按照紧迫性、重要性等 进行划分，制订自己的优先工作次序 。 q 每天的计划都有一定的预留时间来处 理变化或危机、偶然事件等。方法之一：有计划地工作产品开发中心产品开发中心q 时刻对自己的工作和任务进行反思 ，整理和形成一套有效的、有条理 的思维方式。 q 工作和任务肯定有轻重和缓急之分 ，与你的目标挂钩确定重要工作及 每日的工作优先顺序。方法之二：减少无序行动产品开发中心产品开发中心q 不要追求尽善尽美，只追求达到目标， 完成职责。 q 成就感是建立在要实现的目标上的，不 能脱离你的目标。 q 让上司认可是在完成你的职责内的工作 基础上的，能干是在对你分内事项的处 理中体现出来的。对别人的请求和要求 ，不属自己的分内之事要敢于说“不” 。方法之三：避免贪大于求产品开发中心产品开发中心