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机关公文写作与处理2004年3月15日机关公文写作与处理的主要法律法规依据 1中国共产党机关公文处理条例2人大机关公文处理办法3国家行政机关公文处理办法4关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具 体问题的处理意见5国家行政机关公文格式(GB/T 9704-1999)6中国人民解放军机关公文处理条例7中共中央办公厅公文主题词表8国务院公文主题词表9中华人民共和国国家通用语言文字法10标点符号用法(GB/T 158341995)11出版物上数字用法的规定(GB/T 158351995)机关公文写作机关公文处理机关公文写作一、公文的功能二、公文的文体、结构、格式与稿本三、常用公文文种及其选用四、公文写作的基本要求五、行文规则六、公文写作的语言运用一、公文的功能(一)公文的涵义与特点公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法 定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实 施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面 文字材料(包括电报,下同),是传达和贯彻党 和国家的路线、方针和政策,发布行政法规和规 章,施行行政措施,指示答复问题,指导、布置 和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。公文分类按公务文书的自身性质及使用范围, 可以把我国现行的公务文书分为两大类:1通用文书(1)法定公文(2)事务文书2专用文书财经文书、司法文书、科技文书、军 事文书等等 公文的主要特点:1法定性2政策性3实用性4时效性5规范性(二)公文的作用(功能)1决策与领导作用(最主要的作用)2强制执行和处理的作用3依据和凭证作用4公务联系与沟通作用5宣传与教育作用二、公文的文体、结构、格式与稿本(一)公文的文体公文的文体是指公文的表达方式。属应 用文体,但它又不同于一般的应用文,具 有自身的特殊属性:1公文被规定以现代汉语的书面形式 (即白话文)作为必须使用的符号系统。 2公文兼用说明、叙述、议论三种表 达方式。 (二)公文的结构公文的结构是指公文的组织结构,具 有规范性和相对确定性。 公文一般由秘密等级和保密期限、紧 急程度、发文机关标识、发文字号、签发 人、标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件、主题词、 抄送机关、印发机关和印发日期等部分组 成。 (三)公文的格式(重点内容)公文的格式是指组成公文的各部分文 字符号在载体(纸张等)上排列的规定。1公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2 80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度 为85%90%,横向耐折度15次,不透 明度85%,pH值为7.59.5。 2公文用纸幅面及版面尺寸(1)公文用纸幅面尺寸:公文用纸一般采用国 际标准4型(210mm297mm)。 (2)公文页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为:37mm1mm公文用纸订口(左白边)为:28mm1mm版心尺寸为:156mm225mm(不含页码)A4型公文用纸页边及版心尺寸 3公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为 黑色。4排版规格与印制装订要求(1)排版规格:文字符号从上至下、自 左而右依次横写横排 。正文用3号仿宋字, 一般每面排22行,每行排28个字。 (2)制版要求:版面干净无底灰,字迹 清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差 不超过1mm。 (3)印刷要求:双面印刷;页码套正 ,两面误差不得超过2mm。印品着墨实、 均匀;字面不花、不白、无断划。 (4)装订要求:公文应左侧装订,不 掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外 订眼距书芯上下各14处,允许误差 4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 。5公文中各要素标识规则组成公文的各要素分为眉首、主体、 版记三部分。(1)眉首公文份数序号:用阿拉伯数码顶格标识 在版心左上角第1行。 秘密等级和保密期限:标识秘密等级, 用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1 行,两字之间空1字 下行、平行公文首页格式上报公文首页版式紧急程度:紧急文件有“特急”、“急件” ,紧急电报有“特提”、“特急”、“加急”、“平 急”。标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标 识在版心右上角第1行,两字之间空1行; 如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密 等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程 度顶格标识在版心右上角第2行。 发文机关标识:由发文机关全称或规范化简 称后面加“文件”组成;对一些特定的公文可只标 识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上 边缘至版心上边缘为25mm(信函为30mm,命令 为20mm)。对于上报的公文,发文机关标识上 边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐 使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关 以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于 22mm15mm。联合行文时应使主办机关名称在 前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居 中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首 页显示正文。行政机关之间联合行文,标注主办 机关的发文字号 。发文字号:由发文机关代字、年份和序号组 成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居 中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应 标全称(1995不能简写成95,2004不能写成04) ,用六角中括号“ ”括入;序号不编虚位(即1 不编为001),不加“第”字。注意:用直角中括号“茂200410号”,用 小括号“茂(2004)10号”都是不规范的。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红 色反线。签发人:上报的公文需标识签发人姓 名,平行排列于发文字号右侧。发文字号 居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发 人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号, 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有 多个签发人(会签人),主办单位签发人 姓名置于第1行 ,其他签发人姓名从第2行 起在主办单位签发人姓名之下按发文机关 顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文 字号与最后一个签发人姓名处在同一行并 使红色反线与之的距离为4mm。 (2)主体公文标题:红色反线下空2行,用2号 小标宋体字(常见的公文标题一般都加粗 ),可分一行或多行居中排布;回行时, 要做到词意完整,排列对称,间距恰当。主送机关:标题下空1行,左侧顶格用 3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一 个主送机关名称后标全角冒号。如主送机 关名称过多而使公文首页不能显示正文时 ,应将主送机关名称移至版记中的主题词 之下、抄送之上,标识方法同抄送。公文正文:主送机关名称下一行,每自然段 左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行(一个 阿拉伯数字、年份不能分成两行)。附件:公文如有附件,在正文下一行左空2 字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名 称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1 ”);附件名称后不加标点符号。附件 应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶 格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号 和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能 一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的 发文序号并在其后标识附件(或带序号)。 成文时间:以领导人签发的时间为准 。联合行文一般由主办机关首先签署意见 ,协办单位依次会签,一般不使用复印件 会签。成文时间以最后签发机关领导人的 签发日期为准。电报,以发出日期为准。标法:用汉字将年、月、日标全;零 写为“”;成文时间的标识位置见下。 公文生效标识:公文除“会议纪要”和以电报 形式发出的以外,应当加盖印章。行政机关联合 向上行文,为简化手续和提高效率,由主办单位 加盖印章即可;联合下发的公文,发文机关都应 当加盖印章。A单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关 名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖 印章应上距正文2mm4mm,端正、居中下压成 文时间,印章用红色。公文末页版式B联合行文印章 有两种情况:当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时 间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个 印章均压成文时间,印章用红色。只能采用同种 加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章之 间不相交或相切,相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出 现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称) 排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前, 每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一 排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间 互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标 识成文时间。联合行文末页公文版式特殊情况说明:当公文排版后所剩空 白处不能容下印章位置时,应采取调整行 距、字距的措施加以解决,务使印章与正 文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的 方法解决。附注:公文如有附注,用3号仿宋体字 ,居左空2号字加圆括号标识在成文时间下 一行。如:(此件发至县、团级,传达到 全体党员)。“请示”应当在附注处注明联系 人的姓名和电话。(3)版记主题词:公文应当标注主题词。上行文按照 上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体 字,居左顶格标识,后标全角冒号词目用3号小标 宋体字;词目之间空1字。抄送:抄送机关指除主送机关外需要执行或 知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化 简称、统称。公文如有抄送,在主题词下一行; 左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒 号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一 个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之 下,标识方法同抄送机关。版记示意图印发机关和印发时间:位于抄送机关之下( 无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿 宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。 印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码 标识。版记中的反线:版记中各要素之下均加一条 反线,宽度同版心。版记的位置:版记应置于公文最的一页,版 记的最后一个要素置于最后一行。印刷份数:格式没有明文规定,根据约定俗 成,一般是在最后一条反线下一行,用3号仿宋体 字,置于小括号内,右空1字。6页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于 版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4 号一字线,如“1”、“2”,一字线距 离版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双 页码居左空1字。空白页和空白页以后的页 不标识页码。7公文中表格公文如需附表,对横排A4纸型表格, 应将页码放在横表的左侧,单页码置于表 的左下角,双页码置于表的左上角,单页 码表头在订口一边,双页码表头在切口一 边。公文如需附A3纸型表格( 大表) ,且 当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四 (可放分送,不放页码)就为空白,将A3 纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后 一页(封四)上。8公文的特定格式信函式格式:发文机关名称上边缘距 上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字 ,字号由发文机关酌定;发文机关全称下 4mm处为一条武文线(上粗下细),距下 页边20mm处为一条文武线(上细下粗), 两条线长均为170mm。每行居中排28个字 。(首页不显示页码)。发文机关名称及 双线均印红色。(发文字号置于武文线一 行版心右边缘顶格标识。如需标识秘密等 级或紧急程度,可置于武文线下一行版心 左边缘顶格标识)。 信函式格式与便笺头比较命令格式:命令标识由发文机关名称 加“命令”或“令”组成,用红色小标宋体字, 字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距 版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识 令号;令号下空2行标识正文;正文下一行 右空4字标识签发人签名章,签名章左空2 字标识签发人职务;联合发布的命令或令 的签发人职务应标识全称。在签发人签名 章下一行右空2字标识成文时间。分送机关 标识方法同抄送机关。其他要素参照相关 要素说明。命令(令)格式会议纪要格式:会议纪要标识由 “会议纪要”组成。用红色小标宋 体字,字号由发文机关酌定。会议纪要不 加盖印章。 (四)公文的稿本文稿与文本合称稿本。文稿即起草文件过程中形成的历次稿 子,包括草稿和定稿。草稿按形成的先后 顺
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