Meeting Management会议管理课程提要TMForesight Training中高层管理培训课程2会议管理 目 录会前会议缘由和参加者,目标和议程 ，时间安排，环境，设备，准 时性，频率引导会议领导者的任务，促进讨论，处 理冲突和挑战，控制混乱局面参加会议为何参加，充分交流的一些规 则，准备和传达会后会议记录和行动要点会议程序适用于较正式会议的程序规则总结总结和核对表简介成本，机会和风险群体动力学群体动力，讨论到哪一步INTRODUCTION 简 介4会议管理 会议（该死的？）会议简介“上次的会议真是太棒了。”你有几次会这么说呢？你参加（或主持） 的会议又有多少是真正建设性的、有用的呢？这些会议使你作出决策或付 诸行动的过程有多快？它们总能如你所愿吗？总是吗？不论哪种会议（长的/短的；正式的/非正式的）都可能是： 效率低下的 各怀目的的 冗长而令人厌烦的而且还可能是争执不休的、累人的、单调乏味的甚至更差完全 是在浪费时间。然而它们原本应该是有用的；而且事实上也能做到这样。关于会议，首先要提到的是：成功的会议不是随随便便出现的。你要为这付出劳动；每个人都要为这付出。第一个问题：到底什么是会议？5会议管理 首先，会议是什么？这看似一个显而易见的问题。所谓会议，就是一群人聚集在一起讨论 、争论或进行决策。而且它会引发种种问题。任何会议都要事先进行计划、考虑并着眼于如何使之顺利进行来加以 引导；否则极易陷入混乱之中。因此，不论会议是： n大还是小n正式的还是非正式的n长的还是短的也不管出席者是何种资历、经验水平、角色和意图，如果会议想要 真正成功的话，那它必须在各个细节上都有条不紊地进行。但是当心，别以为只有正式会议才需要仔细和注意是会议都得这 样，即使是十分钟的两人会议。往往是那些看上去不太正式的会议才是 粗心大意容易导致问题的地方。简介6会议管理会议只是一种交流方式，它可以在多方面起到作用：而且通常在一个会议中这些作用肯定会兼而有之。总的说来，会议的目标通常是促进决策、行动或变革所 有这些都带着建设性的目标。会议能干些什么？简介 传达信息 分析和解决问题 讨论和交换意见 鼓舞或激励 协商或化解矛盾 获取意见或反馈 说服他人 培训或开发 巩固现状 促进知识、技术或观念的变革7会议管理 会议成本无论会议能做什么，它们都得花费一定的成本。会议可能需要场所、设备（视觉辅助设备）、饮料但首先 它需要的是时间。准备会议的时间，前往会议地点的时间，参加 会议的时间。此外，会议总共需要的时间还要在此基础上乘上参加的人数。 一次8个人参加的2小时的会议需要16个小时，如果加上准备或在路 上的时间，可能要20人小时或者更多。那么这些时间的成本是多少呢？举个例子来说，一个年薪2万英 镑（一次性养老金、一整套福利及其他成本都包括在内）的人每小 时的成本至少是20英镑。在上例中，如果每个出席会议的人薪金水 平都是这样，那么会议的成本就要超过300英镑！而且这还只是人力 成本。任何会议的潜在价值都必须相对于会议的成本来加以权衡。简介8会议管理 机会成本你必须把机会成本铭记在心。换句话说，要考虑到如果这些人 不是在开会，那他们会在做其他的什么事，而那些其他的事又价值 几何？在此同样要乘以人数。如果他们全都在做其他的事，那么这些 事能取得什么样的成果？这些成果会不会比开会更有价值呢？因此，永远不要n说“只是一次会而已嘛”n认为会议的成本是微不足道的n忽视任何成本 要按照“会议人时”来考虑问题并确定会议是否值得。即便会议是必须的，确实需要，但是（一个大大的但是）仍然 要使会议的产出大出投入。简介9会议管理 风险会议能够，而且必须是建设性的和有用的，但我们还要考虑 到它可能面临的风险，以便积极地去避开这些风险。这里举出九例糟糕会议的可能后果：n浪费时间n浪费金钱n分散了对更为重要的任务的注意力n减缓进程，延误行动n制造分歧n挫伤士气n成为夸夸其谈和争执不休的舞台n滋生办公室政治n造成嘈杂和混乱结果是作不出什么决策（或者错误的决策）；或者是痛哭流 涕。简介10会议管理 尽管有风险虽然糟糕的会议会成为一场灾难，但好的会议在具体的实践 中却不只是有用人们需要这样的会议。会议开得过多或过少都是错误的。对大多数人而言，会议 大有裨益（这还不一定包括会议的商业动机）。比如，会议可以：n 使人们获得最新的信息n 创造与他人共处的融洽氛围n 提供被倾听的机会n 成为社交聚会n 提供与组织中其他职能部门的人接触的机会n 建立正式工作之前或之后有用的非正式交流n 增加人们露面的次数和扩展社会关系的机会n 拓宽经验范围，并成为一个学习的机会记住，人们很容易抱怨会议，但这仅仅意味着他们参加的会 议是糟糕的或与他们毫不相干的。好的会议不管是对他们自身的权 利来说，还是对提高整体士气来说，都是有利的。简介BEFORE THE MEETING 会 前12会议管理 一个大问题现在，我们已经知道了确保会议的成功和价值的成本和难度 ，在安排会议的时候，首先要问的问题其实很简单。开这次会真的有必要吗？坦率地说，有些会议的问题并不在于组织得不好、持续的时 间过长或者是没有获得实质性的结果，而在于：它们从一开始就压 根儿不该举行。n 不要因错误的理由（或毫无理由）举行会议n 把时间和成本考虑在内n 预先做好准备会前13会议管理 会议还是？在你张嘴说“我们开个会吧”之前，想想是否还有其他办法。不要在没有问过以下一些问题之前就想到开会：n是为了争论还是咨询？n能用其他方法传递信息吗？n能不能打电话、写便条或发布指令？除了开会，还能做点别的什么吗？记住，对你来说让每个人围坐在桌子边，告诉他们一些事情 可能是最简单的，但对别人来说可能很没效率，或者也不是达到某 种结果的最佳途径。开会很容易小题大做。有时候走廊上的一句话 ，午餐时的一个三明治就可能是一次很充分的交流。也许此处的信条同婚前的深思熟虑是一样的：如果怀疑就干 脆不要！会前14会议管理 谁应该参加？这是个关键问题，就像“谁不应该参加”同样关键。记住，首 要的原则是，越多的人出席会议，所花费的就越多。考虑以下问题：n 谁必须到场n 谁应该成为会议观察者n 会议可能会对谁有用n 谁对会议会有积极贡献n 谁别有企图n 谁会造成不必要的麻烦或降低会议效率并且要在深思熟虑后组成合适的会议群体，他们应具备以下 两点：n 对议题具有专业知识n 有权作出那些必须有作出的决策使每个出席会议的人都有清楚的理由。会前15会议管理 谁做什么？会议可能需要来自不同部门、职能领域和不同专业背景的人 参加。 它还需要：n会议主持者（参见“引导”）；引导不论是什么性质和规模的会议， 总需要有个人来主持会议。n会议秘书，可以用来执行会议程序也可以用来记录会议内容。记录 员也可以由任何一个参加者来担任。如果是这样的话，就需要某人兼任 这一角色，这样他们的注意力就不会过分超越全心全意的贡献以及作记 录的需要。某些会议还需要一些其他特殊的“会议角色”安排视觉辅助 设备、文书工作和饮料等等事务。会议开始前有些关键任务和决策必须完成。例如，会议主持 者必须在开会之前选出，从选出的那一刻起，他或她就应开始行使职 责。在会议开始之前确定其关键任务和关键人物。会前16会议管理 要善于选择1、谁应该来参加你的会议？在选择时，要警惕采用了错误的规则。选择要偏重于会议事 务本身而不应该太注重以下几点：n 公司政治n 你喜欢谁不喜欢谁（这就意味着他们被邀请或不被邀请）n 民主n 社会因素除此之外，其他诸如培训等因素也很重要。2、你应该参加哪些会议？如果有人邀请你参加会议，在接受之前要仔细考虑考虑。有些会议是无法避免的，你可能会自始至终坐在那儿，一直 在想： “我为什么要在这里浪费时间？”对我们大多数人来说，除了开会，要做的事还很多。即便会 议是必要的，我们也不需要每次必到。会前17会议管理 会议的理由每天，都有一些没有目标或目标不明确的会议在举行，它们 越开越长，结果却是毫无效率。会议的目标必须明确。开会不是为 了：n启动计划进程n讨论成本节约n回顾培训要求n流线型管理而是要设定清楚、详细的目标。故而会议的目标不应该是“ 讨论减少支出”而应该是“确定下半年的广告预算该如何降低10个百分 点”。如果可用明确的数据来衡量，那在会议结束时能否达到这个目 标就很清楚了。明确的目标是有效会议的基本条件。会前18会议管理 会议的理由有一个具体的理由，以及明确的目标，会议就会产生以下一 些效果：n 人们清楚了为什么要开这次会n 他们能更好地、更加配合地做好准备n 讨论更加集中n 讨论也会更易于控制进而会议更有可能达到预期的结果。还要考虑一下是否应该书面记录下会议目标，并在开会之前 传达给会议的参加者。如果你曾参加过没有明确目标的会议，问问这些会议是干什 么的，花点时间来弄清楚这一点，那么以后的会议就会越来越好了 。会前会议如何起作用19会议管理 有效的基础“议程”这个词来源于拉丁语，其字面意思是那些必须得做的事 。这是基本的，但是比其他任何事更能保证会议（特别是与明确 的目标结合在一起的会议）的成功举行。所以：会议始终要有一个明确的议程。（不论大会小会，正式的或是 非正式的会议，这一点都适用）。理想的情况是，写下会议议程并预先通知会议参加者，否则， 会议就会彻底跌入混乱的停顿状态，浪费了时间和精力而又得不到 任何东西。会前20会议管理 有效的基础会议议程必须反映目标，还要：n 给讨论和回顾的各项事务排列次序n 重拾以前会议的要点，联系起来，保持会议的连贯性n 为人们提供对会议内容发表意见的机会（就在编制议程的时候）n 具体确定谁来主持某个议题，谁又会对这个议题有所贡献（这是 准备工 作的一部分）n 反映出任何“潜在的”议题（把可能引起矛盾的议题放在合适的地方 ）n 处理行政性的事物（比如：时间、地点）n 确定具体采用什么形式（是否需要秘书，是否要准备视觉辅助设 备等等）议程一定要使会议保持平衡。它允许有节制的争论，并促进 手头工作的顺利完成。会前议程怎样起作用21会议管理 关注现实不管你计划开一个正式的长会还是像“你能给我十分钟的空闲 吗”这样简短的会，在设定议程时你都得实际点儿。问一问：n我列出来的这几条议题需要一小时、十分钟还是更长的时间（一次 会都 不够）？n有没能 给大家充分时间接到通知并着手准备？n会不会有一个主要的或者是易引起争论的议题压制了其他议题，对 此花费过多时间或对其他议题置之不理？n与会人员与讨论或决策的议题之间的结合是否紧密？（比如：如果 预算主管不在你就没法对开支作决策）n会议风格和目标是否一致？（比如：教授/培训的会议要比传达信 息的会议花费更多的时间）当会议已经按部就班进行时才发现“组织上的疏漏”，那就太迟 了。一次重大的操作失误就可能葬送掉整件事的信誉。会前22会议管理 决定先后次序在此有两点很很重要：n会议次序恰当与否能给会议带来完全不同的结果n哪种次序最好，并没有绝对的准则一个议题：n讨论早了好不好？在我们还没有经验时，是不是应该避而不 谈？n是否容易与其他条目在逻辑上相互关系（比如先谈马，再谈 马车？）n是不是完全领先事前准备？n是对所有与会者还是只对其中一小部分人具有吸引力/重要 性？n是否有花过多时间和掩盖其他议题的不良影响？还需要考虑的是，哪些议题是会引起尴尬局面、不受大家欢 迎、容易引起争论的，哪些是简单、直接而又能很快处理好的。会前23会议管理 时间安排时间安排是成功会议的关键所在。时间安排不当，会使会议在很多方面出错，比如：n太短，一半议题要留待以后讨论n太长，除了在房子里兜来兜去，在多出来的时间里人们无所事事n不平衡，在某些领域花了太长的时间，却匆匆跳过其他