高效能總務行政管理實務主講人：李朗日 中國生產力中心-講師 中華採購管理學會-監事 企業管理顧問-講師及輔導1高效能總務行政管理實務一、總務人員應有的理念與變革 二、總務制度的規劃與作業流程 三、總務管理策略與目標管理 四、總務採購與庶務管理之技巧 五、推動節省成本的要訣及措施 六、總務績效管理之效益分析 七、總務行政實務案例說明：庶務採購、文書管理、車輛管理、集會管理財產管理、宿舍管理、餐廳管理、環境管理警勤管理、危機管理、勞資關係、職工福利 八、實務溝通座談 2-Sun Chem*一、現任：1.中國生產力中心-講師2.中華採購管理協會-監事3.中華企業管理發展中心-顧問 二、經歷：1.中興電工採購處長，負責採購工作16年；總務行政經理八年；建工處副處長；生管、倉儲、總務等經理；總經理特別助理；產業工會秘書及福委會總幹事；曾膺選83年中華民國企業總務經理人；擁有實務工作經驗近30年 2.大同公司，生管與財務管理及董事長機要秘書3.在CPC、CAPM、公民營企業與顧問公司等講師14年簡 歷3-Sun Chem*主講課程與單位一、總務行政管理實務 二、財產管理工作實務 三、職工福利運作實務 四、政府投標與工程外包實務 五、工程採購與議價技巧實務 六、總務庶務採購與營繕外包 七、採購管理實務：1.採購價格與成本降低策略2.供應商管理與評價分析3.採購降低成本管理實務4.採購談判與議價技巧實務5.採購策略與績效管理實務6.採購稽核與內部控制管理7.採購問題分析與解決要訣8.採購VA/VE成本改善管理一、中國生產力中心(CPC) 二、中華採購管理協會(CAPM) 三、亞太教育訓練網及竹科公會 四、中華民國中小企業協會 五、中小企業聯合輔導中心 六、全國工業總會與商業總會 七、中華企業管理發展中心 八、中華工商研究院及經理協會九 、惠群、科園等企管顧問公司 十、縣市工業策進會及工業會 十一、南山、中汽、福特、鴻海、合泰、明碁、致伸、力晶、可成、寶成、集保、大棟、松下、國碁、億光、希喜艾、正隆等公、民營企業4-Sun Chem*高效能總務行政管理實務一、總務人員應有的理念與變革5-Sun Chem*總務行政專業管理總務專業管理KNOWLEDGE總務專業知能SKILLS總務管理技能ABILITIES管理決策能力6-Sun Chem*高效能的總務管理一、顧客滿意 Customer Satisfaction二、變革管理 Change Management三、成本競爭力 Cost Competitiveness四、企業整合力 Business Integration五、資訊科技管理 IT Management7-Sun Chem*總務行政的管理機制一、整合公司資源做最佳運作二、建立總務行政服務團隊 三、IT部門參與庶務管理四、庶務採購降低成本五、有效管理企業財產六、緊急事故應變處理中心七、改善總務管理之作業流程八、專業人員之觀念與培訓九、即時性與有效性的服務十、總務行政之控管與績效8-Sun Chem*一、具備專長與知識二、國際觀與人際關係三、建立觀念與共識 四、獨當一面之責任感 五、主動積極之態度 總務人員應扮好之角色 六、整合團隊之管理 七、創新與資訊科技 八、談判及說服能力 九、培養敬業與熱忱十、接受挑戰與學習9-Sun Chem*一、計 劃 Planning 二、制 度 System三、成 本 Cost 四、效 率 Efficiency五、創 新 Innovation六、整 合 Integration總務人員的主動與敬業10-Sun Chem*高效能總務行政管理實務二、總務制度的規劃與作業流程11-Sun Chem*總務管理制度與組織NO主 題說 明 一訂定制度與組織1、組織架構 2、管理制度 3、權責劃分 4、作業流程 5、會同法務、企劃、稽核、會計等共同研商訂定 二作業流程1、依辦法內容分別寫明簡單工作流程 2、各部門依其職責分工負責 三實施前溝通1、辦法公佈 2、事前講習 3、觀念共識 4、做法一致 四徹底執行1、依辦法規定辦理 2、部門共同配合執行12-Sun Chem*總務庶務工作要點1.勞資關係 2.公關管理 3.經營管理 4.餐廳管理 5.文書管理 6.股務管理 7.財產管理 8.車輛管理 9.環境管理 10.警勤管理 11.採購管理 12.物品管理 13.營繕管理 14.安衛管理 15.集會管理 16.接待管理 17.財務管理 18.庶務管理 19.職工福利 20.宿舍管理 21.國際庶務 13-Sun Chem*行政庶務管理一、文件收發二、印信檔案三、Information四、總機接待五、會議室管理六、辦公室整潔七、報紙分發八、費用繳銷九、證照辦理十、過年及開工佈置十一、行事曆編製十二、其他事務14-Sun Chem*推動文件電子化的優點一、資料不會遺失二、提高作業效率三、節省作業成本與管理成本四、與外界互動方便五、改善生活與工作品質15-Sun Chem*總務部門組織與權責一、庶 務二、工 務三、採 購四、膳 勤五、福 利六、安 衛七、宿 舍八、醫 務16-Sun Chem*高效能總務行政管理實務三、總務管理策略與目標管理17-Sun Chem*總務 年度工作計劃 一、成立採購團隊 二、Cost Down目標 三、春節團拜 四、股東會 五、董事會 六、推動股票上市 七、財產管理電腦化 八、餐廳自辦改外包 九、餐廳用餐刷卡 十、大樓管理與出租 十一、電話通訊管理 十二、電力自動化 十三、福利社制度化 十四、制服訂作 十五、保險經紀商 十六、交通車發包 十七、公務車租用 十八、水井清洗 十九、人力精減 二十、e化之推動18-Sun Chem*總務室 年度工作計劃19-Sun Chem*股票上市前法說會發表時間:中華民國 年 月 日 (星期 )上午九時三十分至十二時 地點:凱悅大飯店三樓宴會廳 程序:1.宣佈業績發表會開始2.主席致詞3.貴賓致詞4.公司影片簡介5.公司簡報6.審查專家意見報告-技術專家報告7.證券承銷商評估報告8.公開承銷價格計算報告-承銷商價格計算說明-會計師複核報告-財務分析專家意見-證券專家意見9.解答問題10.散會20-Sun Chem*總務行政管理的策略一、推動電腦化的管理 二、簡化公司作業流程三、降低庶務採購成本四、節省行政費用策略五、提高服務品質策略21-Sun Chem*22-Sun Chem*高效能總務行政管理實務四、總務採購與庶務管理之技巧23-Sun Chem*總務庶務採購內容一、財產設備 二、雜項購置 三、消耗物品四、印刷品類五、非生產料六、營建工程七、修繕工程八、其他外包24-Sun Chem*採購之主要目標 在符合品質要求的情況下，以最低價格購 買 達成高存貨週轉率 保持供應之連續性 保持一定與一致之物料品質 發展可靠之替代供應貨源 減少取得成本 雇用、發展、激勵、訓練人員 發展與維持良好之供應商關係 與使用部門之高度合作與協調 保持良好記錄與控制 25-Sun Chem*採購運疇管理之理念Right supplier從合格的供應商處Right time在需求的時間內 Right price以合理的價格Right quantity取得正確數量Right quality符合品質要求的物品與服務26物品管制的方法一、物品消耗量大，易造成浪費。二、物品使用日廣，好壞影響工作效率。三、使用物品品質要求，提升公司形象。四、採購成本合理化，降低成本。五、減低物品庫存量，節省費用。六、VMI或Consignment管理27-Sun Chem*外包服務 OutsourcingA version of the make-or-buy decision in which an organization elects to purchase an item that previously was made or a service that was performed in-house; often utilized for services. It involves sourcing and using a supplier that provides the completed item or service rather than buying the components and manufacturing them in-house. 外包服務 自製或外購決策的一種說法，公司將 原來內部做的一個項目選擇向外採購；普遍用於服 務業。 註：餐廳、警衛、環境、車輛等。- NAPM Glossary of Key Purchasing Terms28-Sun Chem*及時供貨採購 Just-In-Time主要使用時機： 降低整體供應鏈上的浪費與成本 提高產品品質 降低儲存空間29-Sun Chem*Stockless Purchasing Systems 零庫存採購系統意義：買方的存貨由供應商來管理。應用：為公用品、電子、水電、維修器材等標準規格品。操作：因為供應商的物流系統相當可靠和有效率。所以買方就不用去擔心安全庫存。效益：運用電子數據交換系統(EDI ElectronicData Interchange)，可降低採購、交貨 、採購行政、開具發票和付款作業等成本。30-Sun Chem*物品採購之要點一、消耗性物品之存量控制二、非消耗物品依需求請購三、物品採購應以批量為原則四、物品採購以年度議價為基準五、以競標方式採購六、尋找配合度高供應商31-Sun Chem*議價談判雙贏的策略知己知彼，百戰百勝了解成本結構，切忌漫天殺價提出具體數據每供應商必須降價一定百分比的作法並不切實 際盡量不要降低供應商的利潤部份善於利用上級主管的議價能力價格協商應基於情、理、法達到雙贏 Win-Win的目標價格並不是唯一的談判重點32-Sun Chem*價格管理NO重 點說 明一合理價格1.雙方開誠佈公檢討、決定合理價格。 2.不是減價，殺價。（用VA/VE或VI） 3.如：售價與成本分析。二公開招標1.規範簽證、投標須知、報價分析表等。 2.資格審查，訂定合理底價，會同公開開標或價。 3.如：估算小組提供分析底價。三比價議價1.一家或二家以上廠商同時或分開比、議價。 2.公正、合理之合議價格。 3.分析、瞭解、談判、說服、誠心。四統一採購1.經常性請購項目，如：物料、五金、電料、具、紙張、辦公設備、勞務搬運等。 2.年度、半年、季等預估量議價。 3.使用單位視實際量交貨，月結付款。五競爭價格1.雙贏共識、共存共榮之理念。 2.業主要求降價而協力廠商配合減價。 3.如：.或批量共同.。六折讓價格1.大量採購或一次請購。 2.付款90天改為60天或30天支付之現金折讓。七零星採購1.議價後，金額小於貳仟元之庶務採購案。 2.免開立請購單辦理。 33-Sun Chem*高效能總務行政管理實務五、推動節省成本的要訣及措施34-Sun Chem*企業電子化ERP企業資源規劃生產管理研究開發財會行政採購後勤廣告、行銷、客服顧客上下游廠商extranetintranetinternetB2Be-BusinessB2CSCM(i2, Manugi