第五讲 行政文秘的时间管理 广东众行管理顾问有限公司提供课程程序 1分析时间 2诊断工作环境，提高工作效率 3立即改变 4. 跨越时间管理陷阱一. 分析时间n每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作n分解困难的任务，逐个击破n在上班的路上大致计划一下当天的工作n将工作日以30分钟进行分割n及时更新工作日志记忆往往是不可靠的。诊断工作环境，提高工作效率办公室里弥漫的4大效率毒素：1.声音干扰2.职能干扰3.空间干扰4.设备干扰讨论：n如何排除办公室4大效率毒素？办公室“排毒4味丸”第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌 第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰小办公室排毒案例n办公室面积：14平方米n办公室人员：n主管1人n秘书1人n下属3人n办公设备：n文件柜、公用电脑、5张办公桌等小办公室排毒案例（续）个人办公需求：n主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）n秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）n下属：单项（个人任务）小办公室排毒案例（续）n主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造 成干扰n秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事n下属：不受干扰的个人办公空间 效率专家挑错办公室n（图1）80分n错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大 缓解。为了保证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。n错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人效率专家挑错办公室n（图2）60分n错误1 公共通道和私人空间交叉n错误2 接待空间在办公室尽头n错误3 秘书与主管座位离开太远n错误4 电脑显示器朝向不对，造成反光n错误5 办公室没有隔板，声音干扰严重n错误6 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据效率专家挑错办公室n（图3）70分 n错误1 公共通道过长n错误2 主管个人空间失去接待功能效率专家挑错办公室n（图4）满分n优点1 充分利用有阳光的窗口位置n优点2 私人空间和公共空间交叉减少n优点3 利用隔板阻断过多噪音n优点4 主管与秘书沟通方便 n优点5 减少访客对其他人的干扰办公室排毒DIYn自我检测问题：1.我的办公桌为什么要放在这个位置？2.我的工作空间和公共通道是否过近？3.我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？4.我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？n提出办公室改善建议。二. 时间管理的陷阱 1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人 3.“反正时间还早”拖延 4.文件满桌病5.喋喋不休的“电话粥”6.源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 n没时间做计划n工作是程序化，规律化，根本没必要做计划n计划常常被打断 n不喜欢被计划束缚n“船到桥头自然直” 2. 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 3“反正时间还早”拖延 帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排 了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。 4文件满桌病 n安全感n犹豫的个性n半途而废的工作习惯n个人的喜好 5喋喋不休的“电话粥”n不分优先顺序打电话n没有充分准备就打重要电话n电话的谈话离题n与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制6源源不断的信息 n纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告n电子的形式：电子邮件、互联网n声音的形式：面谈、电视、广播、电话三. 如何跨越时间陷阱 1.要事第一 2.以最终的结果来开始行动（以终为始） 3.学会说“NO！” 4.办公桌上的“5 S”运动 5.恰当、有效地使用电话6.筛选信息1. 要事第一n“大石头”理论与“二八”定律 nABC法则 n办事的优先次序 n并行工作法2. 以终为始 n是必须要做的吗？n不完成会怎样？n是自己想要的吗？n和目标直接相关吗？n回报及收益高吗？ 3. 学会说“NO！”1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间 3.显示慎重 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定3. 学会说“NO！”6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝4办公桌上的“5 S”运动 n整理 整顿 清扫 清洁 修养 n整理废纸篓的作用n文件存档系统n“各就各位”的摆置n集中精力做一件事n不要总是重复处理同一文件n不要为了表面的整洁而塞入一处n下班前的清理5有效、恰当地利用电话n选择打电话的时间n按照优先顺序打电话n清楚每个电话要讨论的要点n对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数6 筛选信息n迅速处理n妥善存放n没有保存价值的资料就销毁运筹他人的时间时间管理矩阵图 危机 紧急的问题 有限期的任务、会议准备事项 准备事项 预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立 真正的休闲充电 授能自主管理 干扰，一些电话 一些信件、报告 许多紧急事件许多凑热闹的活动 细琐、忙碌的工作 一些电话 浪费时间的事 “逃避性”活动 无关紧要的信件看太多的电视 紧急不紧急重要不重要五、时间管理的工具 1月历 2 行事历与甘特表 3 效率手册 4 商务通与订房卡 5 闹钟 6. 其它工具 六. 你的计划 确立目标 探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事 编排每周或每日的行事次序并执行之 定期检讨 谢谢大家！