天津市档案局崔 平企业档案工作规范 宣贯会 企业档案工作规范的性质和地位 企业档案工作规范是依据档案法律、法规，总结我 国企业档案工作基本经验和规律，借鉴企业质量管理体 系理念和国际上相关最新国际标准，同时体现现代企业 制度、现代产权制度的基础上制定的档案行业标准 企业档案工作规范是在档案法与档案法实施 办法之下，衔接企业档案管理规定要求与企业档 案工作组织制度建设和具体档案业务之间的桥梁 企业档案工作规范标志着由行政文件规章为中心向 以标准为中心、促进企业资料的转变，适应了市场经 济体制和企业改革发展的要求，是企业档案管理的重要 创新，是新时期企业档案工作规范化建设的主要制度文 件和工作依据 企业档案工作规范的创新企业档案工作规范 2009年11月2日出台 2010年1月1日实行 第一次将企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架性 管理标准 第一次系统全面地提出我国企业建立和开展档案工作的 基本要求 第一次正式将企业档案界定为“企业知识资产和信息资 源的主要组成部分” 第一次以行业标准的形式提出了文件材料归档范围和保 管期限参考表一企业档案工作规范的适用范围 企业档案工作规范第1章 范围明确指出了本标准适用于大中型工业企业其它类企业及事业单位可参照使用 无论是大型企业小型企业国有企业民营企业私营企业外资企业只要参照企业档案工作规范运作就能把企业档案 工作做好 贯彻实施企业档案工作规范的益处 满足企业研发、生产、经营、管理对企业核心信息资源 的需要 满足国际标准对企业质量、环境、安全、卫生等管理对 档案记录的要求 满足国家对企业档案管理在法律法规和标准规范的要求 企业信息资源、知识资产管理的基础、企业自主知识产 权权益保障贯彻实施企业档案工作规范的益处 保证企业在关键时刻及法律纠纷争议中的正当权益和证 据需求 风险及资产管理的灾备中确保企业档案资源完整的终极 手段 企业信息化建设中企业核心信息资源的终极解决方案 企业传承历史和企业文化的有效保障二企业档案工作规范的结构与主要内容 第1章 范围 第2章 规范性引用文件 第3章 术语和定义 第4章 档案工作原则 第5章 档案工作组织 第6章 档案工作制度 第7章 档案业务工作 第8章 档案信息化建设 第9章 档案工作设施设备 附录A企业文件归档基本范围与保管期限参考表 附录B表格式样 三 企业档案的概念 企业档案工作规范3.1将企业档案定义为企业档案，是指企业在研发、生产、经营和管理活 动中形成的有保存价值的各种形式的文件 （1）增加了“研发” （2）去掉了“有保存价值”前“对国家、社会和企业”的限 定词 （3）将“文件材料”简化为“文件”四 企业档案工作的概念 企业档案工作规范3.2将企业档案工作定义为企业档案工作是指企业履行档案管理职责的行为和活动 企业档案工作不仅是指档案人员的具体业务环节的工作 ，而且还包括文件的形成者和领导责任，企业档案工作 是企业依照中华人民共和国档案法及国家有关档案 工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动 企业档案工作的主体是企业,企业档案工作是企业全体 人员的职责五 企业档案与档案工作的性质和作用 企业档案工作规范4.1明确了企业档案及企业档案工 作的性质和作用 4.1:企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成 部分，企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动 的基础性管理工作。两方面的含义： 1.企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分， 建立档案资产观对企业档案工作尤为重要 。 2.将企业档案工作定位在“是企业研发、生产、经营和管 理活动的基础性管理工作”，将企业档案工作的性质和作 用归结于企业活动的基础性管理工作。 总之，企业所有产品、服务及其形成过程都需要档案工作 的支撑，没有档案工作的支撑，所有追溯、查证、确认责 任等等都将无法实现 六 企业档案工作的管理体制n企业档案工作规范4.2确定了企业档案工作的管理体 制 n 4.2企业档案工作应以企业资产所属为纽带，实现统一 领导、统一管理、统一制度、统一标准n 以企业资产关系为纽带，表明企业的资产管理范围就 是企业档案的管理范围n 企业资产管理到哪里，档案管理就应延伸到哪里的自 然关系n 统一领导：企业对所属单位档案工作实行统一领导n 统一管理：指统一管理本企业的档案n 统一制度：制度的一致性n 统一标准：标准的统一性七 企业档案工作任务与目标 规范4.3提出了企业档案工作的任务与目标 4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和 信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法， 通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理 和持续发展提供有效服务 企业档案工作的任务是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有 效服务 企业档案工作的目标是满足企业证据、法律责任和信息的要求 方法与途径是运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发 八 企业依法管理档案的责任要求 企业档案工作规范4.4 规定：企业应维护档案的完 整、准确、系统与安全 档案法第五条规定“维护档案的完整与安全” 企业档案管理规定第三条规定“企业应遵守档案法 ，依法管理本企业档案，确保档案完整、准确、系统 与安全” 确保档案的完整、准确、系统与安全是企业的法律责任 和依法管理档案的总要求 档案的完整 档案的准确 档案的系统 档案的安全 九 企业档案工作的组织建设 规范首次提出企业档案工作组织体系建设 建立企业档案工作组织体系,包括组织领导、机构设置、 人员配置和工作网络 规范5.1.1规定了企业档案工作的领导企业应确定档案工作的分管领导企业应确定各职能或承办部门、各项目档案工作的 负责人企业应确定档案部门的负责人企业档案工作的组织建设 规范5.1.2明确了企业档案机构的设置 企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构， 或指定负责档案工作的机构大型企业应设立档案馆 规范 5.1.3规定了档案人员配备 企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应 的专职档案人员各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员企业应保持档案人员相对稳定 规范 5.1.4提出了企业档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门 、各项目与兼职档案人员为基础的企业档案工作体系企业档案管理网络模式一 企业档案管理网络模式二档案管理的三种模式目前存在的档案管理的三种模式第一种 集中统一管理模式第二种 相对集中管理模式第三种 委托寄存管理实体模式企业档案工作管理职责企业档案工作职责包括企业总体管理职责、各部门的职 责、档案部门的职责、档案人员的岗位责任 核心意义是要为企业正常开展档案工作提供支持和保障 规范5.2.1规定：企业应贯彻国家有关档案工作法律 法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案 工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发 展提供保障 规范5.2.2规定：企业应将文件形成、积累和归档要 求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位责 任，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责 履行情况进行考核企业档案工作管理职责 企业文件的形成、整理、归档工作是企业各职能部门（ 即文件形成部门）和项目及专项任务的本职工作，企业 各职能部门和项目及专项工作负责人应对本部门和项目 文件的完整、准确和系统负责 档案部门负责指导本企业各部门、项目及专项工作文件 材料的形成、积累、整理和归档工作 企业应将不同层级、不同岗位档案工作职责和岗位任务 的要求分解，逐项明确，并以制度形式固定下来，实施 监督企业档案工作管理职责 规范5.2.3规定企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确 、系统和安全 措施包括体制、机制和制度保障措施以及人才物保障措 施等。“三纳入” “三参加” “四同时”的做法是实践证明 行之有效的重要措施 “三纳入” （规范7.1.1） “三参加” （规范7.1.2） “四同时” （规范7.1.3）企业档案工作管理职责 规范5.2.4规定企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国 有企业应依照国有企业资产与产权变动档案处置暂行 办法（档发字19986号）文件的要求进行，其它企业 可参照 该暂行办法规定有违反规定擅自处理档案和造成档 案损失或严重后果的，以及不接受应由受让方管理档案 的，对责任人及领导人给予行政处分 规范5.2.5规定企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表 彰和奖励；对违反有关归档造成档案损失的相关人员给 予处分十 档案工作的职责 1.分管档案工作的企业领导 统一领导企业档案工作，审批企业档案工作规划、规章 制度，审批企业档案的鉴定销毁报告及名录 将企业档案工作纳入领导议事日程，定期研究解决档案 工作中存在的问题 监督档案工作岗位责任制的考核及奖惩 组织协调企业内各部门档案工作的关系 档案工作的职责2.办公室主任（或行政部部长或总工办主任） 贯彻落实档案工作法规、规定及标准，组织、协调、完 成档案工作任务 审核企业档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结 ，检查档案工作任务落实情况 召开企业档案工作会议，总结布置档案工作任务 审查企业档案工作任务落实情况 交流档案工作经验，研讨存在的问题和解决办法 组织企业专（兼）职档案人员的业务培训，负责企业档 案工作责任制的考评工作 负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的审批，负责组织 对到期档案的鉴定和销毁工作 档案工作的职责3.档案部门负责人 贯彻执行档案工作的法规、规定及业务标准 拟定企业档案工作的各项管理制度，编制档案工作规划 、计划，并组织实施 组织落实各项档案工作任务 落实企业专（兼）职档案人员业务培训 组织企业档案工作责任制考评的具体工作 建立健全档案管理基础性制度，做好档案实体管理和信 息管理工作，负责监督检查和业务指导工作 确保档案齐全、完整、准确、系统、安全 负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的请示，负责档案 监督销毁工作的组织实施 档案工作的职责4.各职能部门（项目部门）分管档案工作负责人 掌握企业档案工作的有关制度规定的要求 将档案工作列入本部门管理，做到档案工作与本部门其 它工作布置、检查、总结同时、同步 对科研课题、基建工程等档案必须按照有关规定做到“四 同时”，配备兼职档案人员，并保持相对稳定，对本部门 档案的完整、准确、系统、安全负责 督促技术、业务人员、兼职档案人员做好文件材料的平 时立卷和整理归档工作 负责对本部门兼职档案人员和有关业务人员档案工作责 任制的考核工作 档案工作的职责5.档案部门专职档案人员 认真贯彻执行档案工作的法规、规定及业务标准，维护 档案的齐全、完整、系统、安全 监督指导各职能部门及所属单位做好文件材料的形成、 积累、整理立卷及归档工作，保障档案齐全、完整、准 确、系统 负责企业档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用 工作 参加新产品试制定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验 收和购进设备开箱等活动 做好档案的保管和保密工作，确保档案的安全，及时、 准确地做好利用档案的信息反馈工作 档案工作的职责6.各部门兼职档案人员 落实企业档案管理各项制度和工作标准 熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促本部 门有关人员做好文件材料的收集、积累、整理工作 做好平时立卷工作和文件材料提供利用工作及安全保管 工作 严把案卷质量，做好文件整理、归档工作 档案工作的职责7.有关专项技术人员、管理人员 对本部门在业务、行政、科研、