第九讲 会议的筹划与管理1会议的重要性n大多数企业在会议中决定其基本走向n90%以上的重大决策是通过会议制定的n企业花在开会上的时间越来越多n开会的频率越来越高2会议的筹划与管理 n会前的准备工作n会间的组织服务n会后的善后处理3会前准备工作 1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知 4安排议题、议程 n 议题的收集和筛选 n 议程 5委员会会议议程7月6日上午11点 格林德雷戈饭店1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）财务事项7、（12：45）特别事宜8、（13：00）其他动议9、（13：15）其他事宜10、（13：35）下次会议细节议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点每项均有 一个起始 时间下次会议细 节写在议程 的末尾6拟订与会人员名单 n选择恰当的人出席会议 n送交上级审核 7申请会议所需资金 n 确定会议规格 n 申请经费 口头 书面8会场布置 n 选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全c.适当的开会设备d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 n 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件 9讨论：各种会场的利与弊 会场类场类 型优优点缺点圆圆桌型椭圆椭圆 型口字型U型教室型1011面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排 持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的 两边 主席坐在 团队成员 之间 1213显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在 长方桌子的顶端，其他与会者座位 按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌 的顶端 资历最浅者 坐在离主席 最远处 141516自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注 ，在会议中用一张圆桌 主席可坐 在任何一 个位置上 17安排食宿和茶水 n 食宿 a.用膳 b.住宿 n 茶水 18一杯香茶可赢得交易机会19角色练习n表演会议期间奉茶的礼仪20给客人斟茶的注意事项n当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并 等待客人的回答，按客人意愿行事。n开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙 ，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。21n茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。n有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧 。n洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。给客人斟茶的注意事项22上茶时的七个程序n两手端茶盘，盘子高度位于胸部n敲门，并说：“对不起！”进入接待室n止步立正，轻轻点头致意n将茶盘的一端置于桌子侧面23n桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶n用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾n上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。上茶时的七个程序24会间的组织服务1、 签到2、 安排就座3、 做好会议记录和录音4、 会场服务25签到 n 签到形式 薄式 卡片式 代签n 签到时的接待工作 26游戏：会议排座27安排就座 n 要适合会议性质n 让报告者坐中央 n 会议主持人的座位 n 秘书的座位 28做好会议记录 n 会议记录构成 n 会议记录方式 n 会议记录写作 29小组讨论n设计会议记录表格（5分钟）30会议名称时间主席会议目的出席人数缺席人数缺席理由会议内容 和决议事项决议事项的实施实施项目负责人或部门完成期限出席人盖 章特别事项31点评n根据录像的内容，点评这位秘书的 紧急情况处理技巧。32会场服务 n 转接电话n 突发状况 n 建议休息 n 协助上司掌握、控制会议进程 33会议的善后处理1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作34会场清理 n 安排与会人员的离会n 会议文件的回收、立卷、归档 35印发会议记录n 完善会议记录 n 起草会议纪要 n 确定印发范围 n 接收者确认n 签发会议执行文件3637