企业内控制度基本规范 -采购管理解读水晶灯的故事 国际涉外酒店开业 150万美元月亮水晶灯 瑞士进口，绚丽夺目。 入住率达80% 二个月后 失去光泽、珠落、灯锈 赝品 酒店遭受数千万元的损失，名誉蒙受重创 对于新开业的酒店，是个致命的打击。分析 这案例并不复杂，却有代表性：国际酒店在未经 公开招标的情况下，就签定了150万美元的采购 合同，依照合同，供方属代理采购，酒店支付 200万元手续费，供方须提供瑞士灯的验证证明 书，品质鉴定资料等，但酒店没有检验相关资料 就验货入库并支付了款项。 此笔交易从签订合同、验收入库到付款都是王副 总一人说了算，失去了控制，也造成王副总受收 巨额好处费而买回了赝品，毁了整个企业。案例中存在的问题 采购大权由王副总一人独揽，反映出公司 控制环节中权责不明。按内控要求，货物 的采购人不能同时担任验收工作，以防止 采购人员受收客户的贿赂，进而防止采购 伪劣材料影响企业生产乃至整体利益。 寻求代理商、谈价，付款审批与货款执行 人均为王副总，形成很大的人为操作空间 ，造成商品质劣价高，加大了企业的营运 成本。采购中的关键控制一：购买与审批 预算：企业应根据全面预算要求从事采购业务，对超预算 和预算外采购，应履行预算调整程序。 评价：根据生产经营的客观需要，确定采购项目、质量等 级、可选的供应商及交货付款方式等相关内容进行分析， 建立供应商评价体系。 采购：大宗采购应用招标方式 ，规定最高限价，实行比 价采购。 审批：企业应当建立严格的购买审批制度，明确审批权限 职责分工：采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位 的职责权限、确保不相容岗位分离、制约、监督不相容岗位 请购与审批：采购物品应由使用部门根据需要提出申请表 ，并经分管采购工作的负责人进行审批。 供应商的选择与审批：采购部门与相关部门共同参与询价 程序并确定供应商，但决定供应商的人员不能同时负责审 批。 采购合同协议的拟定、审核与审批。应由采购部门下订单 或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批。 采购、验收与相关记录。采购、验收、记录应分离，以保 证采购数量的真实性及采购价格、质量的合规性，记录的 完整真实性。 付款与申请、审批与执行。付款的审批人与付款的执行人 职务应当分离，付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致 企业资金损失或信用受损。 授权审批制度 生产部门根据顾客订单或者对销售预测和存货要 求的分析来决定生产授权。 对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专 家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决 策失误而造成严重损失。 采购合同的签订需经有关授权人员审批。采购款 项的支付应经有关授权人员审批。 加强采购业务的预算管理。对预算内、超预算和 预算外采购项目，应分别进行请购申请审批。 请购与控制 采购申请一般由使用部门或仓储部门提出，采购部门根据 采购申请、年度采购计划、编制月度采购计划，由部门主 管或其授权人员审核是否合理，金额巨大或特殊采购应由 主管经理审批。 请购单应注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要 求到货日期及用途等内容。一式三联。 重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程 序。 零星需要的物品，通常由使用者根据实际需要直接提出， 使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，经使用部 门主管审批，并经财务部门同意后，交采购部门办理采购 紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。询价控制 为确保价格机制透明，应制定合理的询价程序，并重点 了解供应商的相关情况。 1、定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、 供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技 术水平和财务状况等。 2、对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行 性进行调查。 3、对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术 等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供 货条件、信誉和售后服务等。 4、对于零星物品的采购，一般授权直接采购，但也应 形成由独立的人员抽样暗访制度。各因素确定目标价格 并与相关供应商协商以达到最优价格。询价控制 询价程序完成后，采购部门须作出以下决定： 根据资产存储情况，确定采购物品的批次和数量； 根据询价控制制度，选择最有利于生产和成本最低的供应 商；采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下 三方面的决定： 1.订购数量的控制：是否重复，品种数量是否合理等2.向哪一家发出订货单：选择最有利供应商。3.何时发出订货单：保证正常生产也要避免资产的闲置。在做出上述三方面的决定后，将请购单一联退请购部门， 以示答复；一联交财务部门筹备资金；一联交采购部门作 为签订购销合同的依据。 采购中的关键控制二：验收与付款 1、验收控制 货物到达后，由仓储部门指派验收人员对货物进行实物计 量，并与货运单、订购单进行核对。需要时由质检部门对 货物进行检验。正确无误后填制收料单。收料单的内容包 括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运 货人名称、原订购单编号等。 企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同协议 等采购文件，由专门的验收部门或人员、采购部门、请购 部门以及供应商等各方共同对所购物品或服务等的品种、 规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报 告、计量报告和验收证明。 对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应 当立即向有关部门报告，有关部门应当查明原因，及时处 理。采购中的关键控制二：验收与付款 为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购 、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制有双重 作用，既控制购买环节的经营活动，也控制存货的管理 工作。 对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请 购单进行认真核对，同时点收实物的数量和质量，核对 无误后填写按顺序编号的入库单。 入库单一式三联，注明供应商名称、收货日期、物品名 称、数量、质量以及运货人名称等内容。保管员在入库 单签字后，一联留存，登记仓库台账；一联随有关凭证 送交会计部门，办理结算；一联退回采购部门与购销合 同、请购单核对，核对后归档备案。采购中的关键控制二：验收与付款 2、付款程序 财会部门应参与商定对供应商的付款条件。 财会部门应核对预算数，查核有没有重复申请。 财务部门对发票、运费单、验收单、入库单以及 其他有关凭证审核后，与合同进行核对，经授权 人审批后向供应商办理结算。 除不能转账支付和不足转账金额的单位、个人外 ，均应转账支付。采购中的关键控制二：验收与付款 赊账控制的具体要求： 、应付账款的入账必须在取得审核、企业授权人审批后 的发货票以及验收入库单、请购单、借款通知等凭证后方 可入账。对于部分退货，注意从原发票中扣除后入账；对 于有预付货款的交易，在收到供应商发票后应将预付金额 冲抵部分金额来入账。 、由稽核人员定期与供货商（债权人）核对账目，如果 对账中发现问题，应及时查明原因，分清责任，按有关规 定予以处理，确保双方的账目相符。 、按双方事先约定的条件，及时清理债务，支付欠款后 ，应取得债权人的收款证明，并以此为依据编制记账凭证 ，登记账薄。采购中的关键控制二：验收与付款 退货管理 建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、 退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货款。 采购部门接到收料单后与采购合同核对，相符则登记采购 登记簿；不相符，如数量缺少则与供应商联系要求补足， 如质量问题则应考虑是退货还是要求供应商给予折让。决 定退货的应填制退货通知单，授权运输部门退回，在获得 物资供应站的退货单后编制借项凭单，借项凭单连同退货 单送交财务部门。借项凭单内容包括供应商名称、退货数 量、价格、日期以及金额计算等。 采购中的关键控制三、评估与披露 三、评估与披露 （一）评估控制 应当建立采购业务评估制度，加强对购买 与审批、验收与付款的过程控制和跟踪管 理。发现异常情况，应当及时报告。 （二）披露控制 应当披露主要供应商情况、采购价格形成 机制以及采购过程中的主要风险等内容。