1998有效能的時間管理200420042004如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題干擾 INTERRUPT行政工作 PAPER WORK電話 TELEPHONE會議 MEETINGSWhats Your Target? 什麼是你生活中最重要的事？ 你的人生意義何在？ 你希望成為何種人物或完成什麼目標？想想看你有什麼長期目標想想看人生中最重要的人際關係是什麼想想看你最希望有什麼貢獻重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和 , 信心, 快樂, 或是列出你認為最重要的三, 四件事假設你只有六個月的生命，想想這星期內你 要做些什麼？假設你有至少三, 四十年的生命，這星期內 你又要做些什麼？有效能的時間管理 在辦公室內時間損耗的主要 原因為何?Group Discussion時間損耗原因 1.干擾2.等待3.同事間的需求與輔助需求4.溝通不良5.授權不足6.組織制度的障礙7.他人的錯誤8.優先順序的衝突9.工作情緒與情境10. 完美主義11. 會議78910111213141516171819時間時干擾頻 率時間時次日干擾圖一開 始就做 最重要 的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求與體力水準生產力高的時間注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間工作 要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求與體力水準注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間生產力高 的時間被拖延的 工作時間管理是什麼?時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富 績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃時間管理不是什麼?時間本身不是問題. 因為每個人每天所 擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的 時間情境測驗題 ( 限時三分鐘 ) 1. 請先閱讀完本文 2. 在這張紙的右上角寫下你的名字 3. 將第二句中的大名兩個字圈起來 4. 在這張指的左上角畫五個正方形 5. 在剛才畫的正方形中個畫一個十字 6. 在正方形的四周畫一個圓圈 7. 在這張紙的右下角簽上你的名字 8. 在簽名下寫三個好字 9. 在右上角的簽名下畫一道線 10. 在這張紙的左下角畫一個十字 11. 把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形 12. 在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案 13. 在第八句的好字畫一個圓圈 14. 當你做到這裡, 請大喊一聲“我最快” 15. 如果你完全遵守規定, 請大聲說“我最好”! 16. 在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和 17. 將剛剛的答案減去二十三, 再減去十三等於多少? 18. 在以上所有“雙數“題的題號上畫圈 19. 假如你做到這裡, 請拍一下桌子, 並大聲說“遵從指示, 我第一!” 20. 現在你已全部讀完, 請只做第一及第二題及可三代時間管理法第一代: 備忘錄型第二代: 規劃與準備第三代: 規劃,訂定優先順序,操之在我三代時間管理法優缺點一覽表傳統時間管理 V.S. 第四代時間管理 傳統時間管理第四代時間管理NESW事 ( 日程表 )控制, 管理效率實用人 ( 關 係 )領導效能 (Effectiveness)原則艾森豪規則緊急不緊急20% 25%25% 30%65% 80%15%15%50% 60%Less than 1%2% 3%重要不重要: 戴明博士期望的指數: : 現有社會的指數 * Remark:戴明博士在推TQM時, 對一 些TQM 的公司 Benchmark 出來的資料.IIIIIIIV緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺 重傷害急救 員工產生肢體衝突 顧客抱怨 停電計劃之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查不重要的事有些電話 有些不速之客到訪 有些會議之出列席 有些無謂的請託 有些臨時的邀約有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷陷阱一:時間的配置不對 Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理不合理的時間配置I.45% 處理危機II 5%IV15% II. 35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在 PlanPlan 著重在 DoDo 著重在 CheckCheck 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬, 這叫 “灌能”陷阱二: 拖延 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉 快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的 事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th克服1.成本/效益分析法成本 . . . . . .好處 . . . . . .克服2.思維習慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成 每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般陷阱三: 事必親躬韓非子.八經 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因為怕部屬取代 不放心部屬, 不信任部屬 要求標準過高陷阱四: 有求必應 會花太多時間, 時間不夠會犧第二項 受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當 地拒絕.1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待1.怡情養性 2.輕鬆一下Conclusions: 時間管理架構1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能 均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事迫切性指數測驗選出你最可能反應的行為或態度 (0從不，2 有時候，4=常常）1. 我在壓力之下表現最好。2. 我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深入的自我反省。3. 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。4. 我休息不工作時會覺得不安。5. 我似乎永遠在趕時間。6. 我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。7. 我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。8. 我在做一件事時常會想到另一件事。9. 我處理危機時表現最好。10.處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有就感。11.我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。12.當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。13.我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。14.我常邊工作邊吃飯。15.我一直認為總有一天能做我真正想做的事。16.一天下來辦公桌上已辦文件如果推得高高的，我會很有成就感。0 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 40 1 2 3 4迫切性指數檢核清單0 25 : 一切在掌握 中 26 35: 漸受迫切性 限制 36 45: 已經開始上 癮 = 46: 上癮我現在的年齡是 歲 月80 x 365 29,200yy x 365 (A)MM x 30 (B)29,200 - (A)+(B) 從現在起我尚有 天的時間(24 x 小時)光陰似箭, 歲月如梭?加油 !如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好1.工作時段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 衝勁 與勇氣兼俱 (Do)思考遲頓, 適合 散心, 放鬆 (Check)冷靜, 溝通 (Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發球: EMail 2.電話敲定事情 / 做事情 3.給 Leader 方 向/ 畫架構 4.執行進行中專 案1.面對面 Follow Up 2.Go Around 3.溝通與協調1.思考問題 2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr) 3.Update/Modify 進行中專案1.花 1 小時寫作2.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛, 衝勁 與勇氣兼俱 (Do)思考遲頓, 放鬆, 溝通 (Check)冷靜, 思考 (Action, Plan)1.大型專案丟球 2.組內專案丟球 3.給予組員做事 方向/做事重點 4.創造議題1.Follow Up 一 二所丟的球 2.調整, Update 計劃 3.議題收尾 4.傾聽溝通1.想想目的是什 麼? 意義何在? 2.有沒有辦法提 昇自己的價值? 3.計劃/ 規劃先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看小品? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回 信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信?如何提高 Email 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的 主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 養成習慣, 一天只有三個時段看 Email 除了急件以外, 集中時段回信看Email 的時段分配時段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail資料夾的分類 Reply: Private, 公務 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進度 有空再看1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待1.怡情養性 2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計劃1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能 均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不 好好 耗用時間花時間在計劃上才是 最節省時間的作法耗用時間8.80/20法則1/2 the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於 20%的時間=也就是說80%的努力是與 成果無關的80/20原理意示圖80% 時間20% 時間80% 成效20% 成效重要的 少數事物瑣碎的 多