时间管理时间管理的重要性时间管理的三个重要问题什么事必须做?如何看待他人?管理时间的十大关键时间管理的重要性瓶颈管理理论(Theory of constraint约束理论)认为 ，改善绩效的最佳方法不是改进每个环节、每个 步骤，而是改进“瓶颈”（最大的约束因素），因 为系统的整体绩效取决于瓶颈。时间正是管理者和专业人士最大的约束因素 ，更重要的是，过分忙碌的管理者和专业人士可 能陷入精疲力竭的状态，可能忙得没有时间思考 ，可能失去工作与生活的平衡。我们可以说，时间管理的重要性至少等同于 战略、创新、领导力这些看似更为炫目的管理议 题，甚至更为重要。时间管理的认识、地位“你很忙吗？”我问这个问题得到的答案惊人地一致 忙，通常是有气无力的回答。我们身处一个异常忙 碌的社会，不管是管理者，还是所谓科技工作者或专业 人士，每个人都非常忙碌。实际上，这背后有三种忙碌：一种是尚未学会管理 自己的时间，这些人常常会感觉被近乎疯狂的时间表逼 疯；一种是已经学会应对与取舍；第三种则是假装出来 的忙碌，因为我们几乎已经开始把忙与成功、闲和失败 联系到一起。“你很忙吗？”经常被当作寒暄的话，但很少有人意 识到需要重视它背后的“时间管理”。很多时候，时间管 理不是被视为一种初级技能，就是被归入到励志的范畴 ，认为主要是精神因素在起作用。在管理领域，励志的 名声一直不是很好，被认为是巫术一样的小把戏。时间管理在管理工作中的地位 现在，我们必须给予时间管理以应有的重视，我们 可以说，时间管理的重要性至少等同于战略、创新、领 导力这些看似更为炫目的管理议题，甚至更为重要。在过去，在组织的视线中，没有时间管理，当然思维中 也没有。时间管理被认为是个人问题，个人应自己去进 行时间管理，自己去发展时间管理技能。在现在，“除 了任务目标之外，让知识工作者自己决定有关工作的一 切”这一趋势更使得组织放弃自己在时间管理上的职责 。组织至多是在任务分配时会考虑一下每个人的时间应 用情况，这不仅和战略无关，甚至被认为是最低层次的 问题。对于技术知识、管理技能，组织从未持这样的看 法。在这些方面，它们采用内部培训、辅导制度、派员 工参加外部课程等方式帮助员工提升自身能力。如何进行时间管理三个重要问题什么事必须做?如何看待他人?管理时间的十大关键解决三个重要问题的前提准备是“了解你的时间是怎么花掉的”。为什么要 这样做不需解释，但它可能会被认为是一 个非常简单的任务，认为简单回想一下就 可以了。需要强调它的原因正在于此，对 于这个问题，我们的“想象”和“现实”常常有 很大的差异，甚至完全不同。案例：时间使用上， 记录要比记忆可靠的多管理大师彼得.德鲁克曾经描述他所做的研究：他 请管理者将自己怎样使用时间的情况写下来，又 请人记录这些管理者是如何使用时间的。一个公 司董事长很确定地告诉研究者，根据他的感觉， 他的时间分三个部分，分别用在公司高级管理人 员、重要客户、地区社会活动上。历时6周的实际 记录结果是，他把大部分时间用在调度工作上了 ，随时了解他所认识的客户的订货情况，还为他 们的订货打电话给工厂。他开始无法相信这些记 录，但在很多次看到类似记录之后，他相信，关 于时间的使用问题，记录要比记忆可靠得多。 彼得德鲁克小传彼得德鲁克(Peter F. Drucker)1909年出生在维也 纳，对世人有卓越贡献及深远影响，被尊为“大师 中的大师”。德鲁克以其建立于广泛实践基础之上 的30余部著作，奠定了现代管理学开创者的地位 ，被誉为“现代管理学之父”；他还首次提出了“组 织”的概念和目标管理，率先对“知识经济”进行阐 释。2002年，德鲁克荣获美国总统布什颁发的“总 统自由勋章”。2005年11月11日，德鲁克在美国 加州克莱蒙特家中逝世，享年95岁。什么事必须做这是时间管理的第一个重要问题。时间管理的错误做 法基本上都可以归结为，把时间花在那些不是必须做 的事情之上。对组织来说，最重要的是要让员工知道 什么是重要的、必须做的任务，也就是说，什么是用 来衡量他们绩效的标准。对个人来说，这个问题可解 释为“我能够为组织做出什么贡献？”找出最重要的一件事，然后去做。有个比较接近的通 俗化说法是，“重要的事先做”。在今年7月份的哈佛 商业评论上，德鲁克在最新的一篇文章以他96年的 丰富经历非常肯定地说：“我还没有碰到过哪位经理人 可以同时处理两个以上的任务，并且仍然保持高效。” 什么事必须做始终做重要的事还在于，它可以让我们避免掉进“嗜急 成瘾”的陷阱。我们的事情可以分为紧急的与不紧急的 、重要的与不重要的，以“轻重”、“缓急”两个维度 区分，我们把事情分为四个类别，可以把我们面临的 事情分成四个象限：重要且紧急；重要不紧急；不重 要紧急；不重要不紧急。许多时候，迫于压力，我们常常把紧急的事情放在第 一位，虽然我们知道那些“重要但不紧急”的事有着深远 影响，那些重要且紧急的事常常正是因为我们在它们 不紧急时没有做。刚开始，我们仍然知道重视事情的 重要程度，先做那些“紧急且重要的”，但慢慢地，习惯 了这种紧急状态之后，我们常不由自主地喜欢上“到处 救火”的感觉，转而去做那些“紧急但不重要的事”了。如何看待他人时间管理的第二个关键问题是关于“人”的。许多 时间管理方法教管理者学会授权，让别人去分担 你的事情。实际上，在时间管理中，许多人倾向 于把别人当成自己提高效率多做事的资源或 者障碍、干扰者。它带来的问题就是，我们倾向 于控制他人，让他们按照我们的要求做事，或者 让他们不要妨碍我们做事，可惜，他人是控制不 了的，这种方式无法真正起作用。我们应该更关 注与别人一起工作带来的其他东西，譬如新知识 、关系等等。在时间管理中，我们必须随时自问 ，我们是如何看待他人的？时间管理的第二个重要问题 如何看待他人是关于“人”的。许多时间管理方法教管理者学会 授权，让别人去分担你的事情。实际上，在时间 管理中，许多人倾向于把别人当成自己提高效率 多做事的资源或者障碍、干扰者。它带来的 问题就是，我们倾向于控制他人，让他们按照我 们的要求做事，或者让他们不要妨碍我们做事， 可惜，他人是控制不了的，这种方式无法真正起 作用。我们应该更关注与别人一起工作带来的其 他东西，譬如新知识、关系等等。在时间管理中 ，我们必须随时自问，我们是如何看待他人的？时间管理的第三重要问题如何统筹规划时间?时间管理的十个关键管理时间的十大关键第一大关键是设立明确的目标；成功等于目标，时间管 理的目的是让你在最短时间内实现更多你 想要实现的目标；你必须把今年度4到10个 目标写出来，找出一个核心目标，并依次 排列重要性，然后依照你的目标设定一些 详细的计划，你的关键就是依照计划进行 。 第二个时间管理的关键是你要列一张总清单，把今年所要做的每一件事 情都列出来(工作年历)，并进行目标切割； 1年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季 度要做哪一些事情； 2季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列 一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时 调整过来； 3每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来 ； 4每天晚上把第二天要做的事情列出来。 第三个时间管理的关键是80/20法则；用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你 一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的， 是最有生产力的。谈到时间管理，有所谓紧急的 事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情?当然 第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这 些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待 要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示 你时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最 重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生 产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的 事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急， 这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。第四个时间管理的关键就是每天至少要有半小时到1小时的“不被 干扰”时间；假如你能有一个小时完全不受 任何人干扰，自己关在自己的房间里面， 思考一些事情，或是做一些你认为最重要 的事情。这一个小时可以抵过你一天的工 作效率，甚至有时候这一小时比你三天工 作的效率还要好。 第五个时间管理的关键是要和你的价值观相吻合，不可以互相矛 盾； 你一定要确立你个人的价值观，假如 价值观不明确，你就很难知道什么对你最 重要，当你价值观不明确，时间分配一定 不好。时间管理的重点不在管理时间，而 在于如何分配时间。你永远没有时间做每 件事，但你永远有时间做对你来说最重要 的事。 第六个时间管理关键每一分钟每一秒做最有效率的事情；你必 须思考一下要做好一份工作，到底哪几件 事情是对你最有效率的，列下来，分配时 间做它做好。第七个时间管理的关键要充分地授权；列出你目前生活中所有觉 得可以授权的事情，把它们写下来，然后 开始找人授权，找适当的人来授权，这样 效率会比较好。 第八个时间管理的关键同一类的事情最好一次把它做完；假如你 在做纸上作业，那段时间都做纸上作业； 假如你是在思考,用一段时间只作思考；打 电话的话，最好把电话累积到某一时间一 次把它打完。当你重复做一件事情时，你 会熟能生巧，效率一定会提高。 第九个时间管理的关键做好“时间日志”；你花了多少时间在哪些事 情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开 始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上 搭车的时间，早上出去拜访客户的时间， 把每天花的时间一一记录下来，做了哪些 事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到 浪费时间的根源，你才有办法改变。 第十个时间管理的关键时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的 成功经验，一定要跟顶尖人士学习；千万 要仔细选择，你所接触的对象，因为这会 节省你很多时间，假设与一个成功者在一 起，他花了四十年时间成功，你跟十个这 样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的 经验？