會議定義:時 間 管 理 與 會 議 管 理時間就是金錢 一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰! 生命原是時間的累積,浪費時間即等於慢性自殺 不懂得支配時間的人,永遠感到時間不夠用!1.時間才是最基本的管理資源.2.時間管理並不是指以時間為對象而遂行的管理,而是指面對時間的來臨與消失的這種無從改變與莫可奈何的事實,我們如何遂行自我管理.3.所謂自我管理,即指改變習慣以令自已更富績效.4.問題一:試用四條直線將底下九個點串起來,但在串聯過程中你的筆不能離開紙面.5.何為效率?5.1 所謂效率,即是指按正確的方式做事 Do things right5.2 做正確的事 Get the right things done.界定為 效能 Effectiveness5.3.能按正確的方式做事固然重要,但若所做的事並非正確的, 則仍然徒勞無功.6. 對企業不可或缺的是效能,而非效率.7. 當一個人在組織架構上爬得愈高,則不但可供他授與的權力愈大,而且可供他借重的員工也愈多,因此工作時間不應隨職位之升高而加長.8. 帕金遜定律(Parkinsons Law):工作將被伸張,以便填滿可供完成工作的時間.9.靈巧地工作重於勤勞的工作 (Work smarter ,not harder )的道理, 值得我們作借鏡.我們常常看到,欠缺安全感的人,工作都很起勁,因為愈是繁忙,愈能令人感到安全;有些人在潛意識裡希望受到工作所壓制,這是導致他們成為工作狂的一種因素.他們之中有些會借著長時間工作以顯示他們的重要性及忠誠度;世界上的所有成就都是現在所塑造的.因此, 管理者應能記取過去、把握現在、與放眼 未來.昨天是一張已被注銷的支票。明天是一張尚未到期的支票。今天則是隨時可運用的現金。請善用它!1.因欠缺計畫而導致的時間浪費 2.因事必躬親而導致的時間浪費 3.因會議過多與過長而導致的時間浪費 4.因不好意思拒絕他人之請託而導致的時間浪費 5.因拖延之惡習而導致的時間浪費 6.因電話之干擾而導致的時間的浪費 7.因不速之客之干擾而導致的時間浪費 8.因文件滿桌而導致的時間浪費 9.上下班之交通所導致的時間浪費 10.國際商務旅行所導致的時間浪費 11.午餐所導致的時間浪費 12.與秘書之間因欠缺協調而導致的時間浪費 13.上司所導致的時間浪費11.就一般管理者來說,最典型的時間陷阱至少包括以下十三種:1.確定目標2.探尋達成目標之各種可行途徑3.選定最佳的途徑4.將最佳的途徑轉化為每年、每月、每周及每日之工作事項5.編排每日的行事優先順序6.定期檢討目標之可欲性以及達成目標的最佳途徑之適切性12.計畫之研擬大致包括下列六個步驟1.&設備發生故障致使生產停擺&重傷害急救&員工之間發生肢體沖突2.&制度與革命&計畫之研擬&個人及部屬管理技能之提升 &公關之促進&問題之調查與追蹤3.&有些電話.&有些不速之客.& 有些無謂之請託. &有些會議之出列席.4.&有些交際應酬.& 有些文件之處理.&處理屬下執掌范圍內之事. &自我干擾 (如作白日夢,工作前先 抽煙,先清理辦公桌、或閱讀報紙雜誌)緊 迫 的 事不 緊 迫 的 事重 要 的 事不 重 要 的 事13.13.80% 的時間20% 時間80% 的成效20% 的成效瑣碎的 多數事物重要的 少數事物產 生產 生14.80/20原理啟示1. 40%3. 40%2. 5%4. 15%14.不合理的時間配置會議管理 開會是領導提高統率才能、展現強者風范的舞台 開會是中層管理人員獲得賞識、平步青雲的捷徑 開會是工作人員與領導相處的溝通的重要埸所 聰明的人把每一次開會當成機會一.會議在優質管理中的重要角色 1.“會議學”在現代管理學的趨勢 2.五彩繽紛的會議世界 3.會議的“4w”要素 Why-為何事召開會議 Who-何人參加會議 When何時召開會議 Where在何地召開會議 4.會議是領導提高統率才能、展現強者風范的舞台 5.會議是中層管理人員平步青雲的捷徑 6.會議在全面優質管理中的作用 所謂全面優質管理,簡單而言是主張企事業單位不 要只著眼前個別的管理功能,而應將管理的焦點放 在提高企事業單位的整體競爭能力上.二. 會議的質量原則 1.明確會議的性質 佈達 、協調(研討) 、 匯報 、 教育訓練 、 觀摩 2.不得把專斷事項列為議題 3.不要成為總裁的獨角演講會 4.依靠專家 5.會議結果要向下級傳達 對會議的內容,在確認下列幾點的基礎上,應正確的判斷和 處理: 作為情報,有哪些向下屬傳達對工作有好處? 傳達后的會發生什么明顯的障礙? 應重新指示命令的是什么? 在已發的指示命令中需要變更的是什么? 應該把具體化方針宣布到什么程序? 對具體對策,應與下級討論的是什么? 6.不做粉飾性報告 7.區別管理事務與實施業務三.會議的整體營造法1.重新評價會議室2.明確會議目的 1.針對主題提出檢討並找尋對策 2.開會是為了了解及解決問題 3.開會是為了集結全員的力量 (注意:發言人的內容是否朝向結論推進.主持人應引導在時間內做出結論)3.一個會議不超過三個小時 4.明確開始與結束的時間5.審核會議資料 6.靈活利用視聽用具7.做好會議的導演 8.經常檢查六個w台風、言詞、表達力、時間掌控9. 在會議室揭示會議十則 1.要在5分鐘前到達會場 2.以公平、平等為第一原則 3.發言不得超過三分鐘 4.要弄清反對意見 5.多說不如多聽 6.不得離題胡扯 7.不自吹、不發怒、不奉承 8.不離席、不退場,以免妨礙大家 9.要共同確認今天的結論 10.要共同遵守散會時間四.造創良好的會議氛圍1.不同時間與會者的心理2.不同環境下與會者的心理3.不同身份與會者的心理4.參加會議人員的期望與目標效應5.會議人相互關系心理效應6.順其自然安排會議鐘點7.巧妙利用與會者的感覺和知覺8.善于利用與會者的注意規律9.調節與會者的情緒10.運用花卉進行調節五.開會四大惡習1.會而不議2.議而不決3.決而不行4.行而不實六.會議中的禮儀及禁忌事項1.發言態度要良好,發言者位置須適當 2.不可長篇大論,須掌握發言時間 3.不可從頭到尾沉默到底 4.不可對發言者吹毛求疵 5.不可有人身攻擊 6.不可打斷他人發言 7.不要離題 8.不可取用不正確的資料 9.不要盡談期待性的預測 10.不要中途離席完畢!