上一页下一页返回首页返回本章第7章 报表7.1 利用向导创建报表7.2 报表设计视图7.3创建子报表7.4 报表的预览和打印上一页下一页返回首页返回本章7.1.1 使用自动报表创建报表使用“自动报表”生成的报表以数据表格的形式打印，只 需两个步骤，就可以生成一个报表。我们以创建“商品销售 情况”报表为例，操作方法： 1.打开数据库，进入表对象窗口； 2.选定要用来创建报表的源表格。选择“商品销售情况”表； 3.单击工具栏上“新对象”按钮旁边的箭头，打开下拉的列表。如图7.1所示； 4.单击“自动报表”选项。这时系统将生成一个报表，而且立即进入了预览视图。如图7.2所示； 5.我们看到这张报表将所有字段竖直排列，与平常工作中所用的报差别很大，不是我们需要的报表。关闭预览视图，不保存这张报表。 上一页下一页返回首页返回本章图7.1 选择表对象并打开“新对象”按钮上一页下一页返回首页返回本章图7.2 “商品销售情况”报表预览视图上一页下一页返回首页返回本章 5.我们看到这张报表将所有字段竖直排列，与平常工作中 所用的报表差别很大，不是我们需要的报表。关闭预览视图， 不保存这张报表。“自动报表”并没有给用户机会去挑选字段，一切都是自动创建的。 如果用户需要利用“自动报表”来创建报表，并且需要挑选字段的话， 可以先建立一个查询来包含自己所需的字段，然后再使用“自动报表” 。上一页下一页返回首页返回本章7.1.2 使用向导工具创建报表通常情况下，我们是使用“报表向导”来创建报表的。 下面我们就来利用“报表向导”生成一个“商品销售情况” 报表。操作方法： 1.在“数据库”窗口中，单击“报表”对象，然后单击“新建” 按钮，我们将建立一个全新的报表； 2.在“新建报表”的对话框中，选择“报表向导”，选择“商品销 售情况”表作为数据来源表，如图7.3所示。然后单击“确定”按钮。 这时我们就进入了“报表向导”，让它带我们创建一个报表； 3.在“字段列表”中我们可以看到“商品销售报表”中的所有字段。选中报表所需要的字段，这里选取全部的字段。然后单击“下一步”按钮。如图7.4所示； 上一页下一页返回首页返回本章图7.3 “新建报表”对话框上一页下一页返回首页返回本章图7.4 “报表向导”对话框之一上一页下一页返回首页返回本章 4.这时将出现 “报表向导”对话框之二。在此对话框中 可以设定分组。分组是将符合某一准则的相关记录放在同 一组内。选定用于分组的字段，然后单击添加按钮。分组的样 式出现在右边的预览方框中。系统默认为第一个字段。这里我们 选择默认的“商品编号”字段作为分组字段。如图7.5所示； 5.设定分组的字段后，接下来在 “报表向导”对话框之三中我们可以 设定排列顺序。如果不排序的话可以跳过这一步。这里我们也不选 择排序字段。然后单击“下一步”按钮。如图7.6所示； 上一页下一页返回首页返回本章图7.5 “报表向导”对话框之二上一页下一页返回首页返回本章图7.6“报表向导”对话框之三上一页下一页返回首页返回本章 6.在 “报表向导”对话框之四中，“报表向导”将让我们 选择“布局”和“方向”。有六种布局可以选择。我们选择 “块”方式作为布局方式，“方向”则采用“纵向”。在左边 的预览窗口可以看到设定的布局。确认已经选择了“调整字段宽 度使所有字段都能显示在一页中”选项，设置完成后单击“下一步” 按钮。如图7.7所示； 7.选择了布局之后，在 “报表向导”对话框之五中选择报表的样式。每 种报表都有不同的背景阴影、字体、尺寸、字样和其它格式。当选择 其中一个时，在左边的“样式”中将出现一个预览。我们选择默认的“紧凑”样式。最后单击“下一步”按钮。如图7.8所示； 上一页下一页返回首页返回本章图7.7 “报表向导”对话框之四上一页下一页返回首页返回本章图7.8 “报表向导”对话框之五上一页下一页返回首页返回本章 8.在最终的“报表向导”对话框中，给报表加标题，我们 用默认的“商品销售情况”作为报表名称。并选定“预览报表” 选项。最后单击“完成”按钮。如图7.9所示； 9.这时Access开始创建并保存“商品销售情况”报表，并预览所 创建的报表。在任何时候运行报表都会重新建立动态集。如图7.10 所示，为生成的“商品销售情况”报表预览视图。比起前面用“自动 报表”创建的报表更符合我们日常工作的要求；此报表虽已创建完成，其中还有不完善之处。标签中的文字还不能完 全显示，数据的对齐方式不统一。下面我们将在“设计视图”中对其进行修改。上一页下一页返回首页返回本章图7.9 “报表向导”对话框之六上一页下一页返回首页返回本章图7.10 “商品销售情况”报表预览视图上一页下一页返回首页返回本章注意：完成报表后，请读者回到数据库窗口的“窗体” 对象选项卡，向“商品销售情况”窗体中添加“预览报表” 命令按钮。可以利用工具箱中的“命令按钮向导”来创建，按 下按钮时的动作为“报表操作”中的“预览报表”，并指向“商 品销售情况”报表。 读者自己利用报表向导创建“商品销售利润查询”报表和“售货人商 品销售利润查询”报表。完成后的报表预览视图如图7.11和图7.12所 示； 注意：在“商品销售利润查询”报表完成后，请读者回到数据库窗口中窗体对象选项卡，向“按日期查询销售利润”窗体中添加“预览报表”命令按钮。此按钮可用来预览“商品销售利润查询”报表。 上一页下一页返回首页返回本章图7.11“商品销售利润查询”报表预览视图上一页下一页返回首页返回本章图7.12 “售货人商品销售利润查询”报表预览视图上一页下一页返回首页返回本章7.1.3 使用图表向导创建图表报表图表能够非常直观地显示数据的变化及数据与数据之间的 关系。现在我们就利用“图表向导”来创建一个图表报表“ 月商品销售利润图”。数据来源为“商品销售利润查询”。 操作方法如下： 1.在“报表”对象窗口中，单击工具栏中的“新建”按钮，打开 “新建报表”对话框； 2.单击对话框右边列表中的“图表向导”选项。然后单击“请选择 该对象数据的来源表或查询”框下拉列表框，选择“商品销售利润查 询”，如图7.13所示。单击“确定”按钮； 3.进入“图表向导”对话框之一。在这里我们要选择报表中需要的字段。在左边的“可用字段”框中列出了所有可以选择的字段。具体方法和使用“报表向导”是一样的。这里我们选择“销售日期”和“销售利润”字段。如图7.14所示。单击“下一步”按钮； 上一页下一页返回首页返回本章图7.13 “新建报表”对话框图7.14 “图表向导”对话框之一上一页下一页返回首页返回本章4.“图表向导”对话框之二提供了各种图表的类型。用户 可以根据自己的需要选择合适的图表类型。如果对这些图表 不太明白，可以单击左边的图表按钮，则对应于该图表的说明 会在对话框的右边显示出来。这里我们选择“柱形图”。 如图7.15所示； 5.单击“下一步”按钮，进入“图表向导”对话框之三。该对话框用 来指定数据在图表中的布局方式。用户可以将右边字段拖动到图表中 相应的部位。其实这里向导已经将“销售日期”和“销售利润”两个 字段放到正确的位置了。如图7.16所示。在这里Access自动将“销售 日期”按月分组。可以双击“销售日期（按月）”框，即可调整分组情况。对于“销售利润”字段，Access默认对其求和。也可双击“求和销售利润”框，然后再选择不同的汇总方式； 上一页下一页返回首页返回本章图7.15 “图表向导”对话框之二上一页下一页返回首页返回本章图7.16 “图表向导”对话框之三上一页下一页返回首页返回本章 6.单击“下一步”按钮，进入“图表向导”最后一个对话 框。在“请指定图表的标题”文本框中输入图表的标题“月 商品销售利润”。如图7.17所示； 7.单击“完成”按钮后，完成图表的设置。新建立的图表将显 示出来，如图7.18所示。从图表中可以很清楚地看到每月的商品销 售利润情况； 请读者自己利用“图表向导”完成“售货人利润比例”报表。完成后 的报表预览视图如图7.19所示：上一页下一页返回首页返回本章图7.17 “图表向导”最后一个对话框上一页下一页返回首页返回本章图7.18 “月商品销售利润图”报表上一页下一页返回首页返回本章图7.19 “售货人利润比例”报表预览视图上一页下一页返回首页返回本章7.2.1 使用设计视图创建报表上面我们利用“向导”创建了报表。下面我们来使用 “设计视图”从空白报表开始创建“商品库存情况”报表。 操作方法如下： 1.在“数据库”窗口中单击“报表”对象，进入报表窗口。单击 “新建”按钮，打开“新建报表”对话框； 2.选择“设计视图”，并确定报表的数据来源表。打开右下角的下 拉式列表框，选择“商品库存情况”表。如图7.20所示； 3.单击“确定”按钮。进入“报表设计视图”。我们可以看到设计视 图中已经有了名为“商品库存情况”的字段列表框。如图7.21所示；4.选中字段列表中所有的字段，用鼠标将它们拖动到报表设计视图中（按Ctrl键和Shift键配合鼠标可以选择多个字段）。如图7.22所示； 上一页下一页返回首页返回本章图7.20 “新建报表”对话框上一页下一页返回首页返回本章图7.21 报表设计视图上一页下一页返回首页返回本章图7.22 向设计视图中添加所需字段上一页下一页返回首页返回本章5.修改控件：将所有字段的“标签控件”移动到报表的 页面页眉中，并排列好。相应地，把所有字段的数据显示部 分的文本框控件在“主体”节中对齐各自的标签控件排列好。 右键单击“供货商”列表框控件，弹出快捷菜单，将“更改为” 命令的下一级菜单选择“文本框”，然后调整“文本框”的大小。 6.修改完成之后的设计视图如图7.23所示； 这样，我们就利用报表设计视图创建了“商品库存情况”报表了。 至于修改控件大小、位置，修饰报表等我们在下一节中再详述。预览 一下报表。 上一页下一页返回首页返回本章图7.23 修改控件后的设计视图上一页下一页返回首页返回本章7.2.2 使用设计视图修改报表下面我们进一步在报表“设计视图”中对“商品库存情况” 报表进行修改。 操作方法如下： 1.打开“商品库存情况”报表的“设计视图”； 2.调整报表设计视图中的各个控件的宽度，使其能完整地显示其 中的内容； 3.打开“视图”菜单，单击“报表页眉/页脚”项，使设计视图中能 够显示报表页眉和报表页脚； 4.在报表页眉中添加一个标题标签。单击工具箱中的标签按钮，然 后单击“报表页眉”中需要插入标题标签的地方。设置标签名称为 “商品库存情况”。选中标签，然后单击工具栏中的“属性”按钮，打开标签的属性对话框。在“格式”选项卡中将“字体名称”设置为“隶书”，“字体大小”设置成20号，“文本对齐”方式为居中。如图7.24所示； 上一页下一页返回首页返回本章图7.24 设置标签属性上一页下一页返回首页返回本章5.在页面页脚中添加日期。在报表页脚中任意部分单击， 打开“插入”菜单，单击“日期与时间”项，打开“日期与 时间”对话框。选择后单击“确定”按钮。如图7.25所示； 6.在页面页脚中添加页码。打开“插入”菜单，单击“页码”项， 打开“页码”对话框，设置页码的格式。在这里我们选择“格式” 为“第N页，共N页”；选择“位置”为“页面底端（页脚）”；选择 “对齐”为“右”；选中“首页显示页码”项。选择完成后单击“确 定”按钮。如图7.26所示； 7.将页面页眉适当拉大，在标签的下方利用工具箱中的“直线”工具添加一条直线。设置直线的宽度、颜色、效果等属性。到此报表的设置已基本完成。完整的设计视图如图7.27所示，相应的预览视图如图7.28所示；上一页下一页返回首页返回本章图7.25 向报表中添加日期 图7.26 向报表中添加页码上一页下一页返回首页返回本章图7.27 “商品库存情况”报表设计视图上一页下一页返回首页返回本章图7.28 “商品库存情况”报表预览视图上一页下一页返回首页返回本章7.3.1同时创建主报表和子报表利用报表向导同时创建主报表和子报表，同样要求主报