印章档案整理规则授课: 梁 毅一、印章档案整理规则概述 印章档案整理规则是国家档案局2008年颁布的档案行业标准。主要适用于各级国家综 合档案馆，机关、企业、事业单位档案馆（室 ）可参照使用。 印章档案的定义：国家机关、社会组织和个人 在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化 、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是 一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考 证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有特殊价值的 档案。二、印章档案整理的要求 1、整理原则：遵循形成规律，集中整理分类， 区分保管价值，便于保管利用。 2、收集的印章应确保齐全、完整、真实。 3、整理方法应科学、规范 4、整理印章档案使用的材料应符合长久保管档 案的要求。 5、清洗竹木类印章宜选择95%医用酒精清洗，金属 类印章宜选用煤油，矿物类、塑胶类印章宜选用 洗洁精，骨质类印章宜选用酒精或洗洁精。 三、印章档案整理方法 （一）集中印章 （二）划分保管期限保管期限分为永久（代号YJ）和定期（ 15年，代号DQ）两种。对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的 保管期限定永久；其他内设机构和业务工作 印章的保管期限定15年。 （三）分类一级级分类类二级级分类类三级级分类类中华华人民共和国建 国前（1）机构（1）个人（2）中华华人民共和国建 国后（2）机构（1）党政机关印章（1 ） 社会组织组织 印章（2 ）企业业印章（3）事业单业单 位印章（4 ）个人（2）示例:2. 1. 1 表示建国后的党政机关印章 （四）排序印章档案一般按：保管期限分类号枚 号顺序逐盒组织排架。实用印章：整理批次机构（或人名顺序 ）形成时间艺术印章：整理批次作者（人名字顺序 ）形成时间。 （五）装盒相同保管期限、相同类别的印章，依印章 排列顺序装盒。盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺 序排放。 （六）编制档号印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限 代号”、“分类号”和“印章枚号”等组成。格式如下：印章档案代号保管期限代号分类号印章枚号印章档案代号：使用汉语拼音字母“YZ”代表“印章档 案”。保管期限代号：使用汉语拼音字母“YJ”代表“永久” ，使用汉语拼音字母“DQ”代表“定期”。分类号：使用阿拉伯数字加间隔符“”编制分类号。 其中间隔符“”用以区分分类层次。印章枚号：根据印章档案在最后一级类目中的排列顺 序，用阿拉伯数字按流水方式编制枚号。 示例： YZYJ2111 印章枚号 分类号（建国后党政机关 印章） 保管期限代号（永久） 印章档案代号四、装具盒内从上到下的排列顺序为：印模单备 考表印章 五、目录与备考表 （一）目录规格与项目 印章档案保管目录设置“保管期限”、“分类号”、“枚 号”、“印文（边款）”、“使用起止时间”、“印材”、“ 备注”等项目。 保管期限：填写印章档案的保管期限。 分类号：填写印章档案的分类编号。 枚号：填写印章档案的枚号。 印文（边款）：“印文”填写印章印面上的文字内 容。“边款”填写印章边款中的文字内容，填写边款文 字两端应加注圆括号“（）”。五边款的印章可不填写 “边款”。 使用起止时间：填写印章启用（或制作）和印章 失效的时间。用8位阿拉伯数字标注年月日，中间用 连接号“”连接。时间无法确定的，用空格表示。示例：198502200512印章档案保管目录枚 号印 文（边边款）使用起止 时间时间印 材备备 注保管期限： 分类号： . （二）备考表 备考表说明：填写盒内印章档案的数量、完整性及其他需要说明的情况。 备考表置印章档案盒内，排列在印模之后，印章之前。 六、制作印模 印模在盒内起目录的作用，印模在纸张上的排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致，每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案档号。 用于对印章档案进行检索、研究，起管理、利用和宣传介绍作用的印模，可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。