如何举办一场成功的会议 2011年12月目录接待工作中的难点和重点 4周密安排前期准备工作 1精心组织正式接待工作 2认真做好总结归档 3对办会人员的要求 5周密安排前期准备工作 11、周密安排前期准备工作 1、周密安排前期准备工作 2.总负责人 负责总揽全局及协调工作根据工作量分为若干工作小组或指派若干人员负责，明确工作分工，如接站、报到、住宿、用餐、用车、活动等等。3.接待团队 一般应包括：欢迎辞、日程安排、住房安排、用餐 安排、乘车安排、会务组联系方式、服务指南。 制作会议指南时，应注意避免出现格式、字体 等明显的错误，在印制前必须经相关工作负责人分 别校对。4.会议指南 1.客人情况 人数、姓名、性别、职务、民族、抵离方式及时间、活动内容及要求等。1、周密安排前期准备工作 根据实际情况安排一对一或者多对一接待，要提前明确接站（接待）人员的任务。重要嘉宾，要安排相应级别的人员接站。5.接站人员 提前预订会场，准备会议材料、桌花、桌牌、热水、矿泉水、茶叶、纸杯、点心、水果、笔、本、电脑及多媒体设备、话筒、背板、横幅等。其中：准备水果的，应本着方便食用的原则。6.会场布置 提前预订用餐房间、菜单、酒水，准备餐签，确定陪同人员。需要提前了解客人用餐习惯，尤其是少数民族地区和外宾来访。7.用餐准备 提前预订房间，房间尽量要集中在同一楼层；检查房间设施、网络； 摆放相关物品。8.住宿准备 1、周密安排前期准备工作 提前安排用车，准备、补充车上所需物品（湿巾、雨伞、矿泉水、药 品等），及时反馈行程，提前通知预留车位、安排专人引导。9.用车安排提前拟定活动形式、地点、前往方式。尤其是在校外办会，临时协调难度比较大，要提前预留好场地，以备客人临时要求。10.活动准备 根据不同群体选择合适的礼品； 对等的原则，如果说对方没有准备礼品，我方应避免在议程中出现“交换礼品”字样。 视情况将礼品放置到签到处、会场、房间或送行车辆上。11.礼品准备财务准备，安排文字记者、摄影、摄像、合影、录音。12.其他 精心组织正式接待工作 22、精心组织正式接待工作 2、精心组织正式接待工作 1、接站衔接 接站人员要提前与嘉宾联系好，同时还要做好与报到组的衔接，主要时间点为出发时、即将抵达时。 乘车时，接待人员要代客开车门，下车时，要主动为领导开门乘车的座次2、精心组织正式接待工作 2、报到办理报到手续，发放会议材料、礼品、房卡。 重要嘉宾到达时，应提前联系我方领导到场迎候。 报到处应定时汇总报到情况，及时与相关工作小组沟通。 接站（接待）人员负责的嘉宾如有变化，应及时与报到处沟通。介绍礼仪握手礼仪2、精心组织正式接待工作 专人控制电梯，接待人员应“后进先出”； 无专人控制电梯，接待人员应“先进后出”。电梯控制 3、引领客人入住 把墙一侧让给客人； 客人不认识路时，应在客人的左前方。 客人认识路时，应让客人走在前面 ，把选择前进方向的权利让给对方 。行进顺序 2、精心组织正式接待工作 4、用餐 用餐负责人提前到达现场，检查宴会餐台摆设情况，排好餐签。 餐签顺序：通常是以右为上。示例做好宴前休息室的准备工作；来宾入席时，做好引领工作。落实工作人员用 餐地点。安排好摄影、摄像、话筒（祝酒词）。开席后，要巡视宴会现场， 注意控制上菜速度。2、精心组织正式接待工作 5、会议摄影/像 录音 文字摆放会 议材料入场 引导关注主 席台桌签顺序原则：以领导就坐后左为上为原则。具体方法是：无论主席台人数是奇数还是偶数，首先确定1号领导位置，然后， 2号排在l号左边，3号排右边，其他依次排列。2、精心组织正式接待工作 10人示例9人示例2、精心组织正式接待工作 签字仪式、会见 以一楼贵宾室、三楼及五楼会议室座次图为例（一）校内会议，三楼、五楼会议室（二）宾主双方会议，主人在左边，客人在主人的右边。一楼贵宾室三楼、五楼会议室2、精心组织正式接待工作 6、合影7、活动安排8、返程/送行9、会后收场车/机/船票时间送行人员送行车辆行李托运活动形式活动地点前往方式人员分工收场要快无遗漏合影人数合影地点合影负责人座次相签站位认真做好总结归档 33、认真做好总结归档 3、认真做好总结归档 资料整理 归档 总结会议 难点和重点 44、难点和重点 4、难点和重点 工作分工要详细、明确 要确认准确参会人员，尤其是主席台领导或有发言任务的嘉宾 细节考虑要周全 沟通协调很关键对办会人员的要求 55、对办会人员的要求 5、对办会人员的要求 要有“反应敏捷、快速应变”的能力。 要有“统揽全局、协调各方”的能力。 1234要有“团结协作、合作共事”的意识。 要有“严谨细致、一丝不苟”的作风。 谢 谢 !