行政统筹管理高级研修PTT5项全能训练一、现代企业中行政管理的定位1、企业生存的三度 空间机会化生存 机会速度化生存 竞争模式化阶段 超越3年21年123企业的三度生存空间 深圳中商国际管理研究院对2530家中外企业进行分析,发现了企业生存的三 度空间:23%8%69%69%7年重新定义自己！重新定义自己！2、优秀行政管理工作的核心 要素发现机会整合资源大胆果断艰苦创业快速学习沟通协调建立规则激励团队高效学习创新模式铸造团队挑战未来行政管理团队是企业的核心竞争力之一 行政管理团队的成功要素因时而变 不能自我淘汰者，必将为企业淘汰绩效 =价值 资源管理200%规划400%执行100%3、行政管理工作的绩效价值赢利 模式流程 制度市场 定位团队 规划运行 管理业务 计划营销 组织团队 建设岗位 目标质量 效率能力 素质客户 满意3.财务2.运营 4.客户1.员工规划 管理 执行办公成本 控制会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容基于以上标准，行政管理工作具有 以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强4、行政部门范围与 特点行政管理工作系统 图解服务包服务包服务包服务包服务包服务包服务包服务包服务包企业-部门 让渡价值部门-员工 关系价值绩效 平台客户速度团队P46-35工作满意度之环隐性价值显性价值满意可接受可接受1、“梦与痛”的挖掘 2、建立领导满意度模型 3、过程中的非正式沟通 4、给领导多个选择满意度=重合度隐性成本显性成本超值满意P46-17行政工作质量七项监测 指标血 压 心 率 失 血 呼 吸 麻 醉 部门满意度 客户满意度 员工投诉率 自身流失率 领导美誉度 新标准新手段 专业同行水平- -手术中手术中- - -工作中工作中- -领导领导公关公关研发研发作业作业4 4、行政管理人员的素质特点、行政管理人员的素质特点情 商操作力思辨力感召力专注力智 商类类型型优优秀秀5 5良好良好4 4一般一般3 3一般一般 3 3 领导领导思辨力思辨力感召力感召力专专注力注力操作力操作力 公关公关感召力感召力操作力操作力思辨力思辨力专专注力注力作作业业操作力操作力专专注注 力力感召力感召力思辨力思辨力研研发发专专注力注力思辨力思辨力操作力操作力感召力感召力没有完美个人 可塑完美团队供 应 商 管 理提供优质服务实施科学管理 行政管理制度 秘书管理 办公室 办公设备 电话 采购 车辆管理 卫生 安全 保险 办公室搬迁 员工宿舍 固定资产员 工 管 理社 区 关 系场 址 布 局 邮局 电话局 选址 搬家 维修商 装饰店 装修扩建 建筑商 装修队 消防局 公安局 饭店 餐饮 旅游公司 印刷公司5、行政管理制度的框架结构二、行政主管的自我管理 现代行政主管胜任度测评行 为 表 现偶 尔经 常总 是 你的团队让 你感到满意 1 2 3 4 5 6 7 8 你的部下钦佩你的学识 1 2 3 4 5 6 7 8 你喜欢挑战高难度的工作 1 2 3 4 5 6 7 8 你的意见得到领导的支持 1 2 3 4 5 6 7 8 你能够很快找到解决问题的办法 1 2 3 4 5 6 7 8 你选人注重情商与智商的均衡 1 2 3 4 5 6 7 8 你的部下把工作当成乐趣 1 2 3 4 5 6 7 8 你对部下教育多于管理 1 2 3 4 5 6 7 8 你的部下都有学习的榜样 1 2 3 4 5 6 7 8 你能在一分钟内说清你的职责目标 1 2 3 4 5 6 7 8 你的影响力大于你的权力 1 2 3 4 5 6 7 8 你的团队能够改造不良行为 1 2 3 4 5 6 7 8盖洛普 测试题1完成角色转换经营范围岗位组织 业绩标准个人团队 核心能力专业用人 工作方式努力借力从业务精英到行政主管荀子：“君子生非异也，善假于物也”郑周永-郑梦九业务领导2、如何获取快速成长的能量2：裂变式：学习，实践，反思能力能量获得模式1：累加式：学习，学习，学习职位能量能力能量能量来源802050502080一般 优秀 卓越释放3、现代管理科学学习技巧不要用评判自然科 学的方法来解读社 会科学的结论。知道我们不能控制 什么比知道我们能 控制什么更加重要。管理学领域传统 是用来尊重、挖 掘、总结和创新 的，不是用来 “恶搞的”，更没 有什么“横空出 世”的创造。1 123术与道的平衡1.保持顶级优势2.断掉自己退路3.摆脱人际陷阱4.功劳自动折旧5.企业也有性格4、职场必知的4条 潜规 星星还是那个星星，月亮还是那个月亮。为什么有人说明，有人说暗？廖总：这个张国恒，业务精通，踏实肯干、堪当重任。结论很好冯总：这个张国恒，只会傻干，不会带兵、难治重任。结论很差。职场双重规则显规则潜规则物尽其用-到位不越位 人尽其力-用权不专权三、行政部门的内部管理行政工作主要管理对象行政主管文员、秘书行政职员工勤人员行政工作团队一、精简原则二、优化组合原则1、找准管理模式3.培训4.评校5.习惯6.创新2.预热1.测选老板经经理人 约束激励 替代帮助 控制前景领导就是教练,不善于教导，就不能领导.领导领导公关公关研发研发作业作业操作力思辨力感召力专注力2把握员工的3项需求薪资福利 情感愉悦 能力增值劳动成本情感 成本员工满意度=收益感知度付出感知度3、激活内在动力无形激励有形化20304050601.认同法大队长的信3.阶梯法五星级员工外动力成长激励薪酬激励内动力内动力2.反推法阿生的醋4、强化执行 机制事先：承诺法当责任被承诺时， 执行力将会倍增n莫拉蒂海滩实验 n玩具商的策略n具体承诺 n公开承诺 n双向承诺事中：反馈法事后：5C法当行为得到奖罚时， 就会形成或改变习惯 5C： n分析construe n辅导coach n培训conditioning n激励cheer on n处罚come down upon45% 95%当结果被反馈时， 改善就会发生 n负面反馈-10-20 n中性反馈40-50 n正面反馈50-805、创造超常成 绩潜能定律:生命体都存在巨大的潜力，通过竞赛，可以激发 更快，更强，更高的欲望，持续不断地刷新纪录。 卡内基炉对炉人对人的竞争；可妒的第三者。竞赛模式 A.岗位竞赛 B.团队竞赛 C.单项比赛 D.全能竞赛 竞赛原则 倡导公平竞争 及时反馈效果 追求多赢效果四、经验积累与知识创新管理P46-441、“案例法” 沉淀成功经验根据管理目的，导向性的提供相关事例，组织员工 讨论，得出多种启示，提升解决实际问题能力的经 验管理方法。最终沉淀为企业的案例集。多解性多解性具体性具体性范例法 案例法参与性参与性示范性示范性问题问题- -成功经验成功经验- -讨论讨论- -启示启示问题问题- -讨论讨论- -员工的心得员工的心得- -启示启示给不给机会2、鼓励创新行为、整合智慧资 源储备法量淘法流动法组合法平台法当资源没有被整合时，其价值并不比垃圾更高。 赫尔曼 群商团队的智商。3、文档管理与处 理 文档的归档原则：文档的归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。文档的归档方法文档的归档方法：1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7、按结构组卷 8、按工作阶段组卷 9、按专业组卷归档案卷内的基本排列方法：归档案卷内的基本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后； 二、来文和复文，复文在前，来文在后； 三、正文和附件，正文在前，附件在后； 四、正本和原稿，正文在前，原稿在后； 五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。五、行政统筹管理关键事物 控制 1、办公室管理 舒适 美观和谐 便利实用、方便环保 健康气派 个性良好办公环境五大标准安全环境颜色环境绿化环境设备环境光线环境空气环境声音环境办公室布置的环境要求供应商筛选原则公司新办公楼需进行楼体玻璃幕墙工程 1，工期要求很紧， 2，对材料要求很高 3，对施工方的资质要求严 4，工程量约5千平方米。公司新办公楼需进行楼体玻璃幕墙工程 1，工期要求很紧， 2，对材料要求很高 3，对施工方的资质要求严 4，工程量约5千平方米。厂家资质资质质质量材料工期 要求紧紧价格 万服务务付款云霞一级优进口30天420优付全款凤翔二级优国产35天380良可留5 质押金霓裳二级良国产35天360良可留5 质押金绯枫一级良国产35天320优付全款兰汐二级优进口45天400良可分二期2、电话管理 电话房的设备设施 语音信箱开通 UPS支持系统 维修合同管理 与电话公司的服务外包 集团管理系统（内部通话免费） 电话铃响三声必接原则 电话管理规范 所有人员的电话点正确 分机随办公桌变化更新 接线员接话考核 接化语言/语音质量监督 节假日语音信箱 接线员考勤安排 原则管理 手机购买费用归属 职能导向型 职位导向型 限制上限 节约归属原则 被盗用赔偿原则 遗失赔偿原则3、食堂外包招标流程案例共收到31人的报名资料第一阶段: 招标与资质 审查第二阶段: 拟订合同与 双方协商第三阶段: 现场答辩与 费用投标对31名报名者资料 审查第一次筛选对7名入选者进行 咨询答辩调查,第 三次筛选拟订文件资料向入选者公布资料. 对各食堂综合状况 进行现场介绍, 双方 协商修订相关文件现场答辩评分费用投标与议标第四阶段: 签订承包 合约发布招标广告 接受报名对15名入选者进行 社会调查和经营场所 观察,第二次筛选从中选取15人包括:合同草案.监管条例 草案和人员安置政策用一星期让入选者了解各 食堂状况和文件内容,然后 进行下一阶段投标工作由评审小组分别就入选者的 资历管理构想.人员安置. 卫生措施.采购渠道.服务 设想等多方面进行提问选取了资质最好 的7人参加投标入选者分别对各食堂套餐 单价进行投标,评审小组 综合答辩得分与投标得分 议标,确定中标者.潜规则？4、办公室搬家管理 搬家公司选定 各部门时间安排 部门负责人与行政部负责人 总协调人 纸箱，胶带，白板笔 封箱记录与物件标明 纸箱运抵安排 电话跳线 搬家车辆清点 甲地启运通知，乙地人员就位5、与写字楼的物业关系 租金的及时给付 水，暖，气，电费用的审核 投诉服务时的分寸 空调的额外使用 装修改造时的流程 业主方