温州市档案局监督指导处 母椿田 温州市档案局 学校档案是指学校从事招生、教学、 科研、管理等活动直接形成的对学生 、学校和社会有保存价值的各种文字 、图表、声像等不同形式、载体的历 史记录。 档案工作是学校重要的基础性工作， 学校应当加强管理，将之纳入学校整 体发展规划。 温州市档案局档案工作主要职责是： (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和 方针政策，批准学校档案工作规章制度； (二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进 档案信息化建设与学校其他工作同步发展； (三)建立健全与办学规模相适应的学校档案机 构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业 所需设备以及经费； (四)研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重 大问题。 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。 温州市档案局机构设置与人员配备 集中保管档案，学校应当设立综合档案 室 档案机构是保存和提供利用学校档案的 专门机构，应当具备符合要求的档案库 房和管理设施。 学校应当设立档案机构配备专职档案工 作人员。 温州市档案局 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬 业，忠于职守，具备档案业务知识和 相应的科学文化知识以及现代化管理 技能。 档案机构中的专职档案工作人员，实 行专业技术职务聘任制或者职员职级 制，享受学校教学、科研和管理人员 同等待遇。 温州市档案局档案机构的管理职责是： (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合 规划学校档案工作； (二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实； (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档 案及有关资料； (四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源 ； (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； (六)开展档案的开放和利用工作； (七)开展学校档案工作人员的业务培训； (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的 文化教育功能； (九)开展国内外档案学术研究和交流活动。 温州市档案局档案管理 学校应当建立、健全档案工作的检查 、考核与评估制度，定期布置、检查 、总结、验收档案工作，明确岗位职 责，强化责任意识，提高学校档案管 理水平。 学校应当对纸质档案材料和电子档案 材料同步归档。温州市档案局文件材料的归档范围是： (一)党群类：主要包括学校党委、工会、团委、 民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及 纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机 关与学校关于党群管理的文件材料。 (二)行政类：主要包括学校行政工作的各种会议 文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于 人事管理、行政管理的材料。 (三)学生类：主要包括学校培养的学历教育学生 的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案 、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等 。 温州市档案局(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实 践和教学研究等活动的文件材料。 (五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布 的科学技术研究档案管理暂行规定(国档 发19876号)执行。 (六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委 发布的基本建设项目档案资料管理暂行规 定(国档发19884号)执行。 温州市档案局(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引 进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万 元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使 用、维修和改进工作中产生的文件材料。 (八)产品生产类：主要包括学校在产学研过程 中形成的文件材料、样品或者样品照片、录 像等。 (九)出版物类：主要包括学校自行编辑出版的 学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的 审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 温州市档案局 (十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席 国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习 进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教 学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际 交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或 者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台 学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、 学位、称号等的材料。 (十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的 会计档案管理办法(财会字199832号)执行 。 温州市档案局 学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归 档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录 像(录音)带等各种载体形式。 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档 要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员 及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文 件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文 件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制 作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检 查合格后档案机构移交。 温州市档案局 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整 ，声像清晰，符合有关规范和标准的要求 。电子文件的归档要求按照国家档案局发 布的电子公文归档管理暂行办法以及 电子文件归档与管理规范(GBT 18894 -2002)执行。温州市档案局档案材料归档时间为 (一)学校各部门应当在次学年6 月底前归档； (二)应当在次学年寒假前归 档； (三)科研类档案应当在项目 完成后两个月内归档，基建类档案应 当在项目完成后三个月内归档。 温州市档案局 档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定 和编号。 档案机构应当按照国家档案局机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限规定，确 定档案材料的保管期限。对保管期限已满、 已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并 登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴 定和批准，不得销毁任何档案。 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等 职务活动所形成的各种载体形式的档案材料 ，应当按照规定及时归档，任何个人不得据 为己有。 温州市档案局学校各项工作中形成的全部档案的分类 原则、类目设置、编号办法以及档案实体 的排列方法。学校档案的分类原则是以学校全部档案 为对象，依据学校职能，结合档案内容、 形成特点以及载体形式，保持档案之间的 有机联系，便于档案的科学管理与开发利 用。温州市档案局一、档案的类目设置 二、档号示意 三、档案实体排列 温州市档案局一、档案的类目设置 （一） 一级类目的设置设置十个一级类目，即管理类；学籍 类；教学类；校舍类；设备仪器类；会计 类；教职工类；照片类；声像类；实物类 。学校亦可根据具体需要增减一级类目。（二）二级及二级以下类目的设置温州市档案局（二）二级及二级以下类目的设置1、管理、学籍、教学、照片类档案按教学年 度设置二级类目，需要设置三级类目的按 其保管期限设置。 2、校舍类档案设置确权、基建、管理三个二 级类目，按项目设置三级类目。 3、设备仪器类档案一般按设备仪器使用性质 或部门设置二级类目，按单台（套）设备 仪器设置三级类目。温州市档案局（二）二级及二级以下类目的设置4、会计类档案按其种类设置二级类目，会计 帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会 计报告不设置三级类目。 5、声像类档案一般按载体形式设置二级类目 ，按年度设置三级类目。 6、实物类档案按其种类或年度设置二级类目 ，一般不设置三级类目。温州市档案局档号的编制 档号由全宗号、类目（目录）号、件 （案卷）号及间隔号组成。（一）全宗号全宗号由温州市档案馆统一确定，在档案未 进馆之前该号暂空。温州市档案局档号的编制（二）类目号1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的 大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、XJ：学籍 、JX：教学、XS：校舍、SB：设备仪器、KJ：会 计、JG：教职工、ZP（SP）：照片类、SX：声像 类、SW：实物类。2、管理、学籍、教学、会计、照片、声像、实物等 类二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写； 校舍、设备仪器类档案，其项目有代号的，一般 应优先采用代号（型号）进行编写，无代号的， 采用阿拉伯数字编写。温州市档案局（二）类目号3、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。4、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分 别表示“永久”、“长期”、“短期”三 个不同的保管期限。 温州市档案局档号的编制（三）件（案卷）号的编制1、管理、学籍、教学、照片、声像、实物类档案分 别按各年度在各保管期限内编写起止件（案卷）号 。2、校舍、设备仪器类档案分别以最低一级类目依次 编写件（案卷）号。3、会计类档案中的财务报告按“大流水”形式编写 件（案卷）号；其他二级类目分别按年度编写起止 件（案卷）号。（四）间隔号1、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“ ”隔离。 2、分类号与件（案卷）号中间用间隔号“-”隔离 。温州市档案局档号示意（一） GL 20061001件或卷号保管期限代号年度代号管理类代号 （二） XJ 2006001件或卷号年度代号学籍类代号 （三） XS 21001件或卷号教学楼代号基建类代号 温州市档案局（四） KJ 32006001件或卷号年度号凭证类代号会计类代号（五） ZP 2006100001件号保管期限代号年度代号照片类代号温州市档案局（六） SW 12006001件号年度代号荣誉证书类代号实物类代号温州市档案局三、 档案实体排列 （一）档案实体一般可按管理类、学籍 类、教学类、校舍类、设备仪器类、 会计类、教职工类、照片类、声像类 、实物类等大类顺序排列。温州市档案局（二）各大类内按下列顺序排列1、管理、学籍、教学类档案分别在大类内按 年度、保管期 限、问题顺序排列。即把同 一大类的档案首先按年度分别排列，在各年 度内，按永久、长期、短期的顺序排列，再 将同一保管期限的档案按问题顺序排列。2、校舍、设备仪器类档案，分别在大类内按 属类、项目（一项工程、一台设备仪器、一 个课题）顺序排列。温州市档案局3、会计类档案按财务报告、会计帐簿、会计 凭证等二级类目分别排架；在二级类目中 分别按年度顺序排列。 4、照片类档案按年度、保管期限、问题顺序 排列。 5、声像、实物类档案分别按载体种类、年度 顺序排列。教职工档案的类目设置、档号编制与实体 排列等执行国家有关规定。