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第四章 行政公文写作知识概述第一节 公文的格式第二节 公文行文制度第三节 行政公文正文基本内容模块及结构模式第四节 公文的特点、作用及用语的要求 第四章 行政公文写作知识概述第一节 公文的格式 教学目的:通过精讲理论知识和实训,让学生明确公文格式的 构成情况,掌握文头、主文和文尾部分的内容,强化对 规定内容的记忆,从而建立对公文程式化特征的认识。 教学重点:1.公文格式简图 2.公文文头部分内容 3.公文文尾部分内容 教学难点:1.对公文格式特征及其作用的理解和认识2.对文头、主文和文尾部分主要内容的记忆,3.复习与训练 教学时数: 理论教学 1.5 课时 实训教学 1.0 课时第四章 行政公文写作知识概述一、【习题预览】请阅读本节习题,提前熟悉需解决的问题。 二、文头格式 (一)文件名称文件名称,由发文机关全称或规范化简称后加“ 文件”两字组成。 (二)发文字号 发文字号又称发文号、文号、文件字号。 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文 总号中的实际顺序号。 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成 。 发文字号中三个部分的书写顺序是:先写发文机关 代字,接着是年份,最后是序号。第四章 行政公文写作知识概述(三)签发人 上报的公文需在首页标识签发人姓名。 “签发人”是指批准发出公文的机关领导人, 标明在发文字号右侧空两字位置处。 (四)秘密等级(密级) 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。 秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级 。 秘密标志为。如“机密5年”。 (五)紧急程度(急度) 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求,分“特 急”、“急件”。 (六)份号 份号,又称份数序号,是指将同一文稿印制若干份 时每份公文的顺序编号。 第四章 行政公文写作知识概述三、主文部分 (一)标题 公文标题是公文内容和作用的高度概括。 完整的公文标题由发文机关名称、公文事由(或 公文主题)、公文种类三部分组成。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般 不用标点符号。 公文标题的三个组成部分,一般要写完整,也有 部分省略的情况: 一是单位内部使用的公文,标题可省略发文单位 ; 二是省略事由,如新大地公司通知。第四章 行政公文写作知识概述(二)题注 题注即注释、说明标题的文字。 一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法 律程序、会议时间、地点。 有的题注用括号括住,有的用破折号标识。 (三)主送机关 主送机关,是指公文的主要受理机关。又叫“抬头 ”、“受文机关”或“上款”。 主送机关不止一个时的标点用法: 同类型、相并列的机关之间用顿号间隔, 不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔,最 后用冒号。 如 人事部关于开展国家公务员普通话培训的通知第四章 行政公文写作知识概述各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局),教委(教育 厅),语委(语言文字工作机构),国务院各部委、各直属机构人事 (干部)部门,新疆生产建设兵团人事局: 普发性下行文,主送机关较多,一般使用泛称,如 “校各直属单位”。 上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见 、函的主送机关只能是一个。 一些行文方向不定,没有特指主送机关的公布性公 文,如公告、通告及一部分通知,则不写主送机关。第四章 行政公文写作知识概述(四)正文 正文表述公文的具体内容,是公文的核心部分。 正文内容一般分开头(又称原由或引据)、事项 、结尾三部分。 (五)发至级限 发至级限指文件发至层次。 发至级限要用圆括号括上。第四章 行政公文写作知识概述(六)附件 附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。 附件是正文的补充说明或参考材料。 附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。 不是所有公文都需附件,根据需要而定。 附件必须写所附内容的标题或名称。 附件若不止一件,则应标序号。 序号使用阿拉伯数码(如“附件:”) 。 附件名称后不加标点符号。 “附件”写在正文下一行,左空两字,加冒号。 对于被批转、转发的文件来说,不必再标之为“附 件”,因为作为按语的正文已写清附上这些文件、材 料的名称。第四章 行政公文写作知识概述(七)发文机关 发文机关,是公文的作者或发出单位。发文机关要 写全称或规范化简称。 若是联合行文,主办机关排列在前。 (八)签署 签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字 或盖章。 (九)成文时间 1.一般文件,以领导人签发的日期为准; 2.联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准 ; 3.会议通过的公文,以通过日期为准; 4.法规性公文,以批准日期为准,或以专门规定的 具体生效、开始执行的日期为准。 成文时间要用汉字将年、月、日标全; “零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。第四章 行政公文写作知识概述(十)印章 公文,除会议纪要和以电报形式发出的以外,都 应加盖印章。 印章要盖得端正、合乎规范。 上不压正文,下要压年、月、日。 联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章 。 联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章 。第四章 行政公文写作知识概述四、文尾部分 (一)主题词 主题词,是指标识公文主题、文件类别的并经过规 范化处理的名词或名词性词组。 标引主题词必须使用有关主题词表(如国务院主 题词表教育类公文主题词表等)。 一份文件选用2至3个主题词,最多不超过5个。 词与词之间,不写标点,空1个字的间距。 (二)抄送单位(抄送机关) 指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机 关。 应当使用全称或规范化简称、统称。 公文如需抄送,则在主题词下一行写明抄送单位。 抄送机关之间用逗号隔开。第四章 行政公文写作知识概述(三)印发机关、印发日期和印数 印发机关,即印发公文的机关,要写全称。 印发日期,以公文付印的日期为准。 印数,是指公文的实际印制份数。 (四)附注 附注用于说明其他项目不便说明的事项。 如说明有关引文的出处;解释有关名词术语。 发至级限,有时也以附注的形式来说明。 “请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。第四章 行政公文写作知识概述(五)页码 页码,即公文的页码顺序,在一页公文的最下端。 (六)书写与用纸 文字从左至右横写、横排。 公文用纸一般采用国际标准A4型纸(210mm297mm ),左侧装订。公文用纸(国际标准A4型纸)第四章 行政公文写作知识概述【习题4.1】及参考答案 一、名词解释 1.发文字号 2.主送机关 3.发文机关 4.抄送机关 5.附件 6.主题词 二、填空题 1.一份格式完整的公文,由 、 、 三部分组 成。 答案:文头;主文;文尾 2.文头部分由文件名称、发文字号 、 、 和紧急程度等项目组成。 答案:秘密等级;文件份号;签发人 3.发文字号由 、 、 三部分组成。 答案:机关代字;年份;序号 4.秘密等级分为绝密、机密、秘密三级,密级的位 置在 。 答案:首页右上角第一行第四章 行政公文写作知识概述5.公文的紧急程度分 、 两种,位置在 。 答案:特级;急件;首页右上角(秘密等级之下) 6.签发人指 。 答案:批准发出公文的机关单位领导人 7.完整的公文标题由 、 、 三要素组成。 答案:发文机关;公文事由(或主题);文种 8.标题中除 、 名称加书名号外,一般不加标点 符号。 答案:法规 ;规章 9.公文附件的标注位置,在正文之下 。 答案:一行,左空两字 10.公文用纸一般采用国际标准A4纸。A4型纸尺寸为 。 答案:长297mm 宽210mm第四章 行政公文写作知识概述三、判断题 1.对上级、下级、平级及不相隶属的机关均可用函行 文联系公务。 ( ) 答案:错 2.某单位要将意见告诉上级,可以用“报告”,不能 用“通知” ( ) 答案:对 3.议案、通报、会议纪要、意见都是行政公文。 ( ) 答案:对 4.请示和报告都必须一文一事。 ( ) 答案:错第四章 行政公文写作知识概述5.公告、通告等公布性公文可不注明主送机关。( ) 答案:对 6.收到下级上报的“请示”或“报告”后,上级都应 当作出答复。( ) 答案:错 7.公告不注明秘密等级。 ( )答案:对 8.“请示”、“汇报”都是现行的国家行政机关公文 的文种。 ( ) 答案:错 9.公文在领导签发后、正式印制前,还应当由文秘部 门进行复核。 ( ) 答案:错第四章 行政公文写作知识概述四、简答题 1.公文的成文时间应该如何确定? 答案:一般文件,以领导人签发的日期为准,联合 行文以最后签发机关领导人的签发日期为准;会议 通过的公文,以通过日期为准;法规性公文,以批 准日期为准,或以专门规定的具体生效、开始执行 的日期为准。 2.主文与正文有何区别? 答案:正文是排除公文标题、主送机关和附件、发 文机关和日期之外的主文部分。正文内容分开头( 又称原由或引据)、事项、结尾三部分。 而主文却包括了公文标题、主送机关、正文、附件 、发文机关和日期。第四章 行政公文写作知识概述五、阅读分析题试指出以下的公文格式和文字的毛病。(答案)机密 (紧急)市府公文(06)市府发24号 -市人民政府严厉打击非法出版活动的通知当前,我市一些地方非法出版活动十分猖獗,传播有害书刊和音像制品。 这类出版物内容腐朽,大量宣传凶杀、色情和迷信,对群众特别是青少年的身 心健康危害极大,严重地影响了社会主义精神文明的建设,破坏了社会安定, 已成为社会一大公害。对此,各级政策应采取有力措施,严厉打击非法出版活 动。现将有关事项通知如下。(以下略)附件:如文市人民政府 主题词:出版,通知 2005年月日 - 报:(单位略) 送:(单位略) - 二五年月日 市人民政府办公厅印(共印400份) 第四章 行政公文写作知识概述格式上的错误有:左上角缺少文件编号,秘密等级位置错放 左上角;发文字号的顺序错误;没有主送单位;主题词的位置 错误;印发机关的印发日期的位置颠倒;印刷份数的位置错误 。 文中的错误(及改法):“市府公文”改为“市人 民政府文件”;发文字号改为“市府发200624号”;标 题改为“市人民政府关于严厉打击非法出版活动通知”; 用词含糊不清,如“一些地方”,应避免使用;“内容腐朽, ”与“大量宣传凶杀、色情和迷信,”位置颠倒;发文日期改 为“二OO六年月日”;主题词不能用标点,应改为“新闻 出版 非法 活动 通知”。 第四章 行政公文写作知识概述六、修改题 1.试分析下列标题的毛病,并予改正。 (1)关于禁止赌博的处罚通知 答案:关于禁止赌博的通知 (2)自然科学奖励条例 答案:关于设立自然科学奖励条例的通知 (3)关于撤消鲜花县设立鲜花市的请示 答案:关于设立鲜花市的请示 (4)关于进一步管好、用好留成外汇的决定。 答案:关于进一步管好留成外汇的决定 (5)关于水灾恢复工作的报告 答案:关于灾后恢复工作的
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