规范化数字档案室建设 及数字化加工探讨余姚市档案局余姚市档案局 ( (姚军达）姚军达）主要内容数字化加工2规范化数字档案室建设1规范化数字档案室建设软、硬环境建设1技术层面建设2制度建设3一、软、硬环境建设1、组织保障建设建立档案信息化领导小组 档案信息化纳入信息化总体规划（电子政务 建设） 有专门制度n电子文件归档制度n数字化技术规范n档案数据安全保密制度n档案数据网上查阅制度n档案数据管理维护制度2、硬件设施建设 基础设施建设包括两方面，硬件设施和软件设施硬件设施 （ 规范第二章 第五条）服务器 终端机（计算机 ） 扫描仪 、数码相机等光盘、磁带、刻录机等 备份设备 UPS（不间断）电源 打印机服务器用于满足数字化档案管理的海量存储、海 量查询和按需扩展的弹性部署需求，具有 高可靠性、高性能、高呑吐能力、大内存 容量等特点，为各用户端的访问提供各种 共享服务的计算机。 最低要求为：2U/PIII Xeon 2.0GHz/1GB硬件设施计算机做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处 理的终端设备，一般为个人计算机。 最低要求为P4级2.0GHZ主频CPU，256M内存，80G 硬盘空间硬件设施扫描仪、数码相机用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据 室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理 配置不同规格的扫描仪等数字化设备。对于工 程、产品设计单位应该配备大型扫描仪；需要 批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功 能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张 质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描 仪，以保护档案原件。硬件设施光盘、磁带、刻录机等存储 备份设备用于纸质、数码照片、多媒体档案 数字化的备份（ 一般用光盘、磁带、移动 硬盘等载体的脱机备份。对于档案数量较多的 单位可以采用SAN存储构架的海量存储设备等）硬件设施UPS（不间断）电源用于终端机和服务器等数字设备的断电保护 ，使数字设备在断电之后仍能正常运行，提 升系统的运行稳定性、可靠性、确保档案信 息的安全运行。硬件设施打印机用于各类档案目录和图文的输出。硬件设施n浙江省示范（规范化）数字档案室创建要 求：配备计算机、扫描仪、打印机、数码相机 、刻录机、档案专用服务器等硬件每缺1项扣1分，最多扣4分。软件设施 （规范第二章第 六条）操作系统 扫描软件 档案管理应用平台（档 案管理系统 ）二、技术层面建设软件设施操作系统选择运行稳定、安全可靠、与硬件 选型相匹配的主流操作系统。 服务器的操作系统要求运行 WINDOWS2000 SERVER客户端计算机的操作系统要求运行 WINDOWS2000 软件设施扫描软件使用扫描仪自带或其它扫描软件（有 些是默认的），并根据需要采用 photoshop等图像处理软件进行后期处 理。软件设施档案管理应用平台（档案管 理系统）应根据数字档案室要求开发电子文件归档 管理系统、数字档案室管理系统、档案查询 利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐 全、扩展性好、安全可靠、后期维护有保障 的档案管理应用平台。档案软件系统应同时 具备对档案目录数据和全文数据的采集、加 工、管理和利用等基本功能。n浙江省示范（规范化）数字档案室创建要 求：软件包括相关的数字档案应用平台和管理系 统，系统应同时具备档案数据库和全文数 据库的采集、管理和利用等功能；单位有 OA系统的应与档案管理系统有效链接。 系统软件功能不全的酌情扣分，最多扣5分 ； 档案管理系统未与单位OA系统有效链接的 扣1分。3、网络系统 建设 （规范第二章第 七条）档案数据网络 数据交换网络系统建设档案数据网络应配备高性能的符合信息安全要求的 网络设备和设施，建设档案数据网络 进行档案数据整理加工和存储管理。 档案数据网络应相对独立，与外部网 络实现物理或逻辑隔离。网络系统建设数据交换档案数据网与办公网、业务网的数据交换 应分层授权，专人负责，保证数据的安全 。各单位应积极搭建安全、稳定、高性能 、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平 台，从而实现应用数据交换的快捷、方便 、安全，并且具有良好的稳定性、安全性 及可扩展性。（三）档案数字化建设（档案目录数据库 建设）以特定方式组织起来的档案数据集合。具体地讲，就是为 满足多个用户多种应用需要，按照一定的数据模型将本单 位所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式 。（如：文本型、图像型、图形型、音频型、视频型、数 据型、程序型等归档电子文件数据。 ）数据库目录数据库全文数据库数据库定义：1、目录数据库定义：将档案信息以二维数据表的形式保存的集合。 通俗地讲，所谓目录数据库就是用档案管理软件将 档案信息按照一定格式录入到计算机中保存，形成 的数据集。也就是将我们以前手工抄写的案卷目录 、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成 机检目录，以待查询利用。目录数据库浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：100%的室藏档案有电子目录，建立室藏 各类档案目录数据库，并实现计算机检索 。 档案实体与电子目录一一对应，合格率 应达99%；目录数据录入完整准确规范， 合格率达到95%以上。 建立2种以上专题数据库。（职务任免、 编研成果、新闻媒体报道、各类荣誉等）2、全文数据库定义：是电子文件的数据集合。具体地讲就是 借助数字设备及第三方软件将纸质等载体的 档案信息转化为可用计算机等数字设备阅读 、处理的电子文件信息的数据集合。 n归档电子文件的数据格式建议为：n文字型电子文件推荐采用XML、PDF、RTF、 TXT、DOC、XLS格式；n图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式（扫 描文件）；n音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式；n视频型电子文件推荐采用MPEG或AVI格式；nCAD文件建议采用DXF、DWF格式。n其他类型的电子文件推荐采用相关标准或通用格 式。（如电子文件元数据。推荐采用XML等格式 ） 全文数据库浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：纸质档案保管期限为永久、长期（或30年） 的文书档案、业务档案和科技档案；保管期限为 永久的会计档案应完成全文数字化扫描。每完成 1年得1分。 档案数字化成果质量符合国家和省有关纸质档 案数字化技术规范的要求。 建立多媒体数据库，完成室藏重要照片、声像 、实物等档案数字化。全文数据库实现方式： 纸质档案和照片档案的数字化一般采用 扫描方式进行.注意：1、一般的民用数码相机不可做为纸质和照片 档案的数字化工具2、录音录像档案应采用专用的数字设备进行数字化 小结n数字档案建设 多媒体数据库建设n室藏照片n实物档案n声像档案小结n数字档案建设 目录数据建设n案卷级n文件级 档案全文数据建设n文书永久、长期或30年的n业务、科技、会计永久的n扫描的具体要求小结 电子文件归档n实物档案n声像档案规范化数字档案室具体建设探讨 数据库管理n存储设备n专人负责维护管理n定期检查记录n安全保管制度和备份制度n电子文件、数字档案脱机保存需一式三份（可选 用一次写光盘、磁带）n按规定备份电子业务数据、电子公文、档案数字 化成果规范化数字档案室具体建设探讨 数据库管理n涉密电子档案有专用的存储设备n涉密电子档案销毁审批手续规范化数字档案室具体建设探讨 开发利用n制定电子档案利用制度n建立利用登记表n在本单位的网页上发布档案信息及编研成果1、制度建设（规范第五章第十六条）建立健全本机关的数字档案室管理制度， 具体包括电子文件归档与管理办法、档案 数字化技术标准、档案安全保密制度、档 案数据网上查询利用制度、档案数据管理 维护制度、电子档案鉴定销毁制度等部分 。以上制度应由机关档案部门根据实际需 要提出，可根据需要形成一个制度，也可 分别形成多个制度，按有关程序以正式文 件的形式颁布实施。 三、制度建设n电子文件归档与管理办法。明确电子文 件归档范围、责任、格式、程序、方法 和质量要求等。n档案数字化技术标准。明确本机关各种 门类、载体档案进行数字化的具体要求 ，针对不同载体形式的档案逐一制定， 具体应包括需要数字化的档案门类、数 字化的范围、技术标准等。n档案安全保密制度。明确规定电子档案 安全管理职责要求、措施方法，网上利 用权限的划分标准以及档案阅读使用范 围等。n档案数据网上查询利用制度。明确规定 网上查询利用档案的范围，查询利用的 程序方法及安全要求。n档案数据管理维护制度。明确规定档案 数据入库、修改、检测、备份、删除等 操作的具体程序和方法。n电子档案鉴定销毁制度。明确规定电子档 案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求 。2、数据管理（规范第四章第十二条） 各机关应加强数字档案室建设的安全管理，指定专 人负责档案数据的安全工作。 数据入库 数据修改 数据备份 数据删除n数据入库。电子档案及其目录数据应进 行真实性、完整性、有效性鉴定，确认 达到相应技术要求后，经档案部门负责 人签字同意后，才能入库保管。n数据修改。入库后的档案数据一般不能修 改。入库数据有错误确需修改的，应形成 书面报告，按相关制度规定的程序进行批 准后方能修改n数据备份。电子档案及目录数据至少应制 作三套脱机备份，一套封存，一套异地保 存，一套提供利用，并定期进行更新备份 。有条件的机关，建议采用双机热备份加 磁盘阵列存储管理。各机关应按照档案行 政管理部门的要求，向国家综合档案馆报 送列入登记备份范围的档案数据（包括各 类电子文件和档案数字化成果）n数据备份形式 在已联网的情况下，电子文件和档案数字化 成果备份数据的移交工作可在网络上进行 。未联网的情况下，采用脱机移交的方式 ，脱机载体按优顺序依次推荐为：只读光 盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬 磁盘等。建议采用一次写光盘（推荐DVD 数据光盘）作为脱机移交的主要载体。也 可以根据各单位实际，采取在线备份、离 线备份，完全备份、差异备份、增量备份 等不同技术手段进行数据备份。n数据备份时间n电子业务数据可根据各单位业务信息管理系统的 数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的， 可每日备份；对于数据变动较少的，可每周、每 旬、每月、每季、每半年备份，但每年至少一次 以上。n电子公文根据每年进行一次登记备份，一般应在 第二年6月底前完成前一年度电子公文的登记备 份。n档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应 在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字 化成果的登记备份。n数据删除。入库数据不能随意删除。经鉴 定确无保存价值的档案数据，按相关制度 规定的程序审批同意后，按要求删除数据 。删除数据操作应形成纸质记录并存档。n3、数据利用（规范第四章第十三、十四、 十五条）n在本机关局域网络、专用网络或其它安全网络内 应实现非涉密数字化档案信息在线查询利用；根 据需要提供电子邮件或其他通讯方式的非在线查 询利用。n应通过日志等手段建立网上查询利用记录，对档 案查询利用进行全程监督。n编制提供本机关基础数字、重要工作和重大事件 等电子编研成果，通过办公网络提供档案信息服 务。n浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求： 1、建立健全电子档案利用和利用登记制度，确保 档案信息资源在规定范围内的有效共享。 2、采用网页文件、CHM文件或PDF电子文档等格 式编制实用的电子档案编研成果不少于3种。 3、建立数字档案室信息发布网站，有关室藏档案 、档案工作和档案管理的信息与成果均在档案信 息网上发布，并且更新及时，点击率高、内容丰 富、效果显著。n示范（规范化）数字档案室的申报 2010年6月1日浙江省档案局关于开展规范化数字档案室 创建和示范数字档案室评选活动的通知（浙档发 201018号） 1、申报时间：每年一次 2、申报范围：各级机关、人民团体及国有企业事业单位， 其它企事业单位可参照执行。 3、申报程序和评选标准n程序：推荐、初审、复审、终审。由各县（市、区）档案局组织申报，市档案局审核推荐 ，省档案局审定、命名和通报表彰。n评选标准：测评标准得分