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*1*1*1长安汽车(集团)有限责任公司了解 Outlook 2003*2*2*2长安汽车(集团)有限责任公司在 Outlook 中,您可以将项目登记为约会、 会议或事件。具体选择哪一项既取决于还有 哪些其他的相关人员,也取决于您希望项目 在日历中以何种方式显示。在日历中正确安 排好项目的时间,各项事务的进展就会一目 了然。 了解 Outlook 日历 *3*3*3长安汽车(集团)有限责任公司您需要先了解如何查找日历,然后才能查 看其中的内容。要在 Microsoft Office Outlook 2003 中查看“日历”,请单击“导航 窗格”中的“日历”按钮。 在使用此方法切换到日历时,Outlook 会 在“导航窗格”中显示其他与日历相关的选 项。*4*4*4长安汽车(集团)有限责任公司在 Outlook 中,当您在日历中输入项 目时,可以从三种类型的日历项中选 择。如果您了解了各种选项,就可以 更有效地安排事项了。 约会 约会是只与您自己有关的活动 。 会议 会议与约会类似。区别在于: 您会邀请其他人参加会议。 全天事件 此类事件是一种持续全天 的活动,但它不会在日历中预留时间 。使用全天事件时,仍可在当天的日 程中显示其他项目。*5*5*5长安汽车(集团)有限责任公司当希望显示您十分忙碌,但不涉及组织中 的其他人时,请使用约会。当您需要会见 客户、看医生对所做的项目进行调研时, 可以输入一个约会,以便在日历中预留时 间。 创建约会的方法 快速创建约会(或类似的任何日历项)的 一种方法是选择所需的时间,右击,然后 使用快捷菜单(如 3 号图片中的示例所示 )。图中还显示了在日历中创建约会的其 他方法。 您将在此填写详细信息,然后在日历中保 存该约会。在本课末尾的练习单元中,您 将有机会练习创建约会(以及会议和事件 )。创建约会的三种不同方法:使用“常用”工具栏上的“新建 约会”按钮。使用“动作”菜单上的“新建约 会”命令。单击主“日历”网格以选择约会 的时间,右击,再单击快捷菜单上的“新建 约会”。*6*6*6长安汽车(集团)有限责任公司通过会议图标可以分辨会议与约会之间的区别。会议与约会类似,唯一的区别是它还涉及其 他人和会议地点。日历中的会议可以是由您 组织的,也可以是您应他人的邀请而参加的 。会议将显示在您和其他被邀请人的日历中 。 Outlook 中的会议是借助会议要求建立的, 会议要求通过电子邮件递送给与会者。*7*7*7长安汽车(集团)有限责任公司在此日历中,输入了“情人节”,作为全天事 件。如果双击日历中的条目以查看其详细 信息,您将看到“全天事件”复选框处于选中 状态。此外还可以看到“开始时间”和“结束 时间”值只是日期,而非时间。使用全天事件,您可以记下要持续一整天 的重要事件,对此您可能不会觉得新鲜。 全天事件不会在日历中占用整块的时间, 而是显示在日历中指定日期顶部的横条中 。 如果您需要显示在特定的某一天发生的活 动,而又不希望打乱日历中的任何时间条 ,请使用全天事件。以下是可以使用全天 事件的一些条目类型: 节日。 有关如何将区域性节日一次性添加到日 历中的信息。 定期年度事件,如生日或纪念日。 (我们将在下一课对定期事件进行 讨论。) 其他持续一整天的项,例如您自己 或他人的休假安排。 *8*8*8长安汽车(集团)有限责任公司在完成本课程之后,您将能够: 确定组织会议所需的基本组件并了解后台工作。 安排会议,查看谁将参加,进行更改,并使每个人获得更新。 管理并响应会议要求。 使用 Outlook 组织会议 *9*9*9长安汽车(集团)有限责任公司一个成功的会议需要三个最基本的元素:组 织者、参与者和地点。在这方面,Outlook 会议并无不同。此外,在 Outlook 会议中, 每个涉及的人员都担当一个独特的角色,该 角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的 控制权。 会议需要有三个基本元素:会议组织人员、会议 参加人员以及会议召开地点。Outlook 可以帮助 您快速有效地将这些部分组合在一起。*10*10*10长安汽车(集团)有限责任公司在 Outlook 中,会议中的每名“与会 者”都由会议要求的“计划”选项卡上 显示的某个图标表示。Outlook 会议是您在日历中安排的、涉及邀 请其他人员或保留资源的活动。涉及的人员 具有下列不同的头衔和角色: 会议组织者 任何建立会议的人员都会成 为会议组织者。组织者是唯一可以在会议建 立后更改会议详细信息的人员。此外,请记 住,永远不能为现有会议分配新组织者。您 一旦成为组织者,就永远是组织者。 与会者 受邀参加会议的任何人都被视为 与会者。与会者有两种类别:必选的与会者 和可选的与会者。一旦将与会者添加到与会 者列表中,此人便始终被视为会议的与会者 。即使某个与会者谢绝会议,他/她也仍旧 被视为与会者。 地点/资源 会议的召开场所为地点,有时 称为“资源”。如何为会议指定地点(或资源 )取决于您的组织安排各项事宜的方式。*11*11*11长安汽车(集团)有限责任公司会议组织者向与会者发送会议要求。要 求会被发送到与会者的“收件箱”和“日历” 。响应返回给会议组织者。在 Outlook 中安排和维护会议时,可以大大 提高该过程的效率,因为 Outlook 会使用“收 件箱”和“日历”跟踪详细信息。当这些详细信 息更改时,只需单击一次按钮就可以一次为 所有人进行更新。 下面对该过程进行简要概述: 会议组织者安排会议并向所有参加人发送一 种特殊类型的消息,称为“会议要求”。该要 求会被发送到所有会议参加人的“收件箱”中 。 一旦该要求在与会者的“收件箱”中,Outlook 就会将它识别为属于“日历”的内容,并将它 作为“暂定”条目放置在该处,直到与会者有 机会响应。 与会者会阅读该要求并进行响应。会议响应 (与会议要求相似)将发送回到会议组织者 的“收件箱” 并且,Outlook 会将每个响应 识别为特殊内容,就像识别要求一样。该信 息条目在组织者的日历中使用有关谁即将参 加会议的信息进行更新。 *12*12*12长安汽车(集团)有限责任公司由 Outlook 中称为“嗅探器”的功能来收发会议要求 并跟踪相关的日历项。 查看“收件箱”中会议要求的信息栏或“日历”中的会议 条目,就可以看到“嗅探器”的工作结果。 注意 要求和响应需要在“收件箱”中逗留一会儿, 以便嗅测器有时间发现它们并且可以将它们添加到 您的“日历”中。所需的确切时间不固定,但它的范 围为 30 秒钟到 5 分钟,具体取决于您的特定设置 以及当会议到达您的“收件箱”时 Outlook 正在执行 的其他操作。如果您很着急,可以在“收件箱”中单 击与会议相关的项,系统将立即通知嗅探器跟踪该 项。 当您是会议组织者时 当您发送给与会者的会议要 求以及与会者的响应在您的“收件箱”中时,嗅探器 可以检测到它们。然后,嗅探器会使用相关信息更 新“日历”和要求本身。例如,您可以查看信息栏以 查看您的“收件箱”中由嗅探器计算的响应。 当您是与会者时 当您收到会议要求时,嗅探器会 自动将该要求作为暂定项在您的日历中输入以帮助 您减少重复预订的机会。需要有关跟踪是否重复安 排了会议的帮助吗?嗅探器也可以提供这种帮助。 例如,如果嗅探器检测到会议要求的较新版本,则 该要求的信息栏会显示“该要求已经过时”。 1 Outlook 在后台运行以保持会议要求、响应和日历中 条目之间的连接。发送给与会者的会议要求。信息栏。会议的暂定日历项。*13*13*13长安汽车(集团)有限责任公司当您是会议组织者时 作为会议组织者,您是会议的掌控人员。您 需要邀请大家参加会议,安排会议地点,选 择会议的开始时间和持续时间。 照老办法,您可能会按照手头的计划,给相 关人员打电话或亲自去通知他们。如果您可 以很方便地找到相关人员,或者您安排的会 议规模不是很大,这些方法很管用。但是, 如果您打电话或拜访时要找的人不在该怎么 办?电话留言和便笺可不一定总是能被及时 发现。在您需要与很多人联系的时候尤其麻 烦。再说如果后来不得不改变会议的日程, 又该怎么办呢? 建立会议的人是会议组织者。*14*14*14长安汽车(集团)有限责任公司作为会议组织者,您可以日历中建立会议并 控制它。第一步是安排会议要求,该操作要 从“日历”中执行。 左边的图片显示了三种会议要求启动方法。 如果您还不了解这些不同的选项而且不知道 何时使用它们,不用担心。在本课程的下面 几节中,您将了解更多详细信息,以帮助您 进行选择。现在,您只需知道每个要求应包 括三种基本详细信息: 会议参加人员 会议的时间和持续时间 会议的召开地点 有一点很棒:这个过程非常灵活。一旦您在“ 日历”中,就可以根据您的特定需要来决定创 建要求并包括这些详细信息所采取的具体步 骤。您公司所用的电子邮件系统的类型以及 您的公司对会议室预订问题的处理方式,也 决定了您执行该过程的方式。 您始终从“日历”安排会议要求。下面是启动会议要求的 三种不同方法。在“动作”菜单上,单击“新会议要求”。此方 法将为您提供会议白板并让您从会议要求的“收件人”框 开始。使用此方法时,您需要自己填写所有会议详细信息 。在“动作”菜单上,单击“安排会议”。当您的 第一个目标是在每个人的日程表中查找空闲时间时,可使 用此方法。右键单击日历中的选定时间,然后单击“新会议 要求”。当您想要将会议预订在特定时间时,可使用此方 法。因为您首先 选择时间,所以打开要求时会填写要求 的这一部分。*15*15*15长安汽车(集团)有限责任公司您不能自己单独召开会议。因此,安排会 议要求的一个关键步骤是为与会者列表选 择人员。 为您的会议添加与会者的最佳方法是使用 通讯簿,从“选择与会者及资源”对话框, 可以轻松地访问通讯簿。(在本课末尾的 练习单元中,我们将介绍如何执行此操作 )。使用该对话框,可以指定谁必须出席 会议以及谁可以退出会议而不会使会议失 去意义。使用“选择与会者及资源”对话框,可以指 定与会者是必选的还是可选的。“计划”选项卡上的图标可帮助您跟踪您 的选择*16*16*16长安汽车(集团)有限责任公司我们提到过,可能会影响您安排会议的方式的 一个因素是您的公司使用的电子邮件系统的类 型。我们是这样说的:如果您的公司使用 Microsoft Exchange Server 收发电子邮件, 则您可以在安排会议之前检查同事的日程表。 此操作要从“计划”选项卡中执行。 在图片中,我们已经向您显示了“计划”选项卡 的两种情况。在图 1 中,请注意水平条。如果 您使用的是 Microsoft Exchange Server,将 会看到这些条。通过它们,您可以知道谁有时 间以及什么时候有时间。图 2 显示了使用非 Exchange 设置的“计划”选项卡。(如果您脱 机工作或者如果您遇到其他网络连接问题,也 会看到类似内容。)您可以看到与会者的名字 ,但不能看到他们何时闲忙状况。图 1 使用 Microsoft Exchange Server 的公司中的“计划”选项卡。水平彩条显示时间约束,如“闲” 、“忙”或“外出”。绿色和红色垂直条表示您设置的会 议的开始时间和结束时间。要快速找到每个人的空闲时间,请 单击“自动选取下一个”。*17*17*17长安汽车(集团)有限责任公司图 2 忙/闲信息不可用的“计划”选项卡。忙/闲时间 使用 Microsoft Exchange Server,组织中的 人员可以自动共享有关他们的日程表的信息 。在 Outlook 中,该信息称为“忙/闲时间”。 “计划”选项卡的作用是使您可以一次检查所 有会议参与者的忙/闲时间。 本课程末尾的“课程摘要卡”中提供了指向共 享忙/
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