公文书写 企业常用目录一二三四企业常用法定公文企业常用应用文书公文概述企业常用商务文书第一章 公文概念第三章 企业常用应用文书第四章 企业常用商务文书第二章 企业常用法定公文 1、广义公文2、狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范 体式的文书，也可成为机关公文。国家党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成和使用的公务文书 ，可分为：通用公文和专用公文。一、公文概念二、公文的特点是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。三、公文的要求四、公文的语言123文种种类公文作用正确确定和使用文种领导指导作用1行为规范作用2传递信息作用3公务联系作用4凭据记载作用5必须按照公文管理法规的统一规定，不能乱起名称； 要依据制文机关的权限；要依据行文的关系； 要考虑发文的具体目的与要求。 12 34党机关文种（14）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 ；国家行政机关文种（13） ：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函 、会议纪要。其中9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。五、公文的作用与使用也称公文体式，它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。1、定义2、一般格式用纸格式：A4型 幅面210297mm 。 排版格式：正文使 用3号仿宋体字。 字形有小标宋体、 黑体、楷体等。 印装格式：左侧装 订，不掉页。包本 公文的封面与书芯 不脱落，后背平整 、不空。两页页码 之间误差不超 4mm。 书面格式 六、公文的格式眉首主体版记秘密程度和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 红色隔线 123标题: “发文机关” 、“事由”、“文 种” 主送机关：位置在 标题下空一行靠左 顶格 正文：用数字表示 层次结构序数。 印章 成文日期 附件 附注主题词：内容特征 、 归属类别 、文种；国 务院公文主题 词表 抄送机关 印发机关；印发时 间 印刷份数 u通知为例。 1、眉首包括公文份数序号、秘密 等级和保密期限、紧急程度、发 文机关标识、发文字号、签发人 等。 （1）公文份数序号是将同一文稿 印制若干份时每份公文的顺序编 号。 （2）秘密等级和保密期限 ，表 明“绝密”、“机密”和“秘密 ”。 （3）紧急程度，标明“特急”、 “急件”。 （4）发文机关标识 ，由发文机 关全称或规范化简称后加“文件 ”组成。 。 （5）发文字号 ，由发文机关代 字、年份和序号组成。国发 2004 40号机关代字年号序号*发 2008 5号机关代字年号序号。 （6）上报的公文需标识签发人姓 名 。此时发文字号居右侧。 （7）红色反线 。 2、主体包括标题、主送机关、正 文、附件、成文日期、公文生效 标识、附注等。 。 （1）标题，由发文机关名称+关 于+主要内容+的+公文种类构成。 发文机关、主要内容、公文种类 称为公文标题三要素，但不是所 有的标题都具备三要素。 等。 例如中国银行关于发现伪造人民币的通报发文机关主要内容文种关于召开教师节表彰大会的通知省略发文机关通告省略发文机关、主要内容病例部、 部、 部、 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予 废止的共有几十件。 2.主送机关，即公文的主要行文 对象。除直接面向社会发布的普 发性公文外，一般都有主送机关 。3.正文，是公文 的主体，是反映 公文具体内容的 部分。 4.附件，是指 随公文转发、 报送的文件或 资料。此处的发文机 关可以写，也 可省略。5.成文日期 ，公文生效 的时间，一 般公文以负 责人签发的 日期为准 。6.公文生效标 识是证明公文 效力的表现形 式。它包括发 文机关印章或 签署人姓名。 7.附注是 指需要说 明的其他 事项。 (三).版记中的反线 。版记中各要素之 间加一条反线隔开 ，是为显示各要素 之间的区别。1.主题词是用于 揭示公文内容， 便于公文检索查 询的规范化词。2.抄送机关， 是除主送机关 外需要执行或 知晓公文内容 的其他机关。 3.印发机关和印 发日期。印发机 关是指公文的印 制主管部门;印 发日期以公文付 印的时间为准。 4.版记中的反线 。版记中各要素 之间加一条反线 隔开，是为显示 各要素之间的区 别。5.版记的位置 。版 记置于最后一面， 版记的最后一个要 素置于最后一行。 七、公文写作程序1、明确文书写作主旨要求对方做什么采用什么文本七、公文写作程序2、收集资料信息达到什么目的怎样收集3、拟订提纲 4、起草正文 5、反复检查第一章 公文概念第三章 企业常用应用文书第四章 企业常用商务文书第二章 企业常用法定公文 第一节 通知 一、通知概述通知，适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免或聘用干部。标题：发文机关+事由+的+“通知”主送：正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 落款：署名、日期使用范围的广泛性。功能的多样性。 明显的时效性。1、适用范围2、特点3、基本格式范例1（转发和批转性通知）：上海市财政局关于转发财政部关于印发基本建设财务管理规定的通知 的通知沪财建2002189号国务院批转国家土地管理局关于加强农村宅基地管理工作的请示的通知国发xx4号范例1（转发和批转性通知）：范例2（通知的结构）：标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种） 如：通 知正文（一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求 结语（特此通知）单位成文时间1.标题 2.正文 3.范例由缘由、执行事项、执行要求三部分组成。缘由要简洁明了，说理 充分。执行事项要具体明确、条理清楚。执行要求主要对执行事项 的检查落实提出要求。 由发文机关+关于+发布(印发、转发、批转)+被发布文件标题+的+通知组成，也可省去发文机关名称。 如：大学关于转发国家教育委员会研究生学籍管理规定的通知如：省人民政府同意省公安厅关于我省农村人口迁入城镇落户情况 报告，现批转给你们，请认真贯彻执行。农村人口迁入城镇落户，是一项政策性很强的工作，是关系到全 局和群众切身利益的大事。各级政府和有关部门要通观全局，把有 限的“农转非”指标重点用于解决那些确需解决户口的人员入户问 题。一些市、县不考虑本地的实际情况和承受能力，盲目地把大批 的农业人口“农转非”，是非常错误的，必须坚决纠正。今后，各 地应严格执行规定，从严控制，不得自立法规，擅开口子，随意扩 大“农转非”控制指标。二、通知的写法1.标题 2.正文 3.范例发布性通知的正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意 见，表明态度，如“同意”、 “原则同意”、“要认真贯彻执行” 、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文 件的目的和意义；提出希望和要求。 由发文机关+关于+主要内容+的+文种组成，也可省去发文机关名称。如：国务院关于坚决制止乱集资和加强债券发行管理的通知如：目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥 发奖金实物，不仅浪费了国家资财，增加了财政负担，而且败坏了社会 风气，为了加强廉政建设，节约财政开支，各级国家机关采取不同措施 加以纠正。市人民政府发出通知，要求各区、县原则上不再召开表 彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准，凡经批准召开的县、区 和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实 物、纪念品等。各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督。凡 违反上述规定的，要追究领导责任，严肃处理。(三)告知性通知的写法 范例正文主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。一般包括形成该事项的过程、原因、根据，事项的具体内容(性质、状态)。 如：为了全面推进素质教育，推动本地区教育事业的发展，在教师节来临之际，我局决定表彰本年度在教育上有突出成就的先进教育工作者。希各县、市教育局在2004年8月30日前将先进教育工作者的材料上报我局办公室。评选办法见附件。特此通知附件：评选先进教育工作者办法(四)任免通知( (五五) )会议通知的写法会议通知的写法 会议通知的正文通常由发文缘由、具体任务、 执行要求等组成。会议通知的内容 一般应写明召开 会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准 备的材料等。上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘 用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通 知外，还要向社会公布。内容准确，措施具体讲求实效和时效三、通知 写作的注 意事项语言简洁明了发文机关发文字号标题落款抄送机关主送机关主题词第二节 报告是下级机关向上级机关汇 报工作，反映 情况，答复 上级机关询问时所使用的 一种陈述性公文。工作报告 情况报告 答复报告实践性 单向性 陈述性1、定义义2、特点3、种类类一报告适用范围和特点二报告写作的基本格式由发文机关+主要内容+文 种构成由主要内容+文种构成如：市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告如：关于我市2008年度星级饭店复核工作的情况报告（1）缘由： u交待报告的起因、缘由 或说明报告的目的、主旨 、意义；u答复报告开头要先引述 来函文号及询问的问题， 然后过渡到下文。（2）报告事项： 将工作的 主要情况、措施与结果， 成效与存在的问题等分段 加以表述。如：根据省局关于开展2003年度全省星级饭店复核工作的通知 精神，我局对全市2003年以前评定的22家星级饭店进行了复核工 作。现将有关情况报告如下：如：前接政发2004106号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：p工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主； p情况报告一般以情况原因教训措施的结构来写； p答复报告一般写答复的意见或处理结果。（3）结束语p 工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“ 以上报告，请审查”；p 答复报告多用“专此报告”。范例：报告的基本格式标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文 开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体： （陈述说明报告事项）结语 （特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位成文时间三报告写作的注意事项123材料要真实。向上级机 关汇报工作应该本着实 事求是的态度，如实汇 报。无论是成绩还是失 误，都应该全面、真实 地反映，不能只报喜不 报忧，也不能夸大和虚 构。上报的公文应该在 调查研究、全面掌握本 单位情况的基础上撰写 。内容要真实、确切。 篇幅要短小。针对性、指导性要强。简报：就是简明扼要的书面报告 。 简报类文书：是用于汇报工作、 反映问题、交流经验、沟通情 况、推动工作展开的一种简短 的、摘要性的信息载体。报头：简报的一个突出特点就是有独特的报头。主体：主体一般由按语、标题和正文组成。 标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。 报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线 下写简报的报、送、发单位及简报的份数。1、简 报类文 书概述2、简报类 文书的类 型3、简报 类文书的 特点5、简报 类文书 写作4、简报 类文书的 写作要求四简报类文书第三节 请示请示是下级机关向上级机关请求指示和批准的上行公文。