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区域区域汇报人:汇报人:20112011年年 月 厦门月 厦门销售部相关政策及 表单流程报告人:邱密密 日期:2012/1/1相关表单、政策 1、销售管理政策-001 2、报销单及明细-002 3、客户接待通知单-003 4、员工出差申请单-004 5、工作周报-005 6、礼品申请表-006 7、项目TC费用申请表-007(由各大区经理填写) 8、借款申请单-008 9、销售会议报告-009 相关政策及表单见附件,请大家保存,以后请 使用新版本,谢谢!附件及邮件主题格式附件文件名称统一为:1、费用报销:姓名-日期-序列号 即:报销单中的报销单号 如:费用报 销:邱密密- 110830-0012、工作周报:姓名(一周起始日期-一周结束日期) 如:工作周报:邱密 密(110822-110828)代表11年8月22号至11年8月28号的工作周报3、 出差申请:姓名-申请日期-目的地 如:出差申请:邱密密-110830-厦 门4、礼品申请:姓名-日期 如:礼品申请:邱密密-1108305、接待申请:姓名-日期-单位 如:邱密密-110830-兴厦控电气 (姓名 是申请人,日期是申请的当天日期,单位是客户的单位名称)以上表单发送邮件时,邮件主题为:1、费用报销:姓名-日期-序列号 2、工作周报:姓名(一周起始日期-一周结束日期) 3、出差申请:姓名-申请日期-目的地4、礼品申请:姓名-日期 5、接待申请:姓名-日期-单位报销单及明细要求1、自2012年1月1日起,所有费用报销采用已经颁布的“关于发票报销管 理办法”和“关于加强财务管理的补充规定”的规定执行,并按政策规范 完整填写,否则一律退回。 2、销售员在常驻地产生的费用必须在每月25日前将发票黏贴好寄到公司 报销,同时电子版应提交审批。提交时间超过一周时间,可视同本月无报 销费用(发票以寄出邮戳为准) 。出差费用按次报销,每填一张出差申 请单报销一次出差费用(注:金额少的可与当月常驻地费用一并报销), 同样必须于当月出差25日前提交公司报销(正在出差期间除外,出差结束 后应及时补上。3、费用报支流程:(1)销售经理、工程师:填写好费用报销单 、费用报销清单后以电子版 形式邮件发送给大区经理审批,经大区经理审核同意后发送给销售助理; 发票分类黏贴好邮寄或直接给销售助理。(2)大区经理:直接电子邮件发送给销售总监 ,并抄送给销售助理, 发票分类黏贴好。报销单及明细填写格式1、报销单号:姓名-年月日-序列,如:邱密密-20120101-001,代表的是邱 密密2012年1月1日报销的本月第一笔费用。如当天有多笔报销,则以 002,003类推。 2、表格里日期写:年/月/日,如:2011/8/30 3、出差报销在费用报销单里的费用内容里写明出差单号。 4、礼品报销在费用报销清单里写明礼品单号,逐次填写。 5、费用报销清单分类顺序填写,顺序为:交通费、招待费、住宿费、 礼品费、通讯费、差旅补贴、手续费、邮寄费等。每月有油费需报销的放 在汽车使用费类别里,代票应填写所代发票的分类,如手续费用交通发票 代票,应计入交通费。 6、所有的招待、礼品等要逐次填写,并在事由里填写详细的客户资料(单 位、姓名、电话及所跟项目名称),招待同一客户时吃饭与娱乐需分开报 销 。 7、交通费包括出差或常住地的交通费,都必须每笔发票单独写明起终点地 址,发生交通费的事由。 8、表格里所有的合计要加总,且总表与清单的汇总金额必须一致。 9、内容要填写完整、清晰。报销费用格式:费用报销单费费 用 报报 销销 单单 报销单报销单 号:邱密密-20120101-001姓名邱密密部门销售部出差厦门差旅费,招待客户费用时间起止费用内容费用明细月/日月/日招待费住宿费交通费礼品费通讯费差旅 补贴合计1/11/25(T2012-0111)出差2002002002002001400合计2002002002002002001400合计人民币: 万 壹 仟 肆 佰 零 拾 零 元 零 角 零 分 ¥1,400总经 理: 财务 : 销售总监 : 分部/大区经理: 申请人:邱密密报销费用格式:费用报销清单费用报销清单 报销单号:邱密密-20120101-001序号日期费用名目事由金额附件页码12012.01.01交通费厦门公司至集力电力签XX合同 8月1日XX酒店招待客户张总等3人200.00 122012.01.02招待费8月1日XX酒店招待客户张总等3人(公关XX项目)200.00 132012.01.02住宿费xx月xx日至xx日,XX酒店住宿XX天50 142012.01.10礼品费编号:G-2012-0006,赠送客户XX礼品200.00 252012.01.25通讯费2011年12月1日至31日手机话费200.00 262012.01.25差旅补贴T2012-0006, XX出差, xx月xx日至xx日,共x天200.00 372012.01.25汽车 使用费12月份油费200.00 3合计 1,400.00 发票要求1、发票黏贴要求:左对齐;按费用报销清单逐项黏贴,并在左边空白处注 明对应费用报销清单中的第几项,在右边空白处汇总这一行的金额;招 待发票金额从小到大,即最上面是小金额发票,往下发票金额逐渐增大 ;黏贴纸上,在每页右下角编好页码,在黏贴发票纸张的最后一页空白 处写上报销单号及总金额。发票粘贴应整齐、美观。 2、发票丢失和无效的发票不得报销,费用由自己承担。 3、公司提倡银行刷卡消费,报销时务必附上刷卡单。 4、发票不要少贴也尽量不要多帖。(注:少贴发票有可能导致报销延迟,票贴完请 重新再审核金额) 5、发票不得代票。个别特殊情况如:娱乐性小费等确实无法取得发票业务,公司原则上不 鼓励类似的消费,如无法避免请按审批权限提前报备各自大区经理及总 监同意。取款手续费须凭取款单,可用其他发票代票。费用报销注意事项及流程时间1、报销费用必须按照销售管理政策执行,不得超出权限,超过部分将予核减。如有特殊情况,必须提前向大区经理申请,如超出大区经理权限,必须上报销售总监,经同意后才能提交报销,同时在提交电子邮件时应注明已事先申请的超标费用内容。2、审批流程时间:大区经理邮件审批:4天销售总监审批:7天会计审核:7天总经理审核:7天财务打款:5天合计:30天由于报销单据、发票问题被退回的时间不算。客户接待申请单申请流程:1、填写好客户接待申请单以邮件的形式发送给大区经理,大区经理审核后 发给销售总监批准,同时抄送给销售助理。(注:申请单中的内容请务必填 写清楚,特别是来厦的往返时间)。2、销售助理将根据接待申请单中的要求协助订房、订餐、安排交通及旅游 接待,同时与前台协调来公司接待词的准备3、客户来公司时如销售员没有陪同回公司,可由在厦销售员协助代接待( 注:客户接待申请单必须填写好由谁接待来厦客户),如有需要送客户礼品的 需在客户接待申请单注明,并填写礼品申请单送交大区经理及总监的审 批。出差申请单1、出差申请原则上出差前申报,比较急的情况可以口头报知大区经理,事后补单(注:确记一定要补上,否则无出差编号将无法进行报销)。2、申请流程:填好出差申请单,以邮件形式发送大区经理,由大区经理审核后转发总监知晓,并抄送助理。大区经理直接发送总监,抄送给助理。出差申请批准后,助理会回复出差编号,此编号报销费用时需填写。3、连续几天出差到不同地方,期间没有回常驻地的可以只写一张出差申请单,在事由里说明具体行程,不用分开来写出差申请,回来报销费 用的时候也可以一起报销。 礼品申请单1、申请流程:填好礼品申请单,以附件形式发送大区经理,由大 区经理审核后转发总监审批,并抄送助理。大区经理直 接发送总监,抄送给助理。礼品金额超过2000元时需发 送给总经理审批。2、申请批准后,助理会邮件回复礼品编号。3、所申请的礼品如果是茶叶或公司定制的小礼品,由销售 助理负责安排。其他的礼品,可由销售自行购买,但必 须到正规有发票的商场购买及取得正规税务发票报销。项目TC费用申请 申请顺序: 1、一个项目提交一张表; 2、销售员TC费用申请首先由大区经理审核后,统一提 交给总监助理(总监助理会根据元件报价信息表或成套报 价信息表申请的TC折扣进行审核,无报价信息表的TC申请 无效,总监助理将退回给大区经理),通过的TC申请由总 监助理提交给领导审批,待领导审批后根据资金回笼情况 申请支付。 3、申请付款时应将该表与付款通知书、发票一并提交 总监助理审核,再由总监助理提交领导审批,领导审批后 总监助理将发票及付款通知书提交给财务。由公司财务办 理支付。 4、项目TC费用申请表在合同签订后,由大区经理 书面或除了公司邮箱以外的网络渠道提出申请,核准后产 生编号。工作周报要求1、所有销售人员(含大区经理)均应提交工作周报。周报应按格式要求规范、完整、如实填写,并把当天发生的费用情况写入 对应的“费用明细”一栏,填写不完整将被退回重填,大区经理应监督到位。2、提交时间:每周一上午10:00前将周报发送至大区经理处,待大区经理批核后,于周一下午17:00前统一发到销售助理处。由销售助理汇总后发给销售总监及总经理查阅。注:周报及时提交将会统计,对于一年内三次无故不交或迟交的同事,预留的销售奖金扣除2%,五次以上不交或迟交,奖金扣除5%.大区经理同样负有管理与督导的作用,所管辖区域如有销售因周报受到处罚,年底将取消此区域评优秀团队的机会。2012年1月1日起执行。借款申请(业务备用金)1、销售人员由于业务需要申请业务备用金时,申请时严格控制在 3000元以内(含3000元)。借款金额超过3000元时,必须说明原因 ,待总经理审批。但自借用之日起将从次月工资或费用报销中逐渐 抵扣,抵扣至控制金额3000元为止。 2、借款期限不得超过1年。 3、申请流程:填好借款申请单,以附件形式发送大区经理,由大区经理审核 后转发销售总监审批,并抄送助理。大区经理直接发送总监,抄送 给助理。总监审批后由助理书面提交财务副总和总经理审批,审批 后提交给财务办理支付。服务社会 发展企业 造就自我Benefit Society, Develop Enterprise, Success Oneself
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