第七章 物业管理常用文书的拟 写及档案管理 本章主要介绍物业管理工作中几种常用 文书如通知、计划、总结及规章制度的 基础写作及物业管理档案的收集与管理 方法。 第一节 物业管理常用文书的拟写 物业管理有关通知的拟写 通知的概念 通知的作用(依据和凭证作用 、联系沟通作用、指导作 用、规范行为作用 ) 通知的分类 （指示性通知 、批示性通知 、 一般事项 通知 、任免通知 、会议通知、发布性通知 ）通知的结构和基本内容 （标题 、正文 、落款和日期 ） 物业管理企业岗位工作计划的拟写 物业管理企业工作总结的拟写 物业管理企业规章制度的拟写 物业管理有关通知的拟写 通知的概念 通知的作用(依据和凭证作用 、联系沟通作用、指导 作用、规范行为作用 ) 通知的分类 （指示性通知 、批示性通知 、 一般事项 通知 、任免通知 、会议通知、发布性通知 ）通知的结构和基本内容 （标题 、正文 、落款和日期岗位工作计划的拟写计划的概念 计划的作用 计划的分类（性质 、范围、时间 、内容、形式 ）计划的拟写结构和基本内容（标题 、正文 、结尾）要求物业管理企业工作总结的拟写 总结的概念 总结的作用 有利于提高认识水平 有利于充分调动积极性 有利于信息交流 有利于科学决策 总结的分类（性质、时间跨度、内容） 岗位工作总结的结构和基本内容 （标题 、正文 ）物业管理企业规章制度的拟写 规章制度的概念 规章制度的功能 规章制度的分类 规章制度的拟写 第二节 物业管理档案的建立与管理 档案与物业管理档案物业管理档案的概念、特征及作用（凭证作用 、参考 作用 、指导作用 ） 档案及其构成要素 物业管理档案的建立与管理客户档案的建立（进行产权备案工作 、建立客户档案 ） 物业档案的建立 物业管理档案的管理 电子档案的管理档案管理现代化的内容 电子档案管理的原则物业档案的建立 l 收集物业资料 1、纳入计划，明确责任 2、内容要齐全、完整、准确、详实，形式要规范，载体要丰 富 （1）按时间顺序划分，各阶段应收集的物业管理档案资料 有 （设计规划阶段信息、施工及验收阶段信息、委托管理阶 段信息、招商阶段、用户入住信息、日常管理信息）（2）按来源划分，从各有关渠道应收集的物业管理档案资 料有 （物业的接管验收材料、住户(租户)入住、装修材料 、 物业日常管理资料 ） l 整理物业资料1、按部门工作内容分类2、按管理内容分类3、按文件、档案的连贯性分 物业管理档案的管理 资料归档管理 档案使用管理 物业档案的保管 档案的销毁 物业档案管理的要求 本章典型案例分析 1、新兴物业管理公司接管某住宅小区后，向业主和使用人发 出了住户手册。业主刘某没有认真阅读住户手册，不 了解其中物业管理规定的有关内容，安装空调室外机时没有按 要求装在指定的位置，物业管理公司工作人员前来纠正。请分 析在上述过程中： （1）业主刘某的做法是否正确？为什么？ （2）物业管理公司的做法是否正确？为什么？ （3）住户手册中主要应写明哪些有关物业管理规定的内 容？ 2、某楼于去年初交付使用，20楼H座的租户是名远洋船员， 他经常不在家，一走就是半年之久。今年1月他到物业公司投 诉，他这次回家发现家中许多东西如音响、影碟机和数码照相 机等都遗失了。而该物业管理公司经过调查，发现该大楼从去 年6月到 12月的租户货物出入登记记录方面没有档案资料，不 知是大楼安保人员没有做好货物出入登记，还是档案管理员没 有收集保管好。为此该物业管理公司只好对该租户进行了部分 赔偿。请你分析该物业公司存在的问题，并提出改进措施。