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第三章第四节、应用文的结构一、概述结构指文章内部的组织构造和相互联系, 是确立主旨、选好材料后的布局谋篇环节 。常用应用文有200多种,文种不同,结 构形式不同。应用文结构一般是由文头、 主体、文尾三部分组成,细分包括开头、 主体、结尾、过度和照应五部分。二、应用文结构的原则1、服从主题的需要 主旨不仅制约材料选择,也是安排结构的 依据。应用文的主旨有明确的实用目的, 结构安排就要以实用目的为原则。 2、体现文体特点 公务文书、法律文书的结构是特定的,不 能随意变动;有些事务文书和经济类文书 的结构以图表或条文为主。因此,应用文 的结构要体现文种特点,不能强求一致。三、应用文的结构方法 开头应用文重在务实,开门见山的开头最好, 开端处,先用简明扼要的文句点明全文的 主旨或结论,要做到上承标题,下启主体 ,在文本中起着引起、定调作用。其具体 表现形式有以下几种:概述式:指以判断句直截了当地概述文 本主旨,或以陈述句概括叙述写作对象的 基本情况或工作过程,使读者尽快了解作 者意图,或对文本有一个总的印象。报告 、调查报告、经济活动分析报告等多采用 这种方法。 引用式:指直接引用有关文件作为开头 ,如引用方针政策、法律法令、上级指示 精神等,用“根据”“遵照”“按照”等词语行 文。转发、批转和批复有关文件,或回复 有关来文,一般用“现将”或“贵(你) (指单位)”等词语,连接有关文 件名称、发文字号、发文日期作为开头。 通知、通告、批复等常用这种写法。结论式:指把事情结论或主要问题写在文 本开头,然后分别予以叙述。总结、调查 报告、市场预测等多使用这种方式,如总 结的开头先总述所取得的成绩,然后分别 具体加以阐述。说明式:指开头直接阐明主旨或工作意义 、背景情况;或说明写作目的;或陈述写 作原因。说明目的一般使用介词“为”“为了 ”所组成的介词词组。陈述原因一般冠以“由于”“鉴于”等组成的 介词词组。有的直接说明原因,行文没有 明显标志,或叙述,或议论,或夹叙夹议 。一些公文、规章制度、计划、经济合同 、广告等多用这种方式。主体纵式结构:以时间先后或以事物发展先后 顺序为序安排材料。这种结构方式注重事 物纵向发展的过程,材料与材料之间、层 次与层次之间有较强因果关系。凡是需要 凭借人物、事件的来龙去脉或前因后果来 直接表现观点的,往往采用这一结构方式 。如“事故报告”“工作报告”“会议纪要”等 。纵式结构各层次前后联系极为密切,有严 密的逻辑关系。不能写成“流水帐”,要重 点突出,详略得当,讲究篇法。横式结构:亦称并列式结构。是以问题的 不同性质、不同事项、不同特点分别组织 、安排材料。这种方式注重从不同层次、 不同角度来突出应用文主旨。材料与材料 之间、层次与层次之间呈并列关系。规章 、制度、计划、总结的正文往往采用横式 结构方式,并在每条每款之前标明序号, 或是每一部分前面写有标题,从外部形态 上衔接文本的层次和段落。综合结构:指把上述两种结构方式结合使 用。或纵中有横,或横中有纵。在实际写 作中,这种方式最常用。通常一些内容复 杂,材料涉及面宽的应用文采用这种方式 ,往往大的结构框架是纵式结构,而大层 中的几个小层次则是横式结构。譬如事故 报告、会议纪要等。或是大的结构框架是 横式的,分几个部分,而每一部分则是纵 式结构,如产品说明书、广告等。结尾结尾是指文本内容的收束。应用文的结尾 是对全文的归纳总结。结尾所反映的观点 ,要和开头、主体部分保持一致。应用文 结尾的形式是多种多样的,但归纳起来可 分为两种类型:一是有形结尾,一是无形 结尾。有形结尾:即根据表现主题的需要,专门 写一个结尾。祈使式结尾,指在文本结尾 处,要求或者希望别人做或不做什么事。 这种结尾在行政公文中较为普遍,一般应 根据行文关系和内容要求使用合适的习惯 用语。有的结尾提出指示,发出号召,多 用于下行文;有的提希望或要求,则多用于平行文或下行文;有的请求上级指示或 批复,则用于上行文。呼应式结尾,指在 结尾处概括总结全文的基本观点,与开头 呼应,给读者首尾圆合完整的印象,以加 深对基本观点的理解,总结、调查报告等 常用这种方法。展望式结尾,指用概括性 语言,或作出新的设想,或预示发展前景 ,或指出存在问题和努力方向。报告、总 结、调查报告、市场调查等文种经常使用。无形结尾:指不写结尾的结尾。当行则行 ,当止则止,把文章主要内容写完后,不 加其他任何文字,戛然而止,自然结尾。 计划、规章制度、商品说明书等文种常用 。过渡和照应过渡: 指层次与层次、段落与段落之间 的连接和转换。除了靠内容的逻辑勾连和 外在形式衔接之外,更多时候靠过渡词、 过渡句、过渡段衔接。过渡词:总之、因此、可是、相反、综上 所述、由此可见等;过渡句:如“现将有关报告(通知)如下 ,下面分三个方面来说明”等。过渡段:一般用于较长应用文中,如工作 总结,写完种种成绩后,可以用过渡段来 转换,“但是,在成绩前面我们应当清醒 的看到,无论在领导方法上,还是在工作 作风上还存在着一些问题,主要是”这 段话承上启下,使文章浑然一体。照应应用文内容前后要有关照和呼应,前面提 到的,后面要有着落,后面说的内容,前 面要有所暗示,结构才能严谨、完整。三 种照应方法:题文照应:指标题要照应主要内容,拟好 标题,题文一致。批复、请示、报告这类 文种的标题,最好能直接标出公文核心内 容,这不仅仅是照应,甚至是对应。首尾照应:开头和结尾关联密切,首尾圆 合。譬如,部署工作的通知,开头提出任 务;结尾处则发起号召。前后照应:指后面的内容与前面写的内容 照应。如一篇调查报告,前面分析了当代 大学生心理方面存在的五个问题,后面则 提出解决的五个办法。序数的使用注意体例的一致性。在分条列式时,可以 依次标上一、(一)、1、(1)等。有的文 章可以用“首先”、“其次”“再说”或“第一”、 “第二”、“第三”等文字来表明说明的次序 和结构。合理地利用序数的表达,对结构 的安排是十分有意义的。思考与训练1、解释纵式结构 横式结构 综合结构2、应用文的开头、照应有几种常见形式 ?第五节、应用文的语言一、应用文的语言要求(一)准确要求所用词语恰如其分表现客观事物。1、词的内涵必须清晰。如简报写:“王 竟然在会上公开批评领导,造成很坏 影响。”这种表述不准确,效果也不好。2、词的外延必须适当限定如“共青团组织要充分满足青年的要求,做 团结青年的模范,”应加限定词“合理” 。3、数字、概念要准确、恰当,不使用“可 能” “大概” “差不多” “近年来”等含混字眼 。(二)简明指用尽可能少的文字,清楚反映尽可能多 的信息,做到言简意赅。具体如下:认识问题明确,抓住实质。陈述事实,抓住关键。提出意见和办法,抓住要点。善于概括,删繁就简。在总结、决定、决议、指示等机关应用文 中,要善于运用论断性语言。 (三)规范指不使用文学语言,口语,方言。1、使用规范化的书面语言。不用口语:“打算”“拟”;“商量”“ 商榷”;“早已经过”“业经”。不用生造词和不规范方言:如“散步”不能 用“遛弯儿”。2、选用明确而限定准确的词语。如“近日”“月日”,“傍晚”“日 时分”。3、使用应用文专用词语。如“以上意见,妥当还是不妥当,请告诉我 们。”应改成“当否,请批示。”(四)平实语言质朴、实在、通俗。多讲实事,少说空话。直言其事,直接表达。少用形容词,描写,语言修饰。(五)得体语言要和作者身份、读者对象、所达目的 ,以及客观环境一致,恰到好处。说什么 ,不说什么,说到什么程度,用什么语气 ,选择什么词汇,都要考虑最后的效果。 如,请示性公文,用语要谦恭,讲究礼貌 ,结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等 等,以表示下级对上级的尊重。不能用“ 必须”、“如此”之类的词。二、应用文语言特点 (一)词语和句式相对比较固定1、不同文种有不同习惯用语如婚庆贺词常用天长地久 百年好合 知 音百年之类习惯语。祝酒辞最后总会有“ 请大家举杯,为干杯”的习惯用语。2、句式多为肯定句,陈述句如决定的句式:“经研究,决定撤销项 目建设指挥部”。(二)多用句中词语修饰限定。1、注意限定标题。如中共中央、国务 院关于防御特大洪水的紧急指示。2、注意区分词义和用法上的差别。如“不 能” “不准” “严禁”等词意义相近,都表示 不允许做,但表意程度上有很大差别。3、注意区分词语感情色彩,多用中性词 。第三节、应用文常用专用语应用文已形成与特点相应的多种专用词语 。 (一)称谓词1、一般直呼机关全称或规范化简称,以 及姓名加对方职务或姓名加“同志” “先生” “女士”。2、表述指代关系的称谓时,用专用词语 。(1)第一人称:“本” “我”后面加上所代表 单位简称,如:“本人”,“本院”,“我局” 。(2)第二人称:“贵”、“你”后面加上所代 表单位简称,如:“贵校”,“你省”。(3)简称前加上“该”,表示第三人称,如 :“该生”,“该同志”,“该部”等。(二)引叙词多用于引出撰写根据、理由、具体内容。常用的有:根据,按照,接, 前接;获悉、据悉,欣闻;现 如下,为特。(三)经办词说明工作处理过程的已然状态,处理时间 及经过情况。如:业经、前经、均往、即 经、复往。(四)综述过渡词用来承上启下的关联词。常用的有:为此 ,据此,故此,鉴此,综上所述,总而言 之,总之。(五)期请词用于向受文者表示请求和希望。常用的有 :希、请、望、拟请、即请、恳请、希望 、要求。(六)商洽词用于征询对方意见和反应的词。常用的有:是 否可行,妥否,当否,是否妥当,意见如何。(七)目的词用于交待行文目的词语。常用的有:1、用于上行文,平行文:请批复、函复、批示 、告知、批转、转发。2、用于下行文:查照办理,遵照办理,参照执 行。3、用于知照性文件:周知、知照、备案、开阅 。(八)表态词针对请示、询问函表示明确意见时使用的 词语。常用有:应、应当、照办、同意、 不同意、可行、准予备案、特此批准、请 即执行、迅速办理等。(九)结尾词用于表示文章正文结束的词语。1、结束上文的词语。如:特此报告,特 此通知,特此批复,特此函告,此致,谨 此,此复。2、再次明确行文目的与要求的词语。如 :为要,为盼,为荷。3、表示敬意、谢意、希望的词语。如: 此致敬礼,顺祝,以此敬贺,敬请 光临等。(十)介词结构表目的原因:为了、为使、因、由于;表对象范围:对于、关于、至于、除;表根据方式:根据、按照、通过、经过;表时间起止:自、于、在、自从等。思考与训练一、应用文的语言有何要求?二、应用文专用语填空1.XX省人民政府: 省2005年2月23日的关于 增加编制的请示 ,经研究 如下:2.国务院 国家旅游局关于的意见, 现转发给你们,请 。3. 生 我院XX系学生。4. 贯彻落实教育部关于加快高职建设的意见 ,现研究 ,5.市政府为了改善市容环境,特 如下指令: 6. 省人民政府的指示精神, 将国务院办公厅 关于的通知 给你们。7. 悉 公司成立,谨表 。8.以上意见,如 , 批转各所属院校。9. 贵局大力协办,我区XX大桥筹建工作已告落 。10. ,以大力协作 盼。三、不定项选择1.下列词语表示“征询”的有: 。A.是否可行、妥否、当否、是否同意 B.蒙、承 蒙、妥否、当否、是否同意C.敬希、烦请、恳请、希望、要求 D.可行、 不可行、希望、妥否2.下列词语表示“期请”的有: 。A.是否可行、妥否、当否、是否同意 B.蒙、承 蒙、妥否、当否、是否同意C.敬希、烦请、恳请、希望、要求 D.可行、 不可行、希望、妥否3.下列词语表示“经办”的有: 。A业经、敬悉、希望、恳切 B.妥否、是 否可以、当
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