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2010年财务培训方案2、送货流程 各销售部门填写提货申请单开票处(任亚飞)开票 处开 机打 票送货人仓库(第三.四联)客户确认签字(四联)交回仓库(第四联 )由仓库保管注:仓库见出库票方可发货为规范公司日常业务及票据流程,提高工作 效率,便于日常财务管理,特做如下规定: p一、业务流程图收足货款或定金 客户签字准确编码色号、送货时间 导 购( 业 务 员)填 写 订 单 申 请 表任 亚 飞 审 核 并 录 单责任机制:u开票员未收到“提货申请单”或经办人签字认可私自 开票的,处以开票员每单50-100元的罚款。u无收银员,开票员相关责任人签字的送货单仓管员予 以发货的处以仓管员每单50-100的罚款。.u送货人员未按约定收取货款并未经提货部门主管同意 卸货的,发生的损失由送货人承担。u未经信控专员同意而发生的应收(或损失),由开票 员和相关负责人共同承担无法收回的应收帐款,转个 人借款。二、订单及送货单管理p1、订单填写要清晰明了,字迹工整,按编号顺序依次填 写。客户资料必须详细填写,商品编码、单价、数量、金 额、有无促销、哪期促销、促销赠品、送货日期、客户签 字、经办人签字为保证货源在七日内送货的一定要写清, 收款情况等要一一注明。订单要素不全,财务结算组按照 不规范票据处理,给予经办人每单10元罚款。(注:必须 有客户和订单人签字才能生效录入订单系统。)p2、订单形成后,先由内勤整理后,在当天或次日上午, 依据订单内容逐一录入K3系统,在7日内送货的要及时通 知锁库。 订单及送货单管理p3、客户要求送货时,店内根据订单填写提货申请单(如 无变化则用原订单,如有变化则须全部重新拉出新订单) ,内勤必须确认审核填写编码(必须按库存表编码填写) 、色号、是否录订单还是新现订现销,是否清晰、核对完 毕后签字(经办人如为原订单送货则将自己手里的订单在 内勤审核签字后传至结算员处,如货物全部更换则要重新 和客户签订新订单及时交到内勤处审核签字录入K3系统) ,由经办人传至结算员处依据录入K3系统的订单下推销售 出库(送货单),开票后必须有相关责任人(或经办人) 签字,仓管员凭有开票员和相关责任人签字的票据提货送 货。内勤要分业务员分是否送货来整理编号归档整理订单 。p4、如果一张订单货物为分次送货的,要单独分类整理, 每次送货填写只需填写送货部分的提货单(发货单)提货 记录,待全部送完货再一并归集,所有后续补货需注清, 打电话或口头要求财务结算员开票的给予经办人每单20元 罚款。订单及送货单管理p5、客户订单退货,在没有录入K3系统时,店面自行作废 即可,但一定要将客户手里的订金(全款)收据、销售合 同全部收回,在收回后与原单据对应装订,然后注明作废 字样,如已经录入K3系统,需要收回客户手中的订金收据 后再退订金,书面通知结算组将原订单关闭,如不能通知 开票中心,产生废订单按照每单50元罚款,当事人承担。p6、形成订单,就要按照公司规定足额收取订金(最低为 总货款的30%);订单所收订金(尽量),在规定缴款期 内足额上缴财务。p 7、订金不足公司规定比例的处理:所有订单必须收订金 。如总货款大于300元,订金最少不低于100元。订金不足 30%可以录入订单,但1、不能享受促销政策;2、不能锁 库留货;3、不能参与计算订单任务;如未收订金不予录 入订单。p8、订单考核:执行公司相关: 送货率考核、废单率考核 、送货日期准确率考核。订单及送货单管理p9、订单及送货单(市场的、公司的)不得涂改、不得撕 毁、不得丢失。顺序使用;同一份合同不能缺少任一联。 必须完整,以上任一行为发生,每份按照20元罚款。如有 作废的合同注明作废字样,全联收回。不得重复传递订单 ,如发现处每单10元罚款。p10、实行人单合一的店面,由各导购员,根据各自所管客 户,将已经送货、未送货及部分送货的票据要分开客户归 档。不得混乱堆放。不符合规定,已形成销售的单据,除 客户联外,其他联必须与公司发货单、销售票、订金收据 或全款收据,单单对应,整理归档。不能对应的,按照每 单20元分别给于经办人及店长罚款。p11、在客户退补完货物,该客户销售完全完成后,(退补 货完成无应收) 由店长指定专人定期将此类客户的所有 销售资料归档整理,业务完结的当月,移交财务以便查询 。财务管理的责任人:任亚飞。从第一次提货日算起,超 过90天,未移交财务的,每单按照50元罚款。订单及送货单管理p12、客户订货发生价格变更,必须将订单收回,重新签订 订单。杜绝在原订单上更改价格。如属于品种、数量变更 ,可再签订补充订单。p13、导购人员必须保证合同、定单、送货单、交账明细表 的客户统一。不得出现同一客户使用不同的客户名称,表 单填写必须工整、清晰。开票人员维护客户资料时必须认 真审核,不得出现同一部门的同一客户出现两个客户名称 ;财务需每日核对当日缴款单客户名称与电脑录入客户名 称,出现异常及时调整。p14、订单录入部门未将订单按时录入的,处每单50元罚款 ,销售结算员订单录入错误,处每单20元罚款。订单及送货单管理p日常店面收款,退款收据必须要有店长和客户签字,店长休 息由代理人签字.店长退货由店面同时签字,留下客户联系 方式,以后如发现有一单无这两人签字,算无效,给于当事 人20元的罚款.客户到不了的, 写清”*代*”,由财务打 款.p家装退货,要有客户和王总或姜总签字,如果客户到不了的 ,由财务统一打款.收款也要有客户和当事人签字,如客户 到不了的,业务员要写清”*代*”.p以后所有机打票据,要有开票员和仓库管理员签字,开票处 不要打出价格,送货时要有收货人的签字.p以后所的单据不得写如:王总不在或钟凯丽休息之类的字, 如果发现开票处不于开票,低于正常价要不王总签字,当时 签不了的,要写王总电话同意,王总回来后补签 订单及送货单管理p以后开票要以实际价格开票,提货申请单要写明促销活动 的内容,包括退货补货,由开票处审核,如以后出现应收,由 个人承担 p中豪店面要设立专业收银员,下班后交到财务,添写缴款单 ,大店由任亚飞办理,现金当天要交于财务,不得当天滞留 。p店面和散单装饰挂应收的,包含退补货,必须通知王总和财 务,王总同意后方可挂应收,如果未上报的,一单罚款50元,收不回的应收由当事人承担 三、收据管理p1、收据由财务统一配发,顺序使用,采取以旧换新制,有作废的收 据必须保证该收据编号的完整,即:收据的四联缺一不可,并注明作 废字样,不可出现断号、缺号现象。各部门自行购置收据视为违规操 作。p2、收取客户款项收据 ,加盖各自营店的业务章,用于收取客户订金 及货款时给客户开具的收款证明,如果收取客户加工费或运费款项不 得与货款收据开在同一份收据之上,此类款项要单独开收据,交款时 将此收据与款项一并交至财务。p3、财务发放收据要准确登记,领取人签字,收回的旧收据由财务集 中核销。p4、财务收据管理人刘伟曦,使用部门收据责任人为各部门主管 p5、收据丢失,每份按照50元罚款。每份联次不全或调号1次使用视同 丢失一份;p6、我公司收款,必须给客户开具公司配备预收还款收据。p7、收据上所列的客户名称,必须与订单上客户名称一致 收据管理p8收款收据上,必须有客户和业务员,开票员签字;退 款收据上必须有客户,店长,业务员与开票员字,若缺少 任何一个人的签字,视为无效,财务不于录入电脑,产生 应收由退货人承担 p8、刷卡客户必须由经办人填写刷卡客户登记表,一联店 面保存一联交结算员作为内部缴款单的附件,店长须指定 专人计算得出每日的刷卡合计数、手续费等 四、促销管理 p1、促销期收取客户订金不得少于促销政策规定比例;政 策没有说明的,按全部货款30%收取,促销当日的订单每 日要由内勤整理传至财务结算组,以便结算员能及时录入 系统,不影响给客户送货.p 2、促销期订单必须真实,如有虚假订单每发现一单罚款 50元。促销期所有销售的价格均按促销方案的价格直接开 票,不允许将折扣、差价挂应收,不得以报销客户返利的 形式冲减客户的应收账款。p3、各种促销方式的计算规则;严格按照财务部规定的计 算方法执行;五、价格管理p1、销售价格必须符合公司价格政策管理,低于底价销售 ,需经总经理签批。因总经理不能当时签批的;可授权财 务部主管代为签批(需事后补签)。无审批手续,财务部 结算组不得开票。财务结算组可以接受电话同意字样的审 批开票(但事后让王总补上)。 p2、所有特价销售,需在开单前办理审批手续。财务部不 接受结算差价报票的方式冲应收。更不接受先以底价开票 ,事后再调票的方式调整应收。p3、店面操作工程:按总部应收帐款管理规定,需签订工 程供货合同,低于底价,必须经过价格授权人审批。非现 款结算,需要办理工程授信。六、应收账款管理p1、零售业务不允许出现应收账款(加工出库的除外), 在店内交订金,送货收余款的在送货后24小时内必须全部 交回。店面收款,超过规定缴款期一个工作日没上缴公司 的,按照滞留货款处理。处罚标准为:“滞留货款额*3%* 滞留天数 ”。欠款时需要财务部同意或王总批总,非集 成家装收款性质与零售部一样。p2、每月终了,应收专员依据应收表(期间1个月),对当 月出现的零售业务应收账款视同经办人个人借支,转入个 人应收,从当月工资中扣减。p3、如有客户退货出现破损导致的应收账款,在客户发生 退货开始的一个星期内,持仓库出具得破损反馈单(必须 经总经理签字),到仓库办理退货及破损手续冲减应收账 款 应收账款管理p4、客户在全部销售结束后,如果应收账款出现负数,店 面不得随意支取现金,实属客户余款,必须持原销售合同 、原订单到财务办理退货款手续属于退货款,只有系统显 示退货才能办理退货款支出,客户能到现场的要求客户本 人签字,到不了的由店面开退款收据,交与财务打卡,但 要有当事人与店长签字与联系方式p5、应收混淆调整:应收账款明细表中出现重名但字不相 同而造成的正负应收可以写调账申请,随每日缴款单交给 财务出纳,由收款录入员在一个工作日内调整处理,非同 名的客户不得对调应收(如有特殊情况耐写说明)。p6、促销差价返还:客户在公司正常价时,签单,送货。 但过后,发现公司有促销活动。要求退还促销差价。退差 价时必须满足如下条件:1、送货日与促销开始日,期间 不超过7日。2、必须持原合同客户联办理退差价手续。如 客户已经开具发票,差价部分税金予以扣回 应收账款管理p7、各部门需每日依据财务提供应收表核对所负责客户的 应收帐务,各类调整申请需在当月月底前全部完成,逾期 财务不予办理,造成的损失由经办人承担。月底前未核对 清帐务的责任人,当月工资不与发放。p8、集成结算的家装业务应收帐款由业务员负责;非集成 家装业务应收帐款明细表仍然按业务员制作,金额确认由 业务员负责与店面落实;p9.日常店面收款,退款收据必须要有店长和客户签字,店长 休息由代理人签字.店长退货由店面同时签字,留下客户联 系方式,以后如发现有一单无这两人签字,算无效,给于当 事人20元的罚款.客户到不了的, 写清”*代*”,由财务 打款.应收账款管理p.p10.客户退货仓管员按实际入库,正常原因的,差异由当事 人报票处理应收.12、欠条管理:u赊销送货收款的送货人需按照应收回款项金额填写公司欠条,如 数收回货款撤销欠条;u未按时撤销欠条的按未收回欠款挂个人欠款处理。u销售结算组负责欠条的管理,并及时跟踪处理,发现异常及时向 财务经理汇报。月底将欠条移交财务作相关处理。u附:1欠条格式:u 欠 条今欠沧州销区华耐建筑陶瓷货款 元 对应销售票号 号。对应客户名称 。 经办人: 欠款人: 部门主管: 年 月 日欠条今欠沧州销区华耐建筑陶瓷货款 元,对应销售票号 号对应客户名称 。 经办人:
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